Transcript CHAPTER 4
CHAPTER 4 HUMAN RESOURCES PLANNING BY: SETIA TJAHYANTI, SE.,MM. HUMAN RESOURCES PLANNING Perencanaan SDM adalah suatu proses menganalisis dan mengenali kebutuhan untuk dan tersedianya SDM sehingga organisasi dapat mencapai sasarannya. Bertujuan untuk memastikan bahwa organisasi senantiasa memiliki orang dengan kemampuan yang benar tersedia untuk mengerjakan suatu pekerjaan. THE AIMS OF HUMAN RESOURCES PLANNING Mendapatkan dan mempertahankan kuantitas dan kualitas SDM yang dibutuhkan Menyakinkan penggunaan terbaik atas SDM Dapat mengantisipasi masalah yang timbul dari kemungkinan surplus atau defisit sumber daya manusia. BENEFITS OF HUMAN RESOURCES PLANNING Memusatkan usaha staffing untuk mendapatkan, memperkerjakan dan menahan tersedianya orang terbaik yang cocok untuk memelihara budaya organisasi Mendukung strategi organisasi dengan mensasarkan usaha staffing pada jumlah dan macam orang yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan strategi organisasi Membantu mengembangkan human resources policy dan strategi staffing yang dibutuhkan untuk menciptakan sistem socio-technical/ terintegrasi di tempat kerja. BENEFITS OF HUMAN RESOURCES PLANNING Mengintegrasikan strategic demand dengan staffing level yang tepat Meningkatkan utilisasi pemanfaatan SDM Mencocokkan aktivitas SDM dan sasaran organisasi secara efisien Mencapai penghematan dalam memperkerjakan karyawan baru Mengembangkan information base SDM untuk membantu aktivitas SDM lainnya dan unit organisasional lainnya Membuat demand utama pada pasar tenaga kerja lokal dengan berhasil Mengkoordinasikan program SDM yang bebeda seperti rencana tindakan afirmatif (rencana yang dikembangkan employer untuk memastikn EEO dan kebutuhan memperkerjakan karyawan) LANGKAH-LANGKAH PERENCANAAN SDM Perencanaan untuk kebutuhan masa depan - Jumlah pegawai yang diperlukan - Kualifikasi yang dibutuhkan - Jangka waktu kebutuhan pegawai tersebut Perencanaan untuk keseimbangan masa depan - Jumlah pegawai yang ada saat ini - Usia pegawai, dan kemungkinan pensiun - Jumlah lowongan yang ada - Pegawai yang diperlukan Perencanaan untuk perekrutan dan seleksi karyawan - pengumuman akan kebutuhan pegawai Perencanaan untuk pengembangan - Pendidikan dan pelatihan - Pergeseran/ mutasi dan promosi - Pengisian bagian-bagian yang memerlukan tenaga ahli, berpengalaman shg cukup capabel HUMAN RESOURCES PLANNING ACTIVITIES DEMAND FORECASTING Mengestimasi kebutuhan SDM yang akan datang dengan menunjuk pada rencana korporasi dan fungsional serta ramalan akan tingkat aktivitas yang akan datang SUPPLY FORECASTING Mengestimasi supply SDM dengan menunjuk pada analisis SDM saat ini dan tersedianya yang akan datang setelah memperhitungkan apa yang terbuang DETERMINING MANPOWER REQUIREMENT Menganalisis ramalan demand dan supply untuk mengetahui berapa besar deficit atau surplus yang akan datang HUMAN RESOURCES PLANNING ACTIVITIES Productivity and Cost Analysis Menganalisis produktivitas, kapasitas, utilisasi, dan biaya SDM agar dapat mengenali kebutuhan untuk improvement dalam produktivitas atau mengurangi biaya Action Planning Mempersiapkan rencana untuk menghadapi ramalan deficit atau surplus akan SDM untuk meningkatkan utilisasi dan produktivitas atau mengurangi biaya SDM Manpower Budgeting and Control Menyusun anggaran dan standar SDM serta melakukan monitoring implementasi dan rencana SDM dibandingkan anggaran dan standar. TANGGUNG JAWAB HR UNIT DALAM PERENCANAAN SDM Menyiapkan sasaran HRP Berpartisipasi dalam proses perencanaan strategis untuk keseluruhan organisasi Merancang HRP data system Mengumpulkan dan menganalisis data dari manager mengenai kebutuhan staffing Mengenali HR strategies Mengimplementasi HRP yang telah disetujui oleh top management TANGGUNG JAWAB HR UNIT DALAM PERENCANAAN SDM Mengenali kebutuhan supply and demand untuk setiap departemen Mereview dan mendisikusikan perencanaan SDM dengan HR spesialist Mengintegrasikan rencana SDM dengan rencana departemen Memonitor rencana SDM untuk mengenali perubahan yang dibutuhkan Mereview rencana suksesi karyawan dan career path sejalan dengan rencana SDM DEMAND FOR HUMAN RESOURCES Short Range - Menunjukkan job opening yang harus diisi dalam tahun mendatang - Berdasarkan short range planning Long Range - Mengestimasi kebutuhan SDM untuk dua sampai lima tahun mendatang - Berdasarkan long range planning CAUSES OF DEMAND External Challenge (Economics, social-political-legal, teknologi, competitors) Organizational Decisions (Strategic Plans, budgets, sales and production forecast, new ventures, organizational and job design) Workforce factors (retirement, resignations, terminations, deaths, leaves of absence) FORECAST TECHNIQUE Expert Forecast (Informal and instant decision, formal expert survey, nominal group technique, delphi technique) Trend Projection Forecasts (extrapolation, indexation, statistical Analysis) Other Forecast Methods (Budget and planning analysis, new venture analysis, computer models) METODE MENETAPKAN BESARNYA SALES FORCE BREAKDOWN METHOD Rata-rata salespeople diperlakukan sebagai salespeople unit, dimana salespeople unit diasumsikan memiliki potensi produktivitas yang sama dalam jumlah penjualan yang dihasilkan dalam satu tahun Besarnya sales force diperoleh dengan membagi sasaran penjualan setiap bulan dibagi potensi produktivitas setiap salespeople. METODE MENETAPKAN BESARNYA SALES FORCE Workload Method - Menetapkan type of account pelanggan aktual dan potensial - Menetapkan frekuensi call setiap type of account - Menghitung annual call total yang dibutuhkan - Menghitung jumlah total hari kerja karyawan setiap tahun - Menghitung jumlah hari kerja tersedia setiap salespeople untuk menjalankan sales call selama satu tahun - Menetapkan average daily call rate setiap salespeople - Membagi annual call total yang dibutuhkan dengan annual call total tersedia dari setiap salespeople HUMAN RESOURCES SUPPLY ANALYSIS Menganalisis existing human resources (function atau departemen, occupation, level of skill, categories of staff) Menganalisis potential losses atas existing human resources melalui labour westage (turnover index) Menganalisis potential changes atau existing human resources sebagai dampak dari promotion dan transfer Menilai perubahan kondisi pekerjaan (hours of work, overtime, holidays, retirement, part-timers, shift systems) dan absenteeism Menganalisis sources of supply dari dalam perusahaan THE SUPPLY OF HUMAN RESOURCES Estimate of Internal Supply Human Resources Audit Succession Planning Replacement Charts and Summaries Estimate of External Supply External needs Labor market analysis Community Attitudes Demographics EMPLOYMENT PLANNING AND FORECASTING EMPLOYMENT PLANNING Proses memformulasi rencana-rencana untuk mengisi lowongan masa depan berdasarkan pada suatu analisis dari posisi yg diharapkan terbuka dan akan diisi oleh calon dari dalam atau dari luar perencanaan untuk mengisi beberapa atau semua posisi perusahaan di masa mendatang suatu bagian terpadu dari proses perencanaan SDM dan strategik perusahaan HOW TO FORECAST PERSONNEL NEEDS Faktor-faktor yg dibutuhkan dlm peramalan kebutuhan personil: - tuntutan untuk produk/ jasa - volume dari produksi - staf yg dibutuhkan - turnover karyawan - mutu dan sifat karyawan - keputusan untuk meningkatkan mutu produk/ jasa - perubahan teknologi dan administratif - SD keuangan HOW TO FORECAST PERSONNEL NEEDS Trend Analysis analisis ttg kebutuhan employment masa lalu prsh selama satu periode tahun untuk meramalkan kebutuhan untuk masa depan Ratio Analysis tehnik peramalan untuk menentukan kebutuhan staf di masa yad dgn menggunakan ratio antara volume penjualan dan jumlah karyawan yg dibutuhkan HOW TO FORECAST PERSONNEL NEEDS The Scattter Plot metode grafikal yg digunakan untuk membantu mengidentifikasikan hubungan antara dua variabel Computerized Forecast hubungan kebutuhan staf di masa depan dgn memperhitungkan penjualan prsh, volume produksi, dan personil yg dituntut untuk mempertahankan volume output dan meggunakan paket perangkat lunak HOW TO FORECAST PERSONNEL NEEDS Managerial Judgement - keputusan untuk meningkatkan mutu produk/ jasa dlm memasuki pasar baru - perubahan administrasi dan teknologis menghasilkan produktivitas yg meningkat - sumber keuangan yg tersedia FORECASTING THE SUPPLY OF INSIDE CANDIDATES Qualifications Inventories catatan sistematik manual atau terkomputerisasi mengenai pendidikan karyawan, karir dan pengembangan, bahasa, keterampilan khusus untuk digunakan dalam peramalan calon dari dalam untuk kepentingan promosi FORECASTING THE SUPPLY OF INSIDE CANDIDATES Manual Systems and Replacement Charts - Personnel Replacement Charts catatan psh yg memperlihatkan kinerja saat ini dan kemampuan untuk dipromosikan dari calon dalam bagi kebanyakan posisi penting - Position Replacement Card kartu yg dipersiapkan untuk setiap posisi dlm sebuah prsh untuk memperlihatkan calon-calon pengganti yg mungkin dan kualitas mereka FORECASTING THE SUPPLY OF INSIDE CANDIDATES Computerized Information Systems - work experience codes - product knowledge - industry experience - formal education - training courses - foreign language skill - relocation limitations - career interest - performance appraisal INTERNAL SOURCES OF CANDIDATES JOB POSTING Penempatan pengumuman mengenai adanya lowongan pada papan pengumuman perusahaan merupakan suatu metode yang efektif MEMBANGUN KOMITMEN KARYAWAN PROMOSI DARI DALAM Promosi dari dalam yang efektif tergantung pada aksi SDM lainnya dan pada pemberian pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan untuk membantu karyawan mengidentifikasi dan mengembangkan potensi promosi mereka. Juga menuntut penilaian yang berorientasi pada karir, penyelia dan karyawan diangkat dengan menautkan kinerja masa lalu dari karyawan, pilihan karir, dan kebutuhan pengembangannya dalam sebuah rencana karir yang formal. Ahkirnya, itu menuntut suatu sistem untuk menilai catatatn karir dan memasang pengumuman lowongan jabatan, sistem yang menjamin semua karyawan yang memenuhi syarat akan diinformasikan mengenai lowongan dan dipertimbangkan untuk itu. Perencanaan Suksesi Perencanaan suksesi merujuk kepada rencana rencana yang dibuat sebuah perusahaan untuk mengisi posisi eksekutifnya yang paling penting. Akan tetapi, dalam praktik sering mencakup suatu rangkaian langkah yang cukup rumit dan terpadu. Analisis atas tuntutan bagi para manejer pada tingkat perusahaan, fungsi dan ketrampilan. Audit atas eksekutif yang ada dan proyeksi atas pemasokan masa depan yang mungkin dari sumber internal dan eksternal. Merencanakan jalur karir individual berdasarkan pada perkiraan obyektif kebutuhan masa depan dari perusahaan, juga kebutuhan individual. Promosi yang dipacu, dengan pengembangan yang ditargetkan terhadap kebutuhan masa depan dari bisnis. Konseling karir yang dilangsungkan dalam konteks pemahaman yang realistik atas kebutuhan masa depan dari perusahaan, juga kebutuhan individual. Pelatihan dan pengembangan yang berhubungan dengan kinerja untuk mempersiapkan individu bagi peran masa sepan juga tanggung jawab sekarang. FORECASTING THE SUPPLY OF OUTSIDE CANDIDATES General Economics Conditions meramal kondisi ekonomi umum dan angka pengangguran umum yg diperkirakan, biasanya makin rendah angka penggangguran, makin rendah pemasokan tenaga kerja dan makin sulit untuk merekrut personil Local labor Market Conditions Occupational Market Conditions meramalkan ketersediaan calon jabatan potensial dlm jabatan spesifik KESIMPULAN Perencanaan SDM membutuhkan akan faktor waktu, personel dan juga sumber financial. Perencanaan SDM ini biasanya dilakukan pada organisasi yang ebsar, dimana hal ini berarti juga mendapatkan efektivitas yang lebih besar. Perencanaan ini juga menggambarkan usaha oleh SDM untuk memperkirakan kebutuhan dimasa yad dan supply dari para tenaga kerja, jadi dalam hal ini data merupakan suatu hal vital. Dalam mengantisipasi tingkat kebutuhan, seorang planner mencoba memperkirakan ketersediaannya tenaga kerja sekarang untuk memenuhi kebutuhan. Sebagai contoh, estimasi ini dimulai dengan audit tenaga kerja yang ada sekarang. Kemudian kemungkinan penempatan yang teridentifikasi. Kekurangan tenaga kerja yang tidak dapat dipenuhi secara internal, mengakibatkan mencari tenaga kerja dari pasar tenaga kerja, pengurangan absensi, memberhentikan atau pemecatan.