Transcript PowerPoint 프레젠테이션

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순서
• 강 사: 이상은 [삼성의료원 의학정보센터]
• 이메일: [email protected]
목
차
Step 1
파워포인트 시작하기
Step 2
파워포인트 창보기
Step 3
프레젠테이션 만들기
Step 4
슬라이드 구성선택을 이용하여 슬라이드 만들기
Step 5
슬라이드 배경장식 이용하기
Step 6
슬라이드 쇼 보기
Step 7
슬라이드 편집하기
Step 8
웹관련 기능
Step 9
기타기능
Step 10
파워포이트 클리닉(1.2)
의학정보센터
Step 1
파워포인트 시작하기
• 파워포인트의 개요
파워포인트는 회사의 목표와 실적을 설명하거나 우리의 아이디어를 더 호소력 있게
발표할 수 있도록 도와주는 프로그램이다. 또한 파워포인트에서 지원하는 표 그리기
도구와 차트 및 동영상 파일, 음악 클립들을 사용하여 보다 효과적이고 전문적인
프리젠테이션을 만들 수 있다.
• 파워포인트의 실행과 종료
Step 2
• 파워포인트 화면구성
파워포인트 창보기
Step 2
파워포인트 창보기
• 보기아이콘
기본보기:
파워포인트 한 화면에 개요보기,슬라이드보기, 슬라이드노트보기를 보여주는 화면이다.
세가지 보기를 한 화면에 보여줌으로써 사용자가 다른 보기 상태로 이동하는 시간을
단축할 수 있으며 편집시에도 수정할 수 있다.
개요보기:
슬라이드의 흐름에 따라 주제가 어떻게 전개되는지 한눈에 알 수 있으며, [개요보기]
도구를 사용해서 내용을 편집한다.
슬라이드보기: 각 슬라이드에 문자열과 그림 개체를 넣을 수 있다. [슬라이드보기] 단추를 눌러
슬라이드 보기로 바꾸면 부분적으로 확대하여 세밀한 작업을 할 수도 있다.
- 슬라이드 이동: 다른 슬라이드를 보려면 파워포인트 창 오른쪽에 있는 이동줄을 끌거나
[PgUp],[PgDn]을 눌러 슬라이드를 이동하면 된다.
- 슬라이드 구성시 개체위치 지정: [보기]메뉴에서 [눈금자]또는[안내선]을 선택해 놓고
사용할수도 있다.
- 슬라이드 편집: [서식]도구에 있는 [기본작업]을 사용하여 편집한다.
여러슬라이드보기: 작성한 슬라이드를 한번에 보면서 슬라이드 복사,이동,삭제를 할 수 있다.
- 슬라이드 복사: [Ctrl]를 누른 상태에서 복사하고자 하는 슬라이드를 원하는 위치로 끌어준다
- 슬라이드 이동: 이동하고자 하는 슬라이드를 원하는 위치로 끌어준다.
슬라이드 쇼: 작성된 슬라이드를 화면에 프리젠테이션으로 보여준다. 보기아이콘에 있는 [슬라이드쇼]
아이콘은 현재 슬라이드에서부터 프리젠테이션을 실행한다.
처음 슬라이드를 실행하기 위해서는 [슬라이드쇼]-[쇼보기]메뉴를 실행한다.
Step 3
프레젠테이션 만들기
• 새 프레젠테이션 만들기
파워포인트를 실행하면 다음과 같은 새 프레젠테이션 만들기
창이 나오면서 프레젠테이션 만들 수 있는 방법을 사용자가
선택할 수 있도록 보여 준다.
① 내용구성 마법사 : 파워포인트에서 미리 만들어 놓은 양식
을 이용하여 작업을 시작한다.
② 디자인 서식파일 : 디자인이 적용된 슬라이드를 선택한다.
③ 새 프레젠테이션 : 색상, 디자인 등이 없는 양식의 유형을
선택한다.
④ 기존 프레젠테이션 열기 : 이미 작성되어진 슬라이드를 목
록상에서 선택하거나 기타파일을 통하여 열기를 할 수 있다.
Step 4
슬라이드 구성선택을 이용하여 슬라이드 만들기
• 제목 슬라이드
① [새 프레젠테이션 만들기]에서 [새 프레젠테이션]을 선택
하고 [확인]을 클릭한다.
② [슬라이드 구성 선택] 대화상자가 나오면 [제목 슬라이드]
를 선택한다.
③ [기본보기] 우측의 [슬라이드 보기]에 주제목에 [인터넷에
대하여] 부제목에 [홈페이지 동호회]라 입력한다.
④ 다음에 슬라이드를 추가하려면 세가지 방법 중 하나를 선
택한다.
- [표준] 도구에 있는 [새 슬라이드]아이콘을 선택한다.
- [서식] 도구에서 [기본작업]-[새 슬라이드 ]를 선택한다.
- 단축키 [Ctrl+M]을 누른다.
Step 4
슬라이드 구성선택을 이용하여 슬라이드 만들기
• 글머리표 목록 슬라이드
① [슬라이드 구성 선택] 대화상자가 나오면 [글머리표 목록]
을 선택하고 [확인]을 클릭한다.
② 내용을 입력한다
• [글머리표 목록 작성시 사용할 수 있는 아이콘]
㉠ 번호매기기 : 문자열 작성시 번호 자동적으로 매겨준다.
㉡ 글머리표 : 문자열 작성시 글머리표를 자동적으로 매겨준다.
㉢ 글꼴크기 늘림 : 입력된 문자열을 선택한 후 [글꼴크기 늘림]
아이콘을 선택하면 자동적으로 글꼴 크기를 늘려준다.
㉣ 글꼴크기 줄임 : 입력된 문자열을 선택한 후 [글꼴크기 줄임]
아이콘을 선택하면 자동적으로 글꼴 크기를 줄여준다.
㉤ 한 수준 올리기 : 문자열을 내어 쓰기를 할 때 사용한다.
㉥ 한 수준 내리기 : 문자열을 들여 쓰기를 할 때 사용한다.
Step 4
슬라이드 구성선택을 이용하여 슬라이드 만들기
• 표 슬라이드
① 새 슬라이드를 선택하기 위해서 [Ctrl + M]을 누른다.
[슬라이드 구성 선택] 대화상자가 나오면 [표 슬라이드]를
선택한다.
② 제목에 [기관의 종류] 라 쓰고 [표를 추가하려면 두
번 누르십시오] 부분을 더블 클릭한다.
③ [표 삽입] 대화상자가 나오면 열 개수 [3] 과 행 개수 [9]
를 지정하고 [확인] 단추를 누른다. 그러면 자동으로 연필
아이콘이 자동으로 나타난다.
④ 표 슬라이에서 사용할수 있는 도구
• 차트 슬라이드
① 새 슬라이드를 선택하고.[슬라이드 구성 선택] 대화상자가
나오면 [차트 슬라이드]를 선택한다.
② 제목을 작성 하고 [차트를 추가하려면 두 번 누르십시오]
부분을 더블 클릭한다.
Step 4
④
⑤
로
⑥
슬라이드 구성선택을 이용하여 슬라이드 만들기
데이터 시트에 다음과 같은 데이터를 입력한다.
슬라이드에서 회색부분을 클릭하여 다시 원래상태
되돌아 오고, 차트가 삽입되어 있음을 볼 수 있다.
차트를 편집하려면 차트에서 더블 클릭을 한다.
<참고하기>
엑셀파일을 파워포인트로 가져와서 차트를 만들고자 한다면?
차트편집 화면으로 들어와서 [서식] 도구에 있는 [파일가져오
기] 아이콘을 선택 하거나 [편집]-[파일 가져오기]를 선택한
다. 파일을 선택하고 시트명을 선택하면 엑셀 파일을 가져오
기 할 수 있다. 파워포인트로 가져오기 한 엑셀 파일은 엑셀
의 원본파일과는 무관하다.
엑셀차트를 파워포인트로 연결하여 붙여넣기 하려면?
- 엑셀에서 차트를 작성한 후 [편집]-[복사]를 선택한다.
- 파워포인트를 실행해서 차트를 삽입 하고자 하는 부분에
[편집]-[선택해서 붙여넣기]-[연결하여 붙여넣기]를 선택해서
차트를 가져온다.
- 차트를 편집하기 위해 더블 클릭을 하면 엑셀이 실행 되면
서 엑셀 파일이 열린다. 엑셀에서 수정된 내용이 파워포인트
에 삽입된 차트에도 적용되어 있음을 확인할 수 있다.
Step 4
슬라이드 구성선택을 이용하여 슬라이드 만들기
• 파일 저장
① 작성된 슬라이드를 [파일]-[저장] 메뉴를 선택한다.
② 다른 파일로 저장
<참고하기>
프레젠테이션 안의 그림 개체는 프레젠테이션을 HTML 형식으로 저장하면 자동으로 GIF 파일로 변환된다.
슬라이드를 그림으로 저장하여 다른 프로그램 또는 웹 페이지에서 그림으로 삽입하려면?
- 그림으로 저장할 슬라이드를 열기한다.
- [파일]-[다른 이름으로 저장] 을 누른다.
- 파일 형식 상자에서 'Windows 메타파일' 또는 'GIF 형식 (*.gif)'을 누른다.
Step 5
슬라이드 배경장식
• 마스터
마스터는 기본적으로 4가지 마스터를 가지고 있다. 본문을 위한 슬라이드 마스터, 제목 작성을 위한
제목 마스터, 청중을 위한 유인물 마스터, 윤곽 편집을 위한 슬라이드 노트 마스터가 있다.
슬라이드 마스터
슬라이드 마스터로 글꼴, 크기, 색, 그림자와 같은 특별한 효과 등을 포함하여 제목과 본문의 서식을
설정할 수 있다. 마스터에서 문자열 상자의 모든 서식(예:글 머리표,번호매기기)과 유형(문자열 색,크
기,글꼴 등)을 미리 지정해 두면 모든 슬라이드에 지정한 서식이 적용된다.
마스터에서 회사 로고, 그림 개체를 추가하면 그림 개체가 나타나며 모든 슬라이드에 공통적으로 적용
되며, 슬라이드 마스터 보기에서는 문자열을 추가할 수 없고 슬라이드 보기나 개요보기에서 추가할 수
있다.
① 슬라이드 마스터를 보려면 [보기]-[마스터][슬라 이드 마스터]를 선택하거나 [Shift]를 누른채
[슬라이드 보기] 단추를 누른다.
- 마스터 제목 스타일 편집 : 슬라이드 제목에 대한
서식을 설정한다.
- 마스터 텍스트 스타일 편집 : 슬라이드 본문에
대한 서식을 설정한다. 슬라이드 마스터의 텍스트 편집 상자에
입력된 문자열은 슬라이드에서는 보이지 않는다. 슬라이드 마
스터의 텍스트 틀은 글씨를 입력하려는 목적이 아니라 텍스트
의 유형(서식)을 슬라이드에 적용하기 위한 것이기 때문이다.
Step 5
슬라이드 배경장식
② 슬라이드 마스터에 머리글과 바닥글을 추가할 수 있다.
- 슬라이드 마스터 화면에서 [보기]-[머리글과 바닥글]을 선택
한다.
- 슬라이드에 날짜 및 시간, 바닥글, 슬라이드 번호를 추가할
수 있으면 날짜 및 시간을 지정하는 경우에는 사용자가 직접입
력 할 수도 있다.
- 지정된 서식을 모든 슬라이드에 적용하고자 할 경우에는 [모
두 적용]을 선택한다.
<참고하기>
① 슬라이드 크기를 사용자가 임의대로 지정하거나 유인물 슬
라이드 방향을 설정하려면 [파일]-[페이지 설정]을 선택한다.
② 유인물 인쇄시 슬라이드 수를 지정하려면 [파일]-[인쇄]를
선택하여 [인쇄 대상]을 유인물로 변경한 후 슬라이드 수를
지정한다.
Step 5
슬라이드 배경장식
• 디자인 서식 지정하기
디자인 서식파일 적용
① [서식]-[디자인 서식파일 적용]을 선택하거나 [서식]도구의 [기
본작업]에서 [디자인 서식파일 적용]을 선택한다.
② 목록에서 서식파일을 선택해서 [적용]단추를 누른다.
슬라이드 배경
① [서식]-[배경]을 선택한다.
<참고하기>
작성된 파워포인트 문서에서 서식만 별도로 저장하려면?
- 서식파일로 저장하고자 할 파워포인트 문서를 열기한다.
- [파일]-[다른 이름으로 저장]을 선택하고 [파일형식]에서
[디자인 서식 파일]로 변경하고 [저장] 단추를 누른다.
- 서식파일은 [C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\
디자인] 폴더 아래 [ppt기능.pot]라는 이름으로 저장된다.
- [삽입]-[디자인 서식파일 적용]을 선택해 보면 [ppt기능.pot]
파일이 추가되어 있음을 확인할 수 있다.
Step 6
슬라이드 쇼보기
• 슬라이드 화면전환 지정
① [슬라이드 쇼]-[화면전환] 메뉴를 선택해서 슬라이드에
적용할 [효과]를 지정한다.
• 애니메이션 사용자 정의
① [슬라이드 쇼]-[애니메이션 사용자 정의] 메뉴를 선택한다.
② [애니메이션 슬라이드 개체] 를 선택하고 [순서와 시간]
탭에서 [애니메이션 시작]을 지정하고 [효과]라는 탭에서 개
체에 지정할 애니메이션을 선택한다.
③ 슬라이드의 개체 모두 애니메이션을 지정하고 [미리 보기]
단추를 눌러 애니메이션을 실행해 본다.
Step 6
슬라이드 쇼보기
• 하이퍼 링크 설정
프레젠테이션에 하이퍼링크를 연결하여 쇼 재구성, 프레젠테이션 안의 특정 슬라이드, 다른 프레젠테
이션, Microsoft Word 문서나 Microsoft Excel 스프레드시트, 인트라넷, 인터넷 또는 전자 메일 주소
등 다양한 곳으로 이동할 수 있다. 텍스트, 도형, 표, 그래프 및 그림 등 개체로 부터 하이퍼링크를
만들 수 있다.
① 하이퍼링크를 지정할 문자열을 블록으로 지정한다.
(예: 슬라이드 3번의 [정보]라는 단어를 블럭으로 지정한다.)
② [삽입]-[하이퍼링크] 메뉴를 선택해서 [파일이나 웹 페이
지 이름을 입력하십시오] 라는 상자에 연결할 이름을 목록에
서 선택하거나 [찾아보기] 에서 선택한다.
Step 6
슬라이드 쇼보기
③ [확인]을 클릭하면 슬라이드 문자열에 다음과 같이 하이퍼
링크가 설정된다.
④ 슬라이드 쇼를 진행하면 하이퍼링크로 설정된 부분이 손
모양으로 나타나고 누르면 연결된 곳으로 이동한다.
<참고하기>
하이퍼링크로 설정된 문자열의 색상을 변경하려면?
- [서식]-[슬라이드 색 구성표] 메뉴를 선택한다.
- [사용자 정의] 탭을 클릭한다.
- 하이퍼링크에 설정된 색상을 변경한다.
- 현재 슬라이드에만 지정하려면 [적용]을 클릭하고 누르
고 전체 슬라이드에 지정하려면 [모두적용]을 클릭한다.
Step 6
슬라이드 쇼보기
• 실행 단추
PowerPoint에는 프레젠테이션에 삽입하여 하이퍼링크를 정의할 수 있는 미리 준비된 실행 단추(실행
단추 명령, 슬라이드 쇼 메뉴)가 일부 들어 있다 . 실행 단추는 다음, 이전, 처음 및 마지막 슬라이드
로 이동하는 등의 자주 사용하는 기호를 포함하고 싶을 때 실행 단추를 사용한다. 간이 매장에서 자체
실행할 프레젠테이션이나 회사의 인트라넷 또는 인터넷에 게시할 프레젠테이션에 이 실행 단추를 사용
할 수 있으며 PowerPoint에는 동영상이나 소리를 재생하는 실행 단추도 있다.
① [슬라이드 쇼]-[실행 단추] 메뉴에서 [정보] 실행단추를
선택하여 빈 공간에 클릭한 채로 드래그 한다.
② 실행 단추 대화상자가 나타나면 [하이퍼링크] 옵션을 선택
하고 목록에서 [다른 PowerPoint 프레젠테이션]을 선택한다.
③ 연결할 파워포인트 문서를 선택한다.
④ 슬라이드를 선택한다.
Step 6
슬라이드 쇼보기
⑤ [소리 재생] 확인란을 선택하고 목록에서 [박수]를 지정한다.
⑥ [확인] 단추를 누르면 다음과 같이 실행 단추가 만들어 진다.
<참고하기>
그리기 도구를 이용하여 실행 단추를 지정하려면?
- [그리기] 도구에서 [도형]-[기본도형]의 종류 중 하나를 선
택하여 슬라이드 빈 공간에 그린다.
- 도형을 선택하여 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 [텍스트 추가]
를 선택하고 도형안에 문자열을 [다음] 이라 입력한다.
- 도형을 선택하여 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 [도형서식]을
선택하여 도형의 색상을 변경한다.
- 도형을 선택하여 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 [실행설정]를
선택하고 [하이퍼링크]를 [다음 슬라이드]로 지정하고 [확인]
을 누른다.
- [슬라이드쇼]를 실행한다.
Step 7
슬라이드 편집
• 예행연습
① 파워포인트 문서를 열어 놓는다.
② [슬라이드 쇼]-[예행 연습]을 선택한다.
[예행 연습 도구]
㉠ 다음 : 현재 슬라이드에서 다음 슬라이드로 이동하고자 할 때
사용한다.
㉡ 일시중지 : 현재 슬라이드를 일시 중지 하고자 할 때 사용한다.
㉢ 슬라이드 시간 : 현재 슬라이드에서 소요된 시간을 보여준다.
㉣ 반복 : 현재 슬라이드를 처음부터 프레젠테이션을 진행하고자
할 때 사용한다.
㉤ 전체소요시간 : 슬라이드 쇼를 시작한 이후 부터의 전체시간을
나타낸다.
③ 예행 연습 설정을 종료하면 다음과 같은 메시지가 나타난다. 다음 슬라이드 쇼를 볼 때 사용하려면
[예]를 누른다.
Step 7
슬라이드 편집
• 슬라이드 쇼 설정
[슬라이드 쇼]-[쇼 설정] 메뉴를 선택한다. 필요에 따라 다음과
같은 세 가지 방법으로 슬라이드 쇼 보기를 설정할 수 있다.
① 발표자가 진행(전체 화면)
이 옵션을 선택하면 가장 보편적으로 전체 화면 상에서 쇼의
발표자가 프레젠테이션을 진행할 수 있다.
발표자는 쇼를 완전히 총괄하며 쇼를 자동이나 수동으로 실행할
수 있고 회의록과 할 일을 추가하기 위해 슬라이드 쇼를 멈출 수 있으며 쇼가 진행되는 동안 설명을 녹음
할 수도 있다. 또한 슬라이드 쇼를 대형 화면에서 실행하거나 온라인 모임 또는 프리젠테이션 방송을 할
때 이 모드를 사용할 수 있다.
② 웹 형식으로 진행
이 옵션을 사용하면 사내 네트워크나 World Wide Web을 통해 소형 화면으로 프레젠테이션을 진행할 수
있다. 프레젠테이션은 작은 창에 나타나며 쇼 간의 이동이나 슬라이드 편집, 복사, 인쇄 명령을 사용할
수 있다. 이 모드에서는 스크롤 막대나 [PgUp] 또는[PgDn]을 사용해 슬라이드 간에 이동 하며 한번에 여
러 프로그램을 실행할 수도 있습니다. 웹 도구 모음을 표시해 다른 프레젠테이션이나 Office 문서를 찾
아볼 수 있다.
③ 대화형 자동 진행(전체 화면)
이 옵션을 선택하면 상업 박람회나 전시장 등에서 자동 실행 프레젠테이션을 실행할 수 있다. 슬라이드
쇼를 진행자 없이 실행하려면 대부분의 메뉴와 명령을 사용할 수 없도록 설정할 수 있다. 쇼가 한차례
끝나면 자동으로 다시 시작하게 설정할 수도 있다.
자동 실행 프레젠테이션은 슬라이드 쇼를 진행할 사람 없이도 정보를 전달할 수 있는 탁월한 방법이다.
예를 들면 상업 전시회나 박람회에서 수행원 없이 진행할 때 프레젠테이션을 함부로 조작하지 못하도록
대부분의 제어 기능을 사용할 수 없게 만들 수 있다. 자동 실행 프레젠테이션은 프레젠테이션이 끝까지
진행되었거나 수동 진행 슬라이드가 5분 이상 방치 되었을 때 다시 시작된다.
Step 7
슬라이드 편집
• 슬라이드 파일 삽입
다른 프레젠테이션의 슬라이드를 복사하여 현재의 프레젠테이
션으로 슬라이드를 삽입하여 편집하거나 재구성할 수 있다.
① 기존에 작성된 문서를 불러온다.
(예:인터넷교안.ppt)
② 삽입될 위치를 지정한다.
③ [삽입]-[슬라이드 파일]을 선택한다.
[슬라이드 찾기] 대화상자의[프레젠테이션 찾기] 탭을 선택하
고 삽입할 파일을 찾기 위해 [찾아보기]를 클릭한다.
Step 7
슬라이드 편집
④ 슬라이드를 선택하고 [삽입]을 누르거나 전체를 삽입하고
자 한다면 [모두삽입]을 누른다.
⑤ [닫기]를 클릭한다.
⑥ 다음과 같이 슬라이드가 삽입된 것을 확인할 수 있다.
Step 8
웹 관련 기능
• 웹 페이지로 저장
프레젠테이션을 게시한다는 것은 프레젠테이션의 복사본을
HTML(Hypertext Markup Language) 형식(웹 페이지)으로 웹에
올려 놓는 것을 의미한다. 같은 프레젠테이션의 복사본을
여러 위치에 게시할 수 있다. 전체 프레젠테이션, 쇼 재구성,
단일 슬라이드 또는 일정 범위의 슬라이드를 게시할 수 있다.
① 웹 페이지로 저장할 파워포인트 문서를 불러온다.
(C:\인터넷교안.ppt)
② [파일]-[웹 페이지로 저장]을 선택한다.
③ [파일형식] 을 [웹 페이지]로 지정하고 [저장]을 클릭한다
④ 프레젠테이션이 원하는 대로 웹 브라우저에
서 나타나는지 확인하려면 [파일]-[웹 페이지
로 미리 보기]를 선택한다.
<참고하기>
.
프레젠테이션을 웹 페이지로 저장하게 되면 웹
페이지 파일 이름으로 새로운 폴더가 만들어
진다.
(예) 웹 페이지 이름:인터넷교안.htm 인 경우
[인터넷교안.files] 라는 폴더가 생성된다.
Step 8
웹 관련 기능
• 웹에 프레젠테이션이나 HTML 파일개시
① 웹에 게시할 프레젠테이션 또는 웹 페이지를 열거나 만든다.
② [파일]-[웹 페이지로 저장] 을 선택하거나
[파일]-[다른 이름으로 저장]에서 [파일형식]을
[웹페이지]로 지정하면 [게시]라는 단추가 나타난다.
③ [게시] 를 클릭하면 다음과 같이 웹 게시에 지정할 수 있는
옵션 대화상자가 나타난다. [찾아보기]를 눌러 폴더 목록에서
웹 페이지의 위치를 선택하고 파일 이름 상자에 웹 페이지의
이름을 입력한다.
④ 게시된 웹 프레젠테이션이 브라우저에서 어떻게 보이는지
보려면 웹 페이지로 게시 대화 상자에서 [브라우저에서 게시한
웹 페이지 열기] 확인란을 선택(()하고 [게시]를 클릭한다.
⑤ 웹 브라우저가 실행되면서 웹 페이지를 바로 보여 준다.
Step 8
웹 관련 기능
• 전자메일 보내기
메시지 본문으로 현재 슬라이드 보내기
① 프레젠테이션을 열고 보낼 슬라이드를 선택한다.
② [표준]도구에 있는 [전자 메일:
] 아이콘을 클릭한다.
③ 메시지가 나타나면 [메시지 본문으로 현재 슬라이드 보내기]를 클릭한다.
④ 받는 사람과 참조 상자에 받을 사람 이름을 입력한다. 이름은 세미콜론(;)으로 구분한다.
슬라이드 이름이 기본값으로 제목 상자에 나타나지만 제목 이름을 직접 입력할 수도 있다.
⑤ [슬라이드 보내기]를 클릭한다.
첨부 파일로 전체 슬라이드 보내기
① 첨부로 보낼 프레젠테이션을 불러온다
② [파일-[보내기] 메뉴에서 [이 파일을 첨부한 메일로] 를 선택한다.
③ 받는 사람과 참조 상자에 받는 사람 이름을 입력한다. 각 이름은 세미콜론으로 구분한다.
④ 프레젠테이션의 이름이 제목 상자에 표시되지만 다른 제목을 입력할 수도 있다.
⑤보내기 를 클릭한다
• Microsoft Word로 보내기
① [파일]-[보내기] 메뉴에서 [Microsoft Word] 를 선택한다.
② [슬라이드 옆에 설명문] 과 [연결하여 붙여넣기] 옵션을
선택한다.
③ [확인] 을 클릭하면 워드 프로그램이 실행되면서 프레젠테
이션이 보고서 형태로 만들어 진다.
④ 프레젠테이션 편집시 워드에 작성된 슬라이드에서 더블 클
릭하면 파워포인트가 실행되면서 현재 슬라이드 번호로 이동
하여 편집할 수 있도록 한다.
Step 9
기타 기능
• 온라인 방송
웹을 통해 비디오 및 오디오를 포함하는 프레젠테이션을 방송할 수 있다. 방송은 청중이 많거나 멀리 떨
어진 위치에 있을 때 특히 유용하다. Microsoft Outlook이나 다른 전자 메일 프로그램을 사용하여 다른
모임과 마찬가지로 방송을 예약할 수 있다. 프레젠테이션은 HTML 형식으로 저장되므로 브라우저만 설치되
어 있으면 프레젠테이션을 볼 수 있다. 청중이 방송을 놓쳤거나 사용자가 방송을 보관하고 싶은 경우 방
송을 녹화하여 웹 서버에 저장해 두면 언제든지 재생할 수 있다.
① 방송할 프레젠테이션을 연다.
② [슬라이드 쇼]-[온라인 방송] 메뉴에서 [일정조절]을 클릭
하고 [확인]을 클릭한다.
③ [방송을 새로 설정한 일정 잡기]를 선택하고 [확인]을 클
릭한다.
④ [방송 설정] 탭을 누르고 공유할 수 있는 [서버 옵션]을
지정한다.
⑤ [설명] 탭에서 방송의 로비 페이지에 표시할 정보를 입력
한다.
⑥ 브라우저에서 로비 페이지를 미리 보려면 [로비 페이지 미
리 보기]를 클릭한다.
로비 페이지란시청자가 프레젠테이션 방송에 참가하면 방송
시작 전에 방송에 대한 정보 페이지가 시청자의 브라우저에
표시된다. 로비 페이지에는 방송 시작 시간에 대한 카운트다
운 뿐만 아니라 방송의 제목, 주제, 호스트 명 및 방송에 대
한 최신 정보가 포함되어 있다.
⑦ 방송 일정을 클릭한다.
⑧ 전자 메일 프로그램을 시작한다.
Step 9
기타 기능
<참고하기>
발표자는 Microsoft Internet Explorer 4.0 이상을 사용하는 것이 좋다. 청중이 16명 이상일 경우에는
NetShow 서버가 필요하며 비디오를 방송하려고 할 때도 사용을 권장한다. 프레젠테이션을 열면 슬라이드
쇼 메뉴의 온라인 방송 메뉴에서 방송을 설정하고 예약할 수 있다 방송 일정 새로 만들기 대화 상자의
방송 일정 단추를 사용하여 방송 일정을 잡는다. Outlook을 사용하고 있으면 다른 모임을 예약하는 것과
같이 방송 일정을 잡을 수 있다. 또한 Outlook에서 자동으로 PowerPoint가 시작되어 방송 시간 일정을
정하기 전에 방송 준비를 할 수 있도록 설정할 수도 있다. 사용자 또는 수신자가 Outlook을 사용하지
않는 경우 초대장에 방송 위치에 대한 하이퍼링크가 포함된다.
방송을 예행 연습해 는 것이 좋다. 자신이 유일한 참여자가 되어 전체를 실행하도록 일정을 잡아 모든
단계를 수행하여 모든 것이 제대로 작동하는지 확인할 수 있다.
• 방송 보기
방송을 보려면 Internet Explorer 4.0 이상이 필요하다.. 방송에 초대되면 지정된 날짜와 시간에 방송을
보도록 요청하는 메시지를 받는다. Outlook을 사용하고 있고 초대를 수락하면 방송 시작 15분 전에 미리
알림 메시지가 온다. 미리 알림에는 방송 보기 단추가 포함되어 있는데 이 단추를 클릭하면 로비 페이지
가 브라우저에 나타난다.. 로비 페이지에서 주제, 발표자 이름, 방송 시작까지의 카운트 다운 및 발표자
로부터 온 최신 정보를 볼 수 있다. 방송이 시작되면 사용자의 브라우저에 나타난다. 발표자가 제공한
옵션에 따라 방송을 보는 다른 사람들과 채팅 하거나 발표자에게 전자 메일 메시지를 보낼 수도 있다.
• 온라인 공동작업
온라인 모임을 주최하고 있고 모임에 대한 Microsoft Outlook 온라인 모임 미리 알림을 수신하면 이
NetMeeting 시작을 클릭한다. 온라인 모임 요청을 거절하려면 이 미리 알림 해제를 클릭한다.
온라인 모임에 참여하도록 초대받고 Microsoft Outlook 온라인 모임 미리 알림을 받으면 이 NetMeeting
참여를 클릭한다. 온라인 모임 요청을 거절하려면 이 미리 알림 해제를 클릭한다.
온라인 모임 호출을 받으면 모임 참여 대화 상자의 수락을 클릭한다. 온라인 모임을 거절하려면 무시를
클릭한다. 온라인 모임 호출을 수신하려면 컴퓨터에서 Microsoft NetMeeting을 실행 중이어야 한다.
Step 10
파워포인트 클리닉 (1)
• 제목 슬라이드 클리닉
워드아트를 이용해 감각적인 제목 슬라이드를 파란색 배경에 제목과 날짜, 발표자(회사)로 이루어진
슬라이드는 제목 슬라이드 구성을 이용한 평범한 '제목 슬라이드'입니다. 일반적으로 학술대회나 세미나
같은 성격의 프리젠테이션에는 무난할 수 있으나 좀더 감각적인 제목 슬라이드를 만들어 볼 수 있다.
제목 슬라이드 구성의 획일적 틀을 벗어나 대담한 화면 구성과 타이포그라피 및 애니메이션 효과를 활용
하여 감각적인 슬라이드로 바꿀 수 있다.
다양한 배경그림, 색상의 수평 이등분할, 워드아트를 이용해본다.
• 목자 슬라이드 클리닉
도형으로 짜임새 있는 목차 슬라이드 만들기
문자열 슬라이드 구성을 이용하면 글머리 기호를 번호 매기기로 설정하여 간단하게 숫자를 달수 있으나,
그런 편집은 단순히 기능에 의존하는 것으로 간편하긴 하지만 정작 결과는 일반 문자열과 구분이 되지
않는 슬라이드가 될 수 있다.
목자의 개수는 5~7개 정도가 적절하다. 이보다 많게 되면 참여한 청중에게 부담을 주게되고 목차의 수가
많을 땐 전체 내용을 잘 살펴 내용이 이어지는 항목은 병합하여 줄여주는 것이 좋다.
목차슬라이드는 굳이 화려할 필요는 없지만 탄탄한 구성을 가져야 한다. 적절한 도형에는직사각형, 둥근
사각형, 액자 도형등이 있고, 도형의 서식을 편집함으로써 얻을 수 있는 시각적인 효과 외에도 하이퍼링
크 기능을 활용할 수 있는 장점이 있다.
각 목차에 해당하는 슬라이드를 연결해 놓으면 유기적인 프리젠테이션이 가능하고, 질의 응답시간이
있는데, 이때 목차 슬라이드를 보여주고 여기에서 질의가 들어온 슬라이드로 빠르게 이동하면 청중에게
좋은 인상을 남길 수 있다.
Step 10
파워포인트 클리닉 (1)
• 문자열 슬라이드 클리닉
프리젠테이션에는 고딕체가 효과적
글꼴은 형태별로 명조체 계열과 고딕체 계열로 크게 나눌 수 있다. 명조체는 글자의 형태가 여성적이고
미려하여 자극을 주지 않고 편하게 읽힌다는 장점이 있다. 대표적인 글꼭로는 명조체, 바탕체, 궁서체,
Times New Roman 등을 들 수 있다. 이러한 계열의 글꼴은 본문이 많이 나열되는 서적이나 신문에 주로
사용된다.
그러나 프리젠테이션에서는 명조체 계열의 글꼴이 그리 효과적이지 않다. 편안하지만 그점 때문에 오히려
명시성이 떨어져 청중의 시선을 잡아두기가 어렵기 때문이다.
글꼴은 두 가지 이하가 바람직, 본문과 글꼭색의 대비에도 신경써야 본문의 사용을 최소화하여 슬라이드
의 내용이 서술적으로 흐르지 않도록 주의하고, 단어 하나하나가 청중의 시선을 잡아둘 수 있도록 명시성
이 강한 고딕체 계열의 글꼴을 사용해야 한다. 글자의 형태가 남성적이고 엄격하여 자극적이다. 서적의
제목, 신문의 헤드라인, 상점의 간판, 현수막 등에 널리 사용되고 대표적인 글꼴로는 고딕체, 돋움체,
헤드라인체, 으뜸체등이 있다.
4*4 법칙에 준수하자!
4*4 법칙에 준하여 슬라이드를 작성해보자
본문 구성에 관한 법칙으로 본문을 4단락 정도의 문자열로 구성하고, 각 단락은 4개 정도의 단어로 구성
하는 것이다.
- 서술형 어미는 생략한다.
- 조사는 생략한다.
- 쉬표, 마침표, 따옴표와 같은 문장부호는 생략한다.
Step 10
파워포인트 클리닉 (1)
• 부제목 슬라이드 클리닉
한 슬라이드에 두 개의 제목이 있을 경우에는 더 구체적인 것을 제목으로 한다. 대개 문서에는 대제목과
소제목 등이 모두 명기되지만 프리젠테이션 슬라이드는 단계별로 맞추어 제목을 표시하는 것보다 슬라이
드의 내용을 요약,압축하여 제목으로 정하는 것이 좋다.
제목마다 순서에 맞추어 번호를 표시하는 것도 군더더기가 된다. 즉 Simple&Easy~!
인간의 집중력에는 한계가 있어, 평이한 내용으로 진행되는 프리젠테이션에서는 10분만
지나도 청중의 관심도가 떨어지게 된다. 이렇게 낮아지는 청중의 관심을 불러일으키기 위하여 부제목
슬라이드의 역할은 무척 중요하다.
예를 들어 30분 정도 진행하는 프리젠테이션은 대개 5~7개의 부제목으로 구성된다. 이때 대략 5분
간격으로 청중의 관심을 끌 만한 문구나 단어를 입력한 슬라이드를 부제목으로 한장씩 삽입하여
시종일관 청중이 긴장을 늦추지 않고 흥미진진하게 참여할 수 있는 분위기를 조성한다.
• 표 슬라이드
지나치게 기교를 부려 오히려 표의 디자인은 망까드리지 않도록 우선 직사각형을 활용해 기본에 충실한
표를 작성하는 연습이 필요하다. 직사각형은 꽉 짜여진 안정감을 주고, 문자열을 삽입할 수 있는 공간도
최대로 확보할 수 있다.
좌우 대칭 형태로 디자인하여 청중이 표를 읽을 때 좌우로 시선을 옮기더라도 언제나 구분을 읽고 지나치
게 되어 표의 내용이 잘 전달된다. 이와 같은 형태의 표는 TV나 신문에서 스포츠와 관련해 많이 접하게
된다. 축구, 농구, 야구, 권투 등과 같은 경기는 늘 경기 전에 두팀의 전력과 전적을 비교하게 되는데,
이때 좌우 대칭형의 표를 사용한다. 관심을 가지고 본다면 디자인, 색상에 대한 아이디어도 얻을 수 있을
것이다.
다이어 그램을 작성할 떄는 너무 많은 색을 사용하지 않도록 주의하고 도형의 개수가 많아지다 보면 적용
하는 색의 종류도 자연스레 많아지게 되는데 그런 경향을 경계하며 한정된 색상을 사용한다. 일반적으로
4가지 정도의 유채색을 사용하면 좋고, 명도, 채도를 바꾸는 정도의 변화는 그리 부담이 되지 않는다.
Step 10
파워포인트 클리닉 (2)
• 조직도 슬라이드 클리닉
MS 오거나이제이션 차트는 버리자!
조직도나 순서도와 같은 다이어그램은 도형을 이용하여 직접 작성하는 것이 효과적이다.
게다가 '그리가' 도구 모음에서 제공하는 9가지 연결선은 도형과 도형을 간편하게 연결할 수 있도록
도와주며, 도형의 위치를 이동하더라도 연결상태를 유지해 준다.
안정된 구도의 조직도를 작성하는 요령은 각 도형의 크기를 균일하게 유지하는 것이다.
발상의 전환이 좋은 슬라이드를 만든다.
세로쓰기는 내용이 잘 전달되지 않기 때문에 이미 몇 년 전부터 국내 모든 주요 일간지들이 가로쓰기
를 하고 있듯이 세로쓰기는 생활에서 사라진지 오래되었다. 즉,수직구조보다사방으로 퍼져나가는 방사
형 구조가 더 효과적이다.
• 다이어그램 슬라이드 클리닉
화살표 대신 오각형을 활용하자
화살표 도형은 그 자체로 순서를 표현할 수 있고, 방향성을 갖고 있다. 그래서 내용의 흐름을 표현하는
순서도 등의 다이어그램에 많이 등장하게 된다.
오각형 도형은 방향성을 가지고 있는 동시에 문자를 입력할 수 있는 공간을 넉넉하게 확보하고 있기 때문
에 화살표 도형의 좋은 대안이 된다.
오각형 도형을 사용할 때는 모양 조절점을 조절해 길고 날카로운 예각을 방향성을 나타내는 정도의 둔각
으로 바꾸도록 하고, 문자를 입력하지 않는 경우에도 화살표 도형이 아닌 이등변 삼각형을 사용하는 것이
좋다. 화살표 도형보다 자리를 적게 차지하면서도 내용의 흐름을 충실히 표현할 수 있다는 이점이 있다.
데이터는 시각화 한다. 바쁜 시간에 쫓기다 보면 생각 없이 문자열만을 그대로 슬라이드에 옮기는 경우가
대부분이다. 본문의 내용중 강조할 수 있는 것들은 시각화하여 다이어그램으로 표현하려는 노력이 필요
하다. 특히 숫자 데이터는 시각화하기에 좋은 대상이다. 특히 숫자 데이터는 절대 놓치지 않기 바란다.
Step 10
파워포인트 클리닉 (2)
• 그래프 슬라이드 클리닉
꺽은선 그래프에서 표현이 악하다는 단점을 보완하는 방법은 두가지가 있다. 하나는 꺽은선 그래프의 형
태를 유지하면서 그래프의 서식을 편집하는 것이고, 다른 하나는 다른 종류의 그래프로 형태를 바꾸는
것이다.
첫 번째 경우로 서식을 편집하는 것은 꺾은선을 최대한으로 굵게 하고, 표식의 크기도 확대하여 잘 보이도
록 하는 것이고, 그래프 영역에 그라데이션이나 무늬, 그림과 같은 채우기 효과를 적용하여 슬라이드 배경
과 차별화하는 것이다.
두 번째 경우는 그래프를 영역형으로 바꾸는 것이다. 영역형 그래프는 꺽은선 그래프에 근본을 두고 있으
면서 데이터 영역과 비데이터 영역이 구분되기 때문에 시각적으로 그래프의 형태가 확연히 드러나게 된다.
여백없는 막대 그래프의 공간 활용
인쇄물의 경우에는 여백이 많을수록 보기가 좋지만, 화상 프리젠테이션의 경우에는 내용이 클수록 좋
다. 여백을 두는 것은 슬라이드 공간을 낭비하는 것이다. 그래프의 왜곡 그래프의 데이터를 강조하는 방
법은 두 가지가 있다. 하나는 Y축의 서식을 편집하는 것이고, 다른 하나는 그래프를 왜곡시키는 것이다.
첫 번째 방법으로 Y축의 서식을 편집하는 것은 원점이 0으로부터 시작하는 Y축의 최소값과 최대값 그리고
눈금 간격을 편집한하는 것이다. 이렇게 하면 0에서 최소값까지의 영역이 사라지고, 그래프의 변화 폭이
확장되어 데이터의 특징이 잘 드러나게 된다.
두 번째 방법으로는 편집자의 주관에 따라 데이터 막대의 길이를 임의로 조작하는 것이다.
왜곡에 대하여 부정적인 견해도 있으나, 그래프의 내용을 청중에게 전달하는 데 매우 효과적이다. 이때
주의해야 할 것은 왜곡된 그래프에 현실성을 부여하기 위하여 데이터 값을 반드시 삽입해야 한다는 것이다.
파이 그래프에선 범례보다 데이터 레이블이 효과적
청중이 파이 조각을 보면서 데이터 레이블과 데이터 값을 동시에 읽을 수 있기 때문에 그래프를 빠르고 쉽
게 이해한다. 차트 편집 상태에서 [차트]->차트옵션을 선택하면 범례를 삭제하고 그래프에 데이터 레이블
과 백분율을 한꺼번에 지정해 삽입할 수 있다.
Step 10
파워포인트 클리닉 (2)
• 개체 삽입 슬라이드 클리닉
프리젠테이션에서는 문자보다는 클립 아트와 같은 이미지가 청중에게 강한 인상을 남겨준다.
그래서 클립아트의 크기를 확대하고 여백을 가능할 줄이고 공간을 최대한으로 활용하는 것이 효과적이다.
사진은 되도록 크게 배치해야 슬라이드에 그림을 삽입할 때 주안점은 청중의 입장으로 슬라이드를
보면서 그림이 디테일하게 전달되는가를 평가하고, 그림의 크기를 적절하게 확대하는 것이다.
질감보다는 단색의 배경을 사용해야 삽입한 그림이 돋보인다.
그림과 본문을 동시에 보여주고자 할 때는 파워포인트의 두가지 기능을 활용하면 된다.
첫째, 애니메이셔을 활용한다. 그림을 슬라이드 크기로 확대하여 먼저 그림부터 보여주고,그 다음 본문
이 담기 텍스트 상자가 그림 위에 오버랩되어 나타나게 하는 것이다. 청중은 큼직한 그림을 시원하게
볼 수 있고, 그 뒤에 나타나는 문자열 역시 잘 읽을 수 있게 된다.
둘째, 반투명 도형을 활용한다. 문자열이 그림위에 오버랩되면 복잡해져 읽기 어려워지고 텍스트 상자에
색을 채우면 그림이 가려져 답답하다. 텍스트 상자에 색을 채우되 반투명 효과를 적용하면 그러한 불편
함은 어느정도 해결된다. 반투명 효과는 '색 채우기' 단추에서 '다른 채우기 색'을 선택하면 나타나는
'색' 창의 '표준' 탭에서 적용할 수 있다. 불투명도를 조절할 수 없는 단점이 있지만 그래도 그림위에
오버랩 되는 택스트 상자에서는 요긴하게 활용 할 수 있는 기능이다.
• 애니메이션 클리닉
한두 가지 애니메이션을 일관되게 사용
수많은 애니메이션 효과 중에서 적절한 것을 선택하는 것은 쉬운 일이 아니다. 아마도 가장 많이 사용되
는 효과는 날아오기일 것이다. 날아오기 효과는 개체의 중심이 이동하기 때문에 역동적인 느낌이 강하나,
그렇기 때문에 불안정하여 청중에게 프리젠테이션이 가볍다는 느낌을 주게 된다. 닦아내기와 흩어뿌리기,
모으기, 펼치기 나누기 효과를 응용하여 멋진 에니메이션 효과를 연출해보자.
꼭 필요할 때만 쓰는 지혜
슬라이드는 어디까지나 발표자의 설명에 맞추어 청중의 이해를 돕는 프리젠테이션의 시각적 보조도구이
다. 대개 20~40분 정도의 시간을 할당받는데 애니메이션 효과를 많이 쓰면 오히려 프리젠테이션의 경쟁
력을 떨어뜨리는 결과를 초래하게 된다. 애니메이션에 소비되는 시간은 줄이고, 내용을 좀더 충실하게
설명하는 데 시간을 할애햐야 될 것이다.