Transcript به نام خداوند مهربان

Letter
Different part of letter:
1- Sender Address
2- Date
3- Inside Address
4- Attention line
5- Salutation (‫)سالم اول نامه‬
6- Body of the letter
7- complimentary close (‫)عبارات احترام امیز‬
8- signature
Letter
(1. Sender,s address) 18, Valiasar
Street, Tehran, Iran
(2: Date) 30 MAY 2013
TSF Ltd (3- Inside address)
Warwick House
Warwick Street
Forest Hill
London SE23 1JF,UK
Letter
For the attention of the Sale Manager ( 4-Attention line)
Dear sir or Madam (5- Salutation)
would you Please send me details of your DVD video systems. I
am particularly interested in the Omega range. (6. Body of
the letter)
Yours faithfully , Best regards (7. Complimentary close)
F, Moghaddam (8.signature)
‫‪Letter‬‬
‫نکته‪:‬‬
‫ترتیب ادرس ‪:‬‬
‫نام ساختمان ‪ ،‬پالک‪ ،‬نام کوچه ‪ ،‬خیابان‪ ،‬جاده‪ ،‬نام شهر یا شهرک و کدپستی نام کشور‬
‫نکته‪ :‬ماه را خالصه ننویسید مثال‪November :‬نباید ‪ Nov‬نوشته شود‪.‬‬
‫نکته ‪ :‬بسیاری از شرکتها از عالمت اختصاری ‪th‬استفاده نمی کنند‬
‫‪24 October or 24thOctober‬‬
‫نشانی گیرنده در زیر نشانی فرستنده و در جهت عکس ان نوشته می شود‪.‬‬
‫‪Letter‬‬
‫نکته‪ Mr :‬برای آقایان‬
‫‪ Messrs‬برای دو نفر یا بیشتر آقا‬
‫‪ Ms‬برای خانمهای متاهل و مجرد‬
‫‪ Mrs‬برای خانمهای متاهل‬
‫‪ Miss‬برای خانمهای مجرد ‪.‬‬
‫دکتر (‪ ، )Dr‬پروفسور (‪ )Prof.‬کاپیتان (‪)Capt.‬‬
‫‪Letter‬‬
‫نکته‪ :‬اگر کلمات اختصاری شامل حرف اول و آخر باشد نیازی به نقطه نیست‬
‫مثل ‪Dr‬‬
‫نکته‪ :‬اگر نام شخصی را نمی دانید‬
‫‪ Dear sir‬خطاب به مرد یکه نامش را نمی دانید‬
‫‪ Dear sirs‬در خطاب به شرکت ( امریکایی ها از ‪ Gentleman‬استفاده می‬
‫کنند)‬
‫‪ Dear Madam‬خانم مجرد یا متاهل که نامش را نمی دانیم‬
‫‪Dear sir or Madam‬خطاب به شخصی که نه نام و نه جنس او را میدانید‬
‫‪Company Information‬‬
‫سربرگ شرکت (‪)letterhead‬‬
‫سربرگ هر شرکت گویای اطالعات زیادی است‪.‬‬
‫‪-8 -1‬نوع شرکت ‪:‬‬
‫‪ : Ltd‬با مسئولیت محدود ‪ :‬سهامداران تنها مسئول سهام خود هستند و مسئولیتی در‬
‫قبال ورشسکستگی ندارنند‪ .‬در هنگام ورشسگستگی تنها می تواند چیزی را که‬
‫شرکت دارا هست را دریافت کنند و نه دارائی های سهامداران‪.‬‬
‫)‪ (PLC‬سهامی عام ‪ : Public limited company‬عموم مردم می تواند سهام‬
‫شرکت را خریداری کنند‪.‬‬
‫‪Company Information‬‬
‫‪ : INC‬که مخفف ‪( incorporated‬شرکت ثبت شده) مورد استفاده قرار می‬
‫گیرد‪.‬‬
‫به نمایندگی (‪)PP‬‬
‫عبارت ‪ ) pre pro( PP‬که در امضائ استفاده می شود به معنی از طرف می‬
‫باشد‪ .‬مثال معاون جای مدیر امضا می کنند‬
‫سمت (‪)Job Title‬‬
‫هنگامی که نامه را امضا می کنید باید سمت خود را ذکرکنید‬
Company Information
(Enclosure ٍ( ‫پیوست ها‬
‫ را در پایین‬Encl. ‫ یا‬Enc. ‫در حال بسیاری از شرکت ها عبارت‬
. ‫نامه و تعداد ان را نیز می نویسند‬
Enc.
Bill of lading (3 copies)
Insurance certificate (1 copy)
Certificate of origin (1 copy)
‫‪Company Information‬‬
‫رونوشتها ‪:‬‬
‫عبارت ‪ : cc‬هنگامی که رونوشت نامه به افراد دیگری بکار می رود‬
‫عبارت ‪ :bcc‬گاهی اوقات نمی خواهیم افراد دیگری که گیرنده رونوشت ها‬
‫هستند همدیگر را بشناسند‬
SSG LTD
Bredgade 51 DK 1260
Copenhagen Denmark
Your ref. 6 May 2014 ds/ty
Date: 12 May 2014
Compuvision LTD
Warwick House
Warwick street
Londen Se23 UK
Dear MS lee
Refer to your kind enquiry, I enclose our catalogue and price list of products. Please contact us if you have
any further questions.
We look forward to hearing from you .
Best regards
p.p. F.Gholami
Sale Manager
Enc.
‫‪letter‬‬
‫نکات‪:‬‬
‫‪ -1‬به صفحه ارایی نامه احساس کارامد بودن شرکت شما را به گیرنده میدهد‬
‫‪ -2‬نشانی فرستنده و گیرنده را بطور کامل و مرتب بنویسید‬
‫‪ -3‬حتما سمت گیرنده را در نامه ذکر کنید‬
‫‪ -4‬در صورتی که با خانمی مکاتبه می کنید که از وضعیت تاهل او باخبر نیستید‬
‫حتما از ‪ Ms‬استفاده کنید‬
‫‪ -5‬در نوشتن تاریخ ماه رابه عدد نویسید )‪January = 1 (not recommend‬‬
‫‪ -6‬متن نامه را از نظر نگارش و امال چک کنید‬
‫‪Dear sir/ Dear Madam -7‬را با ‪yours faithfully‬‬
‫و ‪ Dear Mr/Ms smith‬را با ‪Yours sincerely‬‬
‫استفاده کنید‬
‫‪FAX‬‬
‫فکس ها (‪)Faxes‬‬
‫‪ ‬به طور کلی نحوه نوشتن فکسها همانند نامه ها می باشند ‪.‬‬
‫‪ ‬بیشتر شرکتها برای ارسال فکس از برگه های مخصوصی که دارای اطالعاتی‬
‫در باالی ان می باشد استفاده می کنند‪.‬‬
‫‪ ‬از لحن غیر رسمی در فکس با مشتریانی که بخوبی انها را می شناسید بر حذر‬
‫باشید‪.‬‬
FAX
.‫نمونه یک برگ فکس در ادامه ذکر شده است‬
FAX MASSAGE
To:
From:
Fax no:
Subject:
Date:
Page/s:
S.S. Importer
zhik teb Co.
+982144625350
Replacement of damaged order
11 January 2015
2
Fax
fax
‫‪FAX‬‬
‫نکات‪:‬‬
‫‪ -1‬در مکاتبات محرمانه از ارسال فکس خودداری کنید‬
‫‪ -2‬فکس کپی نسخه اصلی بشمار میرود و نمیتوان ان را به عنوان سند‬
‫اصلی ارائه داد‬
‫‪ -3‬اگر چه فکس نیز همانند ایمیل مختصر و مستقیم هستند اما معموال‬
‫زبان فکس همانند زبان نامه نگاری است‬
‫‪Email‬‬
‫ایمیل ها (‪)Emails‬‬
‫‪‬‬
‫متن ایمیل‪:‬‬
‫متن یک ایمیل معموال نسبت به نامه از رسمی بودن کمتری برخوردار است‪.‬‬
‫‪ ‬امضا‬
‫همانند قالب امضا در نامه است ولی جزئیات بیشتری مثل ‪ :‬شرکت فرستنده ‪ ،‬ادرس ‪ ،‬شماره تلفن را در بر‬
‫می گیرد‪.‬‬
‫‪Kyoko Mamura‬‬
‫‪Assistant to Trade Information Officer‬‬
‫‪TDF Ltd, Superbuy House‬‬
‫‪Wolverton Road, London SW167DN‬‬
‫‪Tel:02156699‬‬
‫‪Fax: 0215666‬‬
‫‪Email‬‬
‫‪ Style ‬روش‬
‫‪ ‬در کل پیامهای ایمیلی از روش و ائین نامه ها و فکس ها پیروی می کند ‪ .‬ولی‬
‫مکاتبه ایمیلی به سمت غیر رسمی تمایل دارد ‪.‬‬
‫‪ ‬در شروع می توانید از عبارات احترام امیز مثل ‪Dear Lotos‬‬
‫‪ ‬و برای پایان نامه از عبارت ‪ Best wishes‬یا ‪ your sincerely‬استفاده شود‪.‬‬
‫‪ ‬در پیام ایمیلی کلمات را با حروف بزرگ ننویسید و اگر ان کلمه مهم است انرا با‬
‫ستاره نمایش دهید ‪*urgent‬‬
‫‪ ‬پیامهای ایمیلی را مختصر و به یک یا دو موضوع محدود کنید‬
Email
email abbreviation( ‫اختصارات ایمیل‬
.‫فقط زمانی که یک رابطه دوستی و غیر رسمی پیدا کرده اید‬
Co.= company
Ac= university
FYI = for your information
ASA = as soon as possible
IOW= in other word ‫به عبارت دیگر‬
OTOH = on the other hand ‫ازسوی دیگر‬
BTW= by the way ‫به هر حال‬
BFN = bye for now
AFAIK= As far as I know ‫تا انجایی که می دانم‬
Email
Dear Ghochani
Thank you for your enquiry. We have a wide
selection of Watches which we are sure you
will like. We will be sending a catalogue soon .
Your faithfully
Dr Moghaddam
‫‪Email‬‬
‫‪‬نکات ‪:‬‬
‫‪ ‬در نامه های محرمانه و حقوقی از ایمیل استفاده نشود‬
‫‪ ‬ابتدای عالمت @ نام شخص یا نام قسمتی در شرکت و در اخر نوع سازمان‬
‫را نشان می دهد‪[email protected] .‬‬
‫‪ ‬نوع نگارش در ایمیل می تواند غیر رسمی باشد‬
‫‪ ‬از بکارگیری اختصاراتی که برای گیرنده نا اشناست اجتناب کنید‬
‫‪Content and style‬‬
‫طول نامه ‪)length( :‬‬
‫‪ -1‬طول بسیار بلند نامه (‪)Too Long‬‬
‫• در این نوع نامه ها چیزهای غیر ضرورری زیادی وجود دارد‬
‫• اینگونه نامه ها بیشتر سعی در تبلیغ محصوالت و خود شرکت را دارند‪.‬‬
‫• مطالبی که مشتری در مورد ان میداند ذکر می شود‬
‫‪ -2‬طول بسیار کوتاه نامه ) ‪)Too Short‬‬
‫مطالب زیادی در این نامه ها است که به ان توجهی نشده است‪.‬‬
‫‪Content and style‬‬
‫‪ -3‬طول صحیح نامه (‪)The Right Length‬‬
‫‪ ‬این نوع نامه ها از هر نظر مناسبند‬
‫‪ ‬تمام اطالعات درخواستی مشتریان را شامل می شوند‪.‬‬
‫‪ ‬این نوع از نامه ها توجه مشتری را به نکات یا محصوالتی که‬
‫برایش ممکن است جذاب باشد جلب می کند‪.‬‬
Content and style
Dear Mr Smite
Thank you for your enquiry of 5 October.
We enclose our winter catalogue, and a price list giving details of CIF London
Prices, Discounts, and delivery date.
Though you will see we offer a wide selection of Watches, may we draw your
attention to pp. 34-45, where there are styles we think might suit the market
you describe? On page 50 you will find our latest design, which are already
selling well.
All our product are fully guaranteed, and backed by our worldwide reputation.
If you need any further information, please contact us.
We look forward to hearing from you soon.
Your Sincerely
Dr. Mozafarie
Commercial Manager
‫‪Content and style‬‬
‫‪‬طراحی نامه (‪)planning‬‬
‫در طراحی نامه به نکات ذیل توجه کنید‪.‬‬
‫• از خود بپرسید چه انتظاراتی از نامه خود دارید و چه پاسخی می‬
‫خواهید‬
‫• قبل از شروع به نوشتن هر چیزی را که می خواهید شامل آن باشد‬
‫را یادداشت کنید‬
‫• همه اطالعات ضرورری را ذکر کنید و ذکر اطالعات غیر‬
‫ضروری اجتناب کنید‪.‬‬
‫‪Content and style‬‬
‫‪‬پاراگراف نامه ها‬
‫‪ -1‬پاراگراف اول ‪:‬‬
‫‪ ‬می تواند اولین اثر شما و شرکت شما را در خواننده ایجاد کند‬
‫‪ ‬بطور کلی در پاراگراف اول به خاطر نامه او تشکر کنید‬
‫‪ ‬اگر پاسخ به یک درخواست باشد در صورت لزوم خود و شرکت خود را‬
‫معرفی کنید‬
‫‪ ‬موضوع نامه را توضیح دهید و هدف نامه را مشخص کنید‬
‫‪ -2‬پاراگراف دوم‪:‬‬
‫• این پاراگراف قسمت اصلی نامه است‬
‫• به نکاتی که بایستی به انها پرداخته شود و پرسشهای که می خواهید بپرسید‬
‫مربوط می شود‬
‫• این پاراگراف با نوع نامه تغییر می کند‬
‫‪Content and style‬‬
‫‪‬پاراگراف نامه ها‬
‫• در این قسمت برنامه ریزی و توجه به نیازهای مشتری اهمیت دارد‬
‫• پاراگراف اخر‪:‬‬
‫• اگر در ابتدای نامه تشکر نکرده اید زمان اتمام تشکر کنید ‪.‬‬
‫• ارتباط خود را با وی تقویت کنید و عنوان کنید منتظر پاسخ او هستید‬
‫‪Content and style‬‬
‫‪‬طراحی نامه مذکور‬
‫‪ -1‬پاراگراف اول ‪ :‬تشکر و قدردانی به خاطر استعالم‬
‫‪ -2‬پاراگراف دوم‪ :‬پیوست کاتالوگ و لیست قیمت و سایر اطالعات‬
‫‪ -3‬پاراگرا ف سوم‪ :‬مورد توجه قرار دادن ساعتهای مناسب برای مشتری‬
‫‪ -4‬پاراگراف چهارم‪ :‬ذکر گارانتی و اعتبار‬
‫‪-5‬پاراگراف پنجم‪ :‬تقویت تماس بیشتر‬
‫‪Content and style‬‬
‫زبان و روش نگارش (‪)style and language‬‬
‫‪ -1‬سادگی (‪)simplicity‬‬
‫• نویسنده باید سعی کند با روش شفاف و ساده چیزی را که می خواهد‬
‫به خواننده بگوید‪.‬‬
‫• از نوشتن جمال ادبی و سخت پرهیز کنید‪.‬‬
‫•‬
Email
Dear Mr. Jorge
I am replying to your letter of 15 July asking us to clear our June balance.
I apologize for not settling the account sooner, but due to the unfortunate
death of Mr. Noel, our Accountant , there have been delays in settling all of
our outstanding balances.
Please find enclosed our cheque for 2000 $, and accept our apologies for any
inconvenience.
Best regards
Content and style
)Courtesy( ‫ تواضع‬-2
.‫روش شما بهتر است خیلی ساده نباشد که خارج از تواضع و ادب باشد‬
.‫اگر نامه بسیار کوتاه و ساده باشد مفهومی بی ادبانه دارد‬
Dear Mr Rohan
I ve already written to you concerning your debt of 300$.
This should have been cleared three months ago. You
seem unwilling to co-operation inpaying us. We ll sue
you if you do not clear your debt yours, etc
‫‪Content and style‬‬
‫تمهیدات اد یبانه ای ‪:‬‬
‫برای بهتر جلوه دادن نامه می توانید از مواردی به شرح ذیل‬
‫است‪.‬‬
‫‪ -1‬استفاده از جمالت پیچیده که حرف ربط در انها بکار رفته به‬
‫جای جمالت کوتاه‬
‫‪The balance of 200 $, which has been outstanding‬‬
‫‪……. Your debt of 200 $. This should have been‬‬
‫‪cleared‬‬
Content and style
:‫ جمالت شکل کامل نسبت به شکل مختصر‬-2
I shall have to consider )Better)
…… We , ll sue
‫ استفاده از جمالت مجهول نسبت به جمالت معلوم‬-3
For the account to be settled (better)
….. if you do not clear your debt
Content and style
‫اصطالحات و زبان مجاورهای‬
-3
‫ در استفاده از زبان محاوره ای یا‬.‫استفاده از لحن درست در نامه کار مهمی است‬
.‫اصطالحی در نامه ها خیلی هوشیارانه عمل کنید‬
‫شکل نامناسب‬
‫شکل مناسب‬
You have probably guessed
You are probably aware
You will get your money back
The loan will be repaid ‫وام بازپرداخت می شود‬
Prices are at rock bottom
Prices are very low
Prices have gone through the roof
Prices have increased rapidly
‫‪Content and style‬‬
‫سایر نکات ‪:‬‬
‫‪ ‬نظم و ترتیب (‪)clarity‬‬
‫طرف مقابل باید قادر به درک ان چیزی که نوشته اید باشد‪ .‬آشفتگی در نامه به علت عدم فکر کردن‬
‫در مورد متن نامه بوحود می اید‬
‫‪ ‬اختصارات ‪:‬‬
‫اگر کامال مطمئن نیستید که به کار بردن عالئم اختصاری به اسانی قابل شناسایی نیست از ان‬
‫استفاده نکنید‪.‬‬
‫‪ FOB, CIF‬و یا سازمانهای بین المللی مثل ‪ NATO , EU , UN‬شناخته شده اند ولی ایا مطمئن‬
‫هستید طرف شما معنی ‪( P&P‬هزینه پست و بسته بندی ) را می داند‬
‫‪Content and style‬‬
‫حروف اضافه ‪:‬‬
‫زمان استفاده از حروف اضافه توجه ویژه ای الزم است‪.‬‬
‫قیمت به ‪ 500‬دالرافزایش یافته است ‪،‬‬
‫قیمت تا ‪ 500‬دالر افزایش یافته است‬
‫قیمت از ‪ 500‬دالر افزایش یافته است‬
‫‪The price has been increased to $500‬‬
‫‪The price has been increased by $ 500‬‬
‫‪The price has been increased from $ 500‬‬
‫‪Content and style‬‬
‫‪ ‬دقت)‪(Accuracy‬‬
‫‪ -1‬امالئ (‪)Spelling‬‬
‫اشتباهات امالئ می تواند اثر بدی در خواننده داشته باشد‪.‬‬
‫‪ -2‬سمت ها و اسم ها‬
‫در نامه ها سمت افراد را درست را بکار ببرید و نام طرف معامله خود را‬
‫بدرستی بنویسید‪.‬‬
‫• اگر در مورد جنسیت طرف معامله خبر ندارید‪:‬‬
‫‪Dear Sir or Madam‬‬
‫• اگر اسم را می دانید ولی جنسیت را نمی دانید‬
‫‪Dear Mr/ Mrs Barron‬‬
‫‪Content and style‬‬
‫‪ -3‬عطف به سوابق نامه (‪)References‬‬
‫اگر معلوم نکنید این نامه در پاسخ به چه نامه ای است برای طرف معامله‬
‫شما خوشایند نخواهد بود‪.‬‬
‫‪ -4‬ارائه اطالعات درست‬
‫باید توجه خاصی در هنگام ذکر قیمت ها یا دادن مشخصات از قبیل‬
‫اندازه‪ ،‬وزن ها داشته باشید‬
‫‪ -5‬پیوست و ضمائم (‪)Enclosures and Attachment‬‬
‫همیشه بررسی کنید که در واقع اسنادی که در نامه ذکر کرده اید را‬
‫پیوست نموده اید و ایا این اسناد به درستی ضمیمه شده است‪.‬‬
‫‪Content and style‬‬
‫نکات کلی‪:‬‬
‫‪-1‬قبل از شروع به نگارش خوب بیاندیشید‪ .‬همه مطالبی که قصد گفتن انرا دارید در یک ترتیب‬
‫منطقی بیان کنید‪.‬‬
‫‪ -2‬از یک سبک ساده اما مودبانه استفاده کنید‬
‫‪ -3‬مطالب را واضح بیان کنید از بکار بردن اختصاراتی که ممکن است نامفهوم باشد خودداری‬
‫کنید‬
‫‪ -4‬دقت در نگارش مهم است از اینرو کامال به جزئیاتی از قبیل سمت ها و اسامی ‪ ،‬نامه های‬
‫عطفی و ضمایم توجه داشته باشید‬
‫‪ -5‬به همه سواالت نویسنده پاسخ دهید‪.‬‬
‫‪ -6‬بعد از اتمام نگارش انرا دقیقا مطالعه کنید‪.‬‬
‫بخش دوم‬
‫انواع نامه ها و درخواست ها‬
Enquiries
)Making Enquiries ( ‫استعالمها‬
)opening ( ‫ سراغاز نامه‬
‫– نوع شرکت خود را معرفی کنید‬1
Our company is a subsidiary of Universal Business
machines and we specialized in …
We are one of the main producers of industrial
chemicals in Germany, and we are interested in
Enquiries
‫ باید ذکر کنید چگونه از وجود شرکتی که به ان نامه می نویسید مطلع شدید‬-2
•
you were recommended to us by Mr lee king of TSD Co.
• The Iranian Embassy in Madrid told us that you were looking for an
agent in Iran to represent you
•
our associates in the packaging industry speak highly of your zeta
packing machines and we would like to have more information
about them could you send
Enquiries
‫ درخواست کاتالوگ و لیست قیمت اگهی تجاری‬
‫ اما اشاره‬.‫در زمان اینگونه درخواستها دادن اطالعات زیاد خود ضرورتی ندارد‬
‫مختصر به کاالی مورد عالقه تان مفید است‬
• Could you please send your current catalogue and price-list
for exhibition stands?
• We have heard about your latest equipment in laser surgery and
would like more detail
•Please would you send me an up to date price list for your building
material
Enquiries
:‫ درخواست جزئیات‬
.‫ در زمان درخواست کاال یا خدمات دقیقا باید عنوان کنید چه می خواهید‬-1
.‫ تاریخ در نامه ذکر شود‬،‫ روزنامه‬،‫ اگر در ارتباط با یک اگهی می باشد بایستی نام مجله‬-2
.‫ نشریه مراجعه می کنید همیشه منبع و شماره صفحه راذکر کنید‬،‫ بروشور‬،‫ اگر به کاتالوگ‬-3
I am replying to your advertising in the June edition of tailor and cutter. I
would like to know more about the steam presser which you offered at
cost price.
Could you please give me more information about course BL 362 which
appears in the language learning section of your summer prospectus?
- I would appreciate more details about the university communication system
which you are advertising on your website.
Enquiries
: ‫ درخواست نمونه کاال‬
‫فروشندگان برای فروش کاال هایشان نمونه می دهند‬
•
We would also appreciate it if you could send some sample of the material so
that we can examine the texture and quality.
‫ بیان ضوابط روش های پرداخت و تخفیف ها‬
.‫حتی اگر شرایط اعالم شده باشد شما می توانید درخواست بیشتری را مطرح کنید‬
We usually deal on a 30 % trade discount basis with an additional quantity
discount for orders over 100 unite
As we intend to place a substantial order, we would therefore like to know
what quantity discounts you allow.
Enquiries
:‫ درخواست تخمین قیمت یا مناقصه‬
‫• تخمین قیمت برای کامل کردن یک سری از کارها به کار می رود‬
We are writing to a number of building contractors to invite
estimate for the conversation of north borough airfield
into a sports and leisure center.
‫ پایان‬
‫معموال یک تشکر ساده برای به اتمام رساندن استعالم کافی است‬
- We hope to hear from you in the near future
- - we would be grateful for an early reply
- -
‫‪Enquiries‬‬
‫نکات ‪:‬‬
‫‪ -1‬جزئیات شرکت خود را به مشتری احتمالی ارائه دهید و متقابال از او درخواست اطالعات کنید‬
‫‪ -2‬خواسته خود را صریحا و دقیق بیان کنید و شماره قبلی کاتالوگ و غیره را اعالم کنید‬
‫‪ -3‬اگر از محصولی مطمئن نیستید در خواست نمونه کنید‬
‫‪ -4‬شرایط خود را در هنگام گرفتن تخفیف بیان کنید اما منتظر پیشنهاد متقابل فرو شنده باشید‬
‫‪ -5‬نامه خود را با عباراتی همچون ‪ I look forward to hearing from you‬به پایان رسانید‬
‫و امکان سفارش قابل توجه یا تجارت بیشتر با انها را نشان دهید‬
‫‪-‬‬
‫‪-‬‬
Enquiries
Dear sir/ Madam
We are large music store in the center of Poitiers and would like to
know more about the re-writable and recordable CDs that you
advertising in this month s edition of electron.
Could you tell us if the CDs are leading brand names, or made by small
independent companies, and whether they would be suitable for
domestic recording? We would appreciate it if you could send us
some samples. If they are of the standard we require, we will place
a substantial order. We would like also to know if you offer any
trade discounts.
Yours faithfully
Ptyjur
Commercial manager
Replies and quotations
)Replying to Enquiries( ‫پاسخ به نامه های استعالم‬
)Opening( ‫ سرآغاز نامه‬
.‫بعد از ذکر نام از نویسنده نامه به خاطر درخواست و تحقیقی که کرده تشکر کنید‬
Thank you for your enquiry of 6th June 2013 in which you asked
about…
We are pleased to hear from your letter of 10 October that you were
impressed with our selection of ……
I would like to thank you for your enquiry of 8 May and am pleased to
tell you that we would be able to supply you with the
Replies and quotations
)confirming( ‫ کمکی را که می توانید انجام دهید تایید کنید‬
‫سریعا مشتری را از داشتن محصول و یا خدماتی که شرکت شما دارد واو به‬
.‫دنبالش بوده اگاه کنید‬
We have a wide selection of sweaters that will appeal to all ages
and in particular the teenage market which you specified.
Our factory would have no problem in turning out the 6000 units
per month that you asked for your enquiry.
We can supply from stock and will have no trouble in meeting
your delivery date.
Replies and quotations
)selling your product( ‫ فروش محصول‬
‫مشتری را جهت تجارت باخود متقاعد و تشویق کنید چون ممکن است از رقبای‬
‫شما هم قیمت گرفته باشد‬
- When you have had the opportunity to see the samples, we
sure you will agree that our products have highest quality and
to see a wide selection online go to www.ijobm.com
- Once you have seen the Delta 890 in operation we know you
will be impressed by its trouble – free performance
- We can assure you that the Saypa 300 is one of the most
outstanding cars on market today .
-
Replies and quotations
)suggesting alternatives (‫ ارائه پیشنهادهای دیگر‬
.‫در صورتی که کاالی درخواستی را ندارید کاالی دیگری پیشنهاد بدهید‬
‫هیچگاه از محصول درخواستی مشتری انتقاد نکنید‬
- The model has now been improved , its steel casing has been
replaced by plastics which is lighter , more durable and
stronger
- Of course leather is an excellent material for furniture, but
escalating cost have persuaded customers to look for
something more competitive in price. Fortunately, we have
produced an amazing substitute; which has the same texture
and quality of leader
Replies and quotations
)Referring the customer to another place( ‫ ارجاع دادن مشتری‬
.‫اگر امکان تولید کاالی درخواستی را ندارید ان را به جای دیگری ارجاع دهید‬
The book you mention is not published by us, but by Grrenville
ٍEducation LTD. if you would care to write to them. Their
address is …
We no longer manufacturer pure cotton shirts. All our garment
are now poly-cotton, which is stronger, need little ironing.
However if you are still set on pure cotton garments, we
advise you to contact Louise LTD
Replies and Quotations
‫ ارسال کاتالوگ و لیست قیمت و نمونه‬
‫اگر کاتالوگ یا لیست قیمت ارسال می کنید به مشتری اطمینان بدهید که اخرین‬
‫کاتالوگ و لیست قیمت را ارسال می کنید‬
‫اگر قصد ارسال نمونه دارید به مشتری اطمینان دهید که این کار سریعا انجام می‬
.‫دهید‬
- Please find enclosed our current catalogue and price list
quoting CIF prices. The units you are referred to in your letter
are featured on page 67. When ordering could you please
mention these numbers? The sample you asked for will follow
under separate cover.
- ....and we have enclosed our price list, but should point out
that prices are subject to change (‫ )در معرض تغییر‬at the market
for raw materials is very unstable at present.
Replies and Quotations
)Arranging demonstration and visits( ‫ ترتیب نمایش کاالها و بازدید ها‬
‫در فروش دستگاها ی صنعتی و ماشین االت نیاز به نمایش و بازدید کاال ضروری‬
.‫است‬
- We have enclosed all the details about this machinery, but
feel that a demonstration (representation) will give you more
of an idea of its capabilities. We would therefore like to invite
you to our centre in Birmingham where the equipment is set
up so that you can see the machine in action.
- As the enclosed illustrated booklet cannot really show the
efficiency of the Farnon 300 so, we send our representative to
you with a model of machine. If you are interested in visit,
please fill in the enclosed pre-paid card and return it to us.
Replies and Quotations
)closing( ‫ پایان‬
.‫همیشه از مشتری بابت نامه یا سفرشی که ارسال کرده تشکرکنید‬
Once again we would like to thank you for writing to us and
would welcome any further points you would like us to
answer.
Please write to us again if you have any questions or call us at
the above telephone number.
We hope to hearing from you soon and can assure you that
your order will be dealt with promptly
Replies and Quotations
)giving quotation ( ‫ دادن مظنه ها‬
.‫قیمت اعالمی می تواند شامل قیمت های دیگری از قبیل حمل بیمه و مالیات باشد‬
The net price of this article is $ 500 , to which must be added
VAT(value add tax) at 17.5 %, making a gross price (price before any
discount) 117.50.
We can quota you a gross price, inclusive of delivery charges, of 452$
per 100 items. These good are exempt from VAT.
.‫عرضه کنندگان برای حفظ اعتبار خود قیمتها را تا زمان محدودی ثابت نگه می دارنند‬
We can offer you a price of $400 per engine firm 20 days, after which
the price will be subject to an increase of 20 %.
Replies and Quotations
‫در هر زمان ممکن است قیمت ها را بر اساس پول رایج مشتری با توجه به نوسانات بازار اعالم‬
.‫کنید‬
• The price of this model is 500 at today s rate of exchange.
C D E F‫هزینه های حمل و بیمه مطابق شرایط اینکوترمزگروههای‬
$ 5800 FOB Hong Kong
‫تخفیف ها‬
.‫گاهی فروشنده تخفیفاتی در نظر می گیرد‬
We allow a 3% cash discount for payment within one month.
The net price of this model is $6890, less 10% discount for quantities up to
we 100 and 20% discount for quantities over 100.
We do not normally give discount to private customers but because of
your long association with our company we will allow you50 % off the
retail price.
Replies and Quotations
‫روشهای پرداخت‬
‫انجام دهید‬L/C ‫این کار را می توانید با‬
On receipt of a cheque for the amount quoted we will send the article by
registered mail.
Payment for initial order draft , payable at Den Norske Credit bank.
.‫در تحویل به موقع متعهد باشید‬: ‫اعالم زمان حمل‬
And we are pleased to say that we can deliver by 7 October, so you will have
stock for the Noroze rush.
We could not deliver within two weeks of receipt of order, as we would need
time to prepare the material. However, we could quarantee delivery
within four week.
Replies and Quotations
•
Dear Dr Ahmadie
Thank you for your inquiry of 31 January. We enclosed our winter catalogue
and current price list quoting FOB prices.
We would like to draw your attention to the trade and quantity discounts we
are offering in our Special Purchase section on pp. 19-36, which may be of
particular interested to you.
Please contact us if we can be of any further help.
Best regards
f.mm
commercial manager
Orders
‫ سفارشات معموال در یک فرم مخصوص که دارای تاریخ و شماره بازگشت بوده نوشته می‬
. ‫شود‬
.‫ فرم سفارش باید همراه نامه باشد که هر نکته ضروری را مطرخ و تاکید نمایید‬
‫آغاز نامه‬-1
.‫توضیح دهید که سفارشی به همراه نامه وجود دارد‬
Please find enclosed our order No. T567 for 34 Clearsound transistor .
the enclosed order (no. R 345) is for 59 package of A4 copier paper.
.‫ شرایط پرداخت را ذکر کنید‬: )Payment ( ‫ شرایط پرداخت‬-2
We would like to confirm that payment is to be made by irrevocable letter of
credit (L/C) which we have already applied to the bank for.
Orders
)Discounts ( ‫ تخفیف ها‬-3
.‫تخفیف های توافق شده را مجددا تایید و تاکید کنید‬
We would like to thank for the 30% trade discount and 10% quantity discount
you allow us.
Finally, we would like to say that 30 % trade discount is quite satisfactory.
)Delivery( ‫ تحویل‬-4
.‫تاریخ های تخویل را تایید نمایید‬
 It is essential that the good s are delivered before the beginning of
November, in the time for the Christmas rush.
 Please confirm that you can complete the work before the end of March,
as the opining of the supermarket is planned for the beginning of April.
Orders
،‫ ارسال کاال‬،‫شما باید شرکت را از نوع درخواستی بسته بندی‬: ‫ روش های تحویل‬-5
.‫چگونگی تحویل سالم وسریع مطلع سازید‬
And pleased remember that only air freight will ensure prompt deliver ‫تحویل‬
)‫(سریع‬.
We advise delivery by road to avoid constant handling of this fragile
consignment.
‫نوع بسته بندی درخواستی خود را ذکر کنید‬: ‫بسته بندی‬-6
The carpets should be wrapped and the packing reinforced at both ends to
avoid wear.
Each piece of crockery is to be individually wrapped in thick papers, packed in
straw and shipped in wooden crates. ‫جعبه های چوبی و کاه‬
‫ پایان‬-7
I look forward to receiving your advice shipment and /
acknowledgement/confirmation.
Orders
‫مکاتبات فروشنده در سفارشات‬
‫اعالم وصول سفارشات‬-1
.‫به محض اینکه سفارش توسط خریدار انجام گرفت بایستی ان را وصول کنید‬
Thank you for your order N0.456 which we received today. We
are now dealing with it and you may expect delivery within
the next three weeks.
Your order , No. 457 is now being processed and should be
ready for dispatch by next month.
‫اعالم ارسال کاال‬-2
‫فروشنده مشتری را از ارسال کاال مطلع میکند‬
Please be advised that your order, No. 4567 is being send
express rail-freight and can be collected after 9 tomorrow.
.
Orders
‫ تاخیر ارسال کاال‬
‫اگر کاال با تاخیر مواجه شد باید مشتری را اگاه کنید و به او اجازه دهید از‬
‫چگونگی و همچنین از اینکه در حال چه کاری برای اصالح این وضعیت‬
.‫هستید مطلع گردد‬
I am writing to tell you that there will be a three week delay in
delivery. This is due to a fire at our Greenford works which
destroyed most of the machinery. Your order has been
transferred to our Slough Factory and will processed there. I
apologize for the delay which is due to circumstances beyond
our control. .
Orders
: ‫ موجود نبودن کاال‬
‫کاال موجود نیست‬
We are sorry to say that we are completely out of stock of this item and it
will be at least six weeks before we get our next deliver
We received your order for ADGH today, but regret that due to a strike at the
CAN factory we are unable to fulfill it at present. We are aware that other
model will not suit your requirements, but hope that the dispute will be
settled soon.
Orders
)bad reputation( ‫ بد اعتباری‬
.‫ممکن است مشتری در پرداخت و تصفیه حساب از اعتبار خوبی برخوردار نباشد‬
We would only be prepared to supply on a cash basis.
We only supply on payment against pro-forma invoice
‫ عدم قبول تخفیفات درخواستی‬
It would be uneconomical for us to offer our product at the
discount you suggest as we work on a fast turnover and low
profit margin.
The discount you asked for is far more than we offer any of our
customers.
Orders
‫ مقدار سفارش‬
.‫ مقدار سفارش زیاد باشد‬-1
We are a small firm and could not possibly handle an order for
10000 units.
Our factory does not have facilities to turn out 35000 units a
week
.‫ مقدار سفارش کم باشد‬-2
Our factory only sells material in 30 meter rolls which cannot be
cut up.
The shirts we manufacture are sold in one color and by dozen.
We never sell individual garment.
Orders
‫ مقدار سفارش‬
.‫ مقدار سفارش زیاد باشد‬-1
We are a small firm and could not possibly handle an order for
10000 units.
Our factory does not have facilities to turn out 35000 units a
week
.‫ مقدار سفارش کم باشد‬-2
Our factory only sells material in 30 meter rolls which cannot be
cut up.
The shirts we manufacture are sold in one color and by dozen.
We never sell individual garment.