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Chapter 1
認識資料庫與Access
2007
作為Microsoft Office系列辦公軟體中的一員，Access在商業實
際應用中有出色的表現。新版革新基本理念，拋棄舊有分層式
使用者介面，採用全新功能區，大幅提升資料追蹤效率。因應
這些重大革新，本章將讓您掌握資料庫設計的全新基礎，認識
Access 2007的特色和出眾的功能，並熟悉基本操作和檢視方
法，自訂操作環境，為後續順利使用Access 2007建立和管理
資料庫打好基礎。
大綱
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目錄
1-1
1-2
1-3
1-4
1-5
1-6
1-7
1-8
資料庫設計基礎
準備使用Access 2007
讓我們開始Access吧！
必要的視窗操作技巧
資料庫物件檢視模式
調整文件檢視方式
自訂Access操作環境
實力評量
大綱
回章首
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1-1資料庫設計基礎
資料庫究竟是甚麼？它如何組織資料？常見的資料庫管理系統
有哪些？Access資料庫又有甚麼特色？本節將簡明扼要的為您
一一解密。
1-1-1
認識資料庫
1-1-2
資料邏輯關聯性
1-1-3
資料庫管理系統
1-1-4
Access資料庫基本觀
1-1-5
Access資料庫
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1-1-1認識資料庫
資料庫是收集、組織、管理、追蹤資料的一個系統。您可以將
它看成是一個資料倉庫，但是這個倉庫拒絕雜亂，追求條理、
經濟和效率。
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1-1-2資料邏輯關聯性
資料的邏輯關聯性是資料庫的重要特徵，在不同的資料表之間
找到相同的元素，就能夠建立邏輯關聯，通常包括一對一、一
對多、多對多三種。
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1-1-3資料庫管理系統
一般而言，資料庫管理系統均會具備以下基本功能：
建立與管理資料庫。
建立、刪除資料表。
新增、修改、刪除、查詢、篩選、備份與重置資料表中
的記錄。
設計與製作表單與報表。
資料存取權限與安全維護。
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1-1-4Access資料庫基本觀
Access屬於關聯式資料庫（RDBMS,Relation Database
Management System），所謂關聯式資料庫是指資料表與資
料表之間可以使用某種關聯，將兩個以上的資料表連結起來做
運算及處理。相反地，可以說成將一複雜的資料表，分解成數
個資料表，再利用關聯把這些資料表連結起來。
Access資料庫
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1-1-5 Access資料庫
Access資料庫由資料表、查詢、表單、報表、巨集、模組六種
主要物件構成。其中最基本的是資料表，在此基礎上才能進一
步建立查詢、表單、報表、並使用模組、巨集等物件建立動作、
進行自動化作業。
資料表
查詢
表單
報表
巨集
模組
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資料表
資料表的功用，是放置以及處理我們想要存取的資料；無論是
公司的會計帳，或是自己的個人通訊錄，這些資料都是由資料
表來負責管理與儲存的。同時在資料表之中，我們可以對資料
做增加、刪除、查詢與修改的動作。
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查詢
查詢分為兩種：一種是「選取查詢」，目的是從資料庫中篩選
和使用資料；另一種是「動作查詢」，目的是透過新的資料來
更新資料庫。
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表單
表單可算是資料庫的「資料輸入畫面」，除了形象、直觀、易
用之外，還可以有效保護資料。當使用者必須藉由各種控制項
進行資料查詢、提取和輸入等操作時，一般而言都會受到限制
而只能接觸到部分資料，同時需要額外權限才能檢視或變更重
要資料，這樣就能進一步防止額外資料外洩或受到破壞。
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報表
從資料庫中蒐集某一專題加以編排整理，做成一份適合列印的
文件，就是報表；如「員工通訊錄」、「月銷售報表」等。報
表通常是用於列印的，但也可以直接在螢幕上檢視或使用電子
郵件傳送。
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巨集
一個資料庫設計得是否稱得上人性化和自動化，巨集和模組是
兩個重要的指標。巨集用來建立自動化作業的資料庫物件，可
以將它看成「模組」的簡化版，它的核心是VB的巨集語言
（Visual Basic for Applications；VBA）程式碼，但編輯時無
須撰寫這些程式碼，只需從清單中加以選擇即可，操作簡單。
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模組
Access的強大功能，不只
在於讓我們操作他本身所
提供的功能，因為當我們
覺得有一些特別功能
Access沒有提供時，還可
以利用程式加以開發，或
是寫一些具有特別用處的
副程式，這些程式碼就由
「模組」這個物件來管理
了。
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1-2準備使用Access 2007
Access 2007使用了全新的視窗作業介面，只需用短短的時間
熟悉新介面之後，就會發現新版的介面確實易於上手操作，讓
資料處理變得更有效率。本節就來熟悉Access 2007的應用以
及新介面的操作方法。
1-2-1
不用Access，真損失！
1-2-2
為什麼要學Access？
1-2-3
誇張？有這麼強大嗎？
1-2-4
小名詞，大功用
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1-2-1不用Access，真損失！
Access是一套整合在Office之中的資料庫處理軟體，它擁有人
性化的介面、簡便的操作方式、一系列幫助使用者的精靈、資
料庫處理的完整功能，以及可程式化的能力，同時還可以輕易
地在Word與Excel之間轉換資料。這種種的優點，使得Access
成為一套在工作上與日常生活上，能夠幫助使用者快速處理資
料的資料庫管理系統。無論是用來處理公司內部複雜、龐大的
資料，或者只是拿來記錄自己的通訊錄，Access都能夠勝任有
餘。
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1-2-2為什麼要學Access？
說真的，為什麼要學 Access？且讓我們想一想以下幾個問題：
Word雖然可以讓我們以文件的形式儲存資料，可是卻無
法有系統地將我們的資料分類儲存起來，那如何能夠在最
短的時間之內，找到我們想要找的資料呢？
當各種資料越來越多的時候，我們要如何管理這些資料，
將這些資料檔做有系統的安排，而不是在需要的時候，耗
費大量時間，在硬碟裡眾多檔案中大海撈針呢？
雖然Excel可以很方便的製作一些商業用途的報表，可是
要如何將資料依照我們的需求重新計算並產生在報表上呢？
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1-2-2為什麼要學Access？
將資料儲存起來之後，可不可以自己設計成各種多采多
姿的資料顯示畫面，而不是像Word一般將資料一股腦兒的
全部顯示出來呢？
能不能利用簡單幾個步驟，就將我們的資料製作出具有
專業水準的各種商業報表呢？
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1-2-3誇張？有這麼強大嗎？
其實Access有許多功能是Word與Excel所缺乏的；大體而言，
Access提供了以下強大的功能：
Access提供了儲存大量資料的能力，他能夠讓我們將數千
萬筆資料，放到資料庫中，卻不會產生任何問題。
Access同時具備了檔案管理的能力，他能夠將我們所儲存
的各種資料，全部整合在一個檔案之中，而不是像一些舊
型系統，一種資料就需要放在一個檔案裡，增加管理檔案
上的困擾。
Access提供了快速的資料搜尋引擎，所以可以在極短的時
間內，就找到所要找的資料。同時還提供了資料過濾的方
法，可以藉由設定一些過濾的條件，只顯示出符合這些條
件的資料，好讓我們能專注在這些特定的資料上。
Access讓我們可以對所儲存的資料做一些動作，例如新增、
刪除、查詢以及修改。
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1-2-3誇張？有這麼強大嗎？
Access提供了標準的SQL（Structure Query Language，標準化查詢
語言）查詢語法，利用符合這個語法的敘述，就可以對Access下達一
些命令，就像是操作其他系統一樣熟悉。
Access提供了「表單」物件，我們除了可以用Access本身所提供的表
單來顯示資料外，還可以依照自己的需要，定義各種多采多姿的表單
畫面。
除了表單之外，Access還提供了報表物件，所以可以透過幾個步驟，
就完成一份我們所想要的報表形式，利用這些所定義的報表，就可以
把資料以專業報表的形式列印出來。
Access除了它本身所提供的各項功能外，還可以利用Access所提供的
程式工具，自己寫一些所需要的程式，讓我們在作業上更方便。
Access不只可以處理自己本身的資料，同時還能夠將資料輸出到
Word或Excel中，讓資料可以在Word以及Excel之間暢行無阻。
Access提供了完整的線上查詢功能，當我們對於某些動作產生疑問的
時候，即使不去翻書，也能在短時間之內得到說明。
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1-2-4小名詞，大功用
在學習Access的時候，我們常常會提到一些特定的名詞，為了
避免學習者不了解意義而妨礙學習，這裡先將這一些常用的名
詞做一個定義：
資料
資料庫
系統
物件
處理、動作
屬性
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1-3讓我們開始Access吧！
Access 2007的資料庫是單一檔案模式，也就是將眾多物件整
合在一個檔案中（Access 2007檔案使用新的副檔名，
如.accdb）；雙擊檔案圖示就可開始使用資料庫。
1-3-1認識視窗介面
1-3-2關閉資料庫
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1-3-1認識視窗介面
Access 2007的視窗介面主要由「視窗外框」、「功能區」、
「Office按鈕」和「工作窗格」組成。
視窗外框
功能區
Office按鈕
工作窗格
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視窗外框
視窗外框是軟體視窗的外圍部分，包括上方的標題列和下方的
狀態列，以及標題列左側的「快速存取工具列」。
標題列
狀態列
快速存取工具列
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功能區
功能區是取代舊版Access功能表的新型介面元素，順應「工作
導向」的設計概念而生，除了大量使用直覺化的圖示之外，還
能夠透過自動依操作對象變化的動態「索引標籤」，在較大的
區域集中顯示目前工作流程中所需的工具和功能。
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Office按鈕
Office按鈕也是Office系列軟體的新
元素，單擊此按鈕可以展開Office功
能表，其中是與檔案處理相關的功
能，比如儲存、開啟、關閉、發佈、
顯示最近使用的文件等等。此功能
表中的功能也不是完全不變的，當
開啟舊版格式的Access檔案時，還
會多出一個「轉換」功能，可將舊
版資料庫檔案格式轉成新版檔案格
式。
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工作窗格
工作窗格主要由左側的「功能窗格」和右側的「索引標籤式文
件」組成。但也會隨著工作環境的變化而變化，比如在切換到
某些檢視模式時，會出現「屬性表」窗格。
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1-3-2關閉資料庫
要結束Access資料庫，可以單擊軟體視窗標題列右側的「關閉」
按鈕，或按下Alt+F4快速鍵，或雙擊Office按鈕；若只想關閉
檔案而不要結束程式，可以展開Office功能表，執行「關閉資
料庫」功能。資料庫由多個物件組成，關閉資料庫時要注意儲
存。
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1-4必要的視窗操作技巧
了解Access 2007的視窗構成以及基本的開啟和關閉操作之後，
本節來熟悉必要的視窗操作技巧。
1-4-1
顯示「功能」對話方塊
1-4-2
用快速鍵執行功能
1-4-3
最小化功能區
1-4-4
將功能新增至快速存取工具列
1-4-5
自訂快速存取工具列
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1-4-1顯示「功能」對話方塊
雖然「功能區」可以根據目前的工作動態顯示所需的工具和功
能，但這是有限度的、不完全的；並不是所有的操作都有因果
繼承關係，有些功能使用與否完全不能從上一步的操作來推斷；
而且不少功能並不適合以「群組」或「清單」的方式在工作區
顯示，它們需要更寬大或更複雜的版面來呈現，於是，在程式
中我們還會看到各種以「對話方塊」形式出現的功能。
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1-4-2用快速鍵執行功能
快速鍵是提升工作效率的一大法門，熟練使用快速鍵是熟練使
用軟體的重要依據，尤其是慣用的快速鍵，比如Ctrl+Z（復
原），Ctrl+Y（重複鍵入/取消復原）、Ctrl+F（尋找）、
Ctrl+O（開啟舊檔）、Ctrl+P（列印）…等等。
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1-4-3最小化功能區
較大的「功能區」為設計過程提供了便利性，一般來說沒必要
將其最小化，但有時出於檢視版面方面的考量，希望增大工作
視窗的顯示範圍，則可單擊「自訂快速存取工具列」按鈕，執
行「最小化功能區」功能，將其縮小成類似「功能表列」的簡
約形式。
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1-4-4將功能新增至快速存取工具列
前面已經介紹過快速存取工具列的位置和作用，這裡將說明具
體的操作方式，對於功能區中的所有功能，只需在功能名稱或
圖示上單擊右鍵，執行「新增至快速存取工具列」功能，就可
以將其新增至快速存取工具列。
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1-4-5自訂快速存取工具列
功能區中並未囊括Access 2007中的所有功能，如果要將功能
區之外的功能新增至快速存取工具列，可以在功能區上單擊右
鍵，執行「自訂快速存取工具列」功能進行自訂。
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1-5資料庫物件檢視模式
對於Office系列的其他軟體如Word、Excel來說，即便不了解
檢視模式似乎也可以照樣使用，然而作為Access的使用者，面
對複雜的資料庫系統，如果不理解各種檢視模式，建立完整的
資料庫就無從談起。
1-5-1
善用檢視模式
1-5-2
四種物件的檢視模式
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1-5-1善用檢視模式
不同的檢視模式有其不同的檢閱、編輯與設計意義，在後續進
一步說明前，這裡先讓我們看一下變更檢視模式的方法。
開啟預設的檢視模式
切換到指定的檢視模式
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切換到指定的檢視模式
展開「常用」索引標籤，
在「檢視」功能群組的
「檢視」按鈕選單中，可
以選擇目前使用中物件的
檢視模式，例如目前正在
編輯「表單」物件時，就
可在「檢視」按鈕選單中，
發現「表單檢視、版面配
置檢視、設計檢視」這三
種可以切換的檢視模式。
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1-5-2四種物件的檢視模式
資料庫的檢視模式和物件的功能是密切相關的，理解了物件的
檢視模式，就等同於理解了物件的重要特徵，在此基礎上才能
正確使用物件的各種編輯技能。以下為四種資料庫物件的預設
檢視模式和其他檢視模式。
資料表
查詢
表單
報表
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1-6調整文件檢視方式
除了物件的檢視模式之外，文件本身也有檢視方式，這種檢視
方式與物件類型以及檢視模式都有關，不同的物件有不同的文
件檢視方式，相同的物件在不同的檢視模式下也有不同的文件
檢視方式。
表單/報表
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表單/報表
在「設計檢視」模式下，可以選擇是否顯示「格線」、「表單
（報表）首/尾」、「尺規」、「頁首/頁尾」。
格線
表單（報表）首/尾
尺規
頁首/頁尾
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1-7自訂Access操作環境
使用者對於軟體的要求各不相同，
所以絕大多數軟體都提供「選項」
或「偏好設定」供使用者進行軟
體個人化，Access選項中同樣提
供了豐富的自訂內容，總共有十
大類，在其中進行自訂之後，最
後要單擊「確定」按鈕才能生效，
如果直接關閉視窗，就相當於取
消操作。以下就擇要介紹
「Access選項」中的各項自訂類
別。
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常用
目前資料庫
資料工作表
物件設計師
校訂
進階
自訂
增益集
信任中心
資源
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常用
因為是在「Access選項」
設定Access中最常用的選
項，下面就針對每個項目
加以說明。
「個人化您的Microsoft
Office」可讓您設定使用者
名稱、語言（如進行軟體
的簡繁版本轉換）。
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目前資料庫
用於設定目前資料庫所使
用的程式和功能，除了設
定資料庫應用程式的標題、
圖示之外，還可以控制資
料庫使用Access舊版或新
版功能來處理資料庫，如
表單是否使用佈景主題
（佈景主題是一組預設的
字型、色彩、效果樣式，
可統一資料庫物件的風
格）。
資料工作表
物件設計師
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校訂
設定校訂文件的各種功能，如自動校正選項、修正拼字錯誤的
規則等等。
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進階
進階選項中有許多可設定
的元素，主要是一些細節
性的設定，如編輯時按
Enter鍵後游標將如何移動、
設定打開文件歷史記錄
（顯示＞顯示在[最近的文
件]之文件數）。由於設定
較多，且描述簡單易懂，
此處不再一一說明。
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增益集
增益集是軟體的一些延伸、附加功能，以滿足額外的使用需要。
在「增益集」選項中，使用者可以檢視、使用、加入、移除各
類增益集。
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信任中心
信任中心可以設定某些程式（如巨集）執行的權限，以及是否
顯示封鎖訊息等，藉以保護電腦和資料的安全。
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1-8實力評量
選擇題
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1-8-1選擇題
1. （ ）請問以下哪一種不屬於Access 2007的新舉措？（A）使
用.accdb副檔名（B）使用功能區取代功能表列（C）使用Office
按鈕（D）使用圖文並茂的方式編輯資料庫。
2. （ ）Access 2007在功能安排上使用了哪種新概念？（A）功能
導向（B）類別導向（C）工作導向（D）隨機導向。
3. （ ）請問如何關閉Access資料庫而不關閉Access程式視窗？
（A）按下Alt+F4快速鍵（B）單擊主視窗的「關閉」按鈕（C）
雙擊Office按鈕（D）單擊Office按鈕，執行「關閉資料庫」功能。
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1-8-1選擇題
4. （ ）請問哪種檢視模式能夠以所見即所得的方式編輯版面和控
制項？（A）報表檢視（B）表單檢視（C）設計檢視（D）版面
配置檢視。
5. （ ）要統一多份表單的外觀風格，可考慮設定以下哪一種元素？
（A）字型（B）格線（C）尺規（D）佈景主題。
6. （ ）請問如何在Access選項中停用Office功能表中打開文件的
歷史記錄？（A）在「常用」選項中取消勾選「即時預覽」核取項
（B）在「進階」選項中設定「復原層數」為「0」（C）在「進
階」選項中設定「顯示在[最近之文件]的文件數」為「0」（D）
此功能無法停用。
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