Transcript The Importance of IS Management

Pengurusan dan
Professional Teknologi
Maklumat
Bab 2
Information Systems Management In Practice 5E
McNurlin & Sprague
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-1
Sejauh mana Jabatan TM boleh
tuju ?

Kebaikan TM yang semakin mencabar:
–
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
Kenneth Primozic, Edward Primozic,dan Joe Leben
memperkenalkan “Waves of Innovation” yang mana
ditakrifkan untuk kegunaan TM di industri dan enterprises.
Terdapat 5 perkara dalam Waves of Innovation:
1. Mengurangkan kos
2. Berleveraj/berumpil pelaburan (Leveraging
investments)
3. Meningkatkan produk dan perkhidmatan.
Meningkatkan membuat keputusan eksekutif
4. Mencapai pihak pengguna.
2-2
Fungsian Tradisional semakin
menjauh

Set tanggungjawab tradisional Sistem Maklumat
adalah termasuk:
1. Mengurus operasi pusat data, sistem
remot/kawalan jauh, dan rangkaian.
2. Mengurus data korporat.
3. Melaksanakan analisis sistem dan reka bentuk
dan membangunkan sistem baru.
4. Perancangan sistem.
5. Mengenalpasti peluang untuk sistem baru.
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-3
Fungsian Tradisional semakin
menjauh….samb
 Budaya berikut telah dipindahkan keluar
dari jabatan TM:
1. Sistem Teragih
2. Pengguna yang lebih berpengetahuan
3. Pakej aplikasi yang lebih baik
4. Outsourcing atau khidmat luar
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-4
Peranan baru semakin berkembang


Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
TM adalah bukan satu organisasi tunggal yang monolitik,
tetapi lebih bertumpu kepada 4 gugusan fungsian iaitu;
1.
Jalankan operasi
2.
Bangunkan sistem
3.
Bangunkan arkitektur
4.
Mengenalpasti keperluan bisnes
Metafosis Jabatan TM adalah seperti berikut:

Operasi rangkaian dan komputer.

Penyengaraan dan pembangunan sistem.

Arkitektur maklumat dan sistem.

Mengenalpasti keperluan bisnes.
2-5
Ke arah TM baru
Untuk menghasilkan model persekutuan
yan g lebih baik, syarikat sepatutnya
memberi tumpuan yang tinggi dari
peranan kepada proses-proses.
Jabatan TM boleh digambarkan sebagai
3 proses secara keseluruhan iaitu:
Menggerak ke arah inovasi
Mengurus perubahan
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
Infrastruktur sokongan
2-6
Peranan CIO atau Ketua Pegawai
Maklumat

Untuk memastikan peranan kepimpinan dalam
membentuk semula dan bersaing kerja-kerja
perusahaan, beberapa peranan utama Eksekutif TM
perlu disahut:
1. Memahami bisnes.
2. Menubuhkan kredibiliti Jabatan TM.
3. Melahirkan staf TM yang berdaya saing dan
pengguna IT-savvy (berpengetahuan).
4. Mencipta satu visi masa hadapan dan hebahkannya
5. Melaksanakan satu arkitektur TM.
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
6. Adakan hubungan peliharaan (perdagangan).
2-7
1. Memahami bisnes

Terdapat 7 pendekatan CIO untuk memahamai bisnes
iaitu:
1.
Menggalakkan kumpulan projek mengkaji pasaran.
2.
Memberi tumpuan kepada bisnes.
3.
Menganjurkan penerangan mingguan.
4.
Menyertai mesyuarat industri dengan rakan
eksekutif
5.
Membaca penerbitan industri.
6.
Mengendalikan sesi mendengar masalah secara
tidak rasmi.
7.
Menjadi rakan dalam barisan eksekutif.
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-8
1.1 Memahami bisnes: Menggalakkan kumpulan
projek mengkaji pasaran
A. Kumpulkan maklumat tersebut mengenai syarikat dan
industri.
A. Keadaan industri terkini.
B. Objektif dan gol bisnes.
C. Amalan pesaing-pesaing yang utama.
D. Undang-undang kerajaan yang berkenaan.
E. Input, output, dan sumber syarikat.
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-9
1.2 Memahami bisnes: Memberi tumpuan
kepada bisnes

Disyorkan supaya menanya beberapa soalan tersebut :
A. Are we organized to serve that line of business?
B. Do we have an account manager in IS who has
responsibility for that line of business?
C. Do we have someone within that line of business who
oversees IT activity and talks the business language?
D. Do we have a sponsor in the line of business?
E. Do we have the attention of their management?
F. Does the line of business offer an opportunity to use
systems in new ways?
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-10
1.3 Memahami bisnes: Menganjurkan
penerangan mingguan
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.

Untuk memahami bisnes, seseorang perlu
memahami keperluan pasaran.

Mengadakan persembahan ringkas dari mereka
yang yang paling hampir dengan bisnes,
pengurusan TM akan dapat memperbaiki
masalah pekerja yang tidak didedahkan
mengenai pasaran dan dapat mengurangkan
penggunaan masa kerja yang terlalu lama.
2-11
1.4 Memahami bisnes: Menyertai mesyuarat
industri dengan rakan eksekutif
 Ini dapat mengurangkan jurang pemisahan
antara perkara yang telah dipraktikkan di
syarikat atau belum. Oleh itu, perbincangan
dengan para eksekutif amat perlu.
 Selain itu, dapat menghubung silaturrahim baru.
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-12
1.5 Memahami bisnes: Membaca
penerbitan industri
 Penerbitan baru menyediakan maklumat
mengenai produk baru, isu terkini,
perubahan berlaku dan lain-lain.
 Mereka menyediakan analisis budaya
industri, perbincangan penyelidikan yang
sedang berjalan, dan ramalan masa akan
datang.
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-13
1.6 Memahami bisnes: Mengendalikan sesi
mendengar masalah secara tidak rasmi
 Pekerja-pekerja akan banyak belajar
melalui mendengar masalah keperluan
masing-masing.
 Pertemuan ini tidak dijalankan dalam
keadaan tertekan dan penyertaan lebih
berbentuk sukarela.
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-14
1.7 Memahami bisnes: Menjadi rakan dalam
barisan eksekutif.
 Ahli bisnes TM yang berkelayakan akan
menerima anugerah.
 Ini akan memumpuk semangat muhibah yang
diperlukan untuk berjaya dalam penggunaan
TM kini.
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-15
2. Menubuhkan kredibiliti
Jabatan TM
 Terdapat 2 misi iaitu: selenggara sistem hari ini
dan jalankan sistem untuk esok.
Operasi hari ini lebih tertumpu pada
penyediaan perkhidmatan, manakala operasi
esok lebih fokus kepada membantu bisnes
beroperasi lebih baik.
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-16
2.1 Menubuhkan kredibiliti Jabatan TM :
Mengurus organisasi HARI INI lebih baik.
 Organisasi HARI INI termasuk operasi
komputer, sokongan teknikal dan
menyenggara dan meningkatkan aplikasi
terkini.
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-17
3. Meningkatkan kematangan
penggunaan TM dalam syarikat: Melahirkan
staf TM yang berdaya saing dan pengguna IT-savvy
(berpengetahuan).
CIO perlu memupuk tenaga kerja TM
berpengetahuan dalam unit bisnes dan
memapan mereka yang bergelar IT savvy.
 Orgnisasi IT-savvy adalah mereka yang
berjaya dalam ekonomi berdasarkan internet.
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-18
3. Meningkatkan kematangan
penggunaan TM dalam syarikat: Melahirkan
staf TM yang berdaya saing dan pengguna IT-savvy
(berpengetahuan).
Jabatan TM perlulah bantu barisan eksekutif
supaya selesa menguruskan TM dan sentiasa
meneroka reka cipta TM baru.
Sebagai contoh PDA, XDA, iBook dan lain-lain
yang boleh merapatkan hubungan pengguna
dan syarikat.
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-19
3.1 Meningkatkan kematangan
penggunaan TM dalam syarikat :
Menggalakkan projek-projek yang berkualiti
dan memperolehi kejohanan
Seorang yang johan adalah seorang yang bervisi dan
melaksanakan visi melalui geran , mengharungi cabaran dan risiko
dan sanggup meletakkan reputasinya pada kejayaan projek.
Cara menggalakkan kejohanan adalah:
Mereka pemimpin yang berpendapat kreatif dan bersikap
inovatif.
Mereka telah menjalinkan hubungan erat antara organisasi dan
saling hormat-menghormati di kalangan ahli syarikat.
Mereka mempunyai kuasa organisasi untuk melaksanakan
inovatif berstrategik.
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-20
3.1 Meningkatkan kematangan
penggunaan TM dalam syarikat
Menggalakkan projek-projek yang berkualiti
dan memperolehi kejohanan
3 perkara penting dari pengurusan TM:
1. Mereka perlukan maklumat

Kejohanan memerlukan maklumat, fakta dan pakar
memujuk untuk menggunakan TM.

Sistem maklumat boleh membantu manusia
mencari maklumat yang diperlukan.
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-21
3.1 Meningkatkan kematangan penggunaan TM
dalam syarikat: Menggalakkan projek-projek yang
berkualiti dan memperolehi kejohanan
2. Mereka perlu sumber
 Beri masa percuma untuk penilaian kepada projek.
 Perlukan sumber bahan seperti perkakasan dan
perisian.
3. Mereka perlukan sokongan
 Projek-projek ini perlu disahkan dan juga diberitahu
mengenai harapan projek.
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-22
4. Mencipta satu visi masa hadapan dan
hebahkannya
 Eksekutif TM bukan sekadar reaktif atau
menawarkan sokongan.
Mereka mengendalikan beberapa alatan penting
untuk mempengaruhi masa hadapan syarikat.
Mereka perlu menjadi lebih proaktif dengan
membantu mencipta visi syarikat dan guna TM
dan hebahkannya kepada orang lain.
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-23
4.1 Mencipta satu visi masa hadapan
dan hebahkannya: Apakah itu visi?
Satu pernyataan seseorang yang akan dicapai pada
masa akan datang.
Contoh Visi Beath and Ives :
Otis Elevator
USAA, an insurance company for current and
retired military officers
Rittenhouse Homes
Fidelity Investments
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-24
4.2 Mencipta satu visi masa hadapan
dan hebahkannya: Kenapa cipta satu
visi?
 Perkataan visi mudah dilihat dimana-mana
kerana kita perlukan kestabilan
Satu visi yang berwawasan akan
menyediakan kestabilan apabila dijadikan
sebagai hala tuju sesuatu organisasi.
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-25
4.3 Mencipta satu visi masa hadapan
dan hebahkannya: Siapa cipta visi ?
Termasuk CIO .
Mendengar pandangan semua orang meskipun
kelakar.
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-26
4.4 Mencipta satu visi masa hadapan
dan hebahkannya: Dapatkan satu visi.
 Teroka dan fikir yang terkini dan perbaharui.
Meneroka keperluan masa hadapan.
 Lihat budaya masa akan datang.
Sebagai contoh Internet, handheld
devices, handphone + handheld dll.
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-27
4.5 Mencipta satu visi masa hadapan
dan hebahkannya: Teroka yang terkini.

Ada 4 pendekatan iaitu,
1. Tanya: What bothers you more about the
organization? When people are (or are not) working
well with one another, what seems to be going on?
2. Melibatkan mereka di dalam dan luar syarikat untuk
berkongsi pengalaman pahit dan manis.
3. Perjelaskan visi ssperti bertemu dengan ahli-ahli lain
untuk mengkaji data dan cerita dan tapiskan
pandangan dan nilai.
4. Mendengar. Visi selalunya tidak tulin.
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-28
4.6 Create a Vision of the Future and Sell It:
Scouting the Future
 The Institute for the Future studies trends and
publishes a ten-year forecast.
 Helps organizations plan their long-term futures
by discussing near-term and long-term outlooks
in numerous areas such as the United States
economy, demographics of the United States,
and more
 Also, look for discontinuities, or shifts in trends
as they create major changes in the way people
think about the world
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-29
4.6 Create a Vision of the Future and Sell It:
Scouting the Future
At a conference, attendees offered the following ideas on possible shifts
that could change the way we live:
Decline in the growth of cities
Holograms to replace travel
Small is better than big
Personalized products (a market of one)
Portable and personal two-way communication
Small but powerful batteries
Manufacturing in outer space
A powerful shift from a manufacturing base to a knowledge base
Deterring the aging process
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-30
4.7 Create a Vision of the Future and Sell It:
Selling a Vision
Once you have a vision, you need to sell that idea to
others.
 Selling an idea requires understanding the marketplace,
meaning, what potential customers want rather than what
they should have.
 Listening is actually a potent form of selling.
 Often, personal relationships are the key to successfully
selling an idea because people like to do business with
people they know and trust.
 Keep your customers informed. Customer care is
important in selling products or ideas.
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-31
5. Melaksanakan satu arkitektur
TM/SM
 Mestilah dicetak pada dokumen. An
architecture.
 Selalunya digambarkan sebagai satu isu
rumit.
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-32
6. Hubungan yang dipupuk

Adalah penting bagi CIO melahir dan memupuk
hubungan.
1. Hubungan dengan Pengurusan senior.
2. Hubungan pelanggan.
3. Hubungan dengan pembekal dan rakan lain.
Due to the increased importance of information systems architectures
caused by the rise of e-commerce and e-business, the new job of
chief technology officer has appeared in IS departments
during the past couple years.

CTO bertanggungjawab pada teknologi, arkitekturnya manakala CIO
bertanggungjawab pada kegunaan TM.
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-33
6.1 Hubungan dipupuk: Pengurusan
senior

Hubungan antara CTO dan eksekuti senior lain (CEO
dan sebagainya) mestilah semakin berkembang.

Hubungan tradisi yang semakin berkembang adalah
antara CEO dan CIO.


Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
CIO diharapkan dalam melaksanakan teknologi
untuk menyokong pelan bisnes.
CEO ketahui lebih banyak TM dan dot-com dalam
proses perjalanan kerja.
2-34
6.2 Hubungan dipupuk:Pelanggan

Hubungan secara internal dan external dengan fungsian SM.

Pelanggan adalah orang yang menerima atau membeli
produk dan perkhidmatan SM.

Mulakan dengan tingkatkan kredibiliti rakan bisnes pada
pelbagai peringkat.

Ia sering berlaku pada syarikat yang menggunakan
kumpulan berbilang fungsian unutk melaksanakan projek.

Peer-to-peer working boleh memecahkan steretaip, perbaiki
hubungan yang juga merupakan gol Jabatan TM.
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-35
6.3 Pupuk hubungan: Pembekal dan
Rakan kelompok.
 Disebabkan perubahan terlalu cepat, jabatan
TM menwujudkan hubungan erat dengan
pembekal luar melalui sistem yang diperlukan.
 Another trend has forced executives to forge
“partnerships” or closer working relationships
with suppliers that remain after their enterprise
has reduced suppliers from thousands to tens.
 Memberitahu perancangan akan datang,
berkongsi perancangan, bekerjasama dalam
projek-projek.
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-36
Kesimpulan


Yang paling petnign ialah penggunaaan TM mestilah digunakan dalam
syarikat dan infrstruktur TM akan diuruskan oleh kumpulan SM. It is
reflected in the following saying:
1.
“We used to do it to them”-IS required end users to obey strict
rules for getting changes made to systems, submitting job
requests, etc.
2.
“Next, we did it for them”-IS moved to taking a service orientation.
3.
“Now, we do it with them”-which reflects “partnering”.
4.
We are moving toward teaching them how to do it themselves”.
Untuk mencapai perubahan, CIO mestilah memainkan peranan dalam
keusahawanan, jalinkan hubungan dengan pengurusan senior,
pelanggan dalaman dan luaran dan juga pembekal.
Copyright 2002 by
Prentice Hall, Inc.
2-37