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Quelques précisions : Droits de Timbres : Le Timbre Gradué est appliqué exclusivement dans les contrats d’Assurance Automobile et matériels agricoles. Le Timbre de Dimension est utilisé dans toutes les branches d’assurance. Fonds de Garantie Automobile : Le Fonds de Garantie Automobile est un organisme institué par le décret exécutif n° 04-103 du 05 Avril 2004, en remplacement du Fonds Spécial d’Indemnisation. Le FGA est alimenté par les contributions des assurés fixées à 3% des primes nettes d’annulation et taxes y compris leurs accessoires, encaissées au titre de la garantie Responsabilité Civile automobile et Matériel Agricole et versées trimestriellement par la compagnie d’assurances. Le taux de TVA est fixé à 17% de la prime Nette et des coûts de police. Les primes d’assurance de personnes (y compris la garantie "Personnes transportées" du contrat automobile), de catastrophes naturelles sont exonérées. Chevauchement des exercices : En vertu du principe de séparation des exercices, les produits ou primes émises au titre de polices d’assurance chevauchant entre plusieurs exercices, compte tenu de leur date d’effet, leur date d’échéance et leur date d’émission, sont enregistrés au proratatemporis, à chacun des exercices de rattachement. Cette pratique donne lieu à la constatation des primes à reporter, autrement appelées, provisions pour risques en cours (REC). 1) Les règles de tenue de la comptabilité : Les transactions effectuées par l’agence dans le cadre de ses activités techniques et financières doivent faire l’objet d’une transcription en comptabilité. La comptabilité de l’agence, pour être régulière, sincère et légale, doit être tenue dans le strict respect : Des dispositions du code de commerce ; De l’arrêté N°005, pris en application de l’article 225 de l’ordonnance N°95-07 complétée et modifiée qui détermine la liste et la forme des livres et registres que les sociétés d’assurance, de réassurance et les intermédiaires doivent tenir ; Du nouveau système comptable financier ; Des règles du Contrôle Interne ; De l’organisation de l’entreprise. I .Gestion des Primes Emises 1. Constatation de l’opération d’émission de primes (Opération directe) : Afin de pouvoir enregistrer correctement une opération de production, il faut noter les points suivants : La TVA est calculée sur la base de la prime nette et le coût de police (taux de 17%) ; Les contrats d’assurance de personnes, catastrophes naturelles et la garantie "personnes transportées" sont exonérés de la TVA ; Le fonds de garantie automobile (FGA) est un prélèvement de 3% opéré pour le compte de ce fonds. Ce taux frappe la garantie RC augmentée du montant du coût de police des contrats automobile et matériel agricole ; Les droits de timbre gradués concernent uniquement les polices automobiles et matériel agricole Compte Libellée 4111xxx 7000xxx 7003xx 4450xx 4431xxx 44271xx 44272xx Assurés Primes émises Coûts de police et accessoires Etat- taxes s/ le chif. d’aff. (tva) Fonds constitués s/ op. assurance Etat-impôt et taxes recouv. Sur des tiers (TD) Etat-impôt et taxes recouv. Sur des tiers (TG) Débit Crédit X X X X X X X 2. Encaissement de la production en espèces : 2.1 Constatation : « Journal Caisse » Compte Libellée 530xxx Caisse 4111xxx Débit Crédit X Assurés X La note comptable doit être transcrite dans le journal « Caisse » adossée au bordereau de la production encaissée de la journée, dûment signé par le chef de service production, le caissier et le chef d’agence. 2.2 Remise des Fonds à la banque : « Journal Caisse » Comptes Libellée 5810xxx Virement de fonds 530xxxx Débit Caisse Crédit X X La note comptable doit être imputée au journal « Caisse » adossée à l’avis de versement des espèces de la journée, dûment signé par le chef de service production, le caissier et le chef d’agence. « Journal Disponibilité » Comptes Libellée 512xxx Banque 5810xx Débit Crédit X Virement de fonds X La note comptable doit être imputée au journal « Disponibilité » adossée au récépissé de remise des espèces, dûment apposé par le cachet de la banque. 3. Encaissement de la production par Chèques: 3.2 Remise des Chèques à la banque : « JRL Opérations Diverses » Comptes Libellée 5112xxx Chèque remis à l’encaissement 41111xxx Débit Assurés Crédit X X La note comptable doit être transcrite dans le journal « Opérations Diverses » adossée au bordereau de remise des chèques, dûment signé par le comptable et le chef d’agence. 3.3 Avis de crédit de la banque: « JRL Disponibilité » Comptes Libellée 512xxx Banque 5112xx Débit Crédit X Chèque remis à l’encaissement X La note comptable doit être transcrite dans le journal « Disponibilité» adossée à l’avis de crédit de la banque ou de l’extrait de banque. 3.4. Chèque retourné impayé Comptes libellée 416xxx Assurés douteux 5112xx Débit Chèque remis à l’encaissement Crédit X X NB/ Les frais financiers générés par le rejet sont comptabilisés comme suit : A la charge de la compagnie : 6682 (frais financiers) à 512 ; A la charge de l’assuré : 416 à 512 pour le montant des frais financiers. 4. Créance douteuse Comptes Libellée 416xxx Assurés douteux 411xxx Débit Crédit X Assurés X 5. Annulation Totale de primes: « JRL 70 Primes Emises » sans ristourne Comptes Libellée 7000xxx 7003xxx 4450xxx 4431xxx 44271xx 44272x 4111xxx Primes émises Coûts de police et accessoires Etat- taxes s/ le chif. d’aff. (tva) Fonds constitués s/ op. assurance Etat-impôt et taxes recouv. Sur des tiers (TD) Etat-impôt et taxes recouv. Sur des tiers (TG) Assurés Débit Crédit X X X X X X X La note comptable doit être transcrite sur le journal « primes émises » adossée à l’avenant d’annulation. 5.1 Annulation Partielle de primes: « JRL 70 Primes Emises » sans ristourne Comptes Libellées 7009xxx 4450xxx 4431xxx 4111xxx 7003xxx 44271xx Annulation de primes Etat- taxes s/ le chif. d’aff. (tva) Fonds constitués s/ op. assurance Assurées Coût de police et accessoire Etat-impôt et taxes recouv. Sur des tiers (TD) Débit Crédit X X X X X X NB/utiliser 70091 pour les annulations des exercices antérieurs. 6. Primes Ristournées: « JRL Primes Emises » Comptes Libellées 7009xxx 4450xxx 44271xx 7003xxx 41951xx Annulation de primes Etat- taxes s/ le chif. d’aff. (tva) Etat-impôt et taxes recouv. Sur des tiers (TD Coût de police et accessoire Ristourne à accorder Débit Crédit X X X X X La note comptable doit être transcrite dans le journal « primes émises » adossée à l’avenant de ristourne. Règlement de la Ristourne: « JRL 51 Disponibilité » Comptes Libellée 41951xx Ristourne à accorder 512xxxx Débit Banques comptes courants Crédit X X La note comptable doit être transcrite dans le journal « Disponibilité » adossée à l’avenant de ristourne dûment signé par l’assuré. 7. participation aux bénéfices Comptes Libellées 6005xxx Participation aux excédent 3065xxx Prov P/ Participation aux excédents Débit Crédit X X La note comptable doit être transcrite dans le journal « Opérations Diverses » adossée au décompte de la participation aux bénéfices signé par l’assuré et le chef de département technique. Règlement de la participation aux bénéfices Comptes Libellées 3065xxx Prov P/ Participation aux excédents 512xxxx Débit Banques comptes courants Crédit X X 8. Provision pour risque en cours Constitution N° compte Désignation 7150xxx 3000xxx Primes émises à reporter Primes émises reportées Débit Crédit 1.5 Chèques sinistres annulées : Les chèques sinistres annulés ou les chèques frappés par la prescription (trois ans et 08 jours), doivent être analysés par numéro de chèque, date d’émission, montant, bénéficiaire, et la comptabilisation se fait en quatre parties : 1.5.1 Annulation du Chèque sinistres : « JRL disponibilité » N° compte Désignation 512000 467000 Banques – comptes courants dépenses ré-imputées Débit Crédit X X 1.5.2 Recours encaissés : Il y a lieu de préciser qu’il appartient au gestionnaire sinistre de recevoir le chèque, d’identifier de quel sinistre s’agit il et de définir le bénéficiaire du recours (assureur ou assuré). N° compte Désignation 512000 306900 Banques – comptes courants Recours aboutis à encaisser Débit Crédit 1-Recours au profit de l’assureur Le comptable élabore une note comptable manuelle pour solder le compte 3069xxx (Recours aboutis à encaisser) : N° compte Désignation 306900 6007xx Débit Recours aboutis à encaisser Crédit X Recours X 2- Recours au profit de l’assuré N° compte Désignation 306900 419600 Recours aboutis à encaisser Indemnité perçus pour compte assuré Débit Crédit Au moment du règlement de l’assuré : N° compte 419600 512000 Débit Indemnité perçus pour compte assuré Banque Crédit X X Recours au profit de l’assureur et de l’Assuré à la fois Pour la partie qui revient à la compagnie d’assurances N° compte Désignation 306900 6007xx Recours aboutis à encaisser Recours Débit Crédit X X Pour la partie qui revient à l’assuré N° compte Désignation 306900 419600 Recours aboutis à encaisser Indemnité perçus pour compte assuré Débit Crédit Cycle Achat Matières et fournitures N° compte Désignation 6107 4456 4601 Achats non stockés de mat. Et Four. TVA / achats Fournisseurs d’achats et de services Débit Crédit X X X Paiement de la charge N° compte Désignation Débit 4601 512000 Fournisseurs X Banque Crédit X Cycle Réassurance Lorsque les risques sont plus importants que la moyenne des risques assurés, la survenance des sinistres peut mettre en péril l’équilibre de la mutualité des risques et par conséquence l’équilibre financier de la société d’assurance. D’autre part, cet équilibre peut être menacé par un cumul des risques qui malgré proches de la moyenne, ils sont susceptibles d’être sinistrés à l’occasion d’un même événement. Pour éliminer ou minimiser le risque de déséquilibre de la mutualité des risques, les assureurs ont recours à plusieurs techniques de division des risques (la Réassurance & la Coassurance). Ces techniques permettent de pulvériser le risque et le rendre supportable et compatible avec la capacité financière de l’assureur. La réassurance est souvent définie comme l’assurance de l’assurance. C’est une opération par laquelle une société d’assurance (la cédante) transfère moyennant une somme convenue une partie des risques qu’elle a pris en charge à une autre société (le réassureur ou cessionnaire). En d’autres termes, la cédante s’assure elle-même auprès d’une autre société pour une partie des risques qu’elle a souscrits. Généralement, dans les traités de réassurance, l’arrêt du compte courant est trimestriel. Les opérations de la période sont : Les primes cédées de la période, Les commissions perçues sur les primes cédées de la période, La part du réassureur dans les sinistres réglés. Le solde créditeur du compte courant sera payé au réassureur. Dans le cas où le solde du compte courant serait débiteur, soit, il sera reporté sur la période suivante soit, il sera payé par le réassureur (lorsque la société fat face à des sinistres importants). Ecriture de cession 70900 primes cédées (par catégorie) 401 compte courant Cessionnaires ou Rétrocessionnaires (par réassureur) 7210 commissions reçues sur cessions et rétrocession (par catégorie) Constatation de la part réassureur dans la REC 39000 Primes cédées reportées 71590 parts de la réassurance dans les primes cédées Libération part réassureur dans la REC 71090 Part de la réass. dans les primes cédées reportées des ex. ant. 39000 Primes cédées reportées Constitution de la part des réassureurs dans les sinistres cédées et réglés par le cédant 401 comptes courants cessionnaires ou rétrocessionnaires 60900 Prestations (part des réassureurs dans les sinistres réglés) Constitution part réassureur dans les SAP Constitution 39060 Prestations et frais à recevoir Des réassureurs 60909 Constitution et réajustement des provisions de sinistres Réajustement à la hausse 39060 Prestations et frais à recevoir Des réassureurs 60909 Constitution et réajustement des provisions de sinistres Réajustement à la baisse 60909 Constitution et réajustement des provisions de sinistres 39060 Prestations et frais à recevoir Des réassureurs Comptabilité des opérations d’assurance de fin d’exercice La société d’assurance doit, à tout moment et notamment en fin d’exercice, être en mesure de justifier l’évaluation des engagements techniques réglementés qu’elle est tenue de constituer. Ces engagements techniques sont ; Les provisions techniques, Les dettes techniques (en cas d’inventaire intermittent). Donc, la société doit faire des travaux de fin d’année appelés souvent, travaux d’inventaire. Cette opération annuelle répond à l’un des principes comptables fondamentaux que nous avons examiné précédemment, qui est le principe de l’autonomie des exercices et exige un long travail d’évaluation et d’estimation. Ces opérations techniques de fin d’année sont régies par l’article 224 de l’ordonnance du 25/01/95 relative aux assurances d’une part, et par le Décret exécutif N° 95/342 du 30/10/95 relatif aux engagements réglementés d’autre part. Provisions techniques (Articles 4 du Décret Exécutif N° 95/342) : Provisions techniques déductibles : Les entreprises d’assurance doivent constituer et inscrire au passif du bilan les provisions techniques déductibles suivantes : Provision de garantie : Elle est destinée à renforcer la solvabilité de l’assureur et alimentée par un prélèvement autorisé proportionnel aux primes ou cotisations nettes d’annulations et des taxes (sans déduction des cessions en réassurance) au titre des opérations d’assurances qu’il pratique conformément aux décret exécutif N° 95/338 du 30/10/95 portant nomenclature et codification des opérations d’assurance. Un taux de prélèvement de 1% est effectué sur toutes les primes ou cotisations émises ou acceptées au cours de l’exercice, nettes d’annulations ou de taxes mais sans déduction des cessions en réassurance, au titre de toutes les opérations d’assurances pratiquées. La provision de garantie cesse d’être alimentée lorsque le total formé par cette provision et le capital social ou le fonds d’établissement est égal au montant le plus élevé dégagé par l’un des ratios suivants : 5% du total des dettes techniques, 7,5% du total des primes ou cotisations nettes d’annulations et de taxes émises ou/et acceptées au cours du dernier exercice, 10% de la moyenne annuelle de la charge de sinistres des trois derniers exercices. Cette provision constitue une charge de l’exercice enregistrée comptablement comme suit : N° compte Désignation Débit 6881 Dotation pour provision de garantie. Dotation annuelle (1) 140 Provision de garantie Crédit Dotation annuelle (1) Dotation annuelle = 1% de primes émises ou/et acceptées nettes d’annulations et de taxes. Si cette provision de garantie + le Capital social ou le fonds d’établissement = au plus élevé des ratios indiqués précédemment en haut. Provision pour complément obligatoire aux dettes techniques : Elle est constituée en vue de suppléer une éventuelle insuffisance des dettes techniques résultant notamment de leur sous évaluation, de déclarations de sinistres après la clôture de l'exercice et des frais de gestion y afférents. Cette provision est alimentée par un prélèvement autorisé de 5% du montant des sinistres et frais à payer. Elle est considérée comme une charge de l'exercice. L'enregistrement comptable de la provision pour compliment obligatoire aux dettes techniques est constaté comme suit : N° compte Désignation Débit 6882 Dotations aux provisions S.A.P x 5 % 142 Provision p/comp. Obl. aux dettes techniques Crédit S.A.P x 5 % Provision catastrophes naturelles Cette provision est constituée pendant 20 ans pour être libérée la 21ème année. N° compte Désignation Débit 6883 Dotations aux provisions 95% du résultat technique 143 Provision p/Cat. Nat. Crédit 95% du résultat technique Provisions techniques non déductibles : Les entreprises d'assurance constituent et inscrivent au passif de leur bilan d'autres provisions instituées sur l'initiative des organes compétents de la société d'assurance dans le respect de la réglementation en vigueur. Par exemple, une société qui craint qu'une branche soit affectée d'une forte sinistralité, son conseil d'administration décide d'instituer une provision technique, appelée provision de stabilisation, en vue de prémunir la société d'un éventuel déséquilibre de la branche en question et ses répercutions sur le portefeuille global. Donc, elle est constituée en vue de faire face à des sinistres particulièrement graves. Elle est constituée par un prélèvement sur les bénéfices nets d'impôts. Le prélèvement opéré au titre de cette provision est une charge non déductible du résultat fiscal. Dettes Techniques (Articles 5 du Décret Exécutif N° 95/342) : Les dettes techniques ont pour objet de représenter au passif du bilan les engagements de la société d'assurance envers les assurés et les bénéficiaires de contrats d'assurances. Ces engagements sont: Sinistres et frais à payer (SAP), Primes ou cotisations émises ou acceptées reportées à l'exercice (REC), Provisions Mathématiques (PM). Sinistres et frais à payer (SAP) : Cette charge est représentée par le montant estimatif des dépenses pour sinistres non réglés et les frais accessoires à payer (honoraires d'avocats, d'expertises, frais de justice etc ...) à la date d'inventaire. Sont également compris dans cette charge technique les capitaux constitutifs de rentes non encore émis à la charge de la société d'assurance. Elle est calculée exercice par exercice et dossier par dossier sauf pour certaines branches et sous branches ci-après désignées. Lorsque l'indemnité d'un sinistre a été fixée par décision de justice définitive ou non, la dette à considérer doit être au moins égale à cette indemnité diminuée le cas échéant des acomptes déjà versés. Les sinistres et frais à payer sont calculés sans tenir compte de recours à exercer et des sinistres à la charge des réassureurs. En assurance Automobile, les sinistres et frais à payer sont calculés en procédant à des évaluations distinctes pour : Les sinistres matériels, Les sinistres corporels. Pour chacune des ces évaluations, il est fait application de l'une des trois méthodes suivantes: Méthode d'évaluation dossier par dossier; Méthode d'évaluation par référence au coût moyen des sinistres réglés par l'assureur au cours des trois derniers exercices ; Méthode d'évaluation sur la base du rapport de sinistres sur primes acquises. Cette méthode appelée " Méthode forfaitaire" ou "Méthode de blocage des primes" ; Primes ou cotisations reportées (Articles 8 du Décret Exécutif N° 95/342) : Les primes ou cotisations à reporter sont destinées à couvrir les risques et frais généraux pour chacun des contrats émis à prime payable d’avance pour la période comprise entre la date d’inventaire et la prochaine échéance fixée dans le contrat. Elles sont calculées selon les méthodes suivantes : 1ère Méthode : Au prorata temporis, police par police sur la base de la prime d’annulations et de taxes. commerciale 2ème Méthode : Méthode dite de 36% nette Provisions Mathématiques en assurances des personnes : Provisions mathématiques des assurances vie et de la capitalisation Selon l’Article 09, alinéa A du Décret Exécutif N° 95/342 du 30/10/1995 relatif aux engagements réglementés, les Provisions mathématiques des assurances vie et de la capitalisation représentent la différence entre les valeurs actuelles des dettes de l’assureur-paiement ultérieur des sinistres et de l’assuré-paiement ultérieur des primes sur une période déterminée pour l’assurance de personnes. Cette catégorie de provisions mathématiques concerne les contrats d’assurance vie, à savoir les assurances en cas de décès (Temporaire en cas de décès et vie entière), les assurances en cas de vie (Capital différé, rente viagère différée et rente immédiate) et les assurances mixtes (Celles qui combinent dans un seul contrat les assurances en cas de décès et en cas de vie). Elles sont déterminées par méthodes actuarielles contenues dans les notes techniques des tarifs visés par le Ministère des Finances.