Transcript Pertemuan ke 5 Project Scope Management Ahmad, M.Pd

Pertemuan ke 5
Project Scope Management
Ahmad, M.Pd
Contoh Manajemen Scope Project dalam TI
1. Pembuatan aplikasi perangkat lumakyang memiliki fungsi
untuk menjalankan MSDM.
2. Instalasi infrastruktur jaringan wide area network yang
menghubungkan kantor pusat dengan sejumlah kantor
cabang.
3. Migrasi data pelanggan sebuah perusahaan dari sistem
yang lama ke sistem yang baru.
4. Implementasi sebuah paket aplikasi yang siap terap didalam
sebuah unit organisasi.
5. Pembuatan masterplan & blueprint arsitektur ti sebuauh
strategi business unit dsbnya.
Tahapan Project Scope Management
1. Inisiasi: Memulai proyek atau melanjutkan pada fase
berikutnya.
2. Scope planning: Mendokumentasikan bagaimana ruang
lingkup yang akan didefinisikan, diverifikasi, dikendalikan
dan cara membuat WBS.
3. Scope definition/membuat difinisi: Membuat definisi ruang
lingkup secara lebih mendetail, sebagai acuan pengambilan
keputusan selama proyek berlangsung.
4. Create/membangun WBS: Menguraiakan pekerjaanpekerjaan besar menjadi komponen-komponen yang lebih
mudah dikelola.
5. Scope verifikations: Formalisasi persetujuan hasil proyek.
6. Scope controll/kendali ruang lingkup: Mengendalikan
perubahan yang terjadi selama proyek mengacu pada ruang
lingkup yang sudah disepakati.
1. Inisiasi
 Didalamnya termasuk proses pemilihan proyek
dalam rangka mendukung rencana strategis
organisasi.
 Rencana strategis sebuah organisasi akan
melibatkan tujuan jangka panjang organisasi
tersebut.
 Proyek TI harus mendukung strategi organisasi
dengan memberikan keuntungan kompetitif,
termasukndi dalamnya keuntungan.
Proses Perencanaan Untuk Memilih Proyek
Rencana
Strategi
Teknologi
Informasi
Analisa Bidang
Bisnis
Perencanaan
proyek
Alokasi Sumber Daya
- Memiki Strategi TI Dgn Visi Dan Misi
Organisasi
- Identifikasi Bidang Bisnis Yang Jadi
Penentu
- Mengidentifikasikan Proses Bisnis
Penting Yg Dapat Memanfaatkan TI
- Mendefinisikan Proyek
Potensial, Lingkup, Manfaat,
Kendala
- Memilih Proyek &
Alokasi Sumber Daya
Metode Pemilihan Proyek
Biasanya tidaktersedia cukup banyak waktu dan sumberdaya untuk
mengimplementasikan semua proyek, metode untuk seleksi proyek
mencakup:
1. Berfokus pada kebutuhan utama organisasi.
 Kesepakatan bersama dari anggota organisasi bahwa proyek yang
dimaksud memang memiliki nilai yang tinggi.
 Memenuhi kriteria :
 Need: apakah memang dirasa perlu?
 Funds: apakah memang organisasi memiliki dana yang
memadai untukproyek yang dimaksud.
2. Kategori proyek TI
 Kategori 1, apakah proyek merupakan:
 Jawaban akan masalah.
 Sebuah peluang agar organisasi lebih beruntung.
 Keharusan karena adanya peraturan-peraturan yang berlaku.
 Kategori 2: lamanya proyek dan kapan akan dibutuhkan.
 Kategori 3 : prioritas proyek.
Lanjutan...Metoda Pemilihan Proyek
3. Analisis finansial, metoda yang umum digunakan:
a. Net Present Value (NPV) analysis.
 Metode untuk menghitung laba/rugi secara moneter dari sebuah proyek
dengan tanpa memperhitungkan cash inflows and outflows di masa
mendatang
 Proyek dengan NPV positif dapat dipertimbangkan jika nilai finansial
merupakan kriteria utama
 Semakin tinggi NPV maka akan semakin baik
b. Return on Investment (ROI)
 ROI dihitung dengan mengurangi biaya proyek dari keuntungan kemudian di
bagi dengan biaya
 ROI = (keuntungan – biaya proyek)/biaya praktek
 Semakin tinggi ROI maka proyek makin baik
 Banyak organisasi menentukan ROI minimum bagi proyek-proyek yang
akan didanainya.
 IRR (Internal Rate of Return) dapat dihitung dengan membuat NPV = Nol
Lanjutan...Metoda Pemilihan Proyek
c. Payback Analysis
 Periode payback adalah waktu yang dibutuhkan untuk pengembalian modal
(investasi) dalam sebuah proyek
 Payback terjadi jika komulatif keuntungan atau laba dan biaya adalah lebih besar
daripada nol
 Banyak organisasi menginginkan supaya praktek-praktek IT mempunyai periode
payback yang cukup pendek
4. Weighted Scoring Model: Tool yang dapat memberikan proses secara sistematis dalam
memilih proyek berdasarkan beberapa kriteria:
 Identifikasi kriteria yang penting
 Tentukan bobot pada setiap kriteria
 Tentukan score pada setiap kriteria
 Kalikan score terhadap kriteria untuk memperoleh bobot total
 Makin tinggi bobot total makin baik proyek
5. Implementasi Balanced Scorecard
2. Perencanaan Ruang Lingkup Proyek
(Scope Planning)
 Proses memutuskan bagaimana ruang lingkup proyek akan
didefinisikan, diverifikasi, dan dikontrol serta memutuskan
bagaimana WBS akan dibuat
 Output utama: Rencana manajemen ruang lingkup proyek
(Scope Management Plan)
 Scope Management Plan: dokumen yang menggambarkan
bagaimana tim proyek akan mempersiapkan pernyataan
ruang lingkup proyek membangun WBS, memverifikasi hasil
proyek yang sudah jadi, dan bagaimana mengendalikan
perubahan akan ruang lingkup proyek
 Input yang dibutuhkan: project charter, pleriminary scope
statement, project management plan
 Input tambahan: aturan dan prosedur yang berlaku dalam
proyek serta informasi proyek sebelumnya
3. Pendefinisian Ruang Lingkup Proyek
(Scope Definition)
Proses mereview kembali project charter dan preliminary scope,
menambahkan informasi dari proses perencanaan ruang lingkup
dan perubahan yang sudah disetujui, sehingga dapat diperoleh
definisi yang disepakati bersama
Output utama: project scope statement
Tools & technique: Analisis produk, identifikasi kebutuhan
pengguna, dan expert judgement
Scope statement dapat diperbaharui beberapa kali
4. Work Breakdown Structure (WBS)
 WBS: Pembagian deliverables proyek berdasarkan kelompok kerja
 WBS dibutuhkan karena dalam sebuah proyek biasanya melibatkan banyak
orang dan berbagai deliverables, sehingga sangat penting
mengorganisasikan pekerjaan-pekerjaan tersebut menjadi bagian-bagiannya,
serta bagaimana mengerjakan pekerjaan-pekerjaan tersebut sesuai
pembagian yang disepakati
 Input utama dalam membangun WBS: Project scope statement dan project
management plan
 Tools & technique: dekomposisi hasil proyek menjadi komponenkomponennya, berupa paket-paket pekerjaan
 Output: WBS, kamus WBS, Scope baseline, updates project scope statement
& scope management plan.
5. Verifiakasi Ruang Lingkup Proyek
Verifikasi ruang lingkup proyek merupakan
proses penerimaan project scope
statement”final” oleh stakeholder
Input: Project scope statement, kamus WBS,
Project scope management plan, dan
deliverables
Tools: Inspeksi oleh customer
6. Mengendalikan Perubahan Ruang Lingkup
Proyek
 Merupakan proses yang berkaitan dengan faktor-faktor
yang dapat mengakibatkan perubahan ruang lingkup dan
bagaimana mengendalikan pengaruh akibat perubahan
yang terjadi
 Perubahan yang tidak terkendali akan mengakibatkan
meluasnya ruang lingkup proyek
 Input: Project scope statement, WBS & WBS dictionary,
project scope management plan, performance report,
approved change request, work performance information
 Output: Project scope statement (U), WBS & WBS
Dictionary (U), Scope baseline (U) requested chage,
Recommended corrective action, Organizational process
Assets (U), project management plan (U)