Transcript Pertemuan6_FASE PERENCANAAN-1

FASE PERENCANAAN – part 1
Pertemuan Keenam
Proyek Sistem Informasi
By : Viska Armalina, ST., M.Eng
Pendahuluan
 Perencanaan
proyek
berhubungan
dengan
pembagian,
pengalokasian,
penjadwalan (scheduling) pekerjaan
dalam lingkup proyek.
Perbedaan Perencanaan dengan
Rencana Proyek
 Perencanaan Proyek :
aktivitas
awal
sebelum
tahap
implementasi/pengembangan,
meliputi
pembuatan beberapa rencana sebagai pedoman
manajemen dalam pelaksanaan fase berikutnya.
 Rencana Proyek :
- salahsatu dari rencana yang harus dibuat
dalam perencanaan proyek (hasil aktivitas
perencanaan proyek).
Tujuan Perencanaan Proyek
 Untuk menyediakan suatu kerangka kerja
bagi
manajer proyek agar dapat menyusun estimasi
yang baik untuk kebutuhan sumberdaya, biaya, dan
jadwal.
 Estimasi Proyek:
- disusun dalam waktu terbatas, dilakukan di awal
pelaksanaan proyek, diupdate secara rutin saat
proyek sedang berjalan.
- harus memperhatikan berbagai kemungkinan
skenario baik/buruknya.
1. Rencana Proyek
 Menggali lebih dalam untuk aktivitas yang akan
dilakukan dalam fase pengembangan.
 Pembagian task dan pengelompokannya dalam
Work Breakdown Structure (WBS).
 Estimasi jadwal dan durasi pelaksanaan ,serta
penanggungjawab task tersebut.
Work Breakdown Structure
 WBS adalah penguraian/pembagian proyek secara
detail menjadi aktivitas yang hierarkis, dimana
setiap aktivitas ini akan dialokasikan kepada
pelaksanaan masing-masing.
 Dengan kata lain, sebuah pekerjaan yang besar
dibagi-bagi menjadi task yang lebih kecil, yang
kemungkinan masih bisa untuk dibagi-bagi lagi.
 Yang menjadi dasar dari pembagian task tersebut
adalah Project Charter  dokumen resmi yang
merupakan kesepakatan antara tim proyek engan
pemilik proyek, sbg pedoman dan dasar
pelaksanaan setiap fase proyek.
Prinsip Dasar Menjalankan WBS
(penjelasan masing-masing di slide berikutnya)
Aturan 100%
b. Hubungan antar bagian yang eksklusif
c. Rencanakan hasil yang ingin dicapai, bukan
pelaksanaannya
d. Tingkatan detail
e. Komponen terminal
a.
a. Aturan 100%
 Dalam menyusun WBS harus memasukkan seluruh
lingkup dan deliverables proyek yang telah
didefinisikan sebelumnya.  aturan paling penting
sbg pedoman menyusun, penguraian dan evaluasi
WBS.
 Total pekerjaan yang ada pada suatu level akan
sama dengan pekerjaan di level atasnya  jika
seluruh pekerjaan dalam hierarki dijumlahkan
maka hasilnya 100% dari keseluruhan pekerjaan
yang harus dilaksanakan dalam proyek.
Contoh WBS – aturan 100%
b. Hubungan Antar Bagian Yang
Eksklusif (1)
 Setiap bagian/komponen WBS tidak boleh saling
tumpang tindih dalam hal lingkup bagian kerjanya,
karena dapat menyebabkan duplikasi pekerjaan
dan kerancuan dalam perhitungan durasi maupun
sumberdaya.
 Cara paling mudah agar dalam WBS tidak terjadi
tumpang tindih adalah dengan melakukan
pekerjaan secara sekuensial/berurutan, meskipun
akan menyebabkan tingkat ketergantungan setiap
pekerjaan menjadi sangat tinggi.
b. Hubungan Antar Bagian Yang
Eksklusif (2)
 Masalah tumpang tindih pekerjaan tidak hanya
dalam hal penjadwalan saja, tapi juga dalam hal
pendefinisian task.
 Untuk menghindari kemungkinan tumpang tindih
pekerjaan tidak hanya memperhatikan task yang
ada pada satu kelompok pekerjaan yang sama
dengan penjadwalan yang saling berdekatan, justru
yang harus diperhatikan adalah : task yang
jadwal pelaksanaannya terpisah cukup jauh namun
karakteristik
pekerjaannya
sama,
sehingga
potensial menyebabkan tumpang tindih pekerjaan.
c. Rencanakan Hasil Yang Ingin
Dicapai, Bukan Pelaksanaannya (1)
 Lebih berorientasi pada hasil/ deliverables  WBS
akan lebih terstruktur dalam memenuhi semua
kriteria yang telah ditentukan dalam lingkup
proyek maupun lingkup sampai level komponen
terminalnya, sehingga akan memenuhi aturan
100%.
 Deliverables tidak selalu hasil secara fisik yang
disampaikan ke klien/stakeholders, tapi bisa
berupa pelimpahan hasil suatu task kepada task
berikutnya.
d. Tingkatan Detail
 Pertanyaan umum saat melaksanakan WBS 
sampai berapa detail proses penguraian terhadap
task harus dilakukan?
 Aturan dalam menentukan tingkatan detaik dalam
WBS :
1. Setiap komponen/task dalam WBS tidak melebihi
80 jam kerja
2. Setiap komponen/task harus tidak melebihi 1
periode pelaporan
3. Batas kewajaran  gunakan pertimbangan
masuk akal dalam melakukan penguraian agar
tidak terlalu detail/terlalu luas.
Kriteria Komponen Task
Dapat diestimasi secara realistis
b. Tidak dapat diuraikan lebih detail lagi secara
wajar.
c. Memenuhi semua aturan sebagaimana yang
disebutkan di atas.
d. Menghasilkan deliverables yang terukur.
e. Dapat di-sub-kontrakkan/dikerjakan pihak ketiga
jika perlu.
a.
e. Komponen Terminal
 Setiap WBS dapat diuraikan sampai tingkatan
terbawah yang tidak dapat dibagi lebih detail lagi
 Komponen Terminal.
 Komponen Terminal adalah : suatu task yang
dapat
diestimasi
baik
untuk
kebutuhan
sumberdaya, anggaran, maupun durasi, terhubung
satu sama lain sebagai saling ketergantungan dan
dapat dijadwalkan.
 Komponen terminal harus memenuhi aturan
tingkatan detail.
 Namun tidak perlu terlalu terikat pada aturan yang
baku, tergantung bagaimana jenis proyeknya.
Estimasi
 Ada 2 alasan mengapa estimasi harus dilakukan
dengan baik :
1. Estimasi
menentukan perencanaan dalam
mencapai waktu penyelesaian proyek sesuai
dengan kesepakatan, sehingga pada akhirnya
menentukan penilaian orang lain terhadap
kehandalan dan kompetensi seorang manajer
proyek.
2. Untuk proyek yang dikerjakan bagi pihak ketiga,
estimasi juga menentukan perhitungan terhadap
biaya pelaksanaan proyek, sehingga pada
akhirnya akan menentukan nilai jual proyek dan
profitabilitas proyek.
Hal-hal Yang Perlu Ditoleransi
/Dialokasikan Dalam Estimasi Waktu
 Task yang sifatnya mendesak dan memiliki prioritas lebih










tinggi dari yang ada.
Keadaan darurat.
Rapat internal dan eksternal.
Hari libur, cuti, anggota tim sakit/berhalangan.
Hubungan dengan klien, suplier, pihak lain.
Kerusakan peralatan kerja.
Alat kerja yang dibutuhkan terlambat diantar oleh suplier.
Interupsi dari berbagai pihak.
Urusan birokrasi/regulasi.
Penolakan dari quality control.
Kejadian tak terduga, dll.