Transcript MPPL – Perencanaan Komunikasi 1

PERENCANAAN MANAJEMEN
KOMUNIKASI PROYEK
Irman Hariman, MT.
LPKIA Lecture
- Sessi 9 -
KELOMPOK PROSES
DALAM MANAJEMEN PROYEK
PENUTUPAN
PROYEK
PENGAWASAN PROYEK
PELAKSANAAN PROYEK
PERENCANAAN
PROYEK
MEMULAI
PROYEK
LAHIRNYA
PROYEK
FAKULTAS
TEKNOLOGI
2
WAKTU
MANAJEMEN PROYEK
P/L - IF015 - 3 SKS
9 BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU
DIKUASAI MANAJER PROYEK
(SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006
dengan modifikasi)
KEBUTUHAN
&
HARAPAN
MANAJM
CAKUPAN
PROYEK
MANAJM
WAKTU
PROYEK
MANAJM
BIAYA
PROYEK
MANAJM
MUTU
PROYEK
PIRANTI
&
TEKNIK
PROYEK
MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK
BERHASIL
STAKEHOLDER
MANAJM
SDM
PROYEK
FAKULTAS
TEKNOLOGI
MANAJM
KOMUNIKASI
PROYEK
MANAJM
RESIKO
PROYEK
3
MANAJM
PEMBELIAN
PROYEK
MANAJEMEN PROYEK
P/L - IF015 - 3 SKS
BAHASAN
1. Komunikasi dalam proyek
2. Proses-proses dalam manajemen
komunikasi proyek
3. Merencanakan komunikasi dalam
proyek
FAKULTAS
TEKNOLOGI
4
MANAJEMEN PROYEK
P/L - IF015 - 3 SKS
KOMUNIKASI DALAM PROYEK
Sifat komunikasi profesional T.I.
1. Verbal
2. Informal. Sesekali saja presentasi formal
3. Singkat waktunya: Harus penuh
perhatian; berkomunikasi efektif;
menggunakan dukungan grafik, catatan,
hasil cetakan
4. Dengan sedikit orang
FAKULTAS
TEKNOLOGI
5
MANAJEMEN PROYEK
P/L - IF015 - 3 SKS
PROSES-PROSES
DALAM MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK
1
Perencanaan
komunikasi
KLP PROSES
PELAKSANA
AN
KLP PROSES
MONITORING
&
PENGAWASA
N
FAKULTAS
TEKNOLOGI
KLP PROSES
PERENCANA
AN
2
Pendistribusian
informasi
3
Pelaporan
kinerja
6
4
Mengelola
stakeholder
MANAJEMEN PROYEK
P/L - IF015 - 3 SKS
PROSES-PROSES DALAM MANAJEMEN
KOMUNIKASI PROYEK
1
Perencanaan
komunikasi
2
Pendistribusian
informasi
FAKULTAS
TEKNOLOGI
• Menentukan kebutuhan
informasi dan
komunikasi stakeholder
• Menyampaikan info
yang dibutuhkan
stakeholder dengan
tepat waktu
7
MANAJEMEN PROYEK
P/L - IF015 - 3 SKS
PROSES-PROSES DALAM MANAJEMEN
KOMUNIKASI PROYEK
3
Pelaporan
kinerja
4
Mengelola
stakeholder
FAKULTAS
TEKNOLOGI
• Mengumpulkan dan
mendistri-busikan informasi
tentang kinerja pelaporan
status, pengukuran kemajuan
pekerjaan, dan peramalan
keadaan proyek
• Mengelola komunikasi untuk
memenuhi kebutuhan dan
menyelesaikan berbagai isyu
dengan stakeholder
8
MANAJEMEN PROYEK
P/L - IF015 - 3 SKS
PERENCANAAN KOMUNIKASI
Menentukan kebutuhan informasi dan
komunikasi dengan stakeholder
– Apa
– Dengan siapa
– Kapan
– Bagaimana caranya
FAKULTAS
TEKNOLOGI
9
MANAJEMEN PROYEK
P/L - IF015 - 3 SKS
Masukan
PERENCANAAN KOMUNIKASI
1. Faktor lingkungan perusahaan:
Budaya & struktur organisasi; Prasarana;
SI manajemen proyek; dll
2. Aset proses organisasional: Prosedur,
dll
3. Pernyataan cakupan proyek
4. Rencana manajemen proyek:
FAKULTAS
TEKNOLOGI
• Asumsi
• Kendala
10
MANAJEMEN PROYEK
P/L - IF015 - 3 SKS
Piranti & Teknik
PERENCANAAN KOMUNIKASI
1. Analisis kebutuhan komunikasi:
– Usaha untuk mendapatkan kebutuhan
informasi tentang proyek bagi masingmasing pemangku kepentingan.
– Dalam melakukan analisis, perhatikan:
struktur organisasi, kebutuhan informasi
internal & eksternal,dll
FAKULTAS
TEKNOLOGI
11
MANAJEMEN PROYEK
P/L - IF015 - 3 SKS
Analisis kebutuhan komunikasi stakeholder
STAKEHOLDER
NAMA
DOKUMEN
FORMAT
DOKUMEN
PERSONIL
KONTAK
JADWAL
MANAJEMEN
PELANGGAN
LAP. STATUS
PER BULAN
KERTAS
ANITA, MARIA
TIAP TGL 1
STAF BISNIS
PELANGGAN
LAP. STATUS
PER BULAN
KERTAS
RUSDI, ANI
TIAP TGL 1
STAF TEKNIS
PELANGGAN
LAP. STATUS
PER BULAN
E-MAIL
SUHARDI,
INGE
TIAP TGL 1
MANAJEMEN
INTERNAL
LAP. STATUS
PER BULAN
KERTAS
PRAMONO
TIAP TGL 1
STAF BIS. &
TEK. INTERN
LAP. STATUS
PER BULAN
INTRANET
SUMARDI
TIAP TGL 1
SUBKONT.
PELATIHAN
RENCANA
PELATIHAN
KERTAS
DINA
01-12-2004
SUBKONT. P/L
RENCANA
IMPLEM. P/L
E-MAIL
PRITA
10-12-2004
FAKULTAS TEKNOLOGI
MANAJEMEN PROYEK P/L - IF015 - 3 SKS
12
Piranti & Teknik
PERENCANAAN KOMUNIKASI
2. Teknologi komunikasi: penggunaannya
disesuaikan dengan keadaan: urgensi
kebutuhan informasi, ketersediaan
teknologi, lama proyek, lingkungan proyek,
kebiasaan tim proyek
FAKULTAS
TEKNOLOGI
13
MANAJEMEN PROYEK
P/L - IF015 - 3 SKS
Hasil
PERENCANAAN KOMUNIKASI
Rencana Manajemen Komunikasi:
memuat:
1. Kebutuhan komunikasi stakeholder
2. Informasi yang akan dikomunikasikan (format,
muatan, tingkat rincian, dll)
3. Penanggung jawab komunikasi
4. Penerima informasi
5. Metode / teknologi komunikasi
6. Frekuensi
7. Metode pemutakhiran rencana manajemen
komunikasi
FAKULTAS
14
MANAJEMEN PROYEK
TEKNOLOGI
P/L - IF015 - 3 SKS
Ke materi
selanjutnya
FAKULTAS
TEKNOLOGI
15
MANAJEMEN PROYEK
P/L - IF015 - 3 SKS