Transcript perencanaan-komunikasi-10

PERTEMUAN – 10
Teknologi dan Desain
MANAJEMEN PROYEK TI
1
PENUTUPAN
PROYEK
PENGAWASAN PROYEK
PELAKSANAAN PROYEK
PERENCANAAN
PROYEK
MEMULAI
PROYEK
LAHIRNYA
PROYEK
WAKTU
Teknologi dan Desain
MANAJEMEN PROYEK TI
2
9 BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU
DIKUASAI MANAJER PROYEK
(SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 dengan
modifikasi)
KEBUTUHAN
&
HARAPAN
MANAJM
CAKUPAN
PROYEK
MANAJM
WAKTU
PROYEK
MANAJM
BIAYA
PROYEK
MANAJM
MUTU
PROYEK
PIRANTI
&
TEKNIK
PROYEK
MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK
BERHASIL
STAKEHOLDER
MANAJM
SDM
PROYEK
Teknologi dan Desain
MANAJM
KOMUNIKASI
PROYEK
MANAJM
RESIKO
PROYEK
MANAJEMEN PROYEK TI
MANAJM
PEMBELIAN
PROYEK
3
1.
2.
3.
Komunikasi dalam proyek
Proses-proses dalam manajemen
komunikasi proyek
Merencanakan komunikasi dalam proyek
Teknologi dan Desain
MANAJEMEN PROYEK TI
4
Sifat komunikasi profesional T.I.
1. Verbal
2. Informal. Sesekali saja presentasi formal
3. Singkat waktunya: Harus penuh perhatian;
berkomunikasi efektif; menggunakan
dukungan grafik, catatan, hasil cetakan
4. Dengan sedikit orang
Teknologi dan Desain
MANAJEMEN PROYEK TI
5
1
Mengidentifikasi
Stakeholder
KLP PROSES
PERENCANAAN
2
Merencanakan
Komunikasi
3
Mendistribusikan
informasi
KLP PROSES
PELAKSANAA
N
KLP PROSES
MONITORING
&
PENGAWASAN
Teknologi dan Desain
4
Mengelola harapan
Stakeholder
MANAJEMEN PROYEK TI
5
Melaporkan Kinerja
6
1
Mengidentifikasi
Stakeholder
2
Merencanakan
komunikasi
Teknologi dan Desain

Mengidentifikasi semua
orang dalam organisasi yang
terkena dampak proyek, dan
mendokumentasikan
informasi yg relevan

Menentukan kebutuhan
informasi dan komunikasi
stakeholder
MANAJEMEN PROYEK TI
7
1. Project charter
2. Dokumen pembelian
3. Faktor lingkungan perusahaan: Budaya &
struktur organisasi; Prasarana; SI
manajemen proyek; dll
4. Aset proses organisasional: Prosedur,
knowledge base, dll
Teknologi dan Desain
MANAJEMEN PROYEK TI
8
1. Analisis stakeholder
2. Pertimbangan ahli
Teknologi dan Desain
MANAJEMEN PROYEK TI
9
1. Register Stakeholder : Memuat semua detil
tentang stakeholder yang sudah
diidentifikasi:



Informasi umum (nama, alamat, dll)
Kebutuhan utama informasi
Klasifikasi, dll
2. Strategi manajemen stakeholder:
Pendekatan untuk meningkatkan dukungan
dan meminimalkan dampak negatif
stakeholder selama proyek berlangsung.
Teknologi dan Desain
MANAJEMEN PROYEK TI
10
Menentukan kebutuhan informasi dan
komunikasi dengan stakeholder
– Apa
– Dengan siapa
– Kapan
– Bagaimana caranya
Teknologi dan Desain
MANAJEMEN PROYEK TI
11
1. Register stakeholder: berisi semua catatan
tentang stakeholder
2. Strategi manajemen stakeholder: strategi
yang dipilih dalam mengelola stakeholder
3. Faktor lingkungan perusahaan: Budaya &
struktur organisasi; Prasarana; SI
manajemen proyek; dll
4. Aset proses organisasional: Prosedur, dll
Teknologi dan Desain
MANAJEMEN PROYEK TI
12
1.
Analisis kebutuhan komunikasi:
 Usaha untuk mendapatkan kebutuhan
informasi tentang proyek bagi masingmasing pemangku kepentingan.
 Dalam melakukan analisis, perhatikan:
struktur organisasi, kebutuhan informasi
internal & eksternal,dll
Teknologi dan Desain
MANAJEMEN PROYEK TI
13
Analisis kebutuhan komunikasi stakeholder
STAKEHOLDER
NAMA
DOKUMEN
FORMAT
DOKUMEN
PERSONIL
KONTAK
JADWAL
MANAJEMEN
PELANGGAN
LAP. STATUS
PER BULAN
KERTAS
ANITA, MARIA
TIAP TGL 1
STAF BISNIS
PELANGGAN
LAP. STATUS
PER BULAN
KERTAS
RUSDI, ANI
TIAP TGL 1
STAF TEKNIS
PELANGGAN
LAP. STATUS
PER BULAN
E-MAIL
SUHARDI,
INGE
TIAP TGL 1
MANAJEMEN
INTERNAL
LAP. STATUS
PER BULAN
KERTAS
PRAMONO
TIAP TGL 1
STAF BIS. &
TEK. INTERN
LAP. STATUS
PER BULAN
INTRANET
SUMARDI
TIAP TGL 1
SUBKONT.
PELATIHAN
RENCANA
PELATIHAN
KERTAS
DINA
01-12-2004
SUBKONT. P/L
RENCANA
IMPLEM. P/L
E-MAIL
PRITA
10-12-2004
Teknologi dan Desain
MANAJEMEN PROYEK TI
14
2.
Teknologi komunikasi: penggunaannya
disesuaikan dengan keadaan: urgensi
kebutuhan informasi, ketersediaan teknologi,
lama proyek, lingkungan proyek, kebiasaan
tim proyek
Teknologi dan Desain
MANAJEMEN PROYEK TI
15
3.
Metode komunikasi: lisan, tatapmuka
langsung, dll
4.
Model komunikasi:
Noise
Message
Encode
SENDE
R
Decode
Decode
MEDIUM
Feedback message
RECEIVE
R
Encode
Noise
Teknologi dan Desain
MANAJEMEN PROYEK TI
16
Rencana Manajemen Komunikasi: memuat:
1. Kebutuhan komunikasi stakeholder
2. Informasi yang akan dikomunikasikan (format, muatan, tingkat
rincian, dll)
3. Penanggung jawab komunikasi
4. Penerima informasi
5. Metode / teknologi komunikasi
6. Frekuensi
7. Metode pemutakhiran rencana manajemen komunikasi
8. Terminologi
Teknologi dan Desain
MANAJEMEN PROYEK TI
17
Ke materi
selanjutnya
Teknologi dan Desain
MANAJEMEN PROYEK TI
18