Transcript Slajd 1

Problematyka wdrażania
elektronicznej dokumentacji
medycznej w Polsce
dr n. med. Leszek Sikorski
Centrum Systemów Informacyjnych
Ochrony Zdrowia
16 lutego 2012 r
Współpraca Zespół CSIOZ , A. Skubalski
Cel-sprostanie wyzwaniom
,którym jest prowadzenie
dokumentacji medycznej w
postaci elektronicznej
Potrzeba i możliwość
aktywnego uczestnictwa
w usługach e-zdrowia
Współpraca, wsparcie
oraz
współodpowiedzialność
Za wdrożenie dokumentacji medycznej w
postaci elektronicznej do praktyki
Trudności przy wprowadzania innowacji



W 1816 roku Rene Laennec wynalazł stetoskop:
W 1827 roku, w jednym z komentarzy stwierdzono, że :
"zakres jego użyteczności jest, jak dotąd, daleki od
ustalenia„
W 1850, „życzliwi” określali nową pomoc
diagnostyczną jako "niebezpieczny instrument."
• Źródło: Davis AB. Medycyna i jej technologia.
Westport, Conn: Greenwood Press, 1981:88-92
Podstawy prawne
I. Ustawa o systemie informacji w ochronie zdrowia z 28
kwietnia 2011 r. Dz. U. z 2011 nr 113 poz.657 art. 13
II. Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i
Rzeczniku Praw Pacjenta Dz. U. z 2009 r. Nr 52, poz. 417 i
Nr 76, poz. 641 oraz z 2010 r. Nr 96, poz. 620 - art.. 30 ust.
1,
Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów i
zakresu dokumentacji medycznej w zakładach opieki
zdrowotnej oraz sposobu jej przetwarzania (Dz. U. 2010
nr 252 poz. 1697
Rozdział 8 art.. 80-86 (Dokumentacja elektroniczna)
Elektroniczny rekord pacjenta
Definicja – wg. ISO /TR 20514
 Repozytorium informacji o stanie zdrowia pacjenta w formie
możliwej do przetworzenia przez komputer, przechowywane i
przesyłane w bezpiecznej formie, dostępne dla wielu
uprawnionych użytkowników.
 Oparty jest o standardowy logiczny model informacyjny.
Głównym celem EHR jest wsparcie opieki zdrowotnej. EHR
zawiera informacje archiwalne, aktualne oraz przewidywania.
Logiczna budowa EHR







EHR -Rekord elektroniczny dotyczący pojedynczej osoby
Folder – katalog, wysoki poziom organizacji w EHR
e.g. opieka udzielana w określonym czasie w ramach epizodu
opieki
Composition – układ Rezultat pojedynczego zdarzenia
klinicznego
Section – sekcja Jeden kliniczny nagłówek – w przepływie
informacji w ramach zdarzenia klinicznego
Entry – wpis Wynik pojedynczego działania obserwacji planu
(sprawozdanie kliniczne)
Cluster – klaster Zagnieźdżona wieloczęściowa struktura danych
tablice szeregi czasowe) e.g. wyniki audiogramu
Element – element, węzeł – liść zawierający wartość pojedynczej
danej np. masa ciała
Cechy EHR




Dane dotyczące pacjentów: EHR zawiera informacje o stanie
zdrowia pacjentów indywidualnych (obywateli, pacjentów), lub
dane zbiorcze dane dotyczące zdrowia publicznego (badań
epidemiologicznych).
Dane związane ze zdrowiem: EHR zawiera informacje związane
ze zdrowiem oraz informacje powiązane. Obejmują dane
dotyczące opieki zdrowotnej, ale mogą także zawierać inne
informacje związane ze zdrowiem dostarczone przez samego
pacjenta (np. dotyczące diety itp.)
Dane długoterminowe: EHR zawiera informacje pacjenta od
kołyski do śmierci, czyli nie ogranicza się do określonego
odcinka opieki.
Dane wprowadza wiele podmiotów : EHR zawiera informacje
utworzone z różnych podmiotach ochrony zdrowia (inaczej niż
w przypadku typowych systemów informatycznych w szpitalach)
Cechy EHR




EHR nie jest wartością samą w sobie - jest wartościowe w
połączeniu z procesami o.z. i aplikacjami, które wykorzystują
informacje medyczne
Elektroniczne przepisywanie leków: Dostarcza informacje o
terapiach, alergiach i diagnozach z EHR i dostarcza ostrzeżeń, jeśli
istnieją przeciwwskazania lub wysokie ryzyko niekorzystnych
interakcji lekowych.
Badania laboratoryjne: Wyniki badań laboratoryjnych i dane
historyczne wynikające z EHR mogą być połączone, aby pokazać
długoterminowe trendy.
Badania i zdrowie publiczne: Anonimowe dane mogą być
wydobywane automatycznie z EHR, w celu umożliwienia badań.
Zintegrowana opieka: EHR powinien służyć jako sposób
synchronizacji pracy wielu lekarzy zajmujących się leczeniem
pacjentów z chorobami przewlekłymi (cukrzyca, choroba
wieńcowa itp.)
Opieka domowa: Integracja opieki nad pacjentem w domu z EHR
Podstawowe oczekiwania techniczne






Dostęp w czasie rzeczywistym
Dostęp z każdego miejsca (tryb 24/7)
Integracja z urządzeniami zewnętrznymi
Wsparcie dla podpisu elektronicznego
Różne formy wprowadzania danych do systemu
Możliwość agregacji danych indywidualnych w celach
statystycznych i naukowych
Standardy w informatyce w ochronie
zdrowia


W kwietniu 2006, National Alliance for Health Information
Technology w USA opublikowało wykaz standardów w eZdrowiu, obejmujące
 2104 standardów, pochodzących od 436 niezależnych
organizacji
Lista standardów dla EHR jest krótsza.
Najważniejsze z nich to:
 CEN EN 13606 Electronic Health Record Communication






CDA: HL7 Clinical Architecture
DICOM SR: Structured Reporting
WADO: Web Access to DICOM persistent Objects
IHE RID: Retrieve Information for Display
IHE XDS: Cross-enterprise Clinical Document Sharing
MML: The Medical Mark-up Language
Podstawowe informacje zawarte w dokumentacji
medycznej w prawie polskim








Dane identyfikacyjne pacjenta
Przeszły i aktualny stan zdrowia
Wyniki badań medycznych
Zlecone badania
Wizyty lekarskie, pobyty w szpitalach, procedury
medyczne
Jednostki ochrony zdrowia oraz pracownicy medyczni z
których pomocy pacjent korzystał.
Uczulenia i szczepienia
Przepisane / podane leki
Współczesne bariery








Migracja z dokumentacji papierowej
Dostosowywanie i reorganizacja placówek
prowadzących działalność leczniczą
Kształcenie i szkolenie pracowników
Bezpieczeństwo i prywatność
Otoczenie prawne
Akceptacja użytkowników ( pacjentów i
profesjonalistów)
Obawy przed zmianami i nową technologią
Niewłaściwe planowanie
Najważniejsze błędy w procesie
wdrażania EHR








Działamy bez wsparciem dyrektorów podmiotu prowadzącego
działalność leczniczą
Pomijamy cele procesu lub stawiamy nierealistyczne cele
Staramy się robić zbyt dużo na raz (lub zbyt szybko)
Niedoceniamy wielkości całkowitych kosztów
Zarządzamy projektami obok dotychczasowych obowiązków
pracowniczych
Oszczędzamy na szkoleniach i wdrażaniu
Zakładamy, że sprzedawca zrobi wszystko
Braki we wzajemnej komunikacji
Doświadczenia z wdrożeń



28% projektów kończy się pełnym sukcesem
49% jest zakończonych ale np. przekroczono
budżet, albo nie osiągnięto zakładanej
funkcjonalności.
23% projektów kończy się kompletnym
niepowodzeniem
Extreme Chaos, 2000. The Standish Group
Zarządzanie i przywództwo projektu




Kierownik projektu, który ma umiejętności i doświadczenie w
zarządzaniu złożonymi procesami implementacji projektu,
Kierownik naukowy projektu (mistrz), który ma wiarygodność
w oczach klinicystów. (Wewnętrzny komitet EHR)
Obowiązki to m.in. rozwiązywanie konfliktów, negocjacje z
zewnętrznymi podmiotami, koordynacja i integracja,
zwiększenie komunikacji wewnętrznej. Funkcja pomostu
między kierownictwem podmiotu i innymi zainteresowanymi
stronami.
W skład zespołu wdrożeniowego wchodzą również np.
analityk, szkoleniowiec, testerzy, wdrożeniowcy
Zaangażowanie wielu czynników


Określenie potrzeb i wymagań zainteresowanych
stron aktywnie włączających się w proces
projektowania systemu
Aktywna rola różnych podmiotów w procesie
podejmowania decyzji co ułatwia akceptację
nowego systemu
Gotowość do zmian i zarządzanie
zmianami


Określenie podstawowych wartości, zrozumienie
szerszego kontekstu organizacyjnego i obaw
zainteresowanych stron, zrozumienie potrzeb
użytkowników końcowych i uzasadnienia
potrzeb zmian
Demonstracja korzyści dla lekarzy, pielęgniarek i
personelu medycznego, zajmowanie się
przeszkodami i barierami oraz rozwojem
rozwiązań dla potencjalnych problemów
Wybór oprogramowania
Główne etapy procesu wyboru systemu to:
• badanie oczekiwań, barier, pożądanej funkcjonalności;
• opracowanie szczegółowego formularza oceny EHR;
• szeroko zakrojone wyszukiwanie dostępnych
systemów EHR,
• analiza cech systemu EHR oparta o formularz ocenny,
• szczegółowe demonstracja funkcji EHR przez
dostawcę,
• wizytacje u innych użytkowników i w siedzibie
dostawcy,
• ocena końcowa i negocjacje.
Integracja technologiczna




Integracja z systemami fakturowania, raportowania,
wyników laboratorium, diagnostyką obrazową,
skierowaniami itd..
Integracja umożliwia dostęp do istniejących danych,
zwiększa ich dokładność oraz wydajność systemu.
Wykorzystywanie starej dokumentacji papierowej.
Wszyscy użytkownicy mają dostęp do danych zawsze i
wszędzie gdzie są potrzebne. (Powinni mieć)
Użyteczność


interfejsy użytkownika,
wspieranie procesów pracy lekarza
Przygotowanie planu awaryjnego




Opracowanie planu odzyskiwania danych
Sprawdzenie planu tworzenia kopii zapasowych
systemu łącznie ze sprawdzeniem działania
Przeprowadzenie testu przywracania systemu z
kopii zapasowych
Organizacja podnoszenia systemu poza
miejscem składowania kopii zapasowych
Szkolenie


Szkolenie podstawowe użytkowników EHR wstępne i bieżące (w trakcie trwania projektu).
Szkolenia prowadzone w języku początkujących
użytkowników
Wsparcie




Dostępność dostawców i zasobów ludzkich
Wsparcie rozwiązywania i obserwacji
problemów
Właściwe umowy dotyczące wsparcia
Organizacja współpracy z wykonawcą
Uwagi i dialog



Regularne spotkania z pracownikami. Szanse dla
dyskusji i uspokojenia nastrojów.
Ocena, monitoring i śledzenie postępów w
realizacji. Jest to szczególnie cenne, jeśli
wdrożenie EHR jest zagrożone.,
Konieczne są systemy do śledzenia zagadnień i
problemów z procesem wdrożenia EHR w celu
ich rozwiązywania.
Podstawowe kryteria wyboru
metodologii wdrożenia




Oczekiwania pacjentów, satysfakcja i jakość
opieki,
Struktura organizacyjna placówki, realizowane
kontakty / zadania,
liczba partnerów, pracowników i pacjentów,
Dotychczasowy tryb prowadzenia dokumentacji.
Metodologia przyrostowa
Pozytywy:





Zmniejsza przejściowy "szok" dla personelu i lekarzy,
Rozłożenie kosztów w czasie oraz pomiędzy jednostkami (koszty
realizacji i zmniejszenie produktywności),
Rozłożenie w czasie oraz pomiędzy jednostkami trudności w
zarządzaniu (pracownicy, nadzór, rozwiązywanie problemów,
wykorzystanie doświadczeń),
Pozwala stosować doświadczenia zdobyte w jednej jednostce
do kolejnych jednostek/obiektów),
Zapobiega sytuacjom gdy problem w jednym procesie
zatrzymuje cały proces wdrożeniowy.
Większa jest szansa na sukces.
Metodologia przyrostowa
Negatywy:





Dłuższy czas realizacji,
Bardziej skomplikowane harmonogramy realizacji,
Większe koszty szkolenia,
ROI nie można osiągnąć tak szybko jak przy „Big Bang”,
Możliwość medycznych błędów lub pominięć w czasie gdy są
wykorzystywane papierowe dokumenty w połączeniu z
systemem EHR.
Metodologia „Wielki wybuch”




Pozytywy:
Skraca się okres pracy, w którym pracownicy i lekarze
mogą znaleźć się w układzie hybrydowym z
dokumentacją papierową z jednej strony i elektroniczną
z drugiej,
ROI można szybciej osiągnąć,
Mniej prawdopodobne, jest aby utknąć na różnych
etapach wprowadzania nowych procedur.
Metodologia „Wielki wybuch”






Negatywy:
Wysoki poziom przejściowego "szoku" dla całej organizacji,
Wyższe ryzyko całkowitego niepowodzenia (odrzucenie przez
lekarzy lub personel, katastrofy projektu z powodu braku
zrozumienia / braku planowania)
Większe prawdopodobieństwo, że pojedynczy komponent (np.
interfejsy laboratoryjne) może zakłócać konwersję i wdrażanie.
Jest koniecznych więcej zasobów, takich jak np. personel
techniczny, które są potrzebne do pomocy przy realizacji zadań
Znaczący spadek wydajności może wystąpić w wielu jednostkach
organizacyjnych jednocześnie.
Uproszczone, przykładowe
oszacowanie czasu na realizację
projektu EDM
Wybór wykonawcy 1-3 miesięcy,
Zawarcie umowy (+negocjacje) 1 miesiąc,
Wdrażanie 2-4 miesięcy,
Szkolenia, w tym „ na żywo" (2 tygodnie),
Konsolidacja zasobów/systemów 3-9 miesięcy.
???
Grupy użytkowników – forma
wsparcia



Dostępne są założone szkolenia – ale potrzebna jest
dodatkowa pomoc
Przyjmuje się, że początkowo tylko 20% personelu
aktywnie przyjmuje innowacje i nowe technologie –
konieczne jest wsparcie procesu wdrożenia
Zapis danych klinicznych w EDM– to wymóg większej
ilości czasu, utrata autonomii pracowników
medycznych itp. Takie zastrzeżenia wymagają wsparcia
procesu wdrożenia
Promocja I

Podstawowe korzyści dla systemu ochrony zdrowia
 Umożliwienie racjonalizacji procesu opieki
zdrowotnej
 Ograniczenie niepotrzebnych badań lekarskich
 Eliminowanie redundancji preskrypcji
 Ograniczenie ryzyka interakcji leków
 Ograniczenie hospitalizacji
 Unikanie przedłużającego się leczenia
 Szybsza i lepsza opieka medyczna przy niższych
kosztach
 Ograniczenie ryzyka nadużyć
Promocja II
Korzyści dla pacjenta
 Większe bezpieczeństwo zdrowotne
 Podniesienie jakości opieki zdrowotnej
 Optymalizacja świadczeń
Korzyści dla lekarza
 30% redukcja czasu przeznaczonego na analizę dokumentacji
medycznej
 20% redukcja czasu przeznaczonego na badanie pacjenta
 20% redukcja medycznych badań i testów
Korzyści dla opieki stacjonarnej
 20% redukcja badań medycznych
 30% zwiększenie skuteczności przy rozpoznawaniu zagrożeń
Wypracowanie
kierunków działań
cdn
„Mrówcza praca”
Podstawowe źródła



Practice Management and Electronic Medical Record Implementation Best
Practices Guide to Successful Implementation For Primary Care and
Federally Qualified Health Centers
Implementing EHR A best practices guide to implementing EHR A Lecture
to U LV School of Public Health For Tip Ghosh 4/6/2006 By James Muir
Best Practices in EMR Implementation: A Systematic Review Karim
Keshavjee, John Bosomworth, John Copen, James Lai, Beste Kucukyazici,
Rizwana Lilani, Anne M Holbrook
Dziękuję za uwagę
Dr n. med. Leszek Sikorski
[email protected]