Transcript Četvrto poglavlje - OSS UNIST

INFORMATIZACIJA
POSLOVANJA
pred. mr. sc. Tatjana Listeš, dipl. inž.
[email protected]
Tatjana Listeš
Materijali:
Skripta:Klasić K.:
” Informatizacija poslovanja” , Veleučilište u
Splitu, Zagreb, svibanj, 2002.
Predavanja:
http://moodle.oss.unist.hr/
INFORMATIZACIJA PODUZEĆA
4.1. IPS obavještavanja o tržištu
4.2. Marketinški IPS
4.3. IPS prodaje odnosno za komunikaciju sa
kupcima
4.4. IPS proizvodnje
4.5. IPS nabave
4.6. IPS financijskog poslovanja
4.7. Računovodstveni IPS
4.8. IPS planiranja i analize poslovanja
4.9. IPS interne kontrole i revizije
4.10. IPS za upravljanje ljudskim resursima
4.11. IPS za upravljanje informacijskim resursima
4.12. IPS za istraživanje i razvoj
Vrste organizacije poduzeća su:
• tradicionalna organizacija poduzeća
• informacijska organizacija poduzeća.
Tradicionalnu organizaciju poduzeća karakterizira
hijerarhijska organizacijska shema, te protok informacija
odozgo prema dolje.
Informacijsku organizaciju karakterizira mrežna odnosno
matrična organizacijska shema gdje informacije kruže
poduzećem, uvedeno je delegiranje odgovornosti, te
postoji visoka samodisciplina zaposlenika.
U takvim, moderno organiziranim poduzećima, uvode se
nove grupe radnih mjesta. Njih je potrebno podržati
uredskim informacijskim sustavom i omogućiti im
nesmetan rad.
Razlikuje se nekoliko grupa radnih mjesta mrežne
strukture:
• Radno mjesto kod kuće (tzv. telerad) ovisi o primjeni
informacijske tehnologije, pri čemu zaposlenik pristupa
svom radnom mjestu putem umreženog računala koje se
nalazi u njegovom domu.
(Eksperimente s ovakvom organizacijom provodila je ranih 1980ih godina tvrka Xerox u Velikoj Britaniji. Zaposlenici koji su
sudjelovali u eksperimentu, mada su bili zadovoljni činjenicom da
nisu morali putovati na radno mjesto, osjećali su se izoliranim od
svojih suradnika. To se može dovesti u vezu s tadašnjom slabom
razvijenošću multimedijalne tehnologije, U Sjedinjenim
Američkim Državama velike udaljenosti ipak su pridonijele
atraktivnosti ovakvog koncepta organiziranja poslovanja, pa je
već 1995. godine preko šest milijuna Amerikanaca koristilo
ovakav način rada.)
• Zajedničko (otvoreno) radno mjesto organiziraju
poduzeća gdje zaposlenici rade na poslovima takvim da
ne trebaju provoditi radni dan u poslovnom prostoru
tvrtke. Time se omogućava korištenje istog radnog
prostora i resursa za više zaposlenika (kaže se da radna
mjesta postaju otvorena) i znatno se smanjuju troškovi
radnog mjesta. Radi se o tome da djelatnici nemaju
stalni radni stol unutar svoje organizacije, već pri dolasku
na posao dobivaju svaki puta drugi, kao pri dolasku u
restoran. Na svakom radnom stolu stoji računalo preko
kojeg djelatnik dostupa do svoga elektronskog
poštanskog pretinca.
• Plutajuće radno mjesto slično je otvorenim radnim
mjestima s tim što se zaposlenicima omogućava
pokretljivost i rad s udaljenih mjesta. Preduvjet su
kvalitetna komunikacijska infrastruktura i dobra
programska pomagala.
Kod ovakvog ustroja organizacije uvelike su smanjile broj
radnih stolova uopće. Naime, radi se o tome da su
djelatnici gotovo uvijek negdje izvan matične
organizacije. Ako se nađu u situaciji da moraju u matičnu
organizaciju, pošalju poruku u ured i ''rezerviraju'' stol za
svoj rad. Ovakav ustroj koriste najčešće konzultantske
kuće
• Radno mjesto i virtualni timovi razvili su se iz
individualnih sustava za uredsko poslovanje (engl. Office
Automation). Za takva radna mjesta potrebni su
računalni sustavi koji omogućuju timski rad u izvršavanju
određenih radnih zadataka. Preduvjet je komunikacijska
infrastruktura, unutar samih poduzeća, a zatim i izvan
njih. Munjevit razvoj brzih prijenosnih mreža koje danas
omogućuju rad u stvarnom vremenu i telekonference, je
omogućio stvaranje grupnih radnih mjesta koja povezuju
zaposlenike koji rade u poduzeću i izvan njega, bilo da
su na putu, u drugom poduzeću ili kod kuće. Naime,
svaki djelatnik može se za vrijeme rada nalaziti bilo gdje,
dovoljno je da ima dostup do javne mreže, što je u
današnje doba razvijenih mobilnih telekomunikacija
gotovo bilo koje mjesto na planetu.
Cjeloviti informacijski sustav (IS) povezuje sve funkcije,
pogone, organizacijske jedinice i poslove koji se obavljaju
u poduzeću. Podržava i pojedine radne timove i pojedine
djelatnike koji obavljaju svoje poslove u uredu.
IS poduzeća mora zadovoljiti potrebe za podacima i
informacijama na više razina.
Razine korištenja informacijskog sustava poduzeća:
• razina poduzeća - pri čemu povezuje pojedine poslovne
funkcije poduzeća u cjelinu
• razina pojedine radne skupine - pruža podršku
pojedinim poslovima koji se obavljaju u okviru djelatnosti
poduzeća (poput komunikacije s klijentima i sl.),
• razina pojedinca, kojemu je podrška u obavljaju
njegovih svakodnevnih poslova i aktivnosti (poput
pristupa podacima potrebnim za dalju obradu).
Informacijski sustav poduzeća dijeli se na:
• Upravljački dio informacijskog sustava, koji čini
podrška upravljaju i odlučivanju na strateškoj, taktičkoj i
operativnoj razini,
• Poslovni dio informacijskog sustava, koji čine
informacijski podsustavi pojedinih poslovnih područja i
koji stvara informacijsku podlogu za kvalitetnu primjenu
upravljačkog dijela informacijskog sustava.
Informacijski podsustavi (IPS) integriraju se u cjeloviti
informacijski sustav poduzeća.
Sve više se uvodi u primjenu CRM filozofija (engl.
Customer Relationship Management) koja u središte
interesa poduzeća stavlja kupca proizvoda ili usluga
odnosno klijenta. Tada svu podršku komunikaciji sa
klijentom omogućava ERP (engl. Enterprise Resource
Planning).
Organizacija poslovnog dijela informacijskog sustava
Poslovni dio sustava orijentiran ka kupcu (CRM) čine:
• IPS obavještavanja o tržištu,
• Marketinški podsustav (IPS) i
• IPS prodaje odnosno za komunikaciju s kupcima.
Poslovni dio sustava za podršku poslovanju poduzeća
(ERP) čine:
• IPS proizvodnje,
• IPS nabave,
• IPS financijskog poslovanje
• Računovodstveni IPS.
Upravljački dio sustava temelji se na podacima koji
nastaju u poslovnim dijelovima sustava a čine ga,
• IPS planiranja i analize poslovanja,
• IPS interne kontrole i revizije,
• IPS za upravljanje ljudskim resursima
• IPS za upravljanje informacijskim resursima.
U upravljačkom dijelu sustava se uz posebne programe koji
služe za podršku odlučivanju koriste standardna
programska pomagala za uredsko poslovanje i to i za
obradu podataka i za komunikaciju.
4.1. IPS obavještavanja o tržištu
U ovom IPS se evidentiraju svi relevantni podaci o tržištu
koji se odnose na djelatnost poduzeća. Često se prikupljaju i
podaci za koje se očekuje da će moći biti korišteni u nekom
budućem vremenu, a koji se mogu odnositi na klijente,
konkurenciju, nova otkrića i nove tehnologije i slično.
Osnovne zadaće ovog podsustava svode se na postupak
razdvajanja primarnih od sekundarnih podataka koji služe za
oblikovanje obavještajnih informacija. Uglavnom se
prikupljaju za poznate korisnike, a često se koriste i za
objavljivanje različitih analiza u marketinške svrhe putem
plaćenih oglasa i članaka u tisku.
4.2. Marketinški IPS
Osnovna zadaća marketinga u poduzeću je utvrditi želje kupaca
odnosno klijenata i potrebe tržišta te proslijediti ta saznanja
poslovodstvu poduzeća. Prilagodbom asortimana proizvoda
odnosno proširenjem spektra usluga poduzeće tada može zadržati
postojeća i osvajati nova tržišta.
Informacijske potrebe u marketingu često se opisuju sa
4P – product, place, promotion, price –
što znači proizvod, mjesto, reklama, cijena.
Marketinški IPS prikuplja informacije iz poslovnog dijela sustava za
podršku poslovanju, ali i iz ostalih podsustava kojima se razvijaju
odnosi s klijentima, posebno u dijelu koji se odnosi na razvoj novih
proizvoda te uvođenje novih kanala prodaje. Često se sustav
obavještavanja o tržištu kao i podsustav prodaje smatra dijelom
marketinškog IPS-a.
4.3. IPS prodaje odnosno za komunikaciju sa kupcima
Tradicionalan način proizvoda i usluga je pod utjecajem
razvoja tehnologije zamijenjen novim načinima komunikacije
s kupcima - prodaja se obavlja putem kataloga, telefona,
Interneta. Uvode se novi načini stalne komunikacije sa
kupcima putem pozivnih centara tzv. Call Centara ili Contact
Centara, SMS porukama, elektroničkom poštom uz klasične
načine komunikacije poštom i faxom, te osobnim posjetom.
Svi navedeni načini podržani su posebnim programskim
rješenjima kojima je omogućena integracija telefona, faxa,
računala i ostalih perifernih jedinica.
4.4. IPS proizvodnje
Informacijski podsustav proizvodnje usko je povezan sa
marketinškim sustavom, ali i s ostalim sustavima podrške
poslovanju. Računalom integrirana proizvodnja (CIM – engl.
Computer Integrated Manufactoring) sastoji se od:
• računalom podržanog planiranja i kontrole proizvodnje
(CAPPC – Computer Aided Production Planning and
Control)
• računalom podržanog projektiranja (CAD – Computer
Aided Design)
• računalom podržanog planiranja proizvodnih resursa
(CAMRP –Computer Aided Manufacturing Resource
Planning)
• računalom podržane izrade (CAM – Computer Aided
Manufactoring)
• računalom podržanog upravljanja kvalitetom (CAQ –
Computer Aided Quality)
Osnovni model funkcioniranja IPS proizvodnje može se
opisati u nekoliko koraka:
• Marketinški sustav i sustav obavješćivanja o tržištu
utvrđuju potrebe za novim proizvodom i informaciju o tome
prosljeđuju poslovodstvu poduzeća.
• Poslovodstvo donosi odluku o pokretanju proizvodnje
određenog proizvoda na temelju tih i dodatnih informacija o
financijskim tokovima i planiranim troškovima proizvodnje.
• Nakon oblikovanja proizvoda propisuje se tehnologija
izrade te plan proizvodnje kojim se definiraju pojedini
koraci potrebni u svakoj fazi proizvodnje – vrsta i količina
sirovina, termini kada su sirovine potrebne, nabava
ambalaže i sl.
• Na temelju plana proizvodnje i raspoloživih kapaciteta
izrađuju se zahtjevi za nabavom potrebnog materijala i
šalju u IPS nabave.
• Iz IPS nabave dostavljena sirovina upućuje se u proizvodni
pogon, a IPS računovodstva plaća dobavljačima.
• Gotovi proizvodi spremaju se u skladište, a informacije o
njihovoj raspoloživosti šalju se u IPS prodaje i marketinga.
• IPS računovodstva i IPS financijskog poslovanja evidentira
prihod od prodanih proizvoda te nakon odbijanja troškova
računa ostvarenu dobit.
4.5. IPS nabave
Nabava je jedna od ključnih funkcija u poduzeću. Sastoji se
od planiranja potreba za sirovinama, dijelovima, proizvodima
ili uslugama, njihova nabavljanja, obračuna nastalih troškova
i osiguranja pravodobnog plaćanja dobavljačima.
Tradicionalni sustav nabave temelji se na nizu dokumenata
koji putuju uz robu i prate svaku fazu posla:
• Proizvodnja izdaje zahtjev za određenom sirovinom,
materijalom, ugradbenim dijelom ili proizvodom.
• Na temelju zahtjeva u sklopu procesa nabave odgovarajući
organizacijski dio poduzeća izdaje narudžbenicu koja se
šalje odabranom dobavljaču. Kopije narudžbenice šalju se
u prijem robe i u računovodstvo.
• Isporučuje ono što je naručeno i uz robu šalje otpremnicu.
U prijemu robe narudžbenica i otpremnica se uspoređuju te
se, ako je što oštećeno, neisporučeno ili ne odgovara
traženoj kvaliteti, obavlja i reklamacija.
• Skladište obavještava odjel koji je naručio robu o prispijeću
robe te javlja računovodstvu da može platiti dobavljaču za
isporučenu robu.
Ovaj model je primjenjiv na nabavno poslovanje u svim
poduzećima, neovisno o djelatnosti. Stoga se u zajedničkoj
bazi podataka evidentiraju svi navedeni dokumenti, a procesi
se skraćuju zbog korištenja već unesenih podataka u sustav.
Broj dokumenata se smanjuje, po potrebi se može svaki
dokument ispisati na papir, ili poslati elektronskom poštom ili
faksom direktno sa računala dobavljaču.
Podaci pohranjeni u bazi podataka služe za upravljanje
planiranjem materijala i zalihama. Poznavanje podataka o
količine robe na skladištu omogućava ugradnju programskih
"okidača" kojima se, kada količina robe padne ispod
dopuštenog minimuma, automatski priprema i šalje nova
narudžba dobavljaču.
Koristi se metoda "just in time" kojom se planira nabava na
načina da se potreban materijal za dalju preradu dobavlja
kada je potreban prema planu proizvodnje.
Povezivanje sustava za nabavu sa marketinškim IPS-om za
proizvodnju omogućava određivanje terminskih planova
proizvodnje na temelju zahtjeva potrošača, dostupnih
materijala na tržištu i proizvodnih kapaciteta čime se:
• učinkovitije planiraju prioriteti i skraćuju ciklusi proizvodnje
te tako olakšava planiranje, raspored i izmjene proizvodnje
u skladu s novim zahtjevima potrošača
• poboljšava opskrba i servisi potrošača skraćenjem rokova
isporuke i nižim cijenama za jednaku kvalitetu
• podiže radna motiviranost zaposlenika jer se gradi
povjerenje u sustav i uspostavlja bolja međusobna
koordinacija
• bolje informira poslovodstvo s više pokazatelja o
proizvodnji, tako da može planirati i raspoređivati aktivnosti
u duljem vremenskom razdoblju.
4.6. IPS financijskog poslovanja
Financijski sustav u poduzeću sastoji se od dva dijela:
• prikupljanje podataka iz poduzeća za kontrolu novčanih
tijekova u poduzeću i
• prikupljanje podataka iz okruženja za traženje najpovoljnijih
izvora financijskih sredstava potrebnih za nesmetano
odvijanje svih procesa.
Financijski IPS poduzeća usko je vezan na IPS
računovodstva i interne kontrole i revizije čije podatke
obrađuje i u sintetičkom obliku prikazuje u izvješćima o
poslovanju, koja predaje u IPS planiranja i analize poslovanja.
Financijski obavještajni sustav koristi se pri komunikaciji s
dioničarima, za obavješćivanje javnosti o rezultatima
poslovanja poduzeća, za upravljanje fondovima poduzeća,
kao i za raspoređivanje dobiti poduzeća.
4.7. Računovodstveni IPS
Računovodstveni podaci opisuju završne aktivnosti poduzeća
izražene u novcu i uvijek opisuju prošla stanja. Opisani
događaji su novčane transakcije kojima se evidentira kada su
se dogodile, tko je u njima sudjelovao i o kojim vrijednostima
se radilo.
Posebno je važno evidentiranje troškova poslovanja koji se
prate u računovodstvu. Računovodstveni izvještaji služe kao
temelj svim ostalim podsustavima odnosno rukovoditeljima
poslovnih područja za donošenje odluka.
4.8. IPS planiranja i analize poslovanja
Ulazi u sustav planiranja i analize poslovanja su izlazni podaci
iz svih dijelova poslovnog sustava koji se odnose na podršku
poslovanju kao i na odnose s klijentima. Ovaj podsustav
priprema podatke poslovodstvu za odlučivanje, a ujedno ima i
kontrolnu funkciju nad podacima koji se odnose na kontrolu
troškova i financijsku kontrolu.
4.9. IPS interne kontrole i revizije
Financijske aktivnosti tvrtke moraju biti u skladu s Zakonom o
računovodstvu i međunarodnim računovodstvenim
standardima. Točnost knjigovodstvenih podataka verificiraju
vanjske neovisne revizorske tvrtke. Internu reviziju
organiziraju veća poduzeća kao vlastitu organizacijsku
jedinicu. Osim kontrole financijskog poslovanja interna
kontrola i revizija nadzire sve aspekte poslovanja tvrtke pridržavanje propisanoj tehnologiji i organizaciji rada,
manipuliranje s dokumentacijom, postupanje u poslovanju u
skladu s zakonom itd.
4.9. IPS interne kontrole i revizije
Interna kontrola i revizija se dijeli na:
• financijsku reviziju, koja provjerava točnost financijskih
podataka razvrstanih prema tipovima aktivnosti na koje se
odnose
• operativnu reviziju, koja provjerava i utvrđuje uspješnost
propisanih procedura, te često uključuje i reviziju
informacijskog sustava koji se koristi u tvrtki.
4.10. IPS za upravljanje ljudskim resursima
Sustav upravljanja ljudskim resursima često se zamjenjuje
pojmovima kadrovske operative i/ili obračuna plaća u
poduzeću. Kadrovska politika je puno širi pojam kojim je
obuhvaćeno:
• planiranje potreba za novim kadrovima,
• izbor kandidata i zapošljavanje,
• planiranje i organizacija razvoja i trajne izobrazbe
djelatnika,
• ocjena uspješnosti obavljenog posla,
• utvrđivanje politike plaća i drugih oblika nagrađivanja i
stimulacije.
Podaci na kojima se temelji sustav za upravljanje ljudskim
resursima jesu podaci o djelatnicima kao i podaci o
potencijalnim djelatnicima. Uz osnovne podatke prate se i
posebni, specifični podaci vezani uz djelatnost tvrtke.
Primjerice, ako se radi o agenciji za zapošljavanje modela
potrebno je evidentirati podatke o njihovim tjelesnim
osobinama poput visine, težine, konfekcijskog broja, broja
cipela, dok ako se radi o odvjetničkoj kancelariji pohranjuju se
znanja o položenim stručnim ispitima, znanju stranih jezika,
specijalizaciji za određeno područje i slično.
Obračunavanje plaća bila je prva aplikacija koja je
programirana za izvođenje putem računala, pa se na taj način
informatička tehnologija "ušuljala" u ured i postala
neophodnom. Obračun plaća spada u kategoriju standardnih
aplikacija koje su uglavnom ili iste ili vrlo slične za većinu
poduzeća, a procesi su određeni zakonskom regulativom.
Danas se stoga uglavnom koriste gotova programska rješenja
firmi koje se bave razvojem i održavanjem tih aplikacija jer je
znatno jeftinije kupiti gotovo rješenje nego li razvijati vlastito i
u tu svrhu dodatno zapošljavati najmanje jednu osobu.
4.11. IPS za upravljanje informacijskim resursima
Sustav upravljanja poslovima izgradnje informacijskog
sustava, njegova održavanja i daljeg razvoja jedna je od
osnovnih funkcija potpore u poduzećima.
Organizacija upravljanja informacijskim resursima može se
podijeliti na:
• upravljanje hardverskim komponentama,
• upravljanje komunikacijama,
• upravljanje podacima,
• upravljanje aplikacijama,
• pomoć korisnicima i školovanje za rad s informatičkom
podrškom.
Organizacijska jedinica koja se bavi upravljanjem
informacijskim resursima iz povijesnih je razloga često
smještana u nadležnost financijskog direktora. Danas se tim
poslom bave članovi poslovodstava nadležni za upravljanje
poslovnim procesima, organizaciju i informatiku.
Pri tome su se poslovi koje su informatičari obavljali u
poduzeću znatno promijenili - dok su se u počecima razvoja
informatike uglavnom sastojali od programiranja financijskih
aplikacija, danas se sastoje od planiranja, projektiranja, izrade
i uvođenja novih tehnologija rada, unapređenja postojećih i
uvođenja novih poslovnih procesa, te upravljanja osnovnim
resursima poduzeća - podacima, dokumentima i
informacijama.
4.12. IPS za istraživanje i razvoj
IPS za istraživanje i razvoj različit je u različitim granama
djelatnosti. Stupanj informatizacije također se znatno razlikuje
za istraživačke poslove, iako kod svih postoji niz pomoćnih
programa koji pomažu prilikom operativnih poslova izrada
kalkulacija i izvješća. Značajan utjecaj na IPS istraživanja i
razvoja ima uvođenje ekspertnih sustava i primjena umjetne
inteligencije. Potpuna informatizacija ovog podsustava nikada
neće biti ostvarena jer temeljni preduvjet za informatizaciju
čine jasno definirani standardni postupci i procedure koje je u
poslovima istraživanja gotovo nemoguće predvidjeti. IPS za
istraživanje i razvoj često je dijeljen od različitih korisnika i dio
je virtualnog prostora koji čine istraživači i znanstvenici iz svih
zemalja svijeta.