Transcript ① - Amazon Web Services

Web 전표 시스템
사용자 매뉴얼
관리부
2013-07-12
◈ 전표입력 프로세스 개선방향
구분
현재(변경 전)
개선(변경 후)
개인비용청구
전표
(비용청구)
1. 비용청구서 작성(증빙 부착)
2. 부서장 결재 득한 후 재무팀 제출
3. 비용청구서 내용 심사 후 지급
( 현금 or 계좌로 청구 금액 지급)
1.
2.
3.
4.
웹전표 미지급비용 전표 작성 후 상신
상신 된 전표 출력(증빙 부착)
부서장 결재 득한 후 재무팀 제출
전표 심사 후 지급
( 매월 2일 까지 재무팀 제출 건
-> 10일 개인 급여 통장 지급
매월 13일 까지 재무팀 제출 건
-> 25일 개인 급여 통장 지급)
매입세금계산
서 전표
1. 기안문 및 세금계산서 재무팀 제
출
2. 재무팀 내용 심사 후 거래처 지급
(익월 15일)
법인카드 전표
1. 법인카드 사용내역서 작성(증빙
부착)
2. 부서장 결재 득한 후 재무팀 제출
3. 법인카드 사용내역서 내용 심사
후
(개인법인카드 -> 익월15일 지정 통장
입금
공용법인카드 -> 카드사 지급)
2
1.
2.
3.
4.
웹전표 매입세금계산서 전표 작성 후 상신
상신 된 전표 출력(매입세금계산서 부착)
부서장 결재 득한 후 재무팀 제출
전표 심사 후 거래처 지급
(익월 15일)
1. 웹전표 법인카드 전표 작성 후 상신
2. 상신 된 전표 출력(증빙 부착할 필요 없음 ->
웹전표에 카드사용 기록으로 대체)
3. 부서장 결재 득한 후 재무팀 제출
4. 전표 및 증빙 심사 후 지급
(개인법인카드 -> 익월15일 지정 통장 입금
공용법인카드 -> 카드사 지급)
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◈ Web전표 처리 시 유의사항
1. 법인카드비용입력은 매월말+7일 카드사 청구서 기준으로 해당 내용을 입력
( 매입취소분, 미청구분은 청구서와 대사하여 입력하지 않음)
2. 선급금 요청 건은 요청문서(비용청구서등) 작성 후 제출하여 대금지급 처리 요청
3. 세금계산서 발행 후 대금을 개인이 지급한 경우에는 비용청구등록으로 비용청구하고 동 세금계산서는
전표와 함께 제출(세금계산서등록 하지 않음)
4. 법인카드사용하고 세금계산서가 발행 된 건은 법인카드등록으로 입력하고 동 세금계산서는 전표와
함께 제출(세금계산서등록 하지 않음)
5. 반려된 전표는 수정부분(계정과목, 프로젝트, 코스트센터, 적요등)에 붉은색 펜으로 두줄 긋고 수정 후
다시 제출
6. 세금계산서 등록 시 부서장 결재 득한 기안문 있으면 전표 결재 대체 가능(그외 건은 부서장결재 必)
7. 비용청구 텍스트 입력 시에 현금 & 개인카드 사용분 구분필요 없음(개인카드 선호됨)
8. 국책과제 관련 비용은 기존과 동일하게 재무팀 전달(웹전표로 입력하지 않음)
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◈ 매뉴얼 구성
1.로그인 화면
2.화면 구성
3.비용청구등록
4.세금계산서 등록
5.법인카드비용 등록
6.전표상신
7.전표승인
8.비밀번호변경
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1. 로그인 화면( http://i-sens.net
>> WEB EXPS )
- 본인의 아이디와 패스워드를 입력하여 로그인
아이디: 사번
패스워드: MES 계정보유자 MES 로그인과 동일
(MES 계정비보유자- 최초 핸드폰 뒤 4자리)
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2. 화면 구성_로그인 후
①
④
②
⑤
③
① 각 카테고리가 활성화 되어있고 클릭하면 해당 화면으로 이동함.(*전표승인은 승인자만 활성화 됨)
- 비용청구등록: 개인이 회사 경비 부담 후 회사에 청구 시
- 법인카드 비용등록: 법인카드 사용 분관련 경비 입력 시(개인 및 공용 모두포함)
- 세금계산서 등록: 매입세금계산서관련 경비 입력 시
- 전표상신: 작성된 전표 재무팀 상신 시 및 결과조회 시
- 비밀번호변경: 사용자 로그인 비밀번호 변경 시
② 청구일/세금계산서작성일 : 사용자가 입력한 해당 날짜 범위 선택
③ 문서상태: ‘전체’, ‘저장’, ‘상신’, ‘반려’, ‘결제완료’ 상태별로 지정가능
④ ‘상신’ & ‘조회’
- 상신: 아직 상신하지 않은 건 선택하여 상신 시 Click
- 조회: ‘청구일/세금계산서 작성일’ 및 문서상태 값 선택 후 해당내용 조회 시 Click
⑤ 로그인 시 기본적으로 해당월에 입력한 최신 내역이 위에서부터 차례로 화면에 나타남.
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3.비용청구등록
①
①
②
③
④
7월 비용청구
⑤
⑥
⑦
⑧
민경원 : 알바문구/사무용품구매
< 필수 전표 입력 사항 >
① 미지급유형 -> 미지급금 국내 , 사업장 -> ㈜아이센스 선택
② 거래처에 SAP상에 등록되어 있는 “성명(사번)”의 거래처 (비용청구자) 선택
③ 상단 비고란에 “*월 비용청구” 라고 입력
④ 청구일 입력
⑤ 본인이 사용한 비용에 대한 회계계정을 선택
⑥ ‘금액’에 실제사용금액(비용청구금액)을 입력
⑦ 프로젝트와 코스트센터를 입력
⑧ 하단 ‘적요’란에 사용내역을 입력
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3.비용청구등록_타 거래처입력 필요 시
①
②
※ 주의사항
거래처 코드 2개이상인 경우 다음과 같이 화면에 뜸.
- 반드시 거래처(사번)으로 되어 있는 거래처 선택
기존 거래처(사번없음) 입력하면 안됨
* 기본적으로 사용자 기준 값 지정되어있고, 필요 시 변경 가능함
① 거래처명 기본값 삭제 후 거래처 돋보기 클릭 -> 거래처 팝업 창 활성
② 거래처명 입력 후 검색 -> 거래처(사번) 선택
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3.비용청구등록_청구일, 입력일, 상단비고 입력
①
②
7월 비용청구
① 청구일 달력 선택 후 비용청구일(웹전표 입력일) 선택
※ 입력일은 웹전표에 해당 전표를 입력 하는 날짜로 자동지정(수기입력 안됨)
② 상단 비고란에 ‘-월 비용청구 ’ 순으로 입력
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3.비용청구등록_계정과목 입력
①
②
① 계정명 입력 후 계정명란 우측 돋보기 click-> 해당 팝업 창 활성 -> ② 계정과목 선택
(수정 시에는 기존 계정명 삭제 후 돋보기 click)
ex) 복리후생비-회식비로 수정 입력을 원하는 경우
계정명에 ‘복리’ 입력 후 돋보기 클릭하면 복리후생비 관련 계정이 팝업 창에 활성
-> 복리후생비-회식비 선택
※ 비용 성격 별 계정과목 선택 ->회계계정과목 가이드 참고 or 각 사업장 별 담당자에게 문의
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3.비용청구등록 _프로젝트 코스트입력
* 프로젝트,코스트센터 입력 후 거래처 돋보기 클릭 -> 해당 팝업 창 활성 -> 해당 프로젝트,코스트센터 선택
※부서별 프로젝트,코스트센터 선택은 부서별 구분 가이드 참고 or 각 사업장 별 담당자에게 문의
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3.비용청구등록_하단 적요 입력
7월 비용청구
민경원 : 사무용품구매 (알파문구)
※ 주의사항
- “실 사용자명 : 경비내용(업체명)” 순 으로 입력
적요 맨앞의 사용자명은 기본값으로 로그인한
ex) 민경원 : 사무용품구매(알파문구)
계정의 사용자명이 자동입력 됨.
※ 접대비일 경우: 실사용자 명 : 회사명, 상대방(사용처) 순
ex) 이경재 : 삼일회계법인, 홍길동 외(더만나)
But 실제 사용자가 로그인 계정 사용자와 다를 경우
실 사용자명으로 수정해 함.
-> 예산조회 시스템에 상기 적요 부분의 사용자명
값을 가지고 오는 카테고리에 반영됨.
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3.비용청구등록_입력 완료 후 저장
②
①
②
②
① 비용항목 추가시 행추가로 라인추가 후 입력 진행
행추가 후 행복사 선택하면 바로 윗라인과 동일 프로젝트 명 및 코스트센터명으로 채워짐
② 비용항목 입력 완료 후 선택에서 체크 후 저장 -> 메시지 ‘확인’ 클릭 시 전표입력 완료 됨
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4.세금계산서등록
①
②
⑥
③
④
⑤
웹전표 시스템 용역대금(전산팀)
⑧
⑦
< 필수 전표 입력 사항 >
① 미지급유형 : 미지급금-국내
② 사업장 : ㈜아이센스 or 서울지점 or 원주공장 or 송도공장 세금계산서 상의 공급받는자 해당사업장 입력
③ 거래처 : 공급자 상호 입력
④ 사업자번호 : 공급자 상호 입력하면 사업자번호 자동 입력
⑤ 비고 : 세금계산서 내용(해당 부서)
⑥ 세금계산서 작성일 입력
⑦ 계정명 : 세금계산서 비용에 대한 회계계정을 선택 / 세금코드 : 해당 계산서에 대한 세금코드 입력 /
공급가,부가세 입력
⑧ 프로젝트와 코스트센터를 입력
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4.세금계산서등록_거래처입력
①
①
②
※거래처(공급자 상호) 선택
만약 구매처가 없을 경우, 각 사업장 담당자에게 구매처 등록 요청
① 거래처명 입력 후 거래처 돋보기 클릭 -> 거래처 팝업 창 활성 -> 거래처 (공급자 상호) 선택
or 거래처명 돋보기 클릭 -> 거래처 팝업 창 활성 -> 거래처명 (공급자 상호) 입력 후 검색 -> 거래처 선택
② 거래처 입력하면 사업자번호 자동 입력 (거래처와 사업자번호가 일치하는지 확인)
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4.세금계산서등록_세금계산서 작성일, 비고 입력
①
②
웹전표 시스템 용역 대금(전산팀)
① 세금계산서 작성일 달력 선택 후 세금계산서상의 작성일 날짜 선택
※ 입력일은 웹전표에 해당 전표를 입력 하는 날짜로 수기입력 안됨
② 상단 비고 : ‘세금계산서 내용(해당 부서)’ 순으로 입력
ex) 웹전표 시스템 용역 대금(전산팀)
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4.세금계산서등록_계정과목 입력
②
웹전표 시스템 용역 대금(전산팀)
①
① 계정명 입력 후 거래처 돋보기 클릭 -> 해당 팝업 창 활성 -> ② 계정과목 선택
ex) 소모품비-전산(제조)입력을 원하는 경우
계정명에 ‘소모품’ 입력 후 돋보기 클릭하면 소모품 관련 계정이 팝업 창에 활성
-> 소모품비-전산(제조) 선택
※ 비용 성격별 계정과목 선택 ->회계계정과목 가이드 참고 or 각 사업장별 담당자에게 문의
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4.세금계산서등록_세금코드 및 금액 입력
①
②
① 세금코드 : 세금코드 돋보기 클릭 -> 해당 팝업 창 활성 -> 계산서에 대한 세금코드 입력
ex) 전자세금계산서 입력시 -> V2 일반과세-세금계산서(전자세금계산서) 선택
② 공급가,부가세 : 공급가 입력하면 부가세 10% 자동입력 후 합계계산
※ 공급가와 부가세가 상이할 경우 수기로 입력하여 수정
ex) ‘합계 2,000원, 공급가액 1818, 부가세 182로 작성된 세금계산서 입력할 시
웹전표 시스템 상에서 공급가액 1818에 의해 181로 자동 계산되는 부가세를 수기로 182로 수정 가능함.
※세금계산서별 세금코드 선택 -> 세금구분 가이드 참고 or 각 사업장별 담당자에게 문의
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4.세금계산서등록 _프로젝트, 코스트센터 입력
웹전표 시스템 용역
대금(전산팀)
* 프로젝트,코스트센터 입력 후 거래처 돋보기 클릭 -> 해당 팝업 창 활성 -> 해당 프로젝트,코스트선택 선택
※부서별 프로젝트,코스트센터 선택 -> 부서별 구분 가이드 참고 or 각 사업장 별 담당자에게 문의
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4.세금계산서등록 _입력 완료 후 저장
②
웹전표 시스템 용역
대금(전산팀)
①
②
① 비용항목 입력 완료 후 선택에서 체크 후 저장
② 메시지에서 ‘확인’ 클릭 시 전표입력 완료 됨
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5.법인카드비용등록
①
①
②
③
④
⑤
⑥
⑦
< 필수 전표 입력 사항 >
① 법인카드내역가져오기 클릭
② 청구일 : 법인카드 사용분 해당월 말일로 자동 지정 됨
③ 거래처 : 해당 사용 법인카드를 지정함
④ 상단’비고’ 입력 : 법인,개인 카드별 내용 입력
⑤ 계정명 : 비용에 대한 회계계정을 선택
⑥ 프로젝트와 코스트센터 입력
⑦ 하단’적요’ 입력
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5.법인카드비용등록_법인카드 사용 내역 가져오기
①
① 법인카드내역가져오기 클릭-> 하단에 지정 기간의 법인 카드 사용내역을 불러옴
※반드시 해당 월의 카드대금청구서와 맞는지 내역 확인 후 청구서 내역대로 입력
- 청구내역서 각 사업장 별 담당자가 법인카드 사용자 및 입력자에게 이메일로 송부함
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5.법인카드비용등록_전기일, 만기일, 상단비고 입력
①
②
③
① 청구일 : 법인카드 사용분 해당월 말일로 자동 지정
② 거래처 : 거래처 돋보기 선택 후 -> 해당 팝업 창 활성
- 법인공통카드의 경우 (BC,외환) 법인카드 입력
- 개별 법인카드의 경우 “성명(사번)”의 거래처 입력(지정된 개인 계좌로 입금됨)
③ 상단비고 : 공통법인카드 -> ex)외환법인카드(****-****-****-****) ㅇ월 사용분
개별법인카드 -> ex)개별법인카드 ㅇ월 사용분
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5.법인카드비용등록_계정과목 입력
②
①
① 계정명 입력 후 거래처 돋보기 클릭 -> 해당 팝업 창 활성 -> ② 계정과목 선택
ex) 소모품비-사무용품(판관) 입력을 원하는 경우
계정명에 ‘소모품비’ 입력 후 돋보기 클릭하면 소모품비 관련 계정이 팝업 창에 활성화 됨
② 소모품비-사무용품(판관) 선택 클릭
※ 비용 성격 별 계정과목 선택 ->회계계정과목 가이드 참고 or 각 사업장 별 담당자에게 문의
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5.법인카드비용등록_ 프로젝트, 코스트센터 입력
③
①
①
②
②
모두 ‘관리부’과 ‘판관비공통’ 입력됨.
① 프로젝트,코스트센터 입력 후 거래처 돋보기 클릭 -> 해당 팝업 창 활성
② 해당 프로젝트,코스트센터선택
③ 이 후 ‘첫라인 COPY’를 클릭하면 첫 열 이하 모든 열의 프로젝트명 & 코스트센터명이 첫 열 값과 동일하게 복사됨
(첫라인 COPY후에도 변경할 부분은 변경가능)
※부서별 프로젝트,코스트센터 선택 -> 부서별 구분 가이드 참고 or 각 사업장별 담당자에게 문의
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5.법인카드비용등록_ 하단 비고 입력
①
① 하단 적요 입력
오준석 : 본사사무용품
구입
※ 주의사항
- 일반비용일 경우: “사용내용” 순으로 비고 입력 시 반드시 지켜주세요.
ex) 오준석 : 본사사무용품구입
- 접대비일 경우: 실 사용자명, 회사명, 상대방(사용처) 순
ex) : 민경원 : 웅진홀딩스, 홍길동외 2명(더만나)
적요 맨앞의 사용자명은 기본값으로 로그인한
계정의 사용자명이 자동입력 됨.
But 실제 사용자가 로그인 계정 사용자와 다를 경우
실 사용자명으로 수정해 함.
-> 예산조회 시스템에 상기 적요 부분의 사용자명
값을 가지고 오는 카테고리에 반영됨.
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5.법인카드비용등록_ 입력 완료 후 저장
①
※ 저장 전 다시 한번 해당 월의 카드대금청구서와 맞는지 내역 확인!
① 법인카드 사용 해당월의 모든 비용항목 입력 완료 모두 선택에서 체크 후 저장
② 메시지 ‘확인’클릭하면 전표입력 완료 됨
※ 첫라인 COPY 선택하면 첫라인 이하 내역이 첫라인과 동일한 프로젝트명 & 코스트센터명이 채워짐.
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6.전표상신_ 저장 상태 전표상신
※ 입력 완료 후 저장상태에서도 각 항목 다시 수정이
가능함!
- 이 화면에서 수정 후 다시 ‘저장’클릭하면 수정
사항이 반영됨.
- 전표입력 완료 후 저장된 전표를 상신하는 화면임
- 전표상태: a->d 순으로 최종 결제 까지 흘러감
a. 저장(전표입력하고 저장한 상태)
b. 상신(저장상태의 전표를 선택 후 상신한 상태)
c. 반려(상신 후 승인자에의해 반려된 상태)
d. 결제완료(승인자가 상신한 전표를 승인한 상태)
-결제완료(확정) 표시는 결제완료 된 전표를 재무팀에서 전산(SAP)에 최종반영(분개장) 한것을 의미
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6.전표상신_ 저장 상태 전표상신
②
①
②
① 해당 건(저장상태)을 선택한 뒤 상신 버튼을 클릭
② 메시지에서 ‘확인’을 클릭하면 해당 건이 전표심사자(사업장별 담당자)에게 상신 됨.
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6.전표상신_전표출력 후 부서장 결재, 증빙 부착 후 제출
②
③
④
①
①전표상태 ‘상신’ 전표의 돋보기 클릭 -> 전표 팝업 생성 -> ② 입력 내용 확인 후 출력 클릭 -> 전표인쇄
팝업 생성-> ③ 출력 클릭으로 전표 출력(출력 양식 업데이트 예정)
④ 출력 된 전표 결의부서 결재 득하고(최종 결재라인 해당부서에서 관리함) 전표후면에 관련 증빙 부착 후->
전표심사자(사업장별 담당자: 심사부서)에게 제출
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6.전표상신_결재완료
①
① 전표승인자 전표 심사 후 특이사항이 없을 경우 승인 후 결재완료 됨 -> 전표상태 결재완료(확정)
- 기안자는 2~3일 후에 전표상태가 결재완료 되었는지 확인 必
※ 비용청구 등록 -> 매월 2일까지 제출 후 재무팀 승인완료 건 -> 10일 개인 급여 통장 지급
매월 13일까지 제출 후 재무팀 승인완료 건 -> 25일 개인 급여 통장 지급
세금계산서등록-> 익월 15일, 개인법인카드-> 익월15일 지정 계좌 입금, 공용법인카드-> 카드사에 지급
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6.전표상신_반려
시
①
②
반려 된 건 삭제 or 세부항목 수정 후 재저장 가능(->재저장 후 재상신 함)
① ‘문서상태’ 카테고리에서 상신된 전표가 반려된 건을 확인 할 수 있음.(반려한 사업장별 담당자가 반려 후 내역 공지
함)
② 반려된 전표(수정 대상 및 상신 불가 항목)를 확인
계정과목,
금액,후프로젝트,
코스트센터,
적요
내용 수
등이
수정된 전표는 수정부분 붉은색 펜으로 두줄 긋고 수정
③※세부
항목 수정
재 상신 및
비용 청구를
취소할
있음.
후 다시 제출
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7.전표승인_
상신 전표 승인(사업장 별 승인자 해당)
②
①
① 상신 상태의 전표 확인 시 돋보기 클릭 -> 전표 팝업 생성 -> 해당 전표 세부내역 및 증빙 확인
② 전표 승인(or 반려) -> 승인 후 ‘결제완료(확정)’ 상태가 되면 전산(SAP 분개장)에 최종 반영 됨.
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2013-07-12
8.비밀번호 변경
- 변경하고자 하는 비밀번호 입력
①
- 사용자 로그인 비밀번호 변경 시, 갱신 비밀번호 입력 후 ‘변경’클릭하면 비밀번호 갱신 됨
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