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FLUXOGRAMA
Representação gráfica da seqüência de atividades de um
processo.
Além da seqüência das atividades, o fluxograma mostra o
que é realizado em cada etapa, os materiais ou serviços
que entram e saem do processo, as decisões que devem
ser tomadas e as pessoas envolvidas (cadeia
cliente/fornecedor).
O fluxograma torna mais fácil a análise de um processo à
identificação:
• das entradas e de seus fornecedores;
• das saídas e de seus clientes;
• de pontos críticos do processo.
Símbolos
O fluxograma utiliza um conjunto de símbolos para representar as
etapas do processo, as pessoas ou os setores envolvidos, a seqüência
das operações e a circulação dos dados e dos documentos. Os símbolos
mais comumente utilizados são os seguintes:
Operação: Indica uma etapa do processo. A etapa e quem a executa são
registrados no interior do retângulo.
Decisão: Indica o ponto em que a decisão deve ser tomada. A questão é
escrita dentro do losango, duas setas, saindo do losango mostram a
direção do processo em função da resposta (geralmente as respostas
são SIM e NÃO).
Sentido do fluxo: Indica o sentido e a seqüência das
etapas do processo.
Limites: Indica o início e o fim do processo
Use para
*Entender um processo e identificar oportunidades de melhoria
(situação atual).
*Desenhar um novo processo, já incorporando as melhorias (situação
desejada).
*Facilitara comunicação entre as pessoas envolvidas no mesmo
processo.
*Disseminar informações sobre o processo.
Como usar
*Defina o processo a ser desenhado. Escolha um processo que
crie o produto ou o serviço mais importante, do ponto de vista
do cliente.
*Elabore um macrofluxo do processo, identificando os seus
grandes blocos de atividades.
*Monte, para a elaboração do fluxograma, um grupo, composto
pelas pessoas envolvidas nas atividades do processo.
*Detalhe as etapas do processo e descreva as atividades e os
produtos ou os serviços que compõem cada uma delas.
*Identifique os responsáveis pela realização de cada atividade
identificada.
*Cheque se o fluxograma desenhado corresponde à forma
como o processo é executado e faça correções, se necessário.
Processo: Atendimento ao Cliente – Restaurante.
inicio
CLIENTE
Entra no restaurante
e peCLIENTE Entra no
restaurante e pede uma
mesa
CLIENTE
Entra no restaurante
Mesa
e pede uma
mesa
disponiv
el
dddmd SIM
is
Recepcionista
encaminha cliente a
mesa
CLIENTE
Analisa o cardápio
e faz o pedido
MAITRE
Registra e encaminha
o pedido
NÃO
RECEPCIONISTA
Entrega senha e
encaminha cliente ao bar
CLIENTE
Aguarda Mesa
RECEPCIONISTA
Mesa é
disponibilizada
DEPARTAMENTALIZAÇÃO: É O agrupamento, de
acordo com um critério específico de
homogeneidade, das atividades e correspondentes
recursos (humanos, financeiros, materiais e
equipamentos) em unidades organizacionais.
Não há departamentalização ideal, todos os tipos apresentam vantagens e
desvantagens. É necessário no processo de departamentalização que é na
verdade o processo de agrupar as atividades em divisões organizacionais
buscar maneiras onde a eficiência e a eficácia sejam otimizadas.
Outro fator a considerar é o Humano não podendo esquecê-lo, pois será
fundamental para o sucesso da organização, portando é importante à
contratação de pessoas adequadas a homogeneidade da estrutura para
uma maior sintonia em escala. Sempre falo nesse fator humano ele é
importante em quase todos os aspectos que constituem a organização.
Segundo Fayol, “as estruturas organizacional caracteriza-se por uma
cadeia de comando, ou seja, por uma linha de autoridade que interliga as
posições da organização e especifica quem se subordina a quem”
Modelos de Estrutura Organizacional
A lógica de agrupamento de recursos é baseada em seu propósito funcional como marketing, finanças, produção, etc.
1 - Estrutura Funcional
A lógica de agrupamento de recursos é baseada em seu propósito funcional como marketing,
finanças, produção, etc.
2 – Divisional
Proporciona maior velocidade de resposta, a lógica de agrupamento de recursos
é baseada na divisão por unidades de negócio.
Proporciona maior autonomia para cada unidade permitindo assim maior agilidade e menos
burocracia.
3 – Matricial
É uma alternativa híbrida que envolve estruturação funcional pura e a estruturação
divisional.
Cada agrupamento de recursos tem duas linhas de subordinação:
Uma com o superior funcional (staff corporativo);
E outra com o superior divisional que gerencia a unidade de negócios.
4 - Organização por projetos
• Caráter temporário. Quanto maior o número
de projetos maior será o tamanho da
organização.
• Sua departamentalização interna é funcional.
• Objetivos e prazos bem definidos.
• Aplicável a construtoras, empresas de
consultoria, empresas que atuam por
projetos.
5 - Estrutura Celular
Todos estão no mesmo nível hierárquico, aliás hierarquia neste
modelo não é uma palavra muito utilizada.
Utilizada em equipes de alta performance e alto valor agregado, onde torna-se
desnecessário possuir uma supervisão rígida sobre cada funcionário.
PROJETO DE ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO
É composto por vários elementos separados , embora relacionados,
que, quando tomadas em conjunto, definem o trabalho das pessoas
na produção
a) que tarefas?
b)em que seqüência?
c)que habilidades?
d)Quanta autonomia?
e)Que condições ambientais?
f)Que alocar?
g)Como fazer as interfaces com as instalações?
h)Quem mais?
OBJETIVOS DO PROJETO DE TRABALHO
•
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•
•
Qualidade
Rapidez
Confiabilidade
Flexibilidade
Custo
Saúde e Segurança
Qualidade de vida no trabalho
Qualidade
Habilidade de pessoal em produzir produtos e serviços de alta qualidade pode ser
afetada pelo projeto do trabalho.
Rapidez
Algumas vezes a velocidade de resposta é o objetivo dominante a ser atingido no
projeto do trabalho.
Confiabilidade
A confiabilidade do fornecimento de bens e serviços é usualmente influenciada
pelo projeto do trabalho.
Flexibilidade
O projeto de trabalho pode afetar a habilidade da produção para modificar a
natureza de suas atividades. A flexibilidade de novos produtos ou serviços, a
flexibilidade de mix, de volume e a flexibilidade de entrega são todas
dependentes em alguma extensão do projeto do trabalho
Custo
Todos os elementos do projeto do trabalho descritos , terão um efeito sobre a
produtividade e , portanto, sobre o custo do trabalho.
Saúde e segurança
O que quer que seja o projeto do trabalho alcance, não pode por em perigo o bem
estar das pessoas que fazem o trabalho, de outras na operação, dos consumidores ,
que podem estar presentes na operação, ou daqueles que usam algum produto
feito pela operação.
Qualidade de vida no trabalho
O projeto de qualquer trabalho deve levar em conta seus efeitos sobre a segurança, o
interesse intrínseco, a variedade, as oportunidades para desenvolvimento , o nível
de estresse e o comportamento das pessoas que desempenham, o trabalho
DIVISÃO DO TRABALHO
•
A DIVISÃO DO TRABALHO torna-se uma questão no projeto do trabalho
logo que a operação atinja mais de uma pessoa.
Vantagens:
a)
b)
c)
Proporciona aprendizagem rápida
Automação mais fácil
Trabalho não produtivo reduzido
Desvantagens:
a)
b)
c)
Monotonia
Dano fisico
Baixa flexibilidade