Transcript Pengantar SOP

Komentar Terhadap
Gambar
Mengapa sering terjadi ?
Masih saja ada?
Resiko besar tapi aman & nyaman ?
Mengapa mendunia ?
Coba Bandingkan ?
Ternyata kuncinya ?
Standar Operasional dan Prosedur
Gambaran Besar
Kesiswaan
KURIKULUM
Ketenagaan
Sarpras
Keuangan
Definisi dari
Standar Operasi dan Prosedur (SOP)
adalah adalah serangkaian instruksi tertulis yang
dibakukan guna mencapai suatu tujuan yang
terstandar. Berisi rangkaian / langkah proses
kegiatan, bagaimana dan kapan harus
dilakukan, di mana dan oleh siapa dilakukan.
Manfaat dari penyusunan SOP
• Memberikan pegangan atau rujukan baku bagi masing-masing
pihak mengenai fungsi dan tugas yang harus dilakukan.
• Memberikan jaminan pelaksanaan secara akuntabel dan
transparan bagi seluruh aktivitas / pelaksanaan kegiatan.
• Dapat digunakan sebagai alat ukur capaian kinerja yang
disepakati bersama, sehingga memungkinkan dilakukannya
pemantauan secara partisipatif bagi seluruh pihak yang terkait.
• Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin
dilakukan
• Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas
• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan
tanggung jawab individual dan organisasi secara keseluruhan.
Prinsip dari penyusunan SOP
•
•
•
•
•
•
Kemudahan / Kejelasan.
Efisiensi dan Efektivitas.
Keselarasan.
Keterukuran.
Berorientasi pada Pengguna (mereka yang dilayani)
Dinamis.
Siklus Pengembangan SOP
Persiapan
1
2
5
3
4
Peningkatan Kualitas
(Deming – PDCA)
Waktu
Format SOP
•
•
•
•
Langkah sederhana (Simple Steps)
Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)
Grafik (Graphic)
Diagram Alir (Flowcharts)
Langkah sederhana (Simple Steps)
SOP (Simple Step)
Nomor
KT002
Pengajuan cuti tahunan guru
Tgl validasi
12 Juni 2012
1. Guru mengisi formulir rencana cuti dan menyerahkan ke staf TU
2. Petugas TU mengecek jumlah sisa cuti dan meneruskan formulir dan data sisa cuti ke
Kepala Madrasah
3. Kepala madrasah mempertimbangkan pengajuan rencana cuti (berdasar kondisi dan
jadwal) bila diterima maka langsung tanda tangan dan meneruskan ke petugas TU
kembali, bila tidak Kepala Madrasah bisa memanggil guru tersebut untuk mendiskusikan
masalahnya dan bila memungkinkan diubah sesuai dengan kesepakatan
4. Petugas TU meminta tanda tangan pegawai untuk memberikan status penerimaan
rencana izin cuti
5. Petugas TU mengupdate jumlah sisa cuti, mencatat jadwal rencana cuti dan membuat
pengumuman pada guru jaga pengganti
6. Guru melaksanakan cuti dan melaporkan ke TU bila telah kembali bertugas
7. Petugas TU mengupdate jumlah cuti sesungguhnya.
Pengajuan cuti tahunan guru
Tahapan
berurutan
(Hierarchical Steps)
Tgl validasi
12 Juni 2012
1. Guru mengisi formulir cuti tahunan:
 Guru mengambil Formulir yang tersedia di TU
 Guru mengisi formulir dan serahkan ke TU
 Petugas TU melihat jumlah sisa hak cuti yang dimiliki guru
 Petugas TU memberikan berkas formulir dan rangkuman sisa hak cuti kepada Kepala
Madrasah
2. Persetujuan Kepala Madrasah / pihak yang berwenang memberikan cuti:



Kepala Madrasah mempertimbangkan pengajuan cuti berdasarkan kondisi dan jadwal
madrasah
Bila kepala madrasah merasa keberatan maka memanggil guru yang bersangkutan
untuk berdialog dan kemungkinan untuk mengatur jadwal sesuai kesepakatan
Kepala madrasah yang menyetujui maka memberikan tanda tangan dan
mengembalikan formulir tersebut ke petugas TU
3. Proses pencatatan rencana cuti



Petugas TU mencatat rencana cuti yang diterima
Petugas memberikan formulir permohonan dan memberitahukan penerimaan
rencana pengajuan cuti kepada guru yang bersangkutan
Atas penerimaan tersebut guru memberikan tanda tangannya
4. Petugas TU menyusun jadwal guru jaga pengganti


Petugas TU menyusun jadwal guru jaga pengganti
Memberitahukan jadwal tersebut kepada guru jaga pengganti
5. Guru melaksanakan cuti


Guru melaksanakan cuti
Guru melaporkan telah bertugas kembali
6. Petugas TU mencatatkan realisasi cuti guru



Guru melaporkan realisasi jumlah cuti yang diambil sesungguhnya kepada petugas
TU
Bila ada perbedaan antara rencana dan realisasi maka petugas melaporkan
perbedaan tersebut kepada Kepala madrasah dan meminta pengesahan perbedaan
tersebut
Petugas TU mencatatkan hasil / jumlah realisasi cuti yang sesungguhnya
Grafik
(Graphic)
Isi
Formulir
• Guru mengisi form
• Petugas TU melihat sisa cuti
Persetujuan
Kamad
• Kamad mempertimbangkan dg kondisi & jadwal
• Kamad Menyetujui dan Tanda tangan
Mencatat
Rencana
• Guru Menandatangani penerimaan rencana cuti
• Petugas TU mencatat rencana cuti
Jadwal
Guru Jaga
• Menyusun jadwal guru jaga
• Memberitahukan kepada guru jaga
Melakukan
Cuti
• Guru melakukan cuti
• Guru melaporkan selesai cuti
Realisasi
Cuti
• Petugas TU mencatat realisasi akhir cuti yang
diambil
Flowchart 1
Mulai
Guru mengisi Formulir
cuti
TU melihat sisa cuti
yang ada
Usulan cuti
diterima ?
A
Tidak
Kamad berdiskusi dg guru
& mengatur kesepakatan
baru
Ya
Kamad tanda tangan
persetujuan
TU mencatat :
- rencana cuti guru
- jadwal guru jaga
Guru selesai cuti melapor
ke TU
TU mencatat :
- Realisasi cuti guru
Selesai
Kesepakatan
baru ?
Ya
Guru mengubah
Formulir cuti
A
Tidak
Flowchart 2
Simbol Flowchart
Kerja Kelompok
• Menyusun contoh SOP sederhana
– Penerimaan Murid Baru
– Pemgggunaan Perpustakaan
– Rekruitmen Guru
– Penyusunan RKM
Pajangan
• Menukar pajangan dengan kelompok lain yang
sama
• Yang mempresentasikan dari kelompok yang
bukan kelompoknya
• Komentar kalau ada
• Kembali ke kelompoknya berdiskusi dan
membuat perubahan seperlunya