Transcript Manual de Funciones - Msc. Ariel Linarte

Manual de Funciones
• Una vez elaborados los procedimientos de
cada una de las áreas y operaciones
respectivas se procederá a elaborar los
manuales de funciones los cuales tendrán
como base principal los formatos únicos
donde en las columnas de responsabilidad y
cargo se trasladan a el respectivo manual de
funciones.
• las obligaciones que cada uno de los cargos
conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo
informes de labores que deben ser elaborados
por lo menos anualmente dentro de los cuales se
indique cualitativa y cuantitativamente en
resumen las labores realizadas en el período, los
problemas e inconvenientes y sus respectivas
soluciones tanto los informes como los manuales
deberán ser evaluados permanentemente por los
respectivos jefes para garantizar un adecuado
desarrollo y calidad de la gestión.
• Este manual documenta los conocimientos,
experiencia y tecnología del área, para hacer
frente a sus retos y funciones, con el propósito
de cumplir adecuadamente con su misión.
• El manual describe la organización formal,
mencionado, para cada puesto de trabajo, los
objetivos del mismo, funciones, autoridad y
responsabilidades.
• Los manuales tienen por objeto el decirle a
cada jefe o trabajador por escrito lo que se
espera de él, en materia de funciones, tareas,
responsabilidades,
autoridad,
comunicaciones, e interrelaciones dentro y
fuera de la empresa.
OBJETIVOS DE UN MANUAL DE FUNCIONES
• Facilitar el proceso de reclutamiento y selección
de personal.
• Identificar las necesidades de capacitación y
desarrollo del personal.
• Servir de base en la calificación de meritos y la
evaluación de puestos.
• Precisar las funciones encomendadas a cada
cargo, para deslindar responsabilidades, evitar
duplicaciones y detectar omisiones.
• Propiciar la uniformidad en el trabajo.
• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la
ejecución del trabajo evitando repetir
instrucciones sobre lo que tiene que hacer el
empleado.
• Sirve de medio de integración y orientación al
personal de nuevo ingreso, ya que facilita su
incorporación a las diferentes unidades.
• Proporcionar el mejor aprovechamiento de
los recursos humanos.
VENTAJAS
• Mayor facilidad en la toma de decisiones y en
la ejecución de las mismas.
• No hay conflictos de autoridad ni fugas de
responsabilidad.
• Es claro y sencillo.
• Útil en toda organización.
• La disciplina es fácil de mantener.
Este corresponde a un documento que se divide en los
siguientes aspectos
• Descripción básica del cargo
El formato se encabeza describiendo el nombre del cargo,
dependencia a la que pertenece y el cargo de su jefe
inmediato.
• Objetivo estratégico del cargo
Este ítem se refiere a la actividad genérica que define el
grupo de funciones, actividades y responsabilidades por
lo cual se hace necesario la existencia de dicho cargo en
la estructura de la empresa.
En este punto se debe recalcar que la definición del objetivo
debe ser concreta y que globalice en pocas palabras el
grupo de funciones y responsabilidades del cargo
• Funciones básicas
En este numeral se deben incluir brevemente
cada una de las funciones y responsabilidades
básicas que describa adecuadamente los
límites y la esencia del cargo.
Se debe tener en cuenta que en la descripción de
las funciones básicas no se debe entrar en los
detalles de “el como hacer para cumplir con las
funciones”, ya que este es un tema tratado al
detalle en el manual de procedimientos y
formatos.
• Es importante al describir las funciones y las
responsabilidades de forma tal que el jefe de
dicho empleado pueda tener una forma objetiva
de medir el grado de cumplimiento de cada una
de las funciones básicas al momento de la
evaluación periódica del trabajador. Esto con el
fin de que al entregarle sus funciones al
empleado, podamos tener un método sencillo de
control de gestión sobre el cargo, ya que al final
de cada período al empleado se le pueda evaluar
su desempeño lo mas objetivamente posible.
• Cuando las funciones se describen de una manera
tan genérica, se termina describiendo los deseos
idealistas del jefe del empleado, generando una
incertidumbre en la interpretación de las
funciones que finalmente se puede reflejar en
evaluaciones subjetivas del empleado. Si un
grupo de funciones y responsabilidades descritas
para un empleado están bien redactadas y
ajustadas a la realidad, una consciente
autoevaluación del empleado debe coincidir con
la evaluación del jefe o al menos estar muy
cercana.
• Con esto se debe concluir que la descripción de
las funciones y responsabilidades deben ser una
herramienta que ayude también a los jefes a
realizar una evaluación adecuada y objetiva que
no tenga nada que ver prejuicios personales.
• Es muy importante incluir dentro de la lista
responsabilidades, el nivel de autorización y
responsabilidad presupuestal de su cargo, si lo
tiene. No deben quedar dudas para el funcionario
hasta donde va su responsabilidad y su
autonomía
tanto
presupuestal
como administrativa