Transcript QUY **NH TR* L**NG QUA TH* ATM - Công ty cổ phần Lilama 69-1

BẮC NINH, NGÀY 05 THÁNG 12 NĂM 2012

1. Sự cần thiết
Thông thường việc phát lương cho CBCNV trong điều kiện sản xuất
phân tán rộng khắp trong cả nước bằng tiền mặt đã gây bất cập cho cả công
ty và người lao động vì những lí do sau:

Công ty phải cử cán bộ kế toán đến từng công trình tổ chức phát lương lãng
phí chi phí đi lại, an ninh trật tự trong quá trình phát lương nhiều phức tạp.

Người lao động phải mất thời gian chờ đợi để lĩnh lương, những người nghỉ
chính đáng phải thực hiện nhiều thủ tục ủy quyền cho người lĩnh lương hộ.

Việc chuyển tiền mặt (tiền lương) của người lao động cho thân nhân qua
đường bưu điện hoặc ngân hàng mất nhiều thời gian ảnh hưởng đến sản
xuất.

Việc cất giữ bằng tiền mặt của người lao động trong điều kiện ở tập thể rất
dễ xảy ra các vấn đề tiêu cực như: Cờ bạc, rượu chè, trộm cắp…

Thông qua việc phát lương bằng thẻ ATM cũng là một công cụ quản lý nhân
sự hữu hiệu của Công ty.
2. Mục đích và ý nghĩa
Phát lương qua thẻ ATM nhằm mục đích giải quyết các vấn đề
bất cập ở trên, ngoài ra giúp người lao động kiểm soát được chi tiêu
của mình, dễ dàng tiếp cận và sử dụng các dịch vụ ngân hàng như:
rút tiền mặt, có thể in sao kê(kiểm tra các giao dịch của thẻ), chuyển
khoản; hay các dịch vụ phát sinh khác như: thanh toán tiền điện,
nước, điện thoại, mua thẻ cào điện thoại di động, bán vé hay các
giao dịch điện tử trực tiếp khác từ các máy ATM 24/24h trong ngày.
Người lao động có thể nhận lương kịp thời dù ở bất cứ nơi đâu, ở
công trình nào trong cả nước. Ngoài ra thanh toán bằng thẻ ATM
còn giúp người lao động giao dịch nhanh gọn với ngân hàng trong
việc thanh toán và chuyển tiền cho thân nhân hoặc mua bán hàng
hóa thông qua điện thoại di động.
3. Các thuật ngữ và các quy định khác.
Thẻ ATM là một phương tiện thanh toán không dùng
tiền mặt do Ngân hàng phát hành dùng để rút tiền và thực
hiện nhiều dịch vụ tài chính khác tại các máy ATM.
Tiền được trả qua thẻ ATM cho người lao động là tiền
lương hàng tháng của người lao động và các khoản khác
như lễ, phép, hội họp, thưởng…sau khi đã trừ đi các khoản
theo quy định của nhà nước và nội bộ Công ty(như thuế thu
nhập cá nhân, các khoản bảo hiểm bắt buộc, kinh phí công
đoàn, quỹ tình nghĩa lắp máy, tiền ăn, tiền tạm ứng, bồi
thường…)
Thẻ ATM được coi là tài sản của Công ty cấp miễn phí
cho người lao động, thẻ ATM này chỉ để giao dịch các
khoản tiền liên quan giữa người lao động và Công ty.
Bao gồm toàn bộ người lao động làm việc tại Công ty
cổ phần Lilama69-1. Danh sách người lao động lĩnh bằng
tiền mặt phải có đề nghị và phê duyệt của Tổng giám đốc,
trừ các trường hợp bắt buộc phải lĩnh lương tại phòng Tài
chính Kế toán do vi phạm kỉ luật hoặc chưa thanh toán công
nợ với Công ty và / hoặc cơ chế đặc thù như Điều 6 dưới
đây.
1. Đối với người lao động tuyển dụng mới:
Khi người lao động được tuyển dụng ký hợp đồng lao
động với Công ty thuộc đối tượng được cấp thẻ ATM, phòng
tổ chức lao động yêu cầu người lao động cấp thêm 1 bản phô
tô chứng minh nhân dân và lập danh sách đề nghị(theo mẫu
MS: 01B- ATM/TCNS) gửi cho phòng Tài chính Kế toán để
làm thẻ cho người lao động.
2. Đối với người lao động đã và đang làm việc tại công ty:
Cán bộ công nhân viên đã và đang làm việc tại Công ty
chưa có thẻ cần gửi 1 phô tô chứng minh thư nhân dân cho
trưởng đơn vị hiện đang làm việc, đơn vị tập hợp theo mẫu
01A-ATM/ĐVTT gửi phòng Tổ chức Lao động phê duyệt
chuyển phòng Tài chính Kế toán theo mẫu 01B-ATM/TCNS.
- Kiểm tra các thông tin trên thẻ để đảm bảo đúng các thông tin khi
nhận thẻ.
- Kích hoạt thẻ trước khi sử dụng tức là cần đổi mãi PIN do ngân hàng
cung cấp.
- Sử dụng thẻ để rút tiền hoặc thực hiện các dịch vụ khác theo hướng
dẫn tại các máy ATM.
- Theo qui định, mỗi khách hàng chỉ được làm duy nhất 1 thẻ chính tại
một hệ thống ngân hàng. Khi sử dụng thẻ, nếu bị mất thẻ hoặc bị máy
ATM giữ thẻ, người sử dụng thẻ cần nhanh chóng báo về ngân hàng
phát hành thẻ bằng đưong dây nóng ghi tại các máy ATM và đến ngân
hàng để thông báo bằng văn bản trong thời gian sớm nhất để được giải
quyết. Để nạp tiền vào thẻ, người có thẻ cần đến phòng giao dịch hoặc
chi nhánh ngân hàng phát hành thẻ để thực hiện. Nếu nạp tiền vào thẻ
từ phòng giao dịch hoặc chi nhánh ngân hàng khác ngân hàng phát
hành thẻ thì người nạp tiền sẽ bị mất phí tùy qui định mỗi ngân hàng.
- Đặc điểm rõ ràng nhất của thẻ ATM là khả năng rút tiền.
Để thực hiện điều này, chỉ cần đến các nơi đặt máy ATM(có thể
là các khu công nghiệp, tại sân bay, trung tâm thương mại, chợ,
chi nhánh ngân hàng…) để thực hiện.
- Có thể dùng thẻ ATM để thực hiện các giao dịch tự động
như kiểm tra tài khoản, rút tiền hoặc chuyển khoản, thanh toán
hóa đơn, mua thẻ điện thoại…từ máy rút tiền tự động. Loại thẻ
này cũng được chấp nhận như một phương thức thanh toán
không dùng tiền mặt tại các điểm thanh toán có chấp nhận thẻ.
- Khi phát hiện quên thẻ tại máy ATM hoặc mất thẻ cần thông
báo ngay cho ngân hàng theo số điện thoại ghi trên máy ATM để
khóa thẻ. Nếu thẻ bị nuốt vào máy ATM cần liên lạc với Ngân
hàng theo số điện thoại ghi trên máy ATM đã rút để lấy lại thẻ.
1. Đối với người lao động
Kiểm tra lại các thông tin trước khi nhận thẻ. Nếu có bất kỳ
thông tin nào chưa đúng như sai số chứng minh thư, sai họ, tên,
ngày tháng năm sinh,… thì thông báo cho đơn vị hoặc gọi trực
tiếp về phòng Tài chính kế toán(theo số điện thoại:
02413.821.212 gặp chị Nguyễn Thu Hà hoặc theo địa chỉ
email: [email protected]) để kiểm tra lại và gửi ngân
hàng tiến hành điều chỉnh thông tin.
Giữ gìn và bảo mật thẻ để tránh mất trộm tiền.
Nếu bị mất thẻ hoặc hư hỏng thẻ thì cán bộ công nhân viên
tự làm lại thẻ tại chi nhánh Ngân hàng Công thương gần nhất
hoặc đề nghị Công ty làm thẻ hộ(theo mẫu MS:03-ATM kèm
theo 1 bản phô tô chứng minh thư) gửi về phòng Tài chính Kế
toán, nhưng phải mất phí theo quy định của Ngân hàng.
2. Đối với phòng Tổ chức Lao động.
Cần cung cấp ngay cho phòng Tài chính Kế toán danh sách người lao
động mới ký hợp đồng kèm theo 1 bản phô tô chứng minh nhân dân để kịp
thời làm thẻ cho người lao động theo mẫu 01B-ATM/TCNS. Đối với người
lao động đã có thẻ ATM mở tại hệ thống ngân hàng Công
thương(Vietinbank) thì yêu cầu cung cấp tên, số tài khoản và các thông tin
khác theo mẫu số MS: 02-ATM gửi phòng Tài chính kế toán để thực hiện
thanh toán tiền qua thẻ.
Khi duyệt số công của cán bộ công nhân viên phải gửi kịp thời cho
phòng Tài chính Kế toán những trường hợp người lao động phải phát
lương tại phòng để phòng Tài chính Kế toán lập bảng thanh toán lương
riêng không thanh toán qua thẻ ATM.
Phải thường xuyên rà soát, lập danh sách cán bộ công nhân viên chưa
có thẻ gửi các đơn vị để đối chiếu và làm bổ sung thẻ cho cán bộ công
nhân viên.
Cung cấp các thông tin cần thiết khác liên quan đến việc làm thẻ cho
các đơn vị và phòng Tài chính Kế toán khi có yêu cầu.
3. Đối với đơn vị sản xuất.
Phối hợp với phòng Tổ chức Lao động và phòng Tài chính kế toán
để thực hiện làm thẻ cho cán bộ công nhân viên của đơn vị mình được
nhanh chóng và tiện lợi nhất.
Nhận được danh sách người lao động chưa có thẻ từ phòng Tổ
chức nhân sự gửi đề nghị các đơn vị kiểm tra lập ngay danh sách đề
nghị làm thẻ của đơn vị mình kèm theo 1 phô tô chứ minh thư theo
mẫu số MS: 01A-ATM/ĐVTT gửi về phòng Tổ chức Lao động xác
nhận chuyển phòng Tài chính Kế toán làm bổ sung thẻ.
Sau khi nhận thẻ từ phòng Tổ chức Lao động(Phòng Tổ chức Lao
động nhận bàn giao từ phòng TCKT), đơn vị cần giao ngay cho cán bộ
công nhân viên của đơn vị mình, tránh tình trạng tiền đã trả qua thẻ mà
người lao động chưa nhận được thẻ.
Khi giao thẻ cho từng cá nhân người lao động, đơn vị phải giao
tận tay và lấy chữ ký của từng người gửi lại cho phòng Tổ chức nhân
sự(Phòng Tổ chức nhân sự có trách nhiệm thông tin cho phòng TCKT).
3. Đối với đơn vị sản xuất
Trước ngày 12 hàng tháng, đơn vị phải lập đầy đủ các khoản
khấu trừ theo mẫu số: 04-KT, dán công khai các khoản khấu trừ này
và giải quyết mọi thắc mắc cho người lao động hiểu rõ.
Trước ngày 17 hàng tháng, sau khi đã giải quyết mọi thắc mắc
của người lao động liên quan đến các khoản khấu trừ, đơn vị cần
nhập lại số liệu khấu trừ chính thức theo mẫu đã lập, dán công khai
tại đơn vị, đồng thời gửi về cho phòng Tài chính kế toán kiểm tra và
phòng thư ký theo dõi.
Phối hợp với phòng Tài chính Kế toán nhập các khoản khấu trừ
chính thức vào Bảng thanh toán lương cuối cùng theo Mẫu số: 05TTL. Bảng thanh toán lương cuối cùng này cần được dán công khai
tại các đơn vị để người lao động nắm được thông tin về thẻ, tổng thu
nhập, các khoản khấu trừ và số tiền thực lĩnh của mình. Nếu có sai
sót về các thông tin này thì các cá nhân và đơn vị có liên quan cần
tiến hành điều chỉnh kịp thời.
4. Trách nhiệm của phòng Tài chính Kế toán.
Tập hợp danh sách người lao động chưa có thẻ từ phòng Tổ
chức Lao động gửi để chuyển ngân hàng thực hiện làm thẻ cho cán
bộ công nhân viên.
Ngay sau khi ngân hàng làm xong thẻ, phòng Tài chính kế toán
cần gửi ngay cho phòng Tổ chức Lao động để giao cho người lao
động.
Phòng Tài chính Kế toán khi lập Bảng thanh toán lương cũng
cần tách riêng những trường hợp phát lương qua thẻ và những
trường hợp phát trực tiếp bằng tiền mặt.
Kiểm tra đối chiếu các thông tin trên Bảng thanh toán lương
cuối cùng và thực hiện chi trả lương qua thẻ hoặc phát tiền trực tiếp
cho người lao động. Đối với những trường hợp thanh toán trực tiếp
không qua thẻ cần lấy chữ ký đầy đủ của cán bộ công nhân viên.
Đối với một số trường hợp đặc biệt như lao động thuê ngoài,
chuyên gia, biệt phái từ đơn vị khác làm việc trong thời gian
ngắn(không quá 3 tháng) được Tổng giám đốc phê duyệt
Trả lương và các khoản khác cho người lao động qua
thẻ ATM là một yêu cầu bắt buộc. Đề nghị các đơn vị và cá
nhân người lao động trong Công ty Cổ phần Lilama69-1
theo trách nhiệm được phân công trong Quyết định này
phối hợp chặt chẽ với nhau và nghiêm túc thực hiện để quá
trình thực hiện phát tiền qua thẻ đạt hiệu quả cao nhất.
QUY ĐỊNH NÀY KÈM THEO QUYẾT
ĐỊNH ĐÃ ĐƯỢC TỔNG GIÁM ĐỐC
DUYỆT VÀ GỬI ĐẾN TẤT CẢ CÁC ĐƠN
VỊ TRONG TOÀN CÔNG TY THỰC
HIỆN TỪ NGÀY 21/11/2012
MỌI THẮC MẮC XIN LIÊN HỆ
Phòng Tài chính Kế toán
Công ty cổ phần Lilama 69-1.
SĐT: 02413.821.212