Transcript Sales presentation - Czech Technical University in Prague

Best Practice
v oblasti řízení zdrojů
a kapacitního plánování
7+1 doporučení pro efektivní plánování
Tomáš Krejča
BenchCom
Praha 7.11.2012
S kým strávíte hodinu a půl….
Tomáš Krejča
Katedra Ekonomiky a řízení ČVUT FEL





Odborný konzultant Benchcom, s.r.o.
Praxe s řízením zdrojů a kapacitním plánováním
Specializace na Maconomy PeoplePlanner
[email protected]
www.benchcom.cz
1.2
Dnešní přednáška
 Základní pojmy – abychom si rozuměli
10’
 Best Practice v řízení zdrojů a kapacitním plánování
 Diskuze
60’
20’
1.2
Základní pojmy a opakování






Co je to Projekt?
ERP - Enterprise Resource Planning
PSO – Professional Services Organisations
Utilizace zdrojů
Řízení zdrojů
Kapacitní plánování
1.2
Projekt
Koordinované a časově ohraničené
úsilí, směřující k vytvoření
unikátního produktu, nebo služby.
Zdroj: wikipedia.org
Projekt
Jedinečnost




Vymezenost (termín, čas, rozpočet)
Různorodost – potřeba řešení týmem
Komplexnost
Nadprůměrné riziko
Cíl
Trojimperativ
Čas
Náklady
1.2
Deltek stručně
 Maconomy od 1989 zaměřena na společnosti v oblasti projektových
služeb
 2010 spojení s Deltek USA, vznik globálního leadra v systémech
pro PSO:





Konzultační firmy
Výzkum a vývoj
IT firmy
Inženýringové a projekční
Komunikační a PR agentury
 1,8 mil+ uživatelů ve více jak 80 zemích
 veřejně obchodovatelná společnost (NASDAQ: PROJ)
1.1
Leadership v ”erp pro pso”
• analytiky celosvětově umístěna mezi top 10 světovými
dodavateli jako vůdčí specialista v ”ERP pro pso”
• řada největších a nejvíce uznávaných PSO firem používá
maconomy pro své podnikání
advertising &
related
computer
related
audit & tax
research
legal
engineering &
architects
advisors &
design
1.3
Naše poslání
pomáhat organizacím
řídit zaměstnance, čas a projekty
a zvýšit tak svou profitabilitu
Zdroje nejsou dostatečně
plánovány a řízeny!
Přístup k alokace zdrojů
Na základě jejich
současné
dostupnosti
34%
Dialog přímo se
zdrojem
26%
Project Portfolio
Dialog mezi
Management
Solutions
manažerem
zdrojů a
Primavera
projektovým
CA Clarity
manažerem
Microsoft Project
Server
16%
Planisware tc.
Projektového
plánování,
rozpočtování a
hodnocením
vývoje
21%
Na základě
budoucí
dostupnosti,
odbornosti a
souladu
s projektovými
plány
3%
Založeno na výzkumu, který společnost Benchcom provedla v ČR v roce 2008 mezi inženýringovými a projektovými společnostmi
Problém nebo výzva
Více projektů
s nízkou marží
Méně času
Méně disponibilních
zdrojů
Mnoho změn při
realizaci projektů
Zvýšení nejistoty při
plánování
Problémy musíme řešit včas, nejlépe ještě dříve než vzniknou,
tedy jim předcházet!
To je cílem našich Best Practice doporučení
použití PeoplePlanner.
Best practice 1
přehled napříč celou organizací
Všechny projekty s datem zahájení, ukončení a základním rozpočtem
Čas zaměstnanců je přiřazen na projekty alespoň v nejbližších týdnech
Změny jsou zaváděny v okamžiku a místě jejich vzniku
Management využívá online informace ke svému rozhodování
Best practice 2
součástí plánu je režijní čas a absence zaměstnanců
Zaměstnanci zadávají dovolené či jiné absence s možností schvalování
Pro interní činnosti jsou zavedeny režijní projekty
Pro administrativní čas či operativu se používají opakované alokace
Best practice 3
při plánování se využívají typové zdroje
Typové zdroje jsou zadány pro všechny typické kvalifikace v org. struktuře
Přiřazení z typových zdrojů mění nadřízený nejpozději v týdenním výhledu
Prognóza zatížení vzniká sečtením alokací skutečných a typ. zdrojů
Best practice 4
součástí plánu jsou potenciální projekty
Obchod zadává potenciální projekty ve fázi před podpisem smlouvy
K potenciálním projektům se přiřazují zejména typové zdroje s pomocí vzorů
Obchod díky online přehledu lépe časuje projekty s ohledem na kapacity
Best practice 5
projekty jsou vyhodnocovány průběžně
K projektům je evidována odpracovaná skutečnost nejpozději na týdenní bázi
Skutečnost a výhled projektu je průběžně vyhodnocován
Součástí vyhodnocení nejsou jen hodiny ale i náklady a výnosy
Best practice 6
vytížení lidí je vyhodnocováno dopředu
Každý zaměstnanec je odpovědný za svou plnou alokaci pro nejbližší týdny
Nadřízení provádějí příslušná opatření pokud je zam. nevytížen či přetížen
Plán projektů je optimalizován oproti úzkým místům (TOC)
Best practice 7
zaměstnanci jsou zapojeni do procesu plánování
Každý zaměstnanec má online přístup ke svému plánu
Zaměstnanec jednoduše aktualizuje svou alokaci pokud dojde ke změně
Zaměstnanec aktivně vyhledává možnosti zapojení ve výhledu týdnů
Identifikované problémy
Lidé se cítí velmi
vytíženi, ale přesto
celková úroveň
utilizace je
neuspokojivě nízká
Neustálé přesouvání
lidí mezi projekty a
„hašení problémů“
činí zaměstnance
nespokojenými.
Nemáme pohotový
přehled o celkové
kapacitě zdrojů.
Pouze lokálně v .xls
tabulce
Projekty jsou
založené na hrubých
odhadech a nemáme
porovnání mezi
odhadem
a skutečně
realizovaným
rozsahem prací
maconomy.com
Nedokážeme naplno
využít potenciál
a talent našich
zaměstnanců
Někteří lidé jsou
stále přetíženi,
zatímco ostatní
nejsou plně zapojeni
do řešení.
Deltek People Planner
Planning
= řízení projektů
a zdrojů v jediné aplikaci!
Tři fáze plánování
Kdo a co dělá nyní
a v následujících
dnech
Máme správně vytížené
zdroje v tomto a v
následujícím měsíci?
1 - Scheduling
2 – Plánování zdrojů a
projektů
Naše doporučení !!!
Začněte zde pro optimalizaci
vytížení a zajištění informovanosti
Odpovídá naše
kapacita rozjednaným
projektům?
3 – Dlouhodobé plánování zdrojů
Timeline
Úspěšné řízení zdrojů
Riziko nerealistického plánování
Kriteria:
Úkol
• Přehled za celou společnost
• Jednoduchost
• Každý to zvládne
Efektivní/realistické plánování
Etapa
Best practice
Projekt
Měsíc
Týden
Den
Hodina
Příklad:
100 projektů, cca 20 úkolů a 10 zaměstnanců na projekt:
=> 20 000 položek k přeplánování…
Zaměstnanec
My Plan
Web-based klient
• zobrazení vlastního plánu
• přiřazení k projektu/úkolu
MS Outlook
• zobrazení vlastního plánu
• přiřazení k projektu/úkolu
Řešení založené na rolích
Manažer zdrojů/ vedoucí oddělení
• kompletní přehled o situaci zdrojů
• Výhled – budoucí potřeba zdrojů
Zdroje
Projekty
Projektový manažer
• Řízení projektů
• Přiřazení zdrojů k projektům
Manažer (CEO, CFO, COO)
•
•
Přehled o současné a
budoucí utilizaci, tržbách
Analytix Reporty
Zaměstnanec - Přehled o naplánovaných úkolech
Sám se může přiřadit k projektu!
maconomy.com
Reporty - možnosti
Uložit jako pdf
Wysiwyg print
Reporting
Kontingenční tab.
Grafy
Export do Excelu
Datový sklad
People Planner | Proven Value
“We’ve been able to increase the proportion
of time spent on analysis and management
from 10-20% up to 50% thanks to People
Planner. That’s a huge difference in any
company.”
Jon Mostyn,
Worldwide Business Consulting Director
Hill & Knowlton
“People Planner has given us a better
overview of how we use our resources. We
have optimized allocation of our core
“The overall idea and scope of the People
Planner solution is great– it’s a tool of
genius.”
Knut Brotnow, IT Manager
The Norweigan Opera
“We have never had better control of our
projects. Our project managers gain a more
comprehensive overview of their
competences so we use them on the right
projects with respect to cost, progress and
project. This will have a positive effect
resource planning,”
on the bottom line.”
Carl Vad Jensen, CFO, Atkins
John Erik Rustad, Thales
Porovnání s MS Project
PeoplePlanner umožňuje:

Kapacitní plánování i na nejvyšší projektové úrovni

Grafické ovládání, snadné „jako Excel“

Integrované Reportování, prvky Business Inteligence

Projektové knowhow založené na „best practices“

Přímá integrace s ERP Maconomy

Porovnání plánu se skutečností a ETC

Export


MS Outlook

MS Excel
MSP server je velmi složitý a tím málo přehledný
People Planner - praktická ukázka
Děkuji za Vaši
pozornost!
Praha 17.10.2011