Transcript secretaria de finanzas - Universidad Autónoma de San Luis Potosí

SECRETARIA DE FINANZAS
SECRETARÍA DE FINANZAS
MISIÓN
Contribuir a la consecución de los fines
institucionales, mediante la
administración de los recursos
financieros de manera eficiente,
confiable y transparente, con servicios
de calidad al usuario, a través de
personal competente y comprometido
con los valores de la institución.
SECRETARÍA DE FINANZAS
VISIÓN
En el 2023, ser marco de referencia
para las instituciones públicas de
educación superior, en la
administración y transparencia de los
recursos financieros
SECRETARÍA DE FINANZAS
DEPARTAMENTOS







Contabilidad
Convenios
Cuotas y Colegiaturas
Nómina
Planeación Financiera
Presupuestos
Sistemas y Procesamiento de datos
SECRETARÍA DE FINANZAS
VALORES
Marco de referencia que orienta el comportamiento de los
universitarios en la realización de sus actividades:
• Responsabilidad Social: Que la institución toma conciencia de
sí misma y de su papel en el entorno. Responder a las necesidades
del entorno de modo responsable, innovando, y generando
soluciones de manera oportuna y pertinente, con un sentido ético.
•
Calidad, Equidad y Justicia: Asumir plenamente los valores
institucionales y sus principio, en cada una de las actividades
universitarias, y reconocer y respetar los derechos humanos de
todas las personas
•
Respeto y Tolerancia: Indispensables para la colaboración y la
coexistencia pacífica y armónica de la comunidad universitaria, para
el logro de objetivos compartidos.
SECRETARÍA DE FINANZAS
VALORES
•
Dignidad: Respeto a la persona humana, comenzando consigo
misma y en relación con los demás
•
Honestidad: Constituye una condición fundamental para los
vínculos de la comunidad universitaria y el logro de los objetivos
institucionales
•
Humildad: Virtud de los universitarios para reconocer sus éxitos
y fortaleza, así como sus limitaciones y debilidades en el
cumplimiento de sus funciones. Asumiendo que todo logro o
resultado favorable será siembre perfectible si se realiza un mayor
esfuerzo
•
Libertad: Uso ético
y responsable del derecho de expresión y
acción a partir de las creencias y valores personales, que a la vez
implica respetar el mismo derecho de otras personas.
SECRETARÍA DE FINANZAS
COORDINACIÓN
"A
SECRETARÍA DE FINANZAS
A veces creemos que lo que hemos logrado es sólo una gota en
el océano, pero sin ella el océano estaría incompleto"
Madre Teresa de Calcuta
Si buscas resultados distintos, no hagas siempre los mismo.
Albert Eisten
Los logros de una organización son los resultados del esfuerzo
combinado de cada individuo.
Vicen Lombardi
PRESUPUESTOS
Ingresos
Objetivo:
Alinear el ingreso Presupuestal
con la Contabilidad para dar
cumplimiento con los criterios
establecidos por la Ley General
de Contabilidad Gubernamental
y las normas aprobadas por el
CONAC.
Momentos Contables de Ingresos:
Manual: Metodología para la determinación
de los Momentos Contables de los Ingresos
ESTIMADO: Es el ingreso aprobado por el H.
Consejo Directivo Universitario.
(a principio de año)
MODIFICADO: Son las cantidades que se
aumentan o disminuyen con base a las
modificaciones al presupuesto estimado y que son
autorizadas por el H. Consejo Directivo
Universitario y/o la Comisión de Hacienda al final
del ejercicio y/o dentro de los 2 meses siguientes
al cierre del ejercicio.
Momentos Contables de Ingresos:
Devengado o realizado: Cuando existe jurídicamente
el derecho de cobro de los bienes y servicios que se
prestan en el ente. En el caso de subsidios conforme
al convenio establecido. (al emitir la factura)
Recaudado: Refleja el cobro en efectivo o cualquier
otro medio de pago de la venta de bienes y servicios,
además de participaciones, aportaciones, recursos
convenidos, y otros ingresos incluyendo los
donativos por parte de la UASLP.
Solicitud de Programación
Financiera de Ingreso
Subtítulo primera línea
y segunda línea
Cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo de texto, cuerpo
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Conceptos de Recibos
Se mostrará desde el SIIA
Los conceptos para facturas
están relacionados con las
cuentas contables, es de suma
importancia utilizar el correcto,
por el contrario el ingreso se
direccionará de manera errónea
en la contabilidad.
Alta de nuevo concepto para Facturación
Enviar concepto y precio a
[email protected]
Ext. 7721 y 7752
Clasificador por Rubros de
Ingresos
Manual
71. Servicios académicos y educacionales: inscripciones,
colegiaturas, cursos, congresos, asesorías, diplomados, trámites de
nuevo ingreso, trámites de egreso, trámites de titulación, entre
otros;
Prestación de servicios profesionales a terceros: de investigación, de
laboratorio, de administración, cuotas de recuperación clínica;
Actividades empresariales y arrendamiento: producción agrícola y
ganadera, ingresos de entidades auxiliares como la Librería, Tienda
de Autoservicios, Papelería, Editorial, Arrendamiento y alguna otra
cuota de servicio relacionadas con la actividad de la institución.
Clasificador por Rubros de
Ingresos
83. Convenios firmados con entidades municipales, estatales o
federales como consecuencia de investigación o prestación de
servicios u otro acto cuando el financiamiento sea de fondos
Federales, Estatales o Municipales que conlleve a aportaciones
para los fines de la institución.
(NO causan IVA)
94. Donativos: provenientes del sector público o privado, importe
de los ingresos destinada para la atención de gasto de gestión o
inversión de la Universidad. (especie o dinero)
Manuales
Descargar manuales en:
http://finanzas.uaslp.mx/manuales
SECRETARIA DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE CUOTAS Y COLEGIATURAS
Registro de ingresos por cursos de extensión
SERVICIOS EDUCACIONALES:
 Curso (ejemplo: actualización, intersemestrales,
de idiomas, etc.)
 Taller
 Congreso
 Seminario
 Simposio
 Reunión
 Jornadas
 Diplomado
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FORMATO PARA PROGRAMACION DE PAGO:
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Requisitos para la programación de Ingresos
Cursos, Talleres, Congresos, Diplomados y Otros:
Enviar Formato a la Secretaria de Finanzas, como mínimo 3
semanas antes de iniciar el cobro, con la siguiente
información:
•
•
•
•
•
Nombre de la Entidad Académica
Concepto
Periodo del Evento
Fecha inicial y final de pago
Indicar los Costos dependiendo de a quien este dirigido:
alumnos, personal universitario o público en general
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Requisitos para la programación de Ingresos
• Programación Financiera:
a) SUO
b) FONDO: 1152
c) FUNCION
d) ACTIVIDAD
e) PROYECTO
f) OBJETIVO
g) META
h) RUBRO: 71
En el caso de los Diplomados de Nueva Creación, el número de
ACTIVIDAD se gestiona en el Departamento de Contabilidad, enviando
oficio de la Secretaria General donde indica que fue aprobado, al CP. J.
Felipe Urbina Díaz de León ([email protected])
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FORMAS DE PAGO:
El participante elegirá la forma de pago: en efectivo,
por Depósito Bancario o Transferencia Bancaria
En efectivo:
El participante acudirá a cualquier Centro Recibidor
(Locales y Foráneos)del Departamento de Cuotas y
Colegiaturas a realizar el pago
Depósito Bancario en Moneda Nacional:
Banco: Banamex
Cuenta: 501
Sucursal: 4536
Referencia: SUOnombredelparticipante
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FORMAS DE PAGO
Transferencia Bancaria en Moneda Nacional:
Banco: Banamex
CLABE: 002 700 4536 0000 501 7
Referencia: SUOnombredelparticipante
Transferencia Bancaria en DOLARES:
Banco: Banamex
Cuenta: 9000016
Sucursal: 4536
SWIFT: BNMX MX MM
CALBE: 002 700 4536 9000 016 1
Registro de ingresos por cursos de extensión
FORMAS DE PAGO
El participante entregará o enviará vía electrónica la Ficha
de Depósito o el comprobante de Transferencia Bancaria a
la Dependencia Académica y en el caso de requerir la
Factura con datos fiscales, adjuntará también copia del
RFC con datos completos (RFC, Nombre, Domicilio: calle,
número exterior, número interior, colonia, código postal,
Municipio o Delegación, Estado, País)
La Dependencia Académica enviara diariamente al
Departamento de Cuotas y Colegiaturas los comprobantes,
mediante oficio, para la acreditación del ingreso y la
elaboración de las Facturas.
Registro de ingresos por cursos de extensión
Recepción de Pagos en las Instalaciones del Evento:
 Enviar a la Secretaria de Finanzas oficio con la petición del
servicio, al menos 4 semanas antes del evento.
 Proporcionar al Departamento de Cuotas y Colegiaturas el
equipo de computo requerido (laptop e impresora laser
actual con los controladores instalados) por lo menos una
semana antes ya que se programan y se instala el SIIA, en el
Departamento de Sistemas y Procesamiento de Datos
 La(s) laptop deben contar con Sistema Operativo Vista o
posterior, con las actualizaciones hasta el día de la entrega y
con los permisos de “Administrador del Equipo”
Registro de ingresos por cursos de extensión
FORMATO PARA PROGRAMACION DE PAGO:
Registro de ingresos por cursos de extensión
Requisitos para la programación de Ingresos
Posgrado:
Enviar Formato a la Secretaria de Finanzas, como
mínimo 4 semanas antes de iniciar el cobro, con la
siguiente información:
•
•
•
•
•
Nombre de la Entidad Académica
Nombre del Programa
Fecha de inicio y fin del Programa
Fecha inicial y final de pago
Indicar los Costos dependiendo del Nivel (nuevo
ingreso, reingreso, tesista, etc.)
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SAN
LUIS POTOSI
SECRETARIA DE FINANZAS
Depto. De Planeación
Financiera.
Procedimientos Administrativos de la Secretaria
De Finanzas
26 de Mayo de 2014
Departamento de Planeación
Financiera
OBJETIVO
Revisar los Procedimientos Administrativos del
Departamento de Planeación Financiera Referente al
manejo del SIIA de Facturación Electrónica, Recibos de
Caja, Ingresos, Justificación de Recibos al Cobro,
Reportes , pero sobre todo precisar sobre puntos que
no se están atendiendo correctamente al momento de
la generación de las solicitudes de
Facturas
Electrónicas o recibos de caja e incluso en la
justificación de recibos al cobro.
Departamento de Planeación
Financiera
Elaboración de Recibos de Caja
Los recibos de caja se generan por los
siguientes conceptos:
 Becas.
 Pago de cuotas de empleados.
 Comprobación de gasto de un proyecto
específico, (Traspaso en chequeras).
• Compra de material
• Renta de equipo.
 Pago de préstamos otorgados al personal.
 Devolución de pagos indebidos.
 Depósitos en garantía por renta de locales.
Departamento de Planeación
Financiera
Elaboración de Recibos de Caja
Imagen, gráfico o tabla del SIIA
CUOTAS
PRESTAMOS
COMPROBACION
PROYECTOS
Los tipos de recibo están activos según los permisos del Usuario.
Departamento de Planeación
Financiera
Elaboración de Recibos de Caja
Al abrir la pantalla nos pedirá los datos, cabe mencionar que cuando el campo
tiene el color beige al dar doble click despliega un catálogo de opciones a capturar
dónde podemos buscar por clave o descripción.
Por ejemplo: en la Dependencia Solicitante.
Se ingresarán los datos como
Lo va pidiendo el formato.
Departamento de Planeación
Financiera
Elaboración de Recibos de Caja
ORIGEN DE LA RAZÓN SOCIAL.
S.U.O. Este dato ya existe en la base de datos general de la Universidad. El
catalogo es elaborado por los departamentos ya establecidos.
R.P.E. Este dato ya existe en la base de datos general de la Universidad. El catalogo
es elaborado por el departamento de Recursos Humanos.
EXTERNO. A diferencia de las anteriores este dato lo vamos capturando conforme
se va requiriendo un nuevo cliente, como se describe en el manual del Usuario
para el Sistema Informático de Solicitud de Recibos (Pág. 9-11).
En caso de requerir alguna modificación en los datos, es el departamento de
planeación financiera quien lo realizará en base a la documentación fiscal.
Departamento de Planeación
Financiera
Elaboración de Recibos de Caja
Se debe capturar el tipo de ingreso, el cual ya está ligado a la programación
financiera, por este motivo algunas veces sólo aparece el concepto específico al
tipo de recibo solicitado.
Departamento de Planeación
Financiera
Elaboración de Recibos de Caja
Para captura del comprobante de pago se ingresará como lo pide el formato,
Debemos considerar lo siguiente:
1. Al capturar la referencia será la S.U.O. a la que se debe aplicar.
Departamento de Planeación
Financiera
Elaboración de Recibos de Caja
2. El banco a donde fue depositado, (se puede desplegar el catalogo donde vienen
todas las cuentas de la Universidad), por default está la cuenta concentradora
(Banamex 3366-0) sin embargo, hay que revisar en el comprobante para capturar
la cuenta correcta.
Departamento de Planeación
Financiera
Facturación Electrónica.
La facturación electrónica se genera en
el SIIA, a solicitud de cada dependencia,
por los ingresos generados por cada una,
y de acuerdos a los conceptos dados de
alta en el modulo de facturación
electrónica .
Departamento de Planeación
Financiera
Facturación Electrónica.
Los tipos de facturación electrónica se pueden dividir de la siguiente manera:
Factura Electrónica de Pago, son aquellos que se emiten por Subsidios, Convenios,
Servicios, ventas o Apoyos en que la Universidad recibirá dinero a cambio de ellos.
Factura Electrónica de AL COBRO, son aquellos que se emiten por Subsidios,
Convenios, Servicios, ventas o Apoyos y en los cuales la Universidad recibirá
dinero a cambio de ellos en una fecha posterior a la emisión.
Factura Electrónica de Donativo. son aquellos que entregan a la Universidad sin
recibir un bien o servicio a cambio, para apoyar alguna actividad específica.
Las facturas correspondientes a proyectos, serán en base al convenio establecido.
Después de haber dado de alta la Programación Financiera para solicitar la factura,
entraremos al programa para capturar la solicitud de la factura.
Departamento de Planeación
Financiera
Facturación Electrónica.
Capturaremos al igual que en el recibo de caja el número de Dependencia y la
Razón Social.
Departamento de Planeación
Financiera
Facturación Electrónica.
En los recibos de Donativo deberá especificarse para qué tipo de actividad se está
otorgando
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Financiera
Facturación Electrónica.
Para el detalle de la factura es necesario haber solicitado el alta del concepto en el
Departamento de Presupuestos, esto con el propósito de ligarlo a la Programación
Financiera.
Buscaremos este concepto en el “Tipo de Ingreso”
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Financiera
Facturación Electrónica.
Los conceptos dados de alta con clave 9000 son aquellos que se utilizan de modo
esporádico, si va a ser una actividad o servicio continuo es recomendable solicitar
al departamento de Presupuestos el alta de la misma, para su debida aplicación a
la programación contable.
ALTA POR PLANTILLA.
Cuando los servicios que prestamos son repetitivos conviene descargar la plantilla
para facturación que contiene los conceptos de nuestra dependencia, puede
consultar el manual del Usuario en la página 53 a la 57, para hacer dicha descarga.
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Financiera
Facturación Electrónica.
En el caso de facturas SIN I.V.A., En la plantilla de Recibos sin I.V.A. aparece una
casilla para que los conceptos tengan la leyenda “Servicios de extensión” estos
son los que la Institución presta a los alumnos o maestros.
Al activar la casilla, en todos los conceptos aparecerá la leyenda.
Departamento de Planeación
Financiera
Facturación Electrónica.
NOTA:
1.- Los ingresos generados por cada dependencia, deben ser reportados al
departamento de Planeación financiera al día Siguiente del Deposito, ya que al ser
facturas electrónicas, estas se timbran inmediatamente al SAT , y actualmente hay
un desfase entre el deposito y la emisión de la factura.
2.- Los ingresos deben quedar reportados y registrados en el ejercicio fiscal
3.- los ingresos del Ejercicio que no hayan sido reportados, no serán recibidos en
el siguiente año, ni tampoco se les consideraran en su presupuesto.
4.- Las facturas por donativos en Especie, se emitirán solamente si la empresa
Donante entrega una factura de los Bienes donados.
5.- El día de hoy se les liberará a los Administradores un reporte en el SIIA, de
todas las Facturas Electrónicas generadas por su dependencia para que puedan
tener una información completa de sus ingresos.
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Facturación Electrónica.
NOTA:
6.- La Facultad de Medicina, ya esta generando su propia Facturación electrónica,
y solo nos reporta la justificación de las mismas.
Esto hace mas eficiente la atención a los solicitantes de Facturas ya que se las
pueden entregar al momento.
7.- Los pagos por servicios que las dependencias acepten mediante Vales de
Despensa o Descuentos por Nomina, también deben ser reportados al
departamento de Planeación Financiera para su facturación correspondiente y
para que queden considerados en su presupuesto.
Ejemplo: La facultad de Agronomía, ya lo esta trabajando así.
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Depósitos bancarios
Al dar de alta las fichas de los depósitos bancarios en la opción
“fichas” es importante recordar que los datos que se capturan,
son los que están en la información del depósito ingresado a la
cuenta de la universidad.
Los depósitos deben capturarse
uno por uno sin “ajustar” la
cantidad a la factura , si hubiera
diferencias se deberá revisar
que es lo que la genera.
Únicamente se hará este
“ajuste” cuando sea más de
una factura por depósito y
la suma de ellas de el total
de la ficha.
Departamento de Planeación
Financiera
Depósitos bancarios
Capturar la fecha que tiene la ficha de deposito, y en los comprobantes de
transferencia revisar la fecha de aplicación del pago.
Reiteramos el cuidado que debemos tener
al capturar la Referencia que deberá ser la
S.U.O. a la que se aplicará el recurso.
De igual forma viene el catálogo de cuentas
de la Universidad con opción de búsqueda
de la cuenta referida, en los comprobantes
de depósitos puede encontrarse este dato.
Solicitar a los cajeros del banco que en la
Referencia pongan el número de a S.U.O.
Y revisarlo que este correcto.
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Financiera
Método de pago.
Se refiere a la forma en que pagaron el recurso a la Universidad,
Cuando una factura se solicita “Al Cobro”, el cliente debe indicarnos de
qué forma hará el pago a la Universidad, en caso de no hacerlo se capturará como
“No identificado”.
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Financiera
Método de pago.
Cuando la factura se solicita Pagada el mismo comprobante nos indica la forma en
que se realizó el pago.
Por ejemplo:
Efectivo
Cheque
El dato de la cuenta que se
debe capturar, son los
últimos 4 dígitos de la
primera serie.
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Método de pago
Transferencias:
Cuenta cliente
Cuenta U.A.S.L.P.
El dato de la cuenta que se debe capturar, son
los últimos
4 dígitos.
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Reportes.
Después de capturada la solicitud se debe imprimir, recabar firmas de autorización
y entregar al departamento de Planeación financiera en 2 tantos, con los
comprobantes de pago en original. y la documentación si la hay de donde se
genera la solicitud de la factura, como son:
• Copia de los recibos internos entregados al cliente.
• Copia del convenio (solamente en la primer factura)
• Reportes de ventas.
Se les solicita que envíen ORIGINALES de las fichas de deposito y NO copia.
Cuando se capturan más de una solicitud, podemos solicitarlos en forma global,
en la opción
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Reportes
Aparecerá el siguiente formato, en esta opción se pueden agrupar varias
solicitudes capturados en el mismo día o elegir según los números de solicitudes
que puedan ir en una sola relación, incluso de diferentes fechas.
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Reportes
Se debe capturar el tipo de ingreso, el cual ya está ligado a la programación
financiera, por este motivo algunas veces sólo aparece el concepto específico al
tipo de recibo solicitado.
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Reportes
El reporte generado será el siguiente, facilitando para los usuarios el recabar las
firmas de autorización (además del ahorro de papel)
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Justificación (Pago) de recibos al cobro.
Al haber solicitado una factura “Al cobro” es necesario darle seguimiento hasta el
pago de la misma.
Una vez que es pagada, deberán justificarla, reportando al departamento de
Planeación Financiera, recordemos que el recurso se aplicará hasta que se
reporte como pagado.
Para ello abriremos la opción “Pago de Recibos al Cobro”
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Justificación (Pago) de recibos al cobro.
Donde capturaremos el No. De dependencia y la factura donde se indica.
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Financiera
Justificación (Pago) de recibos al cobro.
La captura del comprobante de pago se hará en la opción “Depósitos”,
Y se deberán considerar las recomendaciones dadas en el tema de DEPOSITOS, en
cuanto a Referencia y Banco.
Departamento de Planeación
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Justificación (Pago) de recibos al cobro.
Se Generara el siguiente Reporte, el cual se deberá enviar en 2 tantos y el
comprobante de pago, no es necesario agregar copia de la factura, ya que cuando
se genera se queda una copia en resguardo para mandarla con los comprobantes
al departamento de Contabilidad.
Departamento de Planeación
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Justificación (Pago) de recibos al cobro.
Nota:
El día de hoy se les liberara a los Administradores un reporte de las facturas al cobro
que tenga su dependencia, para que en cualquier momento sepan cuantas y cuales
Facturas están al Cobro.
Lo anterior para que se les de seguimiento y puedan recuperar el pago a la
brevedad.
En caso de NO lograr el pago de facturas al cobro, estas deberán ser Canceladas
Mediante notas de crédito, ya que al cierre del ejercicio no debe haber cuentas por
cobrar pendientes, puesto que los ingresos son por ejercicio fiscal.
Departamento de Planeación
Financiera
Directorio
M.A. Juan Cardozo Pérez
Jefe del Depto. De Planeación Financiera
Tel. 102 73 26
Conmutador 8 26 23 00
Ext 7740
Correo [email protected]
Elizabeth Córdova Santos
Coordinadora de Ingresos
Depto. de Planeación Financiera
Conmutador 8 26 23 00
Ext. 7751
Correo [email protected]
Departamento de Planeación
Financiera
Manual de procedimientos del SIIA
Link
http://finanzas.uaslp.mx/manuales
Reportes de Ingresos
Ingresos< Solicitud de recibos
Desde el SIIA se explicará cada reporte
Se agregaran 2 reportes NUEVOS:
-Reporte de Ingresos por Fondo
-Reporte por Categorías
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