Transcript AVES_1628

ARCHIVO EN EL
AREA DE
FACTURACION
OBJETIVOS
Establecer recomendaciones para la
organización, manejo y control
• Proporcionar agilidad en la búsqueda
de la información
• Facilitar la elaboración de los
reportes
•
ARCHIVO EN ADMISIONES
Dependiendo de la clase de paciente
y del tipo de riesgo, admisiones
deberá clasificar en un archivo los
documentos iníciales exigidos para el
ingreso del paciente, los mismos que
remitirá al archivo general de
facturación.
ARCHIVO DE FACTURACION EN
URGENCIAS
• El archivo de urgencias es temporal y debe
manejarse con rapidez.
• Una vez recibidos los documentos soporte de
la factura por paciente, deben ser revisados y
archivados de acuerdo con el numero
consecutivo asignado por el sistema.
• Si los documentos recibidos en admisiones se
encuentran archivados por mas de 6 horas, se
debe indagar que pasó con el paciente?
ARCHIVO DE FACTURACION EN
URGENCIAS
• El archivo temporal de acuerdo al consecutivo
de Historias Clínicas debe contener: copia de
hoja de ingreso, hoja de procedimientos y
consumos en urgencias, copia de ordenes de
paraclínicos, copia de fórmulas, documento de
identificación soporte por paciente, y listado
de chequeo de facturación.
• Una vez el paciente es hospitalizado o dado de
alta, se envía la HC al respectivo servicio.
ARCHIVO GENERAL DE
FACTURACION
Este archivo debe manejar un archivo manual
de documentos soportes, una base de datos
sistematizada y la interrelación de información
entre los diferentes servicios y el área de
facturación.
El archivo se debe manejar de acuerdo al
número de Historia Clínica.
RECEPCION DE DOCUMENTOS EN
ARCHIVO GENERAL
• Establecer horario de recepción por áreas.
• El coordinador del área de cuentas deberá
realizar auditoría previa a la documentación
de soporte presentada.
• Verificar nominación de todos los soportes,
correcto diligenciamiento y completos.
• Relacionar numero de HC con la clase de
paciente para facilitar la ubicación.
RECEPCION DE DOCUMENTOS EN
ARCHIVO GENERAL
• Devolver documentos con errores o
incompletos.
• El auditor médico realiza la pertinencia
técnico-científica antes de armar la cuenta.
• La coordinación debe elaborar listado de
errores administrativos y médicos para
retroalimentar al equipo de facturación.
ARMADO DE CUENTAS EN
ARCHIVO GENERAL
• Verificación diaria de cuentas entregadas por cada
área funcional.
• Recepción de listado de facturas emitidas por cada
área para realizar cruce de egresos y atenciones.
• Verificación de cuentas por cada entidad
responsable.
• Verificación de cumplimientos de requisitos por cada
ente responsable.
• Armado de paquete de cuentas del período a
presentar por cada entidad.
ARMADO DE CUENTAS ARCHIVO
GENERAL
• Elaborar relación de facturas por pacientes enviadas
a cada entidad en cada carpeta, en original y copia.
• Elaborar cuenta de cobro por cada entidad, la cual
debe contener además de los requisitos de la DIAN,
el monto total a cobrar, el concepto, la atención y el
período.
• Elabora un cuadro de cuentas procesadas por
facturación durante el período, que permita realizar
cruce de información con el sistema de facturación y
la radicación de cuentas.
PROCESO DE CARTERA
1. Generación de la cartera, incluye las actividades que
se deben realizar a partir del momento de la
facturación hasta la presentación de la cuenta de
cobro:
* Disposición de los documentos soportes
* Elaboración de la cuenta de cobro
* Auditoría administrativa de cuentas
* Auditoría médica de cuentas de cobro
* Presentación de cuentas de cobro
PROCESO DE CARTERA
2. Seguimiento y control de cartera, incluye las
actividades encaminadas a brindar un
conocimiento preciso del estado de las
cuentas por cobrar de la institución:
* Recepción, estudio, solución y respuesta de
objeciones y glosas.
* Seguimiento de la cartera generada.
PROCESO DE CARTERA
3. Recaudo de cartera, son las actividades que
la empresa realiza para recuperar los dineros
que le adeudan tanto en plazos corrientes
como en períodos vencidos:
* Monitoreo de las cuentas en cuanto a
cumplimiento de pagos y comportamiento
global de la cartera.
CUENTA DE COBRO
La cuenta de cobro es un documento donde
se registra el total de los servicios prestados a
los usuarios en un período de tiempo,
soportado por una relación de las facturas
individuales ó documentos equivalentes, y
demás
documentos
denominados
documentos de soporte, (especificados en la
contratación y/ó reglamentación), los cuales
se generan en la prestación del servicio.
OPCIONES PARA REALIZAR EL COBRO
 Varias liquidaciones individuales y un
consolidado como factura de venta
 Factura de venta individual por paciente,
acompañada de documentos soportes
 Relación valorizada con facturas de venta ó
documento equivalente
CONTENIDO DEL DOCUMENTO DE
COBRO
1.
IDENTIFICACION DEL PRESTADOR DE SERVICIOS
* Código del prestador: 2 dígitos para el dpto, 3 dígitos para el
mcpio y 5 dígitos para el prestador.
* Número de la factura, que corresponda a una numeración
consecutiva interna de la institución.
* Nombre de la entidad que presta el servicio.
* Dirección y teléfono del prestador.
* Ciudad donde está ubicada la IPS
* Nombre del cliente y código.
* Nit de la entidad aseguradora
* Responsable de la entidad, firma representante legal ó
responsable de la liquidación.
* Fecha de presentación.
CONTENIDO DEL DOCUMENTO DE
COBRO
2. IDENTIFICACION DEL ACTO DE COBRO
* Número de la cuenta de cobro, factura de venta ó
documento equivalente.
* Fecha de elaboración de la cuenta de cobro.
* Número del contrato.
* Período cobrado.
* Relación del número de las liquidaciones individuales.
* Valor total de todos los servicios facturados.
* Valor en letras del total de todos los servicios facturados.
* Número de cuenta y entidad bancaria en donde se podrá
hacer el pago de la cuenta.
CONTENIDO DEL DOCUMENTO DE
COBRO
3. RELACION DE SERVICIOS PRESTADOS:
* Apellidos y nombres del usuario o paciente
de acuerdo al número de documento de la
factura.
* Costo de cada uno de los documentos de la
factura.
* Detalle ó nombre del servicio prestado de
acuerdo a los tipos de servicios recibidos.
* Cantidad, registrar el número de actividades
prestadas.
* Valor total, multiplicación del valor unitario por la
cantidad de actividades prestadas.
FACTURA
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FACTURAS POR TALONARIO O DE PAPEL, deberán contener los
siguientes requisitos:
Denominarse expresamente factura de venta
Identificación del vendedor ó de quien presta el servicio
Identificación del adquiriente de los bienes y servicios, cuando se
trate de un responsable con derecho a descuento
Numeración consecutiva
Fecha de expedición
Descripción de los servicios prestados
Valor total
Nombre o razón social y NIT del impresor
Calidad del agente retenedor de impuesto sobre las ventas
Discriminación del impuesto sobre las ventas
FACTURA
FACTURAS POR COMPUTADOR, debe cumplir
con los mismos requisitos señalados para la
factura por talonario ó de papel, además
debe:
* Contar con autorización de la DIAN al
software para facturación, (resolución
3316/97).
* Inscripción del software de facturación ante
la DIAN (resolucion 8998/98)
DOCUMENTOS CONSIDERADOS
SOPORTES
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Facturas ó documentos equivalentes
Registros individuales de prestación de servicios de saludRIPS
• Soportes administrativos (remisión, autorización de
prestación de servicios, orden médica, constancia de atención
de urgencias)
• Historia Clínica, ordenes médicas y resultados de exámenes y
procedimientos, epicrisis.
• Soportes de usuarios especiales: Accidentes de trabajo y
enfermedad profesional, Accidentes de tránsito, eventos
catastróficos, desplazados, atención urgencias, población
carcelaria.
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA
CUENTA
El seguimiento incluye los procesos
relacionados con el manejo de las objeciones,
glosas, recaudo de los pagos y el control de la
cartera.
OBJECIONES, son inconsistencias presentadas
a una cuenta, las cuales son devueltas por la
entidad aseguradora para su respectiva
corrección.
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA
CUENTA
GLOSAS, son inconsistencias presentadas a
una cuenta, las cuales pueden ser desde el
momento de la presentación de la cuenta ó
posteriores a la contestación de las
objeciones, estas glosas son inconsistencias
definitivas que no están sujetas a
contestación.
GLOSAS MAS COMUNES
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Documentos sin diligenciar ó mal diligenciados
Documentos enmendados
Inconsistencias en los soportes anexos
Cobros sin la comprobación de derechos al usuario
Falta de información estadística
Errores de cobros, tarifas mal aplicadas, sumas mal realizadas
Falta de la relación de pacientes
Falta de documentos
Prestación de servicios por fuera d elos planes de beneficios
Falta de pertinencia científica
Documentos sin firma del paciente
PRESENTACION DE GLOSAS
REQUISITOS: la comunicación de la glosa debe contener
relación de documentos equivalentes ó facturas glosadas,
donde se especifica número de documento equivalente ó
factura, nombre de usuario, servicio objetado, y causa de la
objeción o glosa. Traer anexos los documentos equivalentes a
facturas y soportes presentados por esos servicios. Se debe
establecer el mecanismo de comunicación válido y aceptado
por las dos partes para la notificación de las glosas.
Constancia de recibido de la glosa, la cual debe guardar
correspondencia con el establecido para la entrega de las
cuentas de cobro.
PRESENTACION DE GLOSAS
PLAZOS: si en el contrato de prestación de servicios no está
establecido el plazo para la presentación de glosas, se adopta
lo establecido en la normatividad vigente, es decir la EPS
tendrá 30 dias calendario a partir del vencimiento del plazo
para la entrega de cuentas de cobro para presentar las
objeciones a la cuenta de cobro.
La Aseguradora del SOAT, tien 15 das calendario.
No está reglamentado el plazo para la presentación de glosas
a las cuentas presentadas al FOSYGA, por atención de víctimas
de accidentes de tránsito y eventos catastróficos.
TRAMITE DE OBJECIONES O
GLOSAS
1.
DISTRIBUCION: la distribución o remisión
de la documentación aportada en la glosa y a
la cual se solicita dar respuesta, debe ser
realizada el mismo día de su recepción para
que las diferentes unidades cuenten con el
tiempo suficiente para el análisis y la
realización del trámite requerido para su
respuesta oportuna.
TRAMITE DE OBJECIONES O GLOSAS
2 . CORRECCION U ACLARACION: los funcionarios
designados para analizar y hacer el trámite pertinente a las
glosas presentadas, deben evaluar si las objeciones o glosas
son o no pertinentes ó infundadas; si no es pertinente, se
formula la respuesta sustentando la no pertinencia de las
objeciones o glosa; si es pertinente, se procede a verificar si la
causa de la objeción es subsanable o no, si lo es, se procede a
su reparación (completar la documentación ó información
requerida), si no es subsanable, se procede a informar la
aceptación de la glosa.
Las correcciones deben ser informadas, documentadas y
entregadas a la Unidad encargada de dar repuesta
institucional.
TRAMITE DE OBJECIONES O
GLOSAS
3. EVALUACION DE LAS GLOSAS: es importante
llevar un registro minucioso de las causas de
las glosas y hacer evaluaciones periódicas para
identificar la calidad ó déficit de algunos de los
productos de las diferentes áreas de servicio,
para la gestión empresarial.
TRAMITE DE OBJECIONES O
GLOSAS
4. RESPUESTA DE OBJECIONES O GLOSAS:
todas las objeciones ó glosas presentadas por
las aseguradoras, deben ser respondidas por
las IPS, la aceptación de la glosa no exime a la
IPS de la obligatoriedad de dar respuesta.
La no respuesta, además de las sanciones
previstas por la Ley, evidencia un vacío
administrativo que puede generar un
desequilibrio económico en la empresa.