Transcript 專案管理五大流程
1 大綱 「專案」與「專案管理」的定義 專案管理知識領域(PMBOK)簡介 其他重要概念 九大知識領域(9k) 五大流程 「專案階段」與「專案生命週期」 「專案利害關係人」 對照CMMI專案管理類流程 2 2 專案的定義 • PMBOK定義：專案是一種暫時性的努力以創造出一 項獨一無二的產品、服務或結果。 “a temporary endeavor undertaken to accomplish a unique product or service” • 廣義定義：「專案」係指一個特殊而有一定限度的任 務，或由一群具相互關聯性的工作所共同組合起來的 任務，而該任務是以獲得獨特的產品、結果或服務為 目標。 資料來源: PMBOK Guide第四版與專案管理基礎知識與應用實務 3 3 專案的產出 • 一項產品：最終品項本身或其他產品的零組件。 • 一項提供服務的能力。(例如：一個支援生產 或配銷的營運功能) • 一項成果，諸如一個產出或文件。(例如：一 項研究成果，可用以判斷一項趨勢是否出現， 或一項新流程是否對社會有益的知識) 資料來源: PMBOK Guide第四版 4 4 4-th專案管理五大流程(IPECC)圖 起始 規劃 監控 規劃 規劃品質 執行 結束 蒐集需求 起始 定義範疇 建立WBS 發展人力資源 計畫書 估算成本 規劃溝通 發展專案管理 計畫書 規劃採購 決定預算 發展專案章程 定義活動 估算活動 資源 規劃風險 管理 執行定性 風險分析 排序活動 估算活動 期程 辨識風險 執行定量 風險分析 辨識 利害關係者 監控 驗證範疇 規劃風險 回應 發展時程 執行 控制範疇 執行品質保證 監控專案工作 控制時程 獲得專案團隊 控制成本 發佈資訊 發展專案團隊 指導及管理 專案執行 管理利害 關係者期望 管理專案團隊 結束 執行整合變更 控制 執行品質管制 結束專案 或階段 報告績效 監控風險 執行採購 結束採購 整合管理 範疇管理 時間管理 資料來源：長宏專案管理顧問公司 成本管理 品質管理 人資管理 管理採購 溝通管理 風險管理 採購管理 5 5 專案管理的九大知識領域 • 專案整合管理（Project Integration Management） • • • • • 專案範疇管理（Project Scope Management） 專案時間管理（Project Time Management） 專案成本管理（Project Cost Management） 專案品質管理（Project Quality Management） 專案人力資源管理（Project Human Resource Management） • 專案溝通管理（Project Communications Management） • 專案風險管理（Project Risk Management） • 專案採購管理（Project Procurement Management） 資料來源: PMBOK Guide第四版 6 6 專案管理的五大流程組(process groups) • 專案是由許多作業流程 (process或譯為程序)所 組成。流程係指「為產生某一結果所採取的一 連串行動」 •每一個專案都有五個主要流程組，包括： •起始流程組 (Initiating Process Group) •規劃流程組 (Planning Process Group) •執行流程組 (Executing Process Group) •監控流程組 (Monitoring and Controlling Process Group) •結束流程組 (Closing Process Group) 資料來源: PMBOK Guide第四版與專案管理基礎知識與應用實務 7 7 五大流程 九大知識 整合 起始 規劃 執行 監控 結束 發展專案專程 發展專案管理計畫 書 指導及管理專案執 行 監控專案工作 執行整合變更控制 結束專案或階段 範疇 蒐集需求 定義範疇 建立WBS 驗證範疇 控制範疇 時間 定義活動 排序活動 估算活動資源 估算活動期程 發展時程 控制時程 成本 估算成本 決定預算 控制成本 品質 規劃品質 執行品質保證 人資 規劃人力資源計畫 書 獲得專案團隊 發展專案團隊 管理專案團隊 規劃溝通 發佈資訊 管理利害關係者期 望 溝通 辨識利害關係者 風險 規劃風險管理 辨識風險 執行定性風險分析 執行定量風險分析 規劃風險回應 採購 規劃採購 資料來源: PMBOK Guide第四版 執行品質管制 報告績效 監控風險 執行採購 管理採購 結束採購 8 起始流程群組(程序組) 起始 發展專案章程 辨識 利害關係者 資料來源：長宏專案管理顧問公司 規劃(計畫) 監控 9 9 起始流程組 • 經由獲准開始專案或階段，以定義一個新專案或現存 專案的一個新階段等所要執行的系列流程。 • 確認一個專案應開始進行或進入另一個階段，並獲得 對它執行的承諾。 • 在這個流程中，首要選擇出值得做的專案，接 著是發展專案的願景(vision)與建立專案的目標 (goal)。 • 子流程：發展專案章程(核准證明)(develop project charter)與辨識利害關係者。 資料來源: PMBOK Guide第四版與專案管理基礎知識與應用實務 10 10 規劃流程組 規劃(計畫) 蒐集需求 定義範疇 建立WBS 估算成本 規劃品質 發展人力資源 計畫書 規劃溝通 執行 發展專案管理 計畫書 規劃採購 決定預算 起始 定義活動 估算活動 資源 規劃風險 管理 執行定性 風險分析 排序活動 估算活動 期程 辨識風險 執行定量 風險分析 發展時程 資料來源：長宏專案管理顧問公司 監控 規劃風險 回應 11 11 規劃流程組 • 建立專案範疇、再定義專案目標及界定行動方針，以 達成專案承諾要達到目標等所需執行的系列流程。 • 在這個程序組中，首要清楚的定義在這個專案中有那 些工作要做，以及要辨識需要那些資源及專業人力才 能完成這個專案。 • 設定一可執行的時程表、預估所經費、定義所需方法 與技術、經由什麼步驟、達成什麼目標、及創出什麼 結果。 • 最主要的產出是完成一套具體可行的「專案管理計畫 書」(Project Plan)，做為後續專案工作執行的依據及 成效控制的基準。 資料來源: PMBOK Guide第四版與專案管理基礎知識與應用實務 12 12 執行流程組 • 執行完成專案管理計畫書所界定之工作，以滿足專案 的規格所要執行的系列流程。 • 運用人力及其他資源，共同去完成預定的計畫。 • 主要是依據專案計畫書把所需執行的任務，經 由專案團隊成員與各專案關係人之協調、溝通、 合作與透過有效的管理方法與領導而達成，以 滿足專案的預期目標。 資料來源: PMBOK Guide第四版與專案管理基礎知識與應用實務 13 13 執行流程組 執行 執行品質保證 獲得專案團隊 結束 發佈資訊 指導及管理 專案執行 規劃 發展專案團隊 管理利害 關係者期望 管理專案團隊 執行採購 資料來源：長宏專案管理顧問公司 監控 14 14 監控流程組 • 追蹤檢討並調整專案的進度與績效，辨識計畫內需要 變更的任何部分，並啟動相對應之變更等所需執行的 系列流程。 • 藉監督與進度評量及採取必要的修正行動，以確保專 案目標的達成。 • 主要的任務是依據專案計畫所定的專案時程、 品質及成本的基準來衡量專案進度、工作的成 效與預算的支用，並採取必要的改進措施，以 確保進度不落後、預算不超支及範疇能在合理 掌管下方能變更，並使其能與專案目標相符。 資料來源: PMBOK Guide第四版與專案管理基礎知識與應用實務 15 15 監控流程組 監控 驗證範疇 起始 控制範疇 監控專案工作 執行 控制時程 控制成本 執行整合變更 控制 執行品質管制 報告績效 規劃 監控風險 結束 管理採購 資料來源：長宏專案管理顧問公司 16 16 結束流程組 • 完成橫跨所有專案管理流程群組的活動，以正式結束 專案或階段所需執行的系列流程。 • 正式接受一個專案或階段的最後結果，並有條不紊地 結束所有的作業。 • 就是專案最後的收尾動作，包括人員的歸建、 相關剩餘資源與工作的善後處理、最終產品或 結果的接受與移轉、文件的存檔與結案報告的 撰寫等。 資料來源: PMBOK Guide第四版與專案管理基礎知識與應用實務 17 17 結束流程組 結束 執行 結束專案 或階段 監控 資料來源：長宏專案管理顧問公司 結束採購 18 18 專案生命週期 • 執行專案的組織經常將每個專案分為幾個專案 階段(Project Phases)，以提供較好的管理控制， 並適當地結合其組織內常態性的運作。而將所 有專案階段聚集在一起，即可稱其為專案生命 週期(Project Life Cycle)。 • 一個專案生命週期是一個通常有順序性且時有 重疊的專案階段集合。 資料來源: PMBOK Guide第四版與專案管理基礎知識與應用實務 19 19 專案階段與交付標的 • 每個專案階段都以完成一項以上的交付標的做 為任務結束的標記。 • 「交付標的」(Deliverables)是有形的、可衡量的 且可驗證的專案工作產出，它可能是以下的任 何一種或各種組合： – – – – 產品 服務 文件 訓練 資料來源: 專案管理基礎知識與應用實務 20 20 里程碑(Milestone) • 一個專案階段的結束就會有一個「決策點」 (Decision Point)，它是以審查主要交付標的和專 案績效為主。 – 決定專案是否應進行到下一階段(所謂的「Go」、 「No-Go」決策點)。 – 為檢定和更正執行效益上的錯誤的「檢核點」、 「審查點」或「測試點」以審查所有的交付標的是 否符合要求。 – 它只是一個「點」而在甘特圖上是沒有工期的。 資料來源: 專案管理基礎知識與應用實務 21 21 專案利害關係人(Stakeholders) • 係指所有積極參與專案的個人和組織，或利益會受到 專案執行的結果或完成後正面或負面影響的個人和組 織，而他們亦可能對專案及其最終結果產生影響力。 • 每個專案的關鍵利害關係人，基本上至少包括： – 專案經理：負責管理專案的個人。 – 顧客： 使用專案產品的個人或組織。 – 執行專案之組織： 一個大多數員工均直接參與專案工作的 企業體 。 – 專案團隊與成員： 執行專案工作的團體。 – 贊助者或發起人(Sponsor)： 在執行專案組織內，提供現金 或其他財務資源的個人或團體。 資料來源: 專案管理基礎知識與應用實務 22 22 專案利害關係人 顧客/使用者 管理的機關 客戶 專案團隊 利害關係人 高階主管 贊助者/發起人 受影響 的單位 支援的 功能經理 專案經理 專案管理 團隊 專案成員 資料來源：長宏專案管理顧問公司 專案成員 專案成員 功能成員 23 23 CMMI流程領域(PA)分類 分成四類，以專案管理為基礎而工程進行研 發，並進行流程管理而以支援流程輔助全部。 四類又各分基礎及進階兩部分。 24 CMMI專案管理類PA 包含專案管理活動有關規劃、監督與控制專案。 (1) 專案規劃(Project Planning) (2) 專案監控(Project Monitoring and Control) (3) 供應商協議管理(Supplier Agreement Management) (4) 整合的專案管理(Integrated Project Management , IPM +IPPD) (5) 風險管理(Risk Management) (6) 數量化專案管理(Quantitative Project Management) 25 基礎專案管理類PA 進階專案管理類PA 流程領域分類及層級 專案管理 流程管理 成熟等級5 最佳化 工程 組織創新與推展 (OID) 支援 原因分析與解決 方案(CAR) 成熟等級4 定量管理 定量專案管理 (QPM) 成熟等級3 定性管理 整合專案管理 組織流程焦點 (IPM) (OPF) 風險管理(RSKM) 組織流程定義 (OPD) 組織訓練(OT) 需求發展(RD) 技術解決方案 (TS) 產品整合(PI) 驗證(VER) 確認(VAL) 決策分析與解決 方案(DAR) 專案規劃(PP) 專案監督與管制 (PMC) 供應商協議管理 (SAM) 需求管理 (REQM) 定量與分析(MA) 流程與產品品質 保證(PPQA) 構行管理(CM) 成熟等級2 基本管理 成熟等級1 初始狀態 組織流程績效 (OPP)