Transcript Værdistrømsanalyse i administrative processer

Værdistrømsanalyse
Gennemgang af hvordan man laver værdistrømsanalyser i
administrative processer
Værdistrømsanalyse kaldes VSM (Value Stream Mapping) i materialet
Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - [email protected] - www.storgaardinnovation.dk
VSM - 3 analyser
Current State:
• Beskriver den nuværende situation/procedure
• Man bliver enige om, at dette er (stort set) måden der arbejdes på i dag
• Vi finder ud af hvad der skaber værdi for kunden (rød, gul, grøn)
Dernæst er det vigtigt at komme væk fra ”den virkelige verden” – her er det tilladt at
drømme, der skabes en stærk motivation for at komme i denne retning
Mars:
• Ønskescenariet beskrives
• Tænk ud af boksen
• Det ville være fedt hvis...
Nu har man et godt grundlag for at komme til future state, som er realistisk indenfor
en kortere tidshorisont
Future State:
• Beskriver fremtidens situation/procedure (overskuelig tidshorisont)
• Der er enighed om at dette er måden man skal arbejde på fremover
• Danner grundlag for evt. best practice/SOP
Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - [email protected] - www.storgaardinnovation.dk
Fremgangsmåde – hovedgennemgang
I finder 1-2 medarbejdere pr. afdeling = ejer af VSM (tovholdere)
I gennemgår alle processer i jeres arbejdsgang og laver VSM på brunt papir
Undervejs sættes Post It’s (Kaizen stjerner) på, som signal om, at her er der noget
der kan gøres anderledes – eller at der er en forhindring for, at man kan gøre tingene
anderledes. Det kan også blot være en ide, der skal undersøges nærmere (skal bruges
senere)
I noterer, hvor lang tid der typisk bruges på den enkelte opgave, er der nedbrud, fejl
osv. noteres det også
I beskriver ”lagre” mellem de enkelte processer
VSM gennemgås herefter med afdelingen, så alle er enige om, at det er sådan man
(stort set) arbejder i dag! (eventuelle tilretninger foretages)
Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - [email protected] - www.storgaardinnovation.dk
Når vi laver VSM bruges unikke ikoner
Indtastning
PT:
Papir:
L
300 stk
1 dag
Fremstillings
proces
Data boks
Skub
Træk
Lager
Informationsflow
Ideer og forslag
til forbedringer
”Kaizen projekter”
Operatør
Kunde
eller leverandør
Eksterne kilder
Mandag +
fredag
Forsendelse
Elektronisk
informationsflow
Transport
Planlægning på stedet
Ikonerne bruges overalt i verden, og er
let genkendelige.
Brug dem efter behov.
Husk at benytte ”stjernen” – den
beskriver udfordringer, ideer osv. laves
ofte med en anden farve post’it.
Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - [email protected] - www.storgaardinnovation.dk
Eksempel på VSM
Det er bestemt ikke nogen fordel at ”rentegne” VSM på computer – lav det på brunt papir med post’its
Planlægningsafd.
Ordrer gives til
leverandør xx.
200 ordrer pr. uge.
Leverandør
xx
(intern afd)
200 sager
pr. uge
information
om kunde
5%
Sorteres
af picoline
350 stk
30 sek.
Kundeorden
Smider papir
ud fra sag
Ligger i bakke
til afr.
30 sek
8 dage
11 dage
360 sek
Sendes pr.
post
dagligt
kl. 16.00
Faktura
tjekkes
af chef
afr.afdeling
360 sek.
Kundevis
Tilbud findes i
mappe
Tjekker pris
Taster i IT
Printer
Henter
Placerer i bakke
1000 ordrer
pr. måned =
45 pr. dag
Takttid: 420
min./45 =
9 min + 20
sek
fejlfaktura
retur til
afregner
Afregnes af
520 stk
Kunder
ABC
625 stk
15 sek.
Gennemgår
Retter med
pen
Ligger i
bakke
til
picoline/afr
. 15 sek
14 dage
forklaring: 350 stk på lager - der er aftræk fra kunden på 45 stk pr dag
- så 350 / 45 = 8 dage
Sendes til
kunden af
picoline
220 stk
5 dage
30 sek
Sorterer
efter kunde
Kuvert
Frankatur
I bakke til
post
30 sek
80 stk
Procestid pr sag:
435 sek
2 dage
Gennemløb pr sag:
40 dage + 435 sek.
Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - [email protected] - www.storgaardinnovation.dk
Skabelon for tegning af VSM
Denne skabelon viser kun materialestrømmen som altid ligger nederst på analysen
Proces - overskrift
Papir:_________ stk.
Tid:__________ sek.
Beskrivelse
af proces
ide
-
Proces - overskrift
Papir:_________ stk.
Tid:__________ sek.
OEE:__________
L
Timer/dage
spørgs
mål
Beskrivelse
af proces
ide
-
spørg
smål
Proces - overskrift
L
Papir:_________ stk.
Tid:__________ sek.
Timer/dage
ide
Beskrivelse
af proces
ide
Tid
PT
GT
Evt. kopi af papir som printes og bruges ved hver proces (hæftes på VSM)
Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - [email protected] - www.storgaardinnovation.dk
Tegning af VSM current state (nuværende)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Lav en liste over arbejdsprocesser, fra sidste til første proces i forløbet, dette er for
at skærpe hukommelsen og få alle detaljer med
Tag brunt papir samt gule og pink post’its – sæt først info om kunden i øverste højre
hjørne – og arbejd så ud derfra – som beskrevet på listen
Sæt proces ikoner på brunt papir, som kan hænges op, hvor det er let tilgængeligt
for alle
Beskriv detaljeret i databokse under alle processer, hvilke opgaver der udføres for
hver enkelt proces – er man i tvivl, så lav iagttagelser
Skriv på hvor mange stykker papir, der printes ved hver proces (hæng evt. kopi af
papirerne på VSM = god synliggørelse)
Sæt Kaizen stjerner på VSM, efterhånden som ideer opstår
Tegn lagre ind mellem processerne og optegn informationsstrømmene
Overskrift på VSM - hvem der er ”ejer”
Noter hvor mange sager, der er pr. måned
Noter hvor mange medarbejdere, der er i afdelingen
Beregn total forbrug pr. sag (evt. papir)
Noter tidsforbrug for hver proces og ventetid mellem
processerne og beregn herefter gennemløbstiden
Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - [email protected] - www.storgaardinnovation.dk
Enighed om current state
Det kan være en udfordring at lave VSM current state, da man her
ofte oplever, at man jo slet ikke arbejder ens – så det er svært at
beskrive
Brug pink post’its hvorpå i noterer at her arbejdes der forskelligt fra
person til person
Vær bevidste om, at det jo netop er dette analysen viser, at man
ikke arbejder ens – og derfor til tider har svært ved at overtage
hinandens opgaver osv.
Sørg i stedet for at blive enige når i laver future state – det er meget
vigtigt.
Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - [email protected] - www.storgaardinnovation.dk
Nu skal vi identificere spild
- Set med kundens briller (se spildtyperne på næste side)
Current state gennemgås proces for proces – nu skal vi finde spild
God ide, at I mixer holdet, så ejer af VSM gennemgår Current State med
kolleger fra andre afdelinger for at fremme spørgeprocessen.
Alle processer og underpunkter markeres herefter med rød – gul – grøn
textmarker.
(rød =spild, gul = nødvendig ikke værdiskabende, grøn = værdi)
Der opstår flere ideer (Kaizen stjerner) igennem denne proces – notér på
pink post’its og sæt på analysen
Forvent, at ejer vil forklare/forsvare, hvorfor han gør, som han gør – lad
vedkommende ”tale sig træt”, og vær samtidigt vær lydhør overfor
forandringsforslag fra de øvrige i gruppen.
Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - [email protected] - www.storgaardinnovation.dk
Spildtyperne i Lean
Spildtype
Kort beskrivelse
Tab af viden
- Manglende koordinering
- Manglende overdragelse af viden, genetablering af mistede informationer
Sikkerhed
- Usund arbejdsmiljø => sygdom og stress
- Ulykker
Overproduktion
- For hurtig i forhold til næste proces – for meget, noget der ikke er bestilt
- Unødig indsamling og arkivering af informationer
Ventetid
- Afventer leverancer, beslutninger, samtaler, problemhåndtering
- Ustabile systemer
Unødvendig transport
- Sagsakter sendes ”rundt i systemet” – man leder efter tingene i ”systemet”
- Uhensigtsmæssig layout
Uhensigtsmæssig fremstilling
- Unødig detaljering, i forhold til kundens ønsker – for høj service
- Manglende standarder
Lagre
- Store bunker af sager, fyldte indbakker, lagre mellem processer
- Pukler i sagsbehandlingen – ikke optimal opgavefordeling – ringe kundeservice
Unødvendig bevægelse
- Mange udprintninger, ikke optimal brug af IT-systemer
- Uhensigtsmæssig layout
Kassation pga. fejl
- Tilbageløb, brandslukning, fejlretning
- Forkert arbejdsgrundlag, dobbelt indtastning af data
Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - [email protected] - www.storgaardinnovation.dk
Vi skal til drømmeland
Inden vi går videre skal vi have beskrevet ønskescenariet (MARS)
•
Hvis nu alt kan lade sig gøre, hvordan ville VSM så se ud – alle ideer og
forslag er velkomne – der skal virkelig sparkes igennem
•
Lav VSM på brunt papir for at synliggøre hvilke tanker der er for området
•
Udregn evt. nye tider og forbrug – noter på VSM
Vi laver Mars for lettere at kunne komme på sporet af future state – vi har en
fælles holdning til hvad der kunne være rigtig fedt – nu skal vi tilbage til
virkeligheden igen, og se hvad der kan gøres indenfor en rimelig tidshorisont.
Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - [email protected] - www.storgaardinnovation.dk
Vi tegner fremtidens VSM
VSM future state
•
Ud fra farve-markeringerne på VSM Current State og Mars-versionen
vurderes hvordan en ideel fremtid kan se ud (nu er det nødvendigt at
komme ”ud af boksen”). Denne analyse tegnes på samme måde som
Current State på brunt papir med angivelse af det nye tidsforbrug osv.
•
Samtidig med at man laver future state kan man med fordel lave en
handleplan, hvor alle handlinger for at komme fra current til future
noteres - sørg for kun at have en handling pr. linje på handleplanen –
ellers bliver det ofte uoverskueligt.
•
På handleplanen er det vigtigt, at man husker realistiske deadlines, samt
ansvarlige for opgaverne - desuden kan man med fordel notere, hvad
besparelsen vurderes til i tid/forbrugsmaterialer
Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - [email protected] - www.storgaardinnovation.dk
Handleplanen
Når man laver handleplanen er det vigtigt, at der noteres tovholder,
samt realistiske deadlines for samtlige opgaver
Husk at sprede opgaverne ud over hele afdelingen – helst så folk selv vælger
sig ind på opgaverne – det giver langt mere ejerskab for udførelsen
•
•
•
•
•
•
Notér i handleplanen om andre afdelinger (evt. IT) skal ind over
Husk at ændre status efterhånden som handlinger gennemføres
Gevinster i form af tider noteres for hver handling
Noter evt. besparelse af forbrugsvarer
Noter evt. udgifter i forbindelse med implementering af handlinger
Man kan nu tydeligt se, hvilke handlinger der vil give den største effekt
Handleplanen skal være kendt af alle – desuden være
synlig og let tilgængelig
Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - [email protected] - www.storgaardinnovation.dk
Simpel handleplan
Handlplan for xxx
Udarbejdet den
Ejer:
Udfordring:
Løsningsforslag:
Flow i sager fra afdelingerne
Kontakt afdelingen
Flow i sager fra afdelingerne
Styringsreol
Tovholder:
Deadline:
Status:
Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - [email protected] - www.storgaardinnovation.dk
Eksempel på handleplan med gevinster
• Sørg for et enkelt layout på handleplanen
• Lav gerne beregninger som gør gevinsterne mere synlige
• Hjælp hinanden - sørg for ikke at have for mange handlinger i gang ad gangen
• Det er nu forandringerne mærkes og udfordrer afdelingen
Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - [email protected] - www.storgaardinnovation.dk
Nu skal handlingerne gennemføres
Det at skulle arbejde på en ny og anderledes måde er en udfordring i sig selv
– nu skal handlingerne i planen føres ud i livet
Sørg for ikke at have gang i for mange ting ad gangen
Støt hinanden – vær åbne – husk at bede om hjælp, hvis der er brug for det
Husk at ændre status på handleplanen og synliggør det, så alle kan se der
sker fremskridt
Det er vigtigt at fejre en succes – så hav nogle ”mærkedage” som fejres
Overhold deadlines – giv besked hvis der er problemer
Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - [email protected] - www.storgaardinnovation.dk
Samarbejde, dialog, ansvar, vilje
- meget vigtigt for Jeres succes
•
•
•
•
•
Lav allerførst en plan for hvornår der sættes tid af til at lave VSM – for det
tager tid.
Det er alles ansvar, at processen kører, sørg for, at alle får mulighed for at
komme med ideer og forslag til VSM future state – der skal skabes et fælles
ejerskab for hele processen
Der vælges en tovholder for hvert område, som har ansvar for – (med støtte
fra afdelingslederen) - at holde liv i processen og det videre forløb på leanrejsen
Ledelsen har ansvaret for bestandigt at vise interesse for processen og stå til
rådighed, når der er brug for det. Det bør naturligt være i ledelsens
interesse, at forløbet bliver en succes, da det er ledelsen, der repræsenterer
de overordnede mål og potentialer i en LEAN proces.
Ledelsen SKAL følge nøje med i processen, stille spørgsmål og være frontløber
i dagligdagen
Søg hjælp, og support – eventuelt til at lave de første analyser, derefter kan i
sagtens selv – kontakt Storgaard Innovation – [email protected]
Erna Storgaard - Kastanievænget 1 - 7173 Vonge - tlf. 22 25 90 30 - [email protected] - www.storgaardinnovation.dk