Transcript OpenProj

Vježbe, ak.god. 2013/14.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
Ponedjeljak, 08.20-12.00h
14.10.2013.
21.10.2013.
28.10.2013.
04.11.2013.
11.11.2013. – prezentacije projekata
20.11.2013. - predrok
1.
Teorijski dio
 Proces izrade projekta
 Temelj za praktični dio
2.
Praktični dio
 Rad u programu OpenProj
 Priprema za seminarske radove
3.
Zadatak
 Rad u grupama
 Rješavanje zadatka na temelju praktičnog djela



Rad u grupama
Izbor teme seminarskog rada  projekt
Prezentacija rada
◦ Opis projekta
◦ Zadaci, resursi

Izrada seminarskog rada
◦ Rok izrade  ispitni rok
◦ Projekt u OpenProj-u
◦ Popratna projektna dokumentacija

Ključno u velikim projektima s puno ljudi
(resursa), velikim vremenskim okvirom
Primjer:
 Marko želi izraditi maketu aviona
 On treba:
◦
◦
◦
◦
◦
Kupiti maketu u trgovini
Kupiti ljepilo u trgovini
Zalijepiti krila aviona
Zalijepiti trup aviona
Zalijepiti krila i trup zajedno
vrijeme






Kupovina makete u
trgovini
Kupovina ljepila
Ljepljenje krila
Ljepljenje trupa
Ljepljenje krila i
trupa zajedno
Bojanje modela
Kupovina
makete
Kupovina
ljepila
Ljepljenje
krila
Ljepljenje
trupa
Ljep. krila i
trupa
Bojanje


Niz aktivnosti koje vode definiranim ciljevima
i rezultatima ostvarenim u specifičnom
vremenskom okviru
Uvijek ima početak i kraj

Vremensko ograničenje
◦ Definiran početak i kraj projekta

Jasan cilj
◦ Ciljevi koji se žele postići moraju biti jasno
definirani
◦ (lansiranje proizvoda vs. prodaja proizvoda)

Struktura procesa
◦ Razdvajanje projekta u jasno definirane zadatke

Organizacijska struktura
◦ Projekt zahtjeva uspostavljenu organizacijsku
strukturu





Besplatni software za upravljenje projektima
Potpuna zamjena MS Projectu
Podrška za Gantt grafove (gantograme)
Mrežni dijagrami (PERT grafikoni)
Razni izvještaji (korištenje zadataka, resursa,
financijski pokazatelji...)



Pronaći mapu na lokalnom disku (...\Program
Files\Serena Software Inc\OpenProj\)
Otvoriti „OpenProj 1.4.0.ini” s Notepadom
Upisati dodatni red u datoteci:


Create Project
Ime projekta, voditelj, početak
projekta

ZADACI
(TASKS)
◦ Parcijalne aktivnosti od kojih je sastavljen projekt
◦ Najmanje jedinice projekta

TRAJANJE
(DURATION)
◦ Razdoblje između početka i kraja izvođenja zadatka

PRETHODNICI
(PREDECESSORS)
◦ Zadaci koji se moraju izvoditi prije nego ovisni
zadatak može započeti

SLJEDBENICI
(SUCCESSORS)
◦ Zadatak koji može započeti samo ako se prethodni
ovisni zadatak počeo izvoditi
Zadaci
Prethodnik
Sljedbenik

POSTIGNUĆA
(MILESTONES)
◦ Važni srednji ciljevi
◦ Prijelazne faze / srednji rezultati
◦ Nemaju trajanje

ZBIRNI ZADATAK
◦
◦
◦
◦
(SUMMARY TASK)
Glavni zadatak
Sastoji se od nekoliko pod-zadataka
Obično završava „postignućem”
Trajanje ovisi o trajanju njegovih pod-zadataka
Glavni
zadaci
Postignuća (milestones)

VREMENSKI RAZMAK
(SLACK)
◦ Odgađanje zadatka bez utjecaje na ostale zadatake

KRITIČNI PUT
(CRITICAL PATH)
◦ Najkraći put do završetka projekta
◦ Samo zadaci bez vremenskog razmaka

RESURSI
(RESOURCES)
◦ Ljudi, vrijeme, proizvodnja, materijal potrebni za
dovršetak projekta

UNAPRIJED PLANIRANO
(FORWARD SCHEDULED)
◦ Postavljeno početno vrijeme projekta, završno se
računa automatski

UNATRAG PLANIRANO
(BACKWARD SCHEDULED)
◦ Postavljeno završno vrijeme projekta, najkasniji
mogući datum početka se računa automatski

FIKSNO TRAJANJE ZADATAKA
(FIXED DURATION TASKS)
◦ Trajanje zadatka postavljeno fiksno, bez obzira na
količinu dodjeljenih resursa

ZADACI OVISNI O KOLIČINI RESURSA
(EFFORT
DRIVEN TASKS)
◦ Npr. proizvod se proizvodi brže s 3 zaposlenika nego
s jednim


Prvi korak pri kreiranju projekta
3 različita kalendara:
◦ Standardni kalendar (Pon-Pet 8-17h, 1h pauze)
◦ Noćna smjena (Pon-Sub 23-8h, 1h pauze)
◦ 24-satni kalendar (24/7)

Kreiranje prilagođenog kalendara!
 Odabir radnih
dana / sati
 Postavljanje
neradnih dana
ili blagdana
 Unos dnevnog i
tjednog broja
radnih sati
 Dodjela
prilagođenog
kalendara
projektu

3 načina dodjele kalendara:
◦ Projektni kalendar
◦ Kalendar za resurse
 Individualno radno vrijeme, godišnji odmori...
◦ Kalendar za zadatke
 Zadaci koji ne slijede redovno radno vrijeme
 Npr. zadatak ne može započeti u petak jer će bit
prekinut zbog vikenda
Manji dijelovi projekta
1. Razmisliti o jasnim razinama projekta
2. Razbiti ih na odgovarajuće dijelove

Bitno:
1. identificirati konačan ishod projekta
2. shvatiti koje akcije je potrebno poduzeti
kako bi se došlo do tog ishoda



Ime zadatka
Trajanje:
◦ 4d – 4 dana
◦ 2w – 2 tjedna
◦ 1h – 1 sat

U početnoj razini projekta unose se samo
imena i trajanja zadataka!



Organizacija zadataka u logične grupe
Kreiranje „zbirnih zadataka”
Automatsko računanje trajanja
Npr.
 Prikupljanje podataka (17 dana)
◦ Segmentacija tržišta (3 dana)
◦ Istraživanje tržišta (10 dana)
◦ Analiza rezultata (4 dana)

Prozor
informacija
o zadatku

Napomene vezane za određene zadatke
Npr.
 normativi za izvođenje određenih zadataka
 popis korisnih linkova vezanih za zadatak
 podsjetnik u vezi načina izvođenja zadatka



Tip stupčastog grafikona za grafički prikaz
rasporeda projekta
Vizualni prikaz zadataka, njihovih trajanja i
zavisnih veza
Zbirni zadaci su prikazni crnom linijom




Uvođenje novog proizvoda u asortiman
Kreirati novi projekt pod nazivom „Zadatak”
Manager: imena i prezimena članova
Napraviti prilagođeni kalendar
◦ Radno vrijeme 8-16h
◦ Neradni dani: 1.11., 24. i 25.12., 31.12.



Unos zadataka
.zip format poslati na mail: [email protected]
Naziv datoteke: Prezime1_Prezime2_Prezime3.zip
Zadaci koji ne slijede redovno radno vrijeme
 Npr.
1. zadatak ne može započeti u petak jer će bit
prekinut zbog vikenda
2. Sjednice projektnog tima i menadžmenta
održavaju se srijedom od 12-13h
 Kreiranje prilagođenog kalendara
 Dodjela kalendara zadacima

Primjer: kalendar za zadatak koji se izvršava samo
ponedjeljkom, utorkom i srijedom






Osnove project managementa
Terminologija upravljanja projektima
Kreiran projektni kalendar
Uneseni osnovni zadaci
Uneseni zbirni zadaci
Kreiran kalendar zadataka



Prikaz veza među zadacima
Postavljanje pravila kada zadaci mogu
započeti ili završiti
Označavaju se strelicama koje povezuju 2
zadatka
Zavisnost
FS (Finishto-Start)
• Uobičajena i najčešća veza.
• Zadatak A mora završiti prije nego
zadatak B može započeti.
• Npr. „printanje dokumenta“ ne
može započeti sve dok
„uređivanje dokumenta“ nije
završeno
SS (Start-toStart)
• Početak zadatka je zavisan od
početka svog prethodnika
• Zadatak B može započeti tek kada
je započeo i zadatak A
• Npr. pisanje popratne
dokumentacije i revizija se
odvijaju istovremeno
A
B
A
B
FF (Finishto-Finish)
• Završetak zadatka ovisi o
završetku svog prethodnika
• Zadatak A može završiti u isto
vrijeme ili nakon što završi i
zadatak B
• Npr. Aktivnosti koje zahtijevaju
određenu opremu moraju završiti
prije isteka najma te opreme
SF (Start-toFinish)
• Kraj sljedećeg zadatka ovisi o
početku prethodnog zadatka
• Zadatak B ne može završiti dok ne
počne zadatak A
• Ova zavisnost se veoma rijetko
koristi.
A
B
A
B

Vremenski razmak između 2 zadatka
Npr.
 Nije moguće obojati zidove 3 dana nakon
postavljanja parketa, budući da se lak na
parketu mora osušiti
 jedan dan prije završetka renoviranja može se
započeti sa aktivnostima čišćenja




Zadaci bez vremenskog razmaka
U OpenProj-u prikazani crvenom bojom
Kritični put – prikaz kritičnih zadataka u
projektu
Projektni menadžer  osobito obratiti pažnju
na kritične zadatke!
Završno vrijeme projekta ne podudara se sa
ciljanim
Procijeniti i riješiti neslaganja pregledom
kritičnih zadataka





Dodjela dodatnih resursa zadacima (ljudi,
kapacitet strojeva i sl.)
Ponovno razmišljanje o trajanju zadataka
(postoji li skriveni vremenski zastoj zbog
pesimističnih procjena?)
Dodijelite dodatno vrijeme kritičnim
zadacima
Ponovno pregledajte zavisnosti zadataka (ne
mora se uvijek koristiti normalni FS pristup)
Razmotrite mogućnosti za istovremeno
izvođenje zadataka






Važne točke dovršetka ili odluka u projektu
Uvijek trebaju stajati na početku i završetku
faze u projektu
Predstavljaju status neke faze
Trajanje im je u uvijek 0!
U gantogramu su predstavljeni crnim
dijamantom
Primjer: projekt razvoja nove aplikacije 

Izrada skice aplikacije
◦ Dizajn sučelja
◦ Dizajn pojedinačnih prozora
◦ Skica funkcionalnosti kontrola unutar prozora
Dovršeno
skiciranje
aplikacije
Izrada baze
podataka
baze podataka
na papiru
◦ Skiciranje
Početak izrade
baze podataka

◦ Modeliranje baze pomoću dijagrama
◦ Definiranje relacija
◦ ...




Iste razine uvučenosti kao i zbirni zadaci
Zbirni zadatak povezuje se sa završnim
postignućem
Završno postignuće prethodne faze povezuje
se s početnim sljedeće faze
Završno postignuće označava rezultat svake
faze - ishod

Izrada skice aplikacije
◦ Dizajn sučelja
◦ Dizajn pojedinačnih prozora
◦ Skica funkcionalnosti kontrola unutar prozora

Dovršeno skiciranje aplikacije
Početak izrade baze podataka
Izrada baze podataka
◦
◦
◦
◦
Skiciranje baze podataka na papiru
Modeliranje baze pomoću dijagrama
Definiranje relacija
...




Za praćenje napretka pojedinih zadataka
Rok zadan za određeni datum aktivira
obavijest nakon njegova prekoračenja



Dodavanje planiranih vremenskih zastoja i
vremenskih tampon zona
VTZ se automatski smanjuju ukoliko se
pojave odstupanja
VTZ se ubacuju između posljednjeg
postignuća prethodne faze i početnog
postignuća sljedeće faze


Razlika između završnog datuma posljednjeg
postignuća i početnog postignuća
Ovise o:
◦ Složenosti projekta
◦ Upoznatosti (puno preciznije se mogu procijeniti
poznate aktivnosti od potpuno nepoznatih)
◦ Ukupnom trajanju faze
Npr.
 razdoblje tampon zone od 5 dana na kraju
faze koja traje samo 2 tjedna je vjerojatno
malo pretjerano. Isti vremenski zastoj u fazi
koja traje pola godine je, s druge strane,
previše optimističan.






Projekt izgradnje stambene zgrade
Radovi počinju 01.05.13. i privremeno se
zaustavljaju 01.11.13. (zbog zime)
Planirano nastavljanje radova je 01.04.14.
Za to vrijeme pauze postavlja se VTZ
Međutim, zbog ljepšeg vremena radovi
trebaju započeti 01.03.14.
Zbog VTZ moguće je pomjeriti datum početka



Bilo koji tip entiteta potreban za ostvarivanje
projektnih zadataka
Ljudi, materijal, oprema, troškovi
Npr. članovi projektnog tima, vanjski
suradnici, alati i računala, unajmljenih
poslovni prostor, proizvodni materijali....
Povezivanje sa zadacima daje odgovor na
pitanja:
1. Tko će i kada raditi na određenoj aktivnosti
2. Raspolažemo li s količnom resursa koja
odgovara opsegu projekta?
3. Očekujemo li da resurs obavlja određenu
aktivnost za vrijeme kada nije na
raspolaganju za rad na projektu?
4. Jesmo li resursu pridružili više aktivnosti
nego što radni kapacitet tog resursa
dopušta?

Radni
Materijalni
U osnovi su vrijeme ili rad:
 osobe imenom i prezimenom
(npr. Pero Perić)
 osobe određene zanimanjem /
funkcijom (npr. nadzor)
 osobe grupirane prema
zajedničkim vještinama (npr.
programeri)
 oprema (npr. računalni
laboratorij, prostor, server i sl.)
Obuhvaćaju predmete ili robu
utrošenu radi dovršetka projektnih
zadataka (tone betona, metri žice,
jedinice računala...)






Naziv
Vrsta
Prilagođeni kalendar resursa
Troškovi po satu
Raspoloživost resursa
Razne bilješke



Obuhvaća dodjeljivanje resursa zadacima
Svakom zadatku se dodjeljuju njemu potrebni
zadaci u određenom postotku raspoloživosti
Raspoloživost resursa 50%  pola radnog
vremena
Resursi koji ne slijede redovno radno vrijeme
 Npr.
1. Marko Marković određeni mjesec koristi
godišnji odmor
2. Pero Perić petkom ima slobodan dan



Kreiranje prilagođenog kalendara
Dodjela kalendara resursima
Primjer: kalendar za resurs koji ne radi od
01.10.-11.10.13.









Postaviti zavisnosti za već kreirane zadatke
Definirati postignuća za sve zadatke
Na jedan od zadataka postaviti rok
Postaviti minimalno jednu vremensku tampon
zonu u trajanju od cca 20 dana
Definirati resurse (min 15), dostupan broj, cijenu
rada
Izvršiti raspodjelu resursa na pojedine zadatke
Za jedan resurs unijeti godišnji odmor u trajanju
od 1 tjedan
.zip format poslati na mail: [email protected]
Naziv datoteke: Prezime1_Prezime2_Prezime3.zip








Postavljanje zavisnosti
Time-lagovi
Kritični zadaci
Postignuća
Vremenske tampon zone
Planiranje resursa
Alokacija resursa
Kalendari resursa


Rad = trajanje zadatka x alokacija resursa
Zadatak s trajanjem od 1 dana (8 sati) ima 2
resursa na 100%
◦ RAD = 16 sati

Zadatak s trajanjem od 2 dana ima 1 resurs
na 100% i 1 resurs na 50%
◦ RAD = 24 sata (16 sati + 8 sati)

Zadatak s trajanjem od 3 dana ima 1 resurs
na 100% i 2 resursa na 50%
◦RAD = ?
48 sati
(24+12+12)

Neki zadaci će imati kraće trajanje ako je više
resursa raspoređeno na njima
Npr.
 4 sloja cigle sazidat će zidove neke kuće u
pola vremena nego 2 sloja cigle

Hoće li sastanak završiti brže ukoliko je više
ljudi prisutno na njemu???



Uobičajeni tip zadatka – Fixed Units – Effort
Driven
Alokacija resursa određuje trajanje i rad
zadatka
Dodavanjem dodatnih resursa, količina radnih
sati se ne mijenja, trajanje zadatka se
smanjuje!


OpenProj radi s proporcionalnim izmjenama
Udvostručavanjem jedinica upola se smanjuje
trajanje zadatka
ALI...
4 programera ne moraju nužno razviti
aplikaciju u upola kraćem vremenu nego 2
programera!

Važnost projektnog menadžera!


Preduvjet: uneseni zadaci, definirane
zavisnoti, dodjeljeni resursi i alokacije
Situacija: jedan resurs je dodjeljen na 2 ili
više zadataka u isto vrijeme
Previše alociran resurs

Rješavanje konflikta resursa  niveliranje!

Strategije niveliranja resursa:
◦ Izmjena svojstava određenih zadataka (odgoditi ih,
prekinuti ih)
◦ Promjena alokacije resursa
◦ Promjena radnog vremena resursa

Primjena jedne od 3 strategije dovodi do:


Nakon dodjele resursa zadacima vrši se
kalkulacija troškova
OpenProj kalkulira troškove po:
◦ Zadatku
◦ Fazi
◦ Cjelokupnom projektu



Preduvjet: projektni plan bez konflikata i
prealociranosti resursa
Postavljanje „izvornog plana”  nit vodilja
Razlika između izvornog plana i trenutnog
stanja  tijek izvedbe
IZVORNI PLAN



Bitno je praćenje zadataka „u stvarnom
svijetu”
Usporedba plana sa stvarnim stanjem
Poduzimanje odgovarajućih mjera?
Npr.
 Određeni zadatak po izvornom planu traje 6
dana i potrebno ga je produžiti na 10 dana
ODSTUPANJE

Standardna
◦
◦
◦
◦

Detalji projekta
Informacije o resursima
Informacije o zadacima
Tko radi što
Prilagođena
◦ Kreiranje vlastitih izvješća dodavanjem tablica
◦ Moguće filtriranje, sortiranje, grupiranje



Napraviti alokaciju pojedinačnog resursa za
željeni zadatak (jedan resurs dodijeljen od
polovine zadatka)
Postaviti izvorni plan
U Wordu napisati:
◦
◦
◦
◦
◦


Navesti članove tima
Ukratko opisati zadatke u projektu
Navesti troškove svake pojedine faze
Prikazati ukupan trošak i trajanje projekta
Ispisati ukupan rad (work) svakog resursa
.zip format poslati na mail: [email protected]
Naziv datoteke: Prezime1_Prezime2_Prezime3.zip