Transcript Pivot Table

278206
Application of Software
Package in Office
การใช้งานโปรแกรมตาราง
คานวณ (3)
(Spread Sheet)
อ.ธาราร ัตน์ พวงสุวรรณ
[email protected]
1
การนาเข้าข้อมู ลจากภายนอก
2
การนาเข้าข้อมู ลจากภายนอก
• Excel มีความสามารถในการจัดการกับฐานข ้อมูล
ทาให ้สะดวกในการจัดเก็บ ค ้นหา แก ้ไข/ลบ
ข ้อมูล
• ตลอดจนนาข ้อมูลมาประมวลในลักษณะของ
รายงานแบบต่างๆ ได ้
• การจัดเก็บข ้อมูลใน Excel นอกจากจะทาการ
กรอกข ้อมูลลงไปตรงๆ แล ้ว Excel ยังสามารถนา
้ ้
ข ้อมูลรูปแบบอืน
่ ทีม
่ อ
ี ยูน
่ าเข ้ามาใชได
3
รู ปแบบไฟล ์ที่ Excel สามารถนาเข้า
ข้อมู ลจากภายนอก
• ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Excel ไฟล์อน
ื่ ๆ
(*.xlsx)
• ไฟล์ข ้อความหรือ Text files (*.txt)
• ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Access (*.mdb)
4
้
ขันตอนการน
าเข้าข้อมู ลจาก
ภายนอก
1. เลือกตาแหน่งเซลทีต
่ ้องการให ้นาข ้อมูลจาก
ภายนอกมาวาง
2. คลิกแท็บ Data หรือข ้อมูล
3. ในกลุม
่ ร ับข้อมู ลภายนอก ให ้เลือก ลักษณะ
ของไฟล์ข ้อมูลทีต
่ ้องการจะนาเข ้า
5
้
ขันตอนการน
าเข้าข้อมู ลจาก
ภายนอก
4. ให ้เลือกรูปแบบของไฟล์ข ้อมูลและไฟล์ข ้อมูลที่
ต ้องการนาเข ้าแล ้ว Click ปุ่ ม Open
6
้
ขันตอนการน
าเข้าข้อมู ลจาก
ภายนอก
่
5. หน ้าต่าง ตัวชวยสร ้างการนาเข ้าข ้อความ- ขัน
้ ที่ 1
จาก 3 ต ้องกาหนดค่าในสว่ นต่างๆ แล ้วคลิก Next
5.1 การกาหนดชนิดข ้อมูลดัง้ เดิม (Original data type)
จะมีคา่ ให ้เลือก 2 ค่า
่ กรณีทไี่ ฟล์ข ้อมูลมีการ
• Delimited (มีการใช้ตวั คัน)
ั ลักษณ์
แบ่งข ้อความด ้วยสญ
• Fixed width (ความกว้างคงที)่ กรณีทไี่ ฟล์ข ้อมูล
้
่ งว่างแบ่งข ้อความ
ใชการเว
้นวรรคด ้วยชอ
5.2 เริม
่ นาเข ้าที่ (Start import at row) ให ้เลือกว่าจะ
นาเข ้าข ้อมูลตัง้ แต่แถวทีเ่ ท่าใด ตัวอย่างนีใ้ ห ้เลือก
นาเข ้าตัง้ แต่แถวที่ 1
7
้
ขันตอนการน
าเข้าข้อมู ลจาก
ภายนอก
8
้
ขันตอนการน
าเข้าข้อมู ลจาก
ภายนอก
6. หน ้าต่าง ตัวชว่ ยสร ้างการนาเข ้าข ้อความ- ขัน
้ ที่
2 จาก 3 Excel ให ้กาหนดตัวคัน
่ ข ้อมูล โดยดู
จากข ้ อมูลในไฟล์ทจ
ี่ ะนาเข ้าเป็ นหลัก
9
7.
้
ขันตอนการน
าเข้าข้อมู ลจาก
ภายนอก
หน ้าต่าง ตัวชว่ ยสร ้างการนาเข ้าข ้อความ- ขัน
้ ที่ 3
จาก 3 เป็ นการกาหนดรูปแบบของเซลข ้อมูลว่า
แต่ข ้อมูลในแต่ละ Column จะเป็ นรูปแบบ
General, Text, Date, หรือจะเลือกไม่นาเข ้า
Column นัน
้
โดยการเลือก Do not import column (skip) ซงึ่
ปกติ Excel จะกาหนดให ้เป็ น General
10
8.
้
ขันตอนการน
าเข้าข้อมู ลจาก
ภายนอก
หน ้าต่าง Import Data ให ้ก าหนดว่าจะน า
ี ที่
ข ้อมูลวางไว ้ทีเ่ ซลใดในชท
ปรากฎอยู่ (Existing worksheet) หรือให ้นาไปวาง
ี ทีส
ในชท
่ ร ้างใหม่ (New
worksheet)
11
การใช้งาน Data Validation
่
เพือตรวจสอบความถู
กต้องของ
ข้อมู ล
12
การตรวจสอบความถู กต้องของ
ข้อมู ล
• เพือ
่ ให ้การกรอกข ้อมูลมีความถูกต ้องมาก
ยิง่ ขึน
้
• ควรจะมีการกาหนดกฎข ้อบังคับในการป้ อน
ข ้อมูล
• ใน Excel สามารถใช ้ การทา Data
Validation ในการตรวจสอบการป้ อนข ้อมูล
ให ้ถูกต ้องได ้
13
้
ขันตอนการตรวจสอบความถู
กต้อง
ของข้อมู ล
14
้
ขันตอนการตรวจสอบความถู
กต้อง
ของข้อมู ล
15
้
ขันตอนการตรวจสอบความถู
กต้อง
ของข้อมู ล
่ ง
• ประเภทของข ้อมูลทีจ
่ ะอนุญาตให ้ป้ อนได ้ในชอ
Allow:
– Any Value (ค่าใดๆ) ค่าตัวเลขหรือข ้อความใด
– Whole number (จานวนเต็ม) เฉพาะตัวเลข
จานวนเต็มทีก
่ าหนดในชว่ งหนึง่
– Decimal (ตาแหน่งทศนิยม) เฉพาะตัวเลขตาม
จานวนทศนิยมทีก
่ าหนด
– List (รายการ) ค่าจากรายการทีเ่ ตรียมไว ้
– Date (วันที)่ ค่าตามกรอบวันทีท
่ รี่ ะบุ
– Time (เวลา) ค่าตามกรอบเวลาทีร่ ะบุ
16
้
ขันตอนการตรวจสอบความถู
กต้อง
ของข้อมู ล
• ข ้อมูลบางประเภทต ้องเลือกการเปรียบเทียบข ้อมูลในหัวข ้อ
Data: ว่าน ้อยหรือมากกว่าค่าทีร่ ะบุเป็ นชว่ ง
o Between (อยู ่ระหว่าง) ตัวเลขชว่ งหนึง่ ซงึ่ อยูร่ ะหว่าง ค่า
ตา่ สุด ถึง ค่าสูงสุดทีร่ ะบุ
o Not between (ไม่อยู ่ระหว่าง) ตัวเลขใดๆ ซงึ่ ไม่เท่ากับ
ค่าทีร่ ะบุ
o Equal to (เท่าก ับ) เท่ากับตัวเลขทีร่ ะบุ
o Not equal to (ไม่เท่าก ับ) ไม่เท่ากับตัวเลขทีร่ ะบุ
o Greater than (มากกว่า) มากกว่าค่าทีร่ ะบุ
o Less than (น้อยกว่า) น ้อยกว่าค่าทีร่ ะบุ
o Greater than or equal to (มากกว่าหรือเท่าก ับ)
17
มากกว่าหรือเท่ากับค่าทีร่ ะบุ
้
ขันตอนการตรวจสอบความถู
กต้อง
ของข้อมู ล
• ข ้อมูลบางประเภทต ้องเลือกการเปรียบเทียบข ้อมูลในหัวข ้อ
Data: ว่าน ้อยหรือมากกว่าค่าทีร่ ะบุเป็ นชว่ ง
o Between (อยู ่ระหว่าง) ตัวเลขชว่ งหนึง่ ซงึ่ อยูร่ ะหว่าง ค่า
ตา่ สุด ถึง ค่าสูงสุดทีร่ ะบุ
o Not between (ไม่อยู ่ระหว่าง) ตัวเลขใดๆ ซงึ่ ไม่เท่ากับ
ค่าทีร่ ะบุ
o Equal to (เท่าก ับ) เท่ากับตัวเลขทีร่ ะบุ
o Not equal to (ไม่เท่าก ับ) ไม่เท่ากับตัวเลขทีร่ ะบุ
o Greater than (มากกว่า) มากกว่าค่าทีร่ ะบุ
o Less than (น้อยกว่า) น ้อยกว่าค่าทีร่ ะบุ
o Greater than or equal to (มากกว่าหรือเท่าก ับ)
18
มากกว่าหรือเท่ากับค่าทีร่ ะบุ
้
ขันตอนการตรวจสอบความถู
กต้อง
ของข้อมู ล
• กาหนดข ้อมูลทีส
่ ามารถป้ อนได ้ในหัวข ้อ Data
(ข ้อมูล)
่
• เชน
เลือกเป็ น Whole number (จานวนเต็ม)
• และกาหนดเป็ น between
• ต ้องระบุชว่ งข ้อมูลทีจ
่ ะรับโดยระบุคา่ ตา่ สุด
(Minimum)
• และค่าข ้อมูลสูงสุดทีจ
่ ะรับ (Maximum)
19
้
ขันตอนการตรวจสอบความถู
กต้อง
ของข้อมู ล
20
้
ขันตอนการตรวจสอบความถู
กต้อง
ของข้อมู ล
21
้
ขันตอนการตรวจสอบความถู
กต้อง
ของข้อมู ล
22
่
การเลือกแบบเพือแสดง
ไดอะล็อกบ็อกซ ์เตือน
จากคาสัง่ Data Validation
23
การยกเลิกการตรวจสอบข้อมู ล
1. เลือกชว่ งเซลทีไ่ ด ้กาหนดเงือ
่ นไขการตรวจสอบ
ข ้อมูลไว ้
2. เลือก Data > Validation (ข ้อมูล > การ
ตรวจสอบความถูกต ้อง)
3. คลิกแท็บ Settings (การตัง้ ค่า) แล ้วคลิกปุ่ ม
Clear All (ล ้างทัง้ หมด)
4. คลิกปุ่ ม ตกลง
24
การสร ้างรายงานสรุปข ้อมูลด ้วย
Pivot Table
25
Pivot Table
้
• Pivot Table เป นเครือ
่ งมือทีใ่ ชในการสร
างรายงาน
รูปแบบต าง ๆ ตามความต องการ
จากฐานข อมูล(Data Base)
• โดยฐานข อมูลทีใ่ ช ในการสร างรายงาน อาจจะอยู
ในรูปแบบของตารางใน
Worksheet ของ Excel หรืออยู ในแฟ มข ้อมูลใน
รูปแบบอืน
่ (External Data File)
• Pivot Table เป นเครือ
่ งมือทีม
่ ใี ช ตัง้ แต Excel 97
ิ ธิภาพดีขน
และได มี การปรับปรุงให มีประสท
ึ้ เรือ
่ ย ๆ
• Pivot Table เปรียบเสมือนเป น Report Generator
คือ ผู ใช สามารถสร างรายงานในรูปแบบต่าง ๆ โดย
26
ไม ต ้องมีการเขียนโปรแกรม
Pivot Table
• ตัวอย่าง
สมมติวา่ เรามีข ้อมูลเกีย
่ วกับรายจ่ายประจาวัน จานวน 3 วัน
ดังนี้
27
Pivot Table
• จากตัวอย่างข ้างต ้น ต ้องการสรุปรายจ่าย แต่ละ
รายการ แยกเป็ นรายวัน ดังนี้
28
วิธก
ี ารสร ้าง Pivot Table
1. สร ้างข ้อมูลรายจ่ายประจาวัน ที่ Sheet1 โดย
ให ้มีหวั คอลัมน์แต่ละคอลัมน์ ทัง้ นีเ้ พือ
่
้ นข ้อมูลในการจัดทาตารางสรุป
นาไปใชเป็
2. กาหนดข อมูลทีจ
่ ะใช สร าง Pivot Table
ซงึ่ สามารถทาได โดย
เอาCursor ไว คลิกในตารางข อมูลทีจ
่ ะใช
ในการสร าง Pivot Table
29
วิธก
ี ารสร ้าง Pivot Table
30
วิธก
ี ารสร ้าง Pivot Table
3. ใช คาสงั่ Insert Tables Pivot Table โดย
Excel จะทาการกาหนด
ขอบเขตของข อมูลทีจ
่ ะใช สร าง Pivot
Table ในช องTable / Range ในกรณี
ไม ถูกต ้องสามารถเปลีย
่ นแปลงใหม ได
31
วิธก
ี ารสร ้าง Pivot Table
4. เลือกพืน
้ ทีท
่ จ
ี่ ะนา Pivot Table ทีส
่ ร างขึน
้ ไป
แสดง ซงึ่ อาจจะเป็ นWorksheet ใหม หรือ
Worksheet เดิม
32
วิธก
ี ารสร ้าง Pivot Table
5. การจัดรูปแบบของ Pivot Table
• จะเห็นว าทางด านขวามือของจอภาพจะ
ปรากฏ Pivot Table
ื่ ฟ ลด ต าง ๆ
Field List ซงึ่ ประกอบ ชอ
ของข อมูลทีจ
่ ะนามาใช สร าง Pivot
Table
• ส วนทางตอนล างของ Pivot Table Field
List คือ ตาแหน งต าง ๆ ของ
รายงาน ซงึ่ เราสามารถลากฟ ลด จาก Pivot
Table Field List ไปวางไว ใน
33
วิธก
ี ารสร ้าง Pivot Table
34
วิธก
ี ารสร ้าง Pivot Table
การกาหนดฟิ ลด ์ลงในตาแหน่ งของรายงาน มีดงั นี ้
Report Filter หมายถึง ฟ ลด ทีใ่ ช ในการ
จัดกลุ มหน าของรายงาน
Column Label หมายถึง ฟ ลด ทีจ
่ ะใช เป
ื่ ของColumn
นชอ
Row Label
หมายถึง ฟ ลด ทีจ
่ ะใช เป
ื่ ของRow
นชอ
∑Value หมายถึง ฟ ลด ทีจ
่ ะใช ในคานวณใน
รายงานโดยการหาผลรวม
35
การเปลีย
่ นแปลงรูปแบบของ Pivot
Table
** ในตาแหน่ งต่างๆ ของ Pivot Table
สามารถมีฟิลด ์ได้มากกว่า 1 ฟิ ลด ์ หรือไม่มเี ลยก็
ได้
36
การจัดรู ปแบบ(Format) Pivot
Table
37
การจัดรู ปแบบ(Format) Pivot
Table
38
่
การเปลียนแปลงวิ
ธค
ี านวณข้อมู ล
ใน Pivot Table
หรือ
39
การจัดกลุ ม(Grouping)
รายการใน Pivot Table
40
การจัดกลุ ม(Grouping)
รายการใน Pivot Table
ตัวอย่าง Pivot Table ก่อนการจด
ั กลุ่ม
41
การจัดกลุ ม(Grouping)
รายการใน Pivot Table
42
้
ขันตอนการจั
ดกลุ ม(Grouping)
รายการใน Pivot Table
43
การจัดกลุ ม(Grouping)
รายการใน Pivot Table
44
การจัดกลุ ม(Grouping)
รายการใน Pivot Table
ตวั อย่างข้อมู ล
่
Pivot Table ทีได้
45
การจัดกลุ ม(Grouping)
รายการใน Pivot Table
46
การจัดกลุ ม(Grouping)
รายการใน Pivot Table
47
การสร ้างกราฟจาก Pivot Table
48