KMD SAG EXIT-STRATEGI

SAPA netværksmøde den 10. juni 2014

Måden vi gør det på Først oplæg – 30 minutter uden afbrydelser Så tid til samtale i jeres grupper Derefter opsamling i plenum Vi når 2 – 3 runder Samlet afrunding

Agenda

1. Hvorfor er KMD Sag Exit-strategien en ”must-do” opgave for kommunerne?

2. Hvad er KMD Sag Exit-strategien?

3. Hvornår skal I interessere jer for KMD Sag Exit strategien?

KMD SAG EXIT-STRATEGIEN

Keep it simple har været motto’et… Men!

KMD Sag Exit-strategi og alt det ”andet”

• • • • • • • • •

Udfordringerne…..dem er der mange af og de klistrer sammen

Kontraktoverblik Systemsammenhænge Udbudsplaner Monopolbrud Rammearkitekturen/Støttesystemer It portefølje med ressourcer og kompetencer Prioritering af drejebogens opgaver Strategierne for Sag & Dokument, SAPA implementering etc.

Serviceplatformen og beskedfordeler

Den vigtigste pointe er, at I ikke bare kan læne jer tilbage. I sidste ende er det jeres ansvar, at have styr på jeres forretning!

Kort om hvorfor

• •

Brændende platform!

Nødvendige ændringer i den kommunale tilgang Hvad sker der, hvis I ikke gør noget!

• •

Økonomi:

Nye arbejdsgange og nye it-systemer Er det en investering? JA!

•

Tidslinje:

Alt haster! It-systemer, leverandørstyring, kontraktafhængighed, udbud, arbejdsgangsbeskrivelser, arkivering og forandringsprocessen

Den vigtigste pointe er, at I begynder at tilpasse jer til de ændringer som er på vej!

HVAD ER KMD SAG EXIT-STRATEGI?

Kort om hvad

Det hele handler om hvordan I håndterer de sager, der i dag er i KMD Sag, fordi om lidt bliver KMD Sag udfaset, og så skal I tage stilling til hvor I vil have sagerne fremadrettet.

• En procesguide til at analysere hvad der er den bedste KMD Sag Exit-strategi for de sagsområder der i dag anvender KMD Sag.

• Et materiale til projektlederen, som skal gennemfører KMD Sag Exit-strategien.

• Et fagligt og ledelsesmæssigt funderet beslutningsgrundlag for kommunens valg af fremtidig it-understøttelse.

• Sikre at der træffes en kvalificeret beslutning om KMD Sag Exit.

Opbygning af KMD Sag Exit-strategien

Indledning Procesguide Eksempelsamling Redskabssamling

En procesguide til KMD Sag Exit-strategien

Procesguiden er en trin for trin vejledning til, hvordan du gennemfører KMD Sag Exit-strategien.

Procesguiden er opdelt i fire faser:

1. Screening af fagområder og sagsområder 2. Kortlægning af relevante sagsområder (As-is) 3. Undersøgelse af fremtidige løsningsscenarier for sagsområder (To-be) 4. Prioritering af sagsområder og udarbejdelse af beslutningsoplæg

Screening

Af fagområder og sagsområder Kortlægning af relevante sagsområder (As-is)

Undersøgelse

af fremtidige løsningsscenarier for sagsområder (To-be)

Prioritering

Af sagsområder og udarbejdelse af beslutningsgrundlag

• • •

Fase 1: Screening af sagsområder/fagområder

Udpeg en ansvarlig Hvor anvendes KMD Sag i organisationen?

Forbered tanker til workshop

• • • •

Fase 2: Kortlægning (As-is)

Tag udgangspunkt i resultaterne Indkald til workshop inden for fagområderne Brug spørgeguide for As-is Definér hvordan fagområderne anvender KMD Sag efter KLE, antal sager, journalnotater, sagsbehandlere…

• • • • • •

Fase 3: Fremtidige løsningsscenarier (To-be)

Strategisammenhæng System og kontraktoverblik Kend As-is billedet Brug spørgeguide for To-be Inddrag specialister og ledere Brug prioriteringsmodellen

• • • •

Fase 4: Prioritering

Vurder og prioritér forretningskritiske områder op imod de lavthængende frugter Vurder oprydningsarbejdet Få input fra prioriteringsmodellen Forskellige filtreringer giver forskellige overblik

Eksempelsamling

Der er eksempler fra Hjørring, Roskilde og Sorø, som kommer omkring strategiens faser.

X+Y=okay Z+Q=okay R+U=okay Den vigtigste pointe er, at outputtet er brugbart i ens egen organisation og at I anvender dokumentationsarket undervejs!

• • • • •

Redskabssamling – www.kombit.dk/sapa/exitstrategi

Brugsmønstermodel As-is og To-be spørgeguide Hvordan holder du en workshop?

Prioriteringsmodel Dokumentationsark

• • •

Redskabssamling - Prioriteringsmodel

Løsningsscenarie 1 – 4.

Alle scenarier har fordele og ulemper.

Det vil være forskelligt for de enkelte fagområder og sagsområder, hvad der er det bedste scenarie.

• • •

Redskabssamling - Dokumentationsark

Tværgående redskab, der bruges i alle fire faser til at dokumentere output.

Dokumentationsarket har tre faneblade: 1. Vejledning til hvordan du bruger dokumentationsarket 2. Eksempel fra Sorø på hvordan det ser ud, når output er dokumentet 3. En tom skabelon, som du kan bruge til din dokumentation Start med at læse vejledningen!

Tilbage til motto’et: Keep it simpel!

• •

For fageksperterne:

Deltagelse i As-is og To-be workshop …og lidt forberedelse forud for de to workshops • •

For specialisterne:

Deltagelse i To-be workshop …og evt. opfølgende analyser, fx nærmere økonomisk redegørelse • • • •

For SAPA projektleder/- kontaktperson:

Find eksperterne og inddrag As-is og to-be brugermønsteranalyse… og det er jo den mindste opgave ”Sælge” og fastholde interessen Beslutningsoplæg om KMD Sag Exit strategien • • •

For ledelsen/beslutningstagere

Deltagelse i To-be workshop eller parallel dialog Linjeledere/fagchefer tager ansvar for beslutning om valg af scenarie og løsning for det gældende fagområde Direktion træffer samlet beslutning for alle fagområderne

HVORNÅR SKAL KOMMUNERNE I GANG MED KMD SAG EXIT-STRATEGIEN?

I skal i gang NU!

Ikke for KOMBIT’s skyld men for jeres egen…..

• • Så har I muligheden for at træffe de rigtige valg for jeres fremadrettede it portefølje og it-understøttelse. Igangsæt arbejdet efter sommerferien!

AL MATERIALET ER TILGÆNGELIGT PÅ:

WWW.KOMBIT.DK/SAPA/EXITSTRATEGI

INTRO TIL SAMTALER I GRUPPER

Afklaring

Tag en runde:

Hvilke afklaringsspørgsmål har jeg nu?

Slut af med at afgøre:

Har vi i gruppen spørgsmål vi gerne vil stille for at sikre os, at vi har forstået oplægget rigtigt?

Næste skridt

Tag en runde:

Hvad er mit næste skridt efter i dag?

Slut af med at afgøre:

Har vi i gruppen spørgsmål vi nu gerne vil stille i forhold til næste skridt?

Barrierer

Tag en runde: Hvad er den største barriere i min organisation? Slut af med at afgøre:

Har vi i gruppen spørgsmål vi nu gerne vil stille i forhold til de barrierer, vi har talt om?