Transcript eğitim dökümanı - Sağlık Bakanlığı

EBYS NEDİR?
EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi), İdari Birim
Kimlik Kodları kullanılarak DTVT’ na uygun olarak
tanımlanmış, içerisinde resmi yazışmalarda yapılabilecek
tüm işlevlerin bulunduğu, elektronik yazışma ve arşivleme
sistemidir.
EBYS KURULUMU
Sisteme giriş yapılabilmesi için
öncelikle EBYS’ nin
bilgisayarlara kurulması
gerekmektedir. EBYS
kurulumu için
http://ebysportal.saglik.gov.tr/a
na-sayfa/115777/20140208.html
adresine sorunsuzca ulaşılması
gerekmektedir.Linki verilen
adresi açtığınızda, açılan Web
Sayfasından cihazınızın türüne
uygun Kur Simgesi’ ne
tıklayınız.
OTURUM EKRANI (Giriş)
Ebys Kurulumu yapılmış
bir bilgisayarda Ebys’ yi
çalıştırmak için
masaüstünden T.C. Sağlık
Bakanlığı EBYS isimli
ikona çift tıklayarak
oturum ekranını
açabilirsiniz.
OTURUM AÇ
Masaüstünden EBYS
programını
çalıştırdığınızda oturum
giriş ekranı açılacaktır.
Açılan oturum ekranında
daha önce almış olduğunuz
e-mail kullanıcı adı ve
şifrenizi giriniz. (Örnek:
yakup.tekeli ve *********
gibi.) Sonra Oturum Aç
diyerek EBYS programına
giriş yapabilirsiniz.
GENEL ÖZELLİKLER VE KLASÖRLER
Sistem üzerinde yar alan Klasörler
sekmesinde bana gelen, benden
giden ve taslak halinde olan
evraklarıma erişebilmekteyim.
Gelen Kutusunun altında bana
gereği veya bilgi amaçlı gelen
yazılar bulunmaktadır. Giden
kutusunda gönderilmiş olan ve
Taslakta ise henüz imzaya
sunulmamış evraklar
bulunmaktadır.Gereği sekmesinde
evrağın konusu, tarihi-saati, neden
geldiği ve kim tarafından geldiği
görünmektedir. İşlem yapılmamış
evraklar e-postada olduğu gibi
koyu renkte işlem yapılanlar ise
açık renkte bulunmaktadır.
YENİ TASLAK OLUŞTURMA
Sisteme giriş yapıldıktan sonra
Genel Klasöründe yer alan “Yeni
Taslak” Sekmesine tıklıyoruz.
ÖRNEĞİN:
Konu:EBYS Eğitimi Deneme
Yazısı.
Gizlilik: Hizmete Özel
Dosya Planı: 710.99
Gönderi Yöntemi: EBYS yazıp
güncelle diyoruz.
İlgi: İlgi yazılıp ilgileri yaz diyoruz.
Metni el ile yazıyor, Akışı
yazıyoruz, ekleri yazıyor, dağıtımı
yazıyor ve evrağı paraf ve
imzalanmak üzere gönderiyoruz.
GEREĞİ İÇİN GELMİŞ EVRAK İŞLEMLERİ
Evrağı tek tıklamayla
açabilir ve evrak
üzerinde aşağıda yer alan
işlemleri yapabiliriz.
Tarihçe – Reddet – Paraf
– Yazdır – Dışa Aktar –
E-posta
DOSYADAN TASLAK EKLEME
Bilgisayarımızdan dosya bulup, sisteme
ekleyebileceğimiz ve imzaya sunabileceğimiz sekmedir.
Genel Klasöründen, Dosyadan Taslak Ekle seçilir.
Eklenen Taslak .pdf olmalıdır. Bilgisayarınızda PDF
Dönüştürücü Program var olmalıdır. Dosya Seçimi
yapıldıktan sonra, sağ taraftaki üstveri bilgileri doldurulur.
ÖRNEĞİN:
Belge Türü: Resmi Yazı
Birim : Otomatik olarak gelmektedir.
Belge No: Belgemiz imzalandıktan sonra gelecektir.
Gizlilik: Tasnif Dışı
Dosya Planı: Belgenin adının bir kısmını yazabiliyoruz.
700 – Bilgi Sistemleri (Genel) veya Dosya Planı Linkine
tıklayarak dosya planlarının sıralanmasını sağlayabiliriz.
Dağıtım Bölümü : Yazının gideceği yer seçilir.
Akış : Paraf – İmza atacak ve koordine belirlenir.
Ekler: Sistemde kayıtlı bir belgeyse sistemden,
bilgisayarda ise bilgisayardan alabiliyoruz.
İlgiler: Sistemde kayıtlı değilse ekle butonundan,
sistemde ise “Sistem Belgesi ekle butonundan ilgi
ekleyebiliyoruz.
Belge gönderildi mesajından sonra dosyadan taslak
ekleme sayfası kapanacaktır. Tüm yazılarımızı giden
sayfasından takip edebiliriz.
GELEN BELGE KAYIT
Gelen Belge Kayıt Ekranı Kurumun Genel Evrak
Kayıt Biriminin kullandığı ekrandır. Bu ekrandan
kuruma fiziki olarak gelen evrak kaydedilir.
Gelen Giden Belge Sekmesinden, Gelen Belge
Kayıt açılır. Outlooktan al ile mailden, tara
butonu ile tarayıcıdan, Dosya Seç ile
Masaüstünden evrağı alabiliyoruz.Daha sonra
Gelen Belge Bilgileri alanını doldurmamız
gerekmektedir. Birim otomatik olarak
gelmektedir. Belge Türü yazılır, Konu alanına
gelen belgenin konusu yazılır. Gelen Belge
Numarası ve Tarihi girilir. Gönderen Kurum, Kişi,
Şirket ve Diğer girilir. Gizlilik alanından
güvenlik seviyesi, ivedilik ile de belgenin
aciliyeti belirlenir. Bilgi Edinme Kanunu
Kapsamında mı yoksa kişisel bilgi içeriyor mu
tıklanır. Geliş yöntemi, Normal Posta.
Dağıtım ilede nereye havale edileceği belirlenir.
Ekleri var ise mutlaka bilgisyarımızdan göz at ile
ek alınmalıdır. Son olarak Kaydet butonu ile
belge resmiyet kazanmış ve ilgili birime
aktarılmış olmaktadır.
GİDEN BELGE KAYIT
Giden Belge Kayıt, Islak İmza ile gelmiş
olan evrakları sistemi dahil ettiğimiz
ekrandır. Dosya Seç Butonu ile
bilgisayarımızdan daha önce tarattığımız
evrağı alıyoruz. Sağda bulunan üstveri
bilgilerimizi dolduruyoruz.
Belge türünü yazıyoruz.
Birim otomatik olarak gelmezse biz
seçiyoruz. Belge No ise yazımızı
kaydettikten sonra otomatik gelecektir.
Konu, gizlilik ve dosya planı kısmını
dolduruyoruz. Bilgi edinme Kanunu ve
Kişisel Bilgi içeriyorsa işaretlenmelidir.
Gönderi yöntemlerinden Evrağın hangi
yolla gideceğini belirliyoruz. Dağıtım
kısmına yazının nereye gideceği yazılır.
Kaydettiğimiz yazının eki var ise
belirtmemiz gerekir. Son olarak gönder
butonu ile evrak birimine yazıyı havale
etmiş oluruz.
GELEN BELGEYİ PARAFLAMA - REDDETME
Paraf için gelen bir belge
üzerinde iki türlü işlem
yapabiliriz. Ya gelen yazının
üzerinde değişiklik
yapılması için reddedebilir
ya da paraflayabiliriz.
Bundan sonra belgemize
giden klasörümüzden
ulaşabilmekteyiz.
Reddedilen yazı, ilk yazıyı
yazan kişinin Gelen-Gereği
Dosyasına gider.
GELEN BELGEYİ İMZALAMA - REDDETME
Gelen klasörümüze imza
amacı ile gelmiş bir evrağa
iki tür işlem yapabiliyoruz.
Ya gelen yazının üzerinde
değişiklik yapılması için
reddedebilir ya da
imzalayabiliriz. Eimza
aparatımız bilgisayara takılı
halde beklerken son olarak
tarafımıza TÜBİTAK
BİLGEM tarafından verilmiş
olan pin kodunu girerek
işlemi tamamlıyoruz.
GELEN BELGEYE CEVAP OLUŞTURMA
Gelen klasöründe yer
alan bir belgeyi ilgi
olarak tutup, cevap
oluşturmak için belgenin
üst verisinde yer alan
cevapla butonuna
tıklıyoruz. Program bizi
yeni taslak ekleme
ekranına gönderir.
Burada artık yeni taslak
ekleme yaptığımız
işlemleri yaparız.
YENİ TASLAĞI NASIL OLUŞTURUYORDUK BİR HATIRLAYALIM
Sisteme giriş yapıldıktan sonra Genel
Klasöründe yer alan “Yeni Taslak”
Sekmesine tıklıyoruz. ÖRNEĞİN:
Konu:EBYS Eğitimi Deneme Yazısı.
Gizlilik: Hizmete Özel
Dosya Planı: 710.99
Gönderi Yöntemi: EBYS yazıp
güncelle diyoruz.
İlgi: İlgi yazılıp ilgileri yaz diyoruz.
Metni el ile yazıyor, Akışı yazıyoruz,
ekleri yazıyor, dağıtımı yazıyor ve
evrağı paraf ve imzalanmak üzere
gönderiyoruz.
ARAMA
Sistemimde kayıtlı
herhangi bir belgeyi
bulmak için Genel’ den
Arama Ekranına girilir.
Daha sonra sağda
ekranda yer alan kriterler
girilir. Mesela deneme
yazıyor ve üstte bulunan
seçeneklerden
istediğimiz işlemi
yapabiliyoruz.
VEKALET VERME
Yıllık izinli olma gibi
durumlarda ekranımızı görme
yetkisini ve ekranımız üzerinden
işlem yapabilme yetkisini başka
birine devretmektir. Yönetim->
Vekaletler ekranına giriyor ve
vekalet ver butonuna tıklıyoruz.
Vekilin adını yazıyor ve
başlangıçla bitiş tarihini
yazıyoruz. Aktif yapıyor,
Açıklamayı dolduruyor ve
vekalet türünü giriyoruz. Kaydet
butonuna tıkladığımızda anda
vekalet verme işlemini
tamamlamış oluyoruz.
KLASÖR KURALLARI
Klasör kuralı oluşturmak istiyorsak ismimizin
yazılı bulunduğu alanın altında bulunan Gelen
klasörüne sağ tıklayıp, klasör oluştur diyoruz.
Klasörün ismini belirleyip Tamam Butonuna
basıyoruz. Daha sonra Yönetim alanına gelip
Klasör Kuralları seçeneğini tıklıyoruz. Yeni
Ekle dedikten sonra; ÖRNEĞİN:
Ad: İmzalamam için gelen evraklar
Öncelik : 1
Aktif mi : Tik işareti koyuyoruz.
Gönderen Kullanıcı: Sadık SELÇUK
Gönderen Birim : Araş. Bil. Sis. Şb. Md.
Konu : İmzalamam için gelen evraklar
Klasöre gönder: İmzalamam için gelen
evraklar
Sesli uyarı, Uyarı göster ve bilgi için gönder
seçeneklerini de işaretleyebiliyoruz.