Transcript Prosjektledelse i praksis - visp

www.pwc.com
Kurs for VISP 6.3.2013
Prosjektledelse i praksis
Anne Line Grepne og Kjartan Austvik
PwC
PwC
PwC
PwC
Agenda
1. Formål med kurset
2. Introduksjon til prosjektledelse
3. Prosjektledelse i praksis
4. Oppsummering
Slide 7
Hvem er dere?
Erfaring med prosjektarbeid
Forventninger til dagen
PwC
Slide 8
1. Formål med kurset
Formål med kurset
• Bevisstgjøre og sikre en basisforståelse for prosjektledelsesfaget
• Forstå hva som kjennetegner et prosjekt
• Få innsikt i hvilke elementer som er viktige ved ledelse av et prosjekt
• Forstå hva som er viktig for en prosjektleder å tenke på
• Få innføring i noen prosjektstyringsteknikker
• Få innføring i en del grunnleggende prosjektadministrative rutiner
PwC
Slide 9
Agenda
1. Formål med kurset
2. Introduksjon til prosjektledelse
3. Prosjektledelse i praksis
4. Oppsummering
Slide 10
2. Introduksjon til prosjektledelse
Hva kjennetegner et prosjekt?
• Er en engangsoppgave
• Har klare mål
• Har definerte rammebetingelser for tid,
• Blir planlagt og gjennomført av en
kostnad og omfang
temporær organisasjon
• Har en viss grad av unikhet
• Skal lede frem til et bestemt resultat
• Krever ulike typer ressurser og
• Eies av en prosjekteier
kompetanse
PwC
• Ledes av en prosjektleder
Slide 11
2. Introduksjon til prosjektledelse
Forholdet mellom prosjektet og dets
oppdragsgiver (linjeorganisasjonen)
Linjeorganisasjonen
(permanent organisasjon)
Prosjektet
(temporær organisasjon)
Prosjektmandat og ressurser
Leveranser
PwC
Slide 12
2. Introduksjon til prosjektledelse
Hva er prosjektledelse?
• Krever kunnskap og ferdigheter innenfor mange områder;
kommunikasjon, ledelse, relasjonsbygging, planlegging,
coaching, risikostyring og problemløsning
• Omhandler planlegging, organisering, gjennomføring,
oppfølging og avslutning av prosjektet
• Prosjektleder er ansvarlig for å sikre at prosjektets mål
nås innenfor definerte rammebetingelser
PwC
Slide 13
2. Introduksjon til prosjektledelse
Prosjektlederen må sørge for en balanse mellom tid,
kostnad og kvalitet (prosjekttriangelet)
Tid
B
Kostnad
Kvalitet
(omfang)
Slide 14
Agenda
1. Formål med kurset
2. Introduksjon til prosjektledelse
3. Prosjektledelse i praksis
4. Oppsummering
Slide 15
3. Prosjektledelse i praksis
Prosjektets livssyklus
• Et prosjekts livssyklus deles ofte inn faser. Fasene vil variere avhengig av
standarder og modeller
• I denne delen av kurset vil vi fokusere på følgende fire prosjektfaser og
følgende områder innenfor disse fire prosjektfasene:
Faser
Etablering
Planlegging
Gjennomføring
Avslutning
Områder
• Prosjektmandat
• Formål og mål
PwC
•
•
•
•
Prosjektledelsesplan
Omfang og WBS
Planer
Organisering
• Rapportering
• Risikostyring
• Omfangsstyring
• Læringspunkter
• Sluttrapport
• Avslutningsmøte
Slide 16
3. Prosjektledelse i praksis
Etablering
Planlegging
Oppfølging
Gjennomføring
Avslutning
Fase 1: Etablering
• Fasen omfatter prosessen fra prosjektidé til formalisering av prosjektet
• I dette kurset vil vi se nærmere på:
- Prosjektmandat
- Formål og mål
Slide 17
3. Prosjektledelse i praksis
Etablering
Planlegging
Oppfølging
Gjennomføring
Avslutning
Prosjektmandatet er et nøkkeldokument
ved prosjektetablering
• Prosjektmandat
- Linjeorganisasjonens oppdragsbeskrivelse til prosjektet (formelt dokument)
- Inneholder bl.a. prosjektets rammebetingelser: tid, kostnad og omfang
- Formaliserer prosjektet
• Prosjektmandatet bør minimum inneholde informasjon om:
- Prosjektnavn og beskrivelse
- Bakgrunn og målsetting
- Milepæler, omfang og avgrensning
- Prosjektorganisering, prosjekteier og overordnet om styring
- Budsjettrammer
- Dokumentasjon og rapportering
- Risiko
PwC
Slide 18
3. Prosjektledelse i praksis
Etablering
Planlegging
Oppfølging
Gjennomføring
Avslutning
Effektmål og resultatmål
Effektmål (også kalt formål) beskriver hvorfor prosjektet er etablert, og beskriver ofte en
ønsket fremtidig situasjon som skal oppnås ved å gjennomføre prosjektet
Resultatmål (også kalt kun mål) beskriver hva prosjektet skal oppnå og er knyttet til
prosjektets resultater og leveranser
Gode mål kjennetegnes ved at de er klare og retningsgivende og bør være SMART
•Spesifikke
•Målbare
•Aksepterte
•Realistiske
Dårlig formulert mål
Kostnadene skal reduseres til et rimelig nivå.
Godt formulert mål
Kostnadene skal reduseres med 20% innen 31.
desember 2008.
•Tidsbestemte
PwC
Slide 19
3. Prosjektledelse i praksis
Etablering
Planlegging
Oppfølging
Gjennomføring
Avslutning
Er dette målet SMART formulert?
I believe that this nation
should commit itself to
achieving the goal, before
this decade is out, of landing
a man on the moon and
returning him safely to the
earth
(J. F. K. 1961)
PwC
Slide 20
3. Prosjektledelse i praksis
Etablering
Planlegging
Oppfølging
Gjennomføring
Avslutning
Fase 2: Planlegging
• Fasen omfatter planlegging og organisering av prosjektet, og tar utgangspunkt i
prosjektmandatet
• Planleggingsfasen er viktig for prosjektet fordi denne legger grunnlag for det som
skal gjennomføres – de fleste bruker for liten tid på planlegging
• I dette kurset vil vi se nærmere på:
- Prosjektledelsesplan
- Omfang og WBS
- Andre planer
- Organisering
PwC
Slide 21
3. Prosjektledelse i praksis
Etablering
Planlegging
Oppfølging
Gjennomføring
Avslutning
Ting går galt – hvor ligger problemene?
Innsatsnivå
Gjennomføring
Etablering
Planlegging
TIME
Oppstart
Avslutning
Slide 22
3. Prosjektledelse i praksis
Etablering
Planlegging
Oppfølging
Gjennomføring
Avslutning
Prosjektledelsesplan
• Styringsdokument for prosjektet som beskriver hvordan
prosjektet skal gjennomføres, overvåkes og styres prosjektets omsetting av prosjektmandatet
• Beskriver de verktøy og teknikker som skal benyttes for å
gjennomføre prosjektet
• Prosjektledelsesplanens innhold vil variere avhengig av
anvendelsesområde og prosjektets kompleksitet
• Godkjennes av styringsgruppen og/eller prosjekteier
PwC
Introduksjon
• Formål
• Mål
• Metodikk (faser)
Roller og ansvar
• Prosjekteier
• Styringsgruppe
• Prosjektleder
• Prosjektmedarbeider
• Referansegruppe (evt.)
Gjennomføring
• Omfang og endringsstyring
• Kvalitet
• Risiko
• Kommunikasjon
• Ressurser
• Økonomi
Slide 23
3. Prosjektledelse i praksis
Etablering
Planlegging
Oppfølging
Gjennomføring
Avslutning
Omfang og WBS
• I planleggingsfasen er det viktig å dokumentere hvordan omfanget skal
defineres, verifiseres og styres i prosjektet
• WBS = Work Breakdown Structure (ANS = Arbeidsnedbrytningsstruktur)
• En nedbrytning av prosjektets leveranser og arbeid i mindre håndterbare
komponenter (arbeidspakker)
• Skal inneholde 100% av arbeidet som skal utføres i prosjektet
• Hensikten med WBS-en er å sikre at det blir enklere å:
- Estimere tid og kostnader for prosjektet
- Planlegge ressursbehov
- Definere roller og ansvar (tilrettelegger for ansvarsdeling)
- Følge opp og kontrollere fremdrift
- Oppgaver som tilhører samme arbeidsområde blir koordinert bedre
PwC
Slide 24
Millau-broen - Verdens høyeste skråstagbro
Slide 25
3. Prosjektledelse i praksis
Etablering
Planlegging
Oppfølging
Gjennomføring
Avslutning
Eksempler på WBS
Nytt IT-system
Design
Funksjonell
PwC
Teknisk
Utvikling
Funksjonell
Teknisk
Test
Systemtest
Akseptansetest
Opplæring
Kundeservice
Prosjektledelse
Drift
Slide 26
3. Prosjektledelse i praksis
Etablering
Planlegging
Oppfølging
Gjennomføring
Avslutning
WBS – rammeverk for en god plan
Planlegging
Arbeidsnedbrytning
Omfang (WBS)
Lengde og
rekkefølge
Prosjektplan (tid)
Ressurser og
kostnader
Prosjektkostnader
Slide 27
3. Prosjektledelse i praksis
Etablering
Planlegging
Oppfølging
Gjennomføring
Avslutning
Andre planer
• Et prosjekt kan ha mange forskjellige planer, eks. tidsplan, kostnadsplan,
aktivitetsplan, kommunikasjonsplan, testplan og opplæringsplan
• En plan er enten overordnet eller detaljert
• Vi skal se nærmere på to typer planer:
- Milepælsplan (tidsplan)
- Kostnadsplan
PwC
Slide 28
3. Prosjektledelse i praksis
Etablering
Planlegging
Oppfølging
Gjennomføring
Avslutning
Milepæl
• En milepæl beskriver hva prosjektet skal ha oppnådd på et bestemt
tidspunkt og er delmål på veien til det endelige målet
• Milepælstankegangen fokuserer på resultater (HVA) fremfor aktiviteter
(HVORDAN)
• En milepælsbeskrivelse skal inneholde to elementer
- En beskrivelse av ønsket tilstand - hva prosjektet skal ha oppnådd
- Kontrollerbar betingelse for at tilstanden er oppnådd
Ønsket tilstand
Når utredningsrapporten er overlevert…
…og godkjent av ledergruppen
Kontrollerbar betingelse
PwC
Slide 29
3. Prosjektledelse i praksis
Etablering
Planlegging
Oppfølging
Gjennomføring
Avslutning
Milepælsplan og resultatløp
• Resultatløp viser ulike hovedområder i et
prosjekt og forbedrer oversikten og
lesbarheten av milepælplanen
• Tilrettelegger for parallelle løp
• Viser avhengigheter mellom milepælene
innenfor hovedområdene
Resultatløp A
Resultatløp B
B1
C1
C2
A1
A2
Resultatløp C
B2
B3
B4
PwC
Slide 30
3. Prosjektledelse i praksis
Etablering
Planlegging
Oppfølging
Gjennomføring
Avslutning
Kostnadsplan
• Kostnad er et av områdene i prosjekttriangelet
som er kritisk for prosjektleder å styre
• De fleste prosjekter har et budsjett som angir
prosjektets økonomiske rammebetingelser
• Et prosjekt kan ha mange ulike typer kostnader
• En kostnadsplan kan først lages når:
- Milepælplanene er på plass
- WBS-en er på plass
PwC
Hva koster et prosjekt?
• Ressurser (timer brukt)
• Lokaler
• Materiell
• Reiser
• Alternativkost
For et konsulentprosjekt er det
som regel ressurser (timer
brukt) som utgjør den største
kostnaden
Slide 31
3. Prosjektledelse i praksis
Etablering
Planlegging
Oppfølging
Gjennomføring
Avslutning
Prosjektets organisering
• Et prosjekt er en temporær
organisasjon og bør ha en
organisasjonsstruktur
• Organiseringen bør bestå av roller,
ansvar, myndighet og
rapporteringslinjer på lik linje med
en vanlig linjeorganisasjon
• De vanligste rollene i et prosjekt er:
Prosjekteier
Styringsgruppe
Referansegruppe
Prosjektleder
- Prosjekteier
- Styringsgruppe
- Prosjektleder
Prosjektmedarbeider
Prosjektmedarbeider
Prosjektmedarbeider
- Prosjektmedarbeider
- Referansegruppe
Slide 32
3. Prosjektledelse i praksis
Etablering
Planlegging
Oppfølging
Gjennomføring
Avslutning
Fase 3: Gjennomføring
• Fasen omfatter styring og kontroll av prosjektgjennomføringen, og tar
utgangspunkt i dokumentene fra planleggingsfasen
• Det er i gjennomføringsfasen prosjektets leveranser produseres
• I dette kurset vil vi se nærmere på:
- Rapportering
- Risikostyring
- Omfangsstyring
PwC
Slide 33
3. Prosjektledelse i praksis
Etablering
Planlegging
Oppfølging
Gjennomføring
Avslutning
Rapportering forveksles ofte med oppfølging
Rapportering handler om å:
Oppfølging handler om å:
…gi riktig og vesentlig informasjon
…på en strukturert måte
…med riktig detaljnivå
…til rette mottakere
…til rett tid
…gjøre noe med det som rapporten viser
Rapportering krever
struktur og ærlighet
PwC
Oppfølging krever ledelse
Slide 34
3. Prosjektledelse i praksis
Etablering
Planlegging
Oppfølging
Gjennomføring
Avslutning
Bruk av trafikklys og ikoner i rapportering
• Trafikklys eller ikon er ofte
brukt i statusrapporter
• Gir raskt et bilde av status for
prosjektet
• Viktig å bli enige om hva de
ulike fargene eller ikonene
betyr, slik at alle som leser
statusrapporten har samme
oppfatning av status
PwC
Grønn
• Framdrift i henhold til plan
• Ingen alvorlige eller
kritiske risiko identifisert
• Ingen alvorlige eller
kritiske issues har
inntruffet
Gul
• Mindre avvik fra planen
• Alvorlige risiko er
identifisert
• Alvorlige issues har
oppstått
Rød
• Store avvik fra planen
• Kritiske risiko er
identifisert
• Kritiske issues har
inntruffet
Slide 35
3. Prosjektledelse i praksis
Etablering
Planlegging
Oppfølging
Gjennomføring
Avslutning
Eksempel på risikomatrise og
risikologg
Høy
5
Sannsynlighet
5
1
1
2
n Forrige rapporteringsperiode
1
2
n Denne rapporteringsperiode
2
1
4
2
4
3
3
Lav
Lav
#
Konsekvens
Beskrivelse
Høy
Tiltak
Ansvarlig
1
2
3
Slide 36
3. Prosjektledelse i praksis
Etablering
Planlegging
Oppfølging
Gjennomføring
Avslutning
Omfangsstyring
• Omfanget vil ofte endre seg i løpet av prosjektet
- Utvidelse, eksempelvis at nye krav dukker opp
- Innskrenking, eksempelvis at deler av omfanget ikke lenger er aktuelt
• Omfangsendringer må styres ved hjelp av en prosess og godkjennes som regel av
styringsgruppen eller prosjekteier
- En omfangsendring kan typisk godkjennes, avvises eller utsettes
PwC
Slide 37
3. Prosjektledelse i praksis
Etablering
Planlegging
Oppfølging
Gjennomføring
Avslutning
Fase 4: Avslutning
• Fasen omhandler ferdigstillelse av prosjektet og skal sikre at alle
prosesser, aktiviteter og dokumenter blir ferdigstilt
• Avslutningsfasen er den fasen det syndes mest i
• I dette kurset vil vi se nærmere på:
- Læringspunkter
- Sluttrapport
- Avslutningsmøte
PwC
Slide 38
3. Prosjektledelse i praksis
Etablering
Planlegging
Oppfølging
Gjennomføring
Avslutning
Læringspunkter
• Har som hensikt å dokumentere hva som gikk bra og hva som
ikke gikk så bra i prosjektet
- Hva kan gjøres annerledes ved fremtidige prosjekt av samme type?
- Er det noe vi kan lære fra dette prosjektet som kan være nyttig for andre
prosjekter?
• Gjennomføres som regel som et arbeidsmøte med alle
prosjektdeltakerne
• Læringspunkter blir ofte omtalt som Lessons Learned
PwC
Slide 39
3. Prosjektledelse i praksis
Etablering
Planlegging
Oppfølging
Gjennomføring
Avslutning
Sluttrapport
• Sluttrapporten skal oppsummere gjennomføringen av
prosjektet og dets leveranser og resultater
• Ofte det siste formelle dokumentet som prosjektet lager
• Kan inneholde prosjektets læringspunkter
PwC
Slide 40
3. Prosjektledelse i praksis
Etablering
Planlegging
Oppfølging
Gjennomføring
Avslutning
Avslutningsmøte
• Avslutningsmøtet markerer slutten på prosjektet, hvor prosjekteier og
prosjektleder takker for innsatsen til alle involverte parter
• Gjennomgang av deler av sluttrapporten er et vanlig punkt på agendaen
• Bør inkludere alle involverte parter i prosjektet
• Avslutningsmøtet avsluttes ofte med en sosial begivenhet
PwC
Slide 41
http://www.youtube.com/watch?v=JtamUrmZtcM
Slide 42
Agenda
1. Formål med kurset
2. Introduksjon til prosjektledelse
3. Prosjektledelse i praksis
4. Oppsummering
Slide 43
4. Oppsummering
I dette kurset har vi sett nærmere på…
• Hva er et prosjekt?
• Hva er prosjektledelse?
• Hvordan et prosjekts livssyklus kan deles opp i ulike faser
• Viktige tema innenfor fasene etablering, planlegging, gjennomføring og
avslutning
PwC
Slide 44