Transcript Penulisan Surat Resmi Muhammad Rachman Mulyandi, SE, MBA

Penulisan Surat
Resmi
Muhammad Rachman
Mulyandi, SE, MBA
@yanditilly ; www.yanditilly.com
“Raharja Organization School”
2 April 2012
PENGERTIAN
 Surat resmi adalah surat yang dibuat dan dikirim oleh suatu
intansi/organisasi/kantor untuk keperluan resmi/formal
 Surat resmi harus ditulis dengan bahasa yang baku dan harus
memperhatikan kaidah kebahasaan yang benar
Sistematika Surat Dinas
 Kop Surat/Kepala surat
 Tanggal Surat
 Nomor, Lampiran, Perihal
 Alamat Tujuan Surat
 Salam Pembuka
 Isi Surat
 Salam Penutup
 Tanda Tangan dan Nama
Penanggung Jawab
 Tembusan
Kop Surat
 Memuat Informasi Tentang:
 Nama/Lembaga/Institusi/Organisasi
 Alamat Lengkap
 Logo/Lambang (Jika Ada)
 Contoh:
Fungsi Kop Surat/Kepala Surat
 Mengetahui nama dan alamat kantor
intansi/organisasi/kantor
 Menginformasikan bidang usaha atau jenis kegiatan
 Alat promosi
Tanggal Surat
 Pada bagian ini tidak perlu menuliskan nama kota karena
sudah terdapat di dalam kop surat/kepala surat
 Penulisan tanggal selalu diikuti dengan nama bulan dan
tahun
 Contoh:
12 April 2012
Nomor
 Penulisan tanda titik dua ( : ), setelah nomor, lampiran, dan
perihal diusahakan sejajar
 Penomoran surat ini berguna untuk:
 Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun
penemuannya kembali apabila diperlukan
 Mengetahui jumlah surat yang diterima dan dikeluarkan oleh
organisasi
 Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
 Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat
menyurat
Nomor
 Secara umum rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut,
kode, bulan, dan tahun pembuatan surat
 Nomor urut menggunakan angka biasa, kode bervariasi,
bulan dengan angka romawi, dan tahun ditulis utuh dan
dapat ditulis dua angka dibelakangnya saja
 Penempatan nomor surat disesuaikan dengan bentuk dan
sistem penulisannya, yaitu:
 Diletakkan di sebelah kiri atas kertas untuk surat berperihal
 Diletakkan di bawah judul untuk surat berjudul
LampiranYang Disertakan
 Pengiriman surat yang disertai lampiran dokumen disebut
dalam isi surat
 Penulisannya dibawah nomor surat disebutkan jumlah
lembar, eksemplar atau cukup satu berkas
 Penulisan jumlah ditulis dengan huruf, apabila jumlah kurang
dari sepuluh maka ditulis dengan angka
Hal atau Perihal
 Hal atau perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada
pembaca tentang pokok dalam surat
 Hal atau perihal sama dengan judul pada surat berjudul
 Hal teknis penulisan dalam perihal:
 Perihal tidak ditulis dengan huruf kapital keseluruhannya
 Perihal ditulis dengan huruf kapital pada huruf pertama kata
utamanya saja
 Pada akhir perihal tidak menggunakan tanda titik karena perihal
bukan kalimat
Alamat Tujuan Surat
 Alamat tujuan terdapat dalam dua tempat, yaitu disampul surat dan
lembar kertas surat
 Alamat pada sampul harus lengkap dan pada kertas boleh tidak
selengkap pada sampul surat
 Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat adalah:
 Kata “kepada” tidak wajib dipakai
 Ungkapan “Yth”, dipakai untuk menghormati yang dikirim surat,
menghormati kedudukan orang yang dituju
 Ungkapan “Yth”, tidak perlu dipakai apabila alamat yang dituju tidak
menyebutkan nama seseorang atau jabatan seseorang
 Sebutan “sdr”, hanya dipergunakan apabila diikuti nama orang dan
kata tersebut tidak digunakan apabila pihak yang dituju adalah
lembaga atau jabatan tertentu
Alamat Tujuan Surat
 Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir tidak
diperlukan tanda titik, kecuali apabila digunakan singkatan
 Tanda baca, yang tidak bermanfaat sebaiknya tidak
digunakan
 Kode Pos sangat dianjurkan untuk ditulis karena akan
membantu petugas pos dalam mengirimkan surat tersebut
Salam Pembuka
 Salam pembuka berguna untuk membuka pembicaraan
dalam surat secara beradab.
 Surat yang tidak menggunakan salam pembuka juga tidak
salah
 Biasanya salam pembuka digunakan untuk surat-surat yang
berisi berita
Isi Surat
 Surat yang baik terdiri dari atas tiga bagian yaitu:
 Bagian pembuka: berguna sebagai pengantar bagi pembaca
untuk segera mengertahui berita pokok yang akan disampaikan
melalui surat tersebut
 Bagian inti: bagian yang berisi maksud utama pengiriman surat
 Bagian penutup: merupakan penegasan, simpulan, harapan,
atau ucapan terima kasih
Salam Penutup
 Salam penutup digunakan untuk menambah kesantunan
dalam berkomunikasi.
 Salam penutup tidak wajib digunakan dalam surat
Tanda Tangan dan Nama Penanggung
Jawab
 Penanda tangan surat adalah orang yang namanya
tercantum dalam surat itu
 Pencantuman nama seseorang dan hak untuk
menandatanganinya tentu didasarkan atas kewenangannya
dan jabatannya
 Apabila penanda tangan surat itu diwakilkan kepada orang
lain, maka harus disebutkan sebagai atas nama dan nama
penanda tangan ditulis jelas di bawahnya
 Tidak boleh nama yang tercantum lain dengan
penandatanganannya
Tembusan
 Tembusan digunakan bila ada pihak lain yang dianggap perlu
mengetahui isi surat tersebut
Sistematika Surat Dinas Bentuk Lurus
Pembuatan Proposal
Muhammad Rachman Mulyandi, SE, MBA
@yanditilly ; www.yanditilly.com
Raharja Organization School
2 April 2012
Pengertian
 Proposal dibuat ketika akan melaksanakan suatu kegiatan
 Tujuan untuk membuat proposal adalah untuk mencari
sponsor dan donatur
 Ada lagi proposal yang lebih spesifik adalah untuk meminta
ijin dari suatu instansi, lembaga atau organisasi tertentu
untuk melaksanakan suatu kegiatan
Pendahuluan
 Berisikan tentang hal-hal dan kondisi umum yang melatar
belakangi dilaksanakan kegiatan tersebut
 Hubungan kegiatan tersebut dalam kehidupan sehari-hari atau
kegiatan yang nyata
 Point-point pembahasan pada pendahuluan ini mengacu pada
komponen SWOT yang telah dibahas
Dasar Pemikiran Kegiatan
 Berisi tentang dasar yang digunakan dalam pelaksanaan
kegiatan, misalnya:
 Tri Darma Perguruan Tinggi, Program Kerja Pengurus, dan lain-
lain
 Jika kegiatan tersebut bukan dari organisasi, maka
didasarkan secara umum, misalnya:
 Peraturan Pemerintah yang tercantum dalam Undang-Undang
Tujuan Kegiatan
 Tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan tersebut, tujuan
tersebut sebaiknya dijabarkan dalam dua bentuk yaitu:
 Tujuan secara khusus
 Tujuan secara umum
 Contoh:
 Memperoleh kader-kader HMJ
 Memberi pengetahuan manajerial dan kepemimpinan bagi
calon anggota HMJ
Tema Kegiatan
 Tema yang diangkat dalam kegiatan tersebut
 Diusahakan menarik dan sedang hangat dibicarakan
 Harus Uptodate
Jenis Kegiatan
 Diperlukan untuk menjelaskan rangkaian kegiatan yang akan
dilaksanakan jika kegiatannya lebih dari satu
 Menjelaskan bentuk dari kegiatan tersebut, misalnya:
 Seminar
 Pelatihan
 Penyampaian Materi secara lisan
 Tanya Jawab
 Simulasi
 Dll
Target
 Berisi uraian yang lebih terperinci dari Tujuan Kegiatan
terutama mengenai ukuran-ukuran yang digunakan sebagai
penilaian tercapai atau tidaknya suatu tujuan
 Hasil yang diharapkan dalam melaksanakan kegiatan
tersebut
 Target peserta, anggota, lokasi dari suatu kegiatan diadakan
Sasaran Peserta
 Menjelaskan tentang objek atau siapa yang akan mengikuti
kegiatan tersebut atau lebih kenal dengan peserta
Waktu dan Tempat Pelaksanaan
 Tentukan dimana, hari, tanggal, bulan, tahun serta pukul
berapa akan dilaksanakan kegiatan tersebut
 Harus jelas dan pasti
Anggaran Dana
 Dalam anggaran disini, hanya disebutkan secara global
pemasukan dan pengeluaran yang dibutuhkan untuk
kegiatan tersebut
 Anggaran yang lebih rinci sebaiknya dipersiapkan juga,
namum terpisah
 Apabila Proposal untuk meminta atau meminjam dana untuk
usaha, berikan alasan kenapa lebih menguntungkan apabila
menaruh investasinya di kegiatan tersebut
Susunan Panitia
 Dicantumkan posisi-posisi yang penting saja seperti:
 Pelindung Kegiatan
 Ketua Kegiatan
 Penanggung Jawab Kegiatan
 Pejabat-pejabat penting lainnya dalam kegiatan seperti wakil,
bendahara, dan lain-lain
 Sedangkan kepanitiaan lengkap dimasukkan dalam lampiran
Jadwal Kegiatan
 Dibuat sesuai dengan perencanaan dalam kalender kegiatan
yang telah disusun dan dipersiapkan sebelumnya
 Atau bisa juga dicantumkan terlampir apabila jadwal dari
kegiatan tersebut banyak dan padat acaranya
Penutup
 Berisi tentang harapan yang ingin dicapai dan meminta
dukungan dari semua pihak dan bagi semua pihak
 Ditutup dengan lembar pengesahan proposal, seperti logo
organisasi resmi, cap organisasi resmi, tanda tangan
mengetahui ketua pelaksana kegiatan, tanda tangan ketua
organisasi, lembaga, dan lain-lain
 Lampiran
Laporan Pertanggung Jawaban
Kegiatan
Muhammad Rachman Mulyandi, SE, MBA
@yanditilly ; www.yanditilly.com
Raharja Organization School
2 April 2012
Tujuan
 Memberikan gambaran kepada panitia kegiatan dalam
pencairan anggaran dan membuat laporan kegiatan yang
telah dilakukan
 Menjaga ketertiban jalannya organisasi
 Mendokumentasikan kegiatan yang sudah diselenggarakan
oleh organisasi
Materi Penulisan
 Sampul:
 Logo organisasi
 Tulisan Laporan pertanggung jawaban
 Judul kegiatan dan tema
 Nama organisasi
 Tahun
Sistematika Penulisan
 Latar belakang memuat segala hal yang melatar belakangi
dan alasan perlunya dilaksanakan kegiatan tersebut
 Nama dan Tema, nama kegiatan singkat, padat, menarik
serta mudah dimengerti sehingga tidak menimbulkan
penafsiran yang bertentangan dengan tema (bila ada)
 Tema harus ada apabila kegiatan tersebut berskala besar
 Tujuan Kegiatan, mencerminkan visi dan misi organisasi dan
selaras dengan program kerja visi dan misi induk organisasi
Sistematika Penulisan
 Sasaran kegiatan mencakup perorangan/kelompok/institusi
yang mudah dimengerti
 Waktu dan tempat memuat:
 Hari/Tanggal: cantumkan nama hari, tanggal dan tahunnya
 Waktu: waktu dimulai dan berakhirnya kegiatan
 Tempat: Lokasi kegiatan dengan alamat lengkap
 Deskripsi singkat Pelaksanaan Kegiatan, berupa kalimat
singkat yang menggambarkan pelaksanaan kegiatan
Sistematika Penulisan
 Pelaksanaan acara dan hasil acara, mencantumkan susunan
acara secara rinci dan lengkap dengan alokasi waktu
perkegiatan beserta Narasumber, hasil yang dicapai dan
agenda tindak lanjut
 Rincian penggunaan anggaran, harus detail dan terperinci
serta dibuktikan dengan bukti pendukung
 Susunan kepanitiaan, personalia kepanitiaan (harus
mencantumkan nomor induk anggota dari organisasi induk,
bertujuan untuk menjelaskan identitas lebih detail)
Sistematika Penulisan
 Penutup, berisi antara seperti ucapan terima kasih kepada
pimpinan organisasi induk, semua pihak yang membantu
hingga dapat dilaksanakannya kegiatan
 Lembar Pengesahan (tanda tangan harus asli):
 Berisi tempat dan tanggal pembuatan
 Ketua umum
 Ketua pelaksana
 Penanggung Jawab
 Lampiran berisi tentang foto atau dokumentasi kegiatan,
materi atau bahan kegiatan, nota penggunaan anggaran
TERIMA KASIH
@yanditilly
www.yanditilly.com