中華數位科技 / 益思科技法律事務所 企資保護研究小組 個資專案顧問

專案團隊介紹 中華數位科技 & 益思科技法律事務所 法律 專業分析 參考並落實 系統最佳化 個人資 料保護 法 最佳實務 資安 系統整合 ISO 管理制度

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專案目標 符合 個資法規範 建置 作業SOP 教育訓練& 業務須知

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遵照：個資法施行細則

Plan

1. 配置管理之人員及相當資源 2. 界定個人資料之範圍 3. 個人資料之風險評估及管理機制 4. 事故之預防、通報及應變機制 5. 個人資料蒐集、處理及利用之內部管理程序

Do

6. 資料安全管理及人員管理 7. 認知宣導及教育訓練 8. 設備安全管理

Action

11.個人資料安全維護之整體持續改善 符合 ISO 管理制度



相關作業規範書符合國際標準



未來可能結合現有 ISO27001 安全 防護

Check

9.資料安全稽核機制 10.使用紀錄、軌跡資料及證據保存

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執行參考依據：教育部辦理研討會

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執行參考依據：主管機關 個資管理自我檢視表

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執行參考依據：主管機關

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整體執行架構 (P-D-C-A) P 訪談作業

• •

個資盤點表 業務分析作業 D 作業規範

• •

業務規範書 相關表單設計 D 安全防護

• •

資安風險評估 系統管理檢視 C 管理落實

• •

教育訓練活動 公告與施行 A

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今天作業目標

 

依據

 個資法主管機關要求  教育部個資研討會建議  專案需求書

辦理事項：管理制度草案（預告）

   個資管理制度 個資業務SOP（作業程序） 個資業務辦理須知 ©中華數位科版權所有，保留一切權利。

後續的專案流程：制訂『個資業務』規範書

  

各單位審閱（承辦人）

 提供業務規劃提案  參考並提出意見

個資管理委員會審閱（長官）

 核定個資業務管理程序  核定『個資管理制度』  核定後續風險強化做為

時程規劃

   業務單位審閱：6月份 個資管理委員會審閱：7月份 個資管理制度上線：8月份 ©中華數位科版權所有，保留一切權利。



個資管理制度介紹（草案） 1. 個資管理組織

個資管理組織簡介 管理委員會角色說明



個資管理委員會

(一) 個資安全政策、目標之研議、協調與推動事項。 (二) 個資安全風險評鑑與風險管理研議與審查事項。 (三) 個資安全稽核結果審查與改善情形追蹤事項。 (四) 個資安全管理文件審查、修訂及發佈等事項。 (五) 個資安全觀念推廣與宣導事項。 (六) 個資安全責任之分配及協調。 (七) 其他資訊安全事項之核定。 ©中華數位科版權所有，保留一切權利。

個資管理組織簡介 執行分組角色說明（各單位代表、系秘書）



執行分組

(一)政策研擬與提案 (二)辦理推廣訓練 (三)協助各項個資業務管理之落實 (1) 協助管理代表（召集人）推行個資管理。 (2) 依相關法令辦理安全維護及保管事項。 (3) 傳達管理代表（召集人）之決策，以貫徹個資管理。 (4) 協調各組使組織相關個人資料保護之運作更落實。 (5) 彙集、轉陳各組之意見、資料，供管理代表（召集人）作最佳 決策。 (6) 協助追蹤、管理個人資料保護稽核所提相關建議事項。 (7) 定期蒐集、分析及陳報個資相關通報及執行狀況之報告。 (四)設置窗口，執行以下通報作業 (1) 企業間個人資料保護業務之協調聯繫及主管機關緊急應變通報。 (2) 非資訊面個人資料安全事件之通報。

個資管理組織簡介 稽核分組角色說明（需由『個資管理委員會』指定）



稽核分組

(一) 研提年度個人資料與隱私保護管理稽核計畫。 (二) 配合年度稽核計畫執行相關稽核活動並提供改善建議 事項予管理委員會。 (三) 對外查核業務之規劃與執行作業。 (四) 配合主管機關的行政檢查作業。 ©中華數位科版權所有，保留一切權利。



個資管理制度介紹（草案） 2. 個資管理規章

管理制度介紹

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制度參考依據

 國際ISO標準  英國BSI 個資管理制度

管理制度（文件）管理方式

 一階文件：個人資料保護管理手冊  二階文件：管理程序書  三階文件：SOP、說明書、執行須知  四階文件： 各式表單

後續發展

   結合輔仁大學ISO27001制度 定期召開『個資管理審查委員會』 目前規劃：資訊單位為 PM 窗口 ©中華數位科版權所有，保留一切權利。

一階文件：個人資料保護管理手冊



規範架構

 組織與分工  個資管理原則 （個資法的作業原則規範）  個資作業原則 （告知、蒐集、處理、利用、）     當事人權益請求原則 個資保護安全原則 （IT 系統 & 作業程序） 事件應變作業原則 稽核與預防作業原則 ©中華數位科版權所有，保留一切權利。

二階文件：各式管理程序書



程序書包括

 個人資料管理審查機制 （主管會議運作方式）   個資盤點與風險評估作業 個資蒐集、處理、利用程序書   個資告知程序書 個資文件管理程序書  個資業務稽核程序 ©中華數位科版權所有，保留一切權利。

四階文件：各式表單



表單包括

 保密切結書  個人資料當事人權益申請書  個人資料告知事項暨同意書(範本)  個資查詢或調閱申請單  個資處理權限審核單  矯正與預防處理  紀錄彙整封面(範本)  紀錄銷燬一覽表 ©中華數位科版權所有，保留一切權利。



個資管理制度 – 業務、行政單位審閱

今天座談會聚焦 盤點作業 蒐集、處理 、利用程序 各式表單 運用

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盤點作業

  

個資資料檔案名稱：(自定名稱) 業務（個資保有）依據

 法律規定  主管機關函示辦理  內部管理規範  特定業務目的  當事人書面同意

業務目的

  學校教學目的 (預警通知,學生異常通知) 學生內部管理   (輔導) 組織內部管理 (人事、會計、訓練、行政) 舉辦學術研討活動 

個資類別

 C001 識別個人者 (基本個人資料：如姓名、地址、通  訊電話、相片) C002 識別財務者  C003 ：政府資料中之識別者 (身份字號、統一編號、保險憑證、    護照號碼) C021 家庭情形 C051 學校記錄 C061 受雇情形    C057 學生記錄 C088 保險細節 C111 健康記錄 ©中華數位科版權所有，保留一切權利。

盤點作業

 

個資利用期間

 永久  活動辦理期間  指定：3,6,12個月

個資利用地區

  中華民國 國外利用  

個資蒐集方式

 告知（符合學校辦學目的）  同意（目的外、特殊活動）

個資處理、利用方式

   公告（成績單、榜單、會員名單） 輸出外部單位名稱 (主管機關、基金會、其他學校) 提供查詢及利用 (家長、校友、系所、) ©中華數位科版權所有，保留一切權利。

個資業務盤點表： 所需欄位建議如下

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個資資料檔案名稱：(自定名稱) 資訊系統名稱 業務（個資保有）依據 業務目的 個資類別 個資利用期間 個資利用地區 個資蒐集方式 個資處理、利用方式 承辦人、管理人 資料類型（電子、紙本） 蒐集特種個資情形（如犯罪紀錄、醫療資訊） 保存方式、地點 個資數量

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個資業務申請單

申請單位 申請人 個人資料 檔案名稱 個人資料類別 業務依據 特定目的 個資利用期間、 方式、地區 批示意見 簽核 ©中華數位科版權所有，保留一切權利。

告知(同意)書範本

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『當事人』（師生、員工） 個資權益申請書

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『內部單位』調閱單

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『個資輸出』保密書

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

各單位訪談後 – 建議執行方案討論

『學生資料卡』議題討論 個資蒐集欄位的必要性檢視 敏感個資欄位的 業務使用方式 敏感個資蒐集有無必要性

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『學生學籍資料表』參考

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『個人家庭基本資料表』參考

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『學生基本資料表2 』參考(1/2)

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『學生基本資料表2 』參考(2/2)

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『學生資料卡』議題討論 （業務調整方式：由『個資委員會』確定） 個資調閱單 建議 執行方式 『學生學籍資料表』為一般學生聯繫必要資訊 『個人家庭基本資料表』個資內容較為敏感 『學生基本資料表2』個資內容較為敏感 『學生學籍資料表』參考無須填單 『個人家庭基本資料表』需填單調閱 『學生基本資料表2』需填單調閱 業務 調整 非使用敏感個資：建議刪除 各單位業務所需資訊：確認管理單位

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成年學生（20）的個資權益申請： 停止『家長』的個資利用（查成績）行為 『未成年』（未滿20歲）申請需家長同意 『成年』（滿20歲）當事人（學生）可直接申請 一般基本資料的更正， 無需填表單 可能的申請權益：（家長） 成績查詢、到課、學習通知 主要表單：個資權益申請書

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成年學生（20）的個資權益申請： （由『個資委員會』選定方案後落實） 方案一（冷處理） 1. 不提供正式表單 2. 教育訓練時淡化此項議題 3. 每次均個案處理 方案二（積極處理） 1. 通知『家長』因應個資法提供『學生權益申請』 2. 結合『學費註冊單』，需一併繳回『同意書』 3. 每次開學時，接受申請[限定期間] 4. [限定期間]外，申請個案處理

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『停止利用』的學生個資權益申請 1. 各系所所舉辦的各類活動（餐會、系所聯誼會、） 2. 畢業生的各項聯繫行為（輔大校友會、募款活動、傑出校友聯繫） 3. 校內各項通知（工作機會、實習活動、其他[如高中]校友會） 各項執行原則： 必須與學生服務有關 聯繫方式： 以『匿名通知』方式進行 使用表單：個資權益申請書

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停止利用的學生個資權益申請： （由『個資委員會』核定後落實） 『在學期間』管理原則 1. 辦理目的：強化團體意識，增進師生情感 2. 原則『不提供』此項個資停止利用的申請 3. 均個案處理，並評估『是否侵害學生隱私權』 4. 個案處理後，調整業務辦理方式 『畢業生』管理原則 1. 辦理目的：強化校友凝結，增進輔大團體力量 2. 原則『提供』此項個資停止利用的申請 3. 活動均需由主辦單位，提供『停止利用』方式 4. 接受申請後，類似活動對特定人應停止

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提供：個資安全保護的聲明 『會議』活動通知書、簽到表 『通訊錄』的個資使用聲明 『畢業紀念冊』安全使用聲明 『網路』平台安全使用聲明 『敏感個資業務』流程管理 『個資簽收』表單（演講、禮品）

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其他個案問題：將獨立處理 『原民會』業務適法性問題 『職涯輔導系統』業務適法性問題 推廣部的會員管理議題

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後續專案活動說明 – 請各單位配合辦理

後續的專案流程

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請持續辦理『個資盤點作業』 管理制度核定

 預計：7月份核定

後續公告

 預計：8月份公告各類表單

教育訓練

 預計8月辦理 ©中華數位科版權所有，保留一切權利。

後續的專案流程

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各單位審閱（承辦人）

 提供業務規劃提案  參考並提出意見

個資管理委員會審閱（長官）

 核定個資業務管理程序  核定『個資管理制度』  核定後續風險強化做為

時程規劃

   業務單位審閱：6月份 個資管理委員會審閱：7月份 個資管理制度上線：8月份 ©中華數位科版權所有，保留一切權利。

問題與解答 機密性與智財權宣告：本簡報僅本研討會使用， 非經中華數位同意，請勿上網傳佈或揭露予與 本活動無關之第三人。

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