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Gestion Budgétaire et
Comptable Publique (GBCP)
Comptabilités
Cas particuliers
Détails et explicitations dans les commentaires du document
Préambule
Présentation de l’ensemble des modules de formation
proposés
2
Domaines
Budget
Modules de formation associés
La gestion en AE et
CP
Présentation des états
budgétaires
Démarche de
programmation
Transverse
Elaboration, allocation et mise à disposition du budget
Comprendre le processus de la dépense
Dépenses
Engagement
juridique marché
Engagement juridique
hors marché
Le service fait
Demande de
paiement sur EJ
Demande de
paiement hors EJ
Mise en paiement
Retenues de
garantie
Gestion des avances
et des acomptes
Gestion des
pénalités
Gérer les
référentiels
La
démarche
de
contrôle
Carte d’achat et dématérialisation
Présentation du processus standard de la recette
Recettes
Gestion des titres
de recette
Recettes globalisées
et fléchées
Recettes au
comptant
Recettes – Cas particuliers
Comptabilités
Articulation entre
les comptabilités
Opérations pour
compte de tiers
Gestion de la
trésorerie
Cas
particuliers
45’
Éléments de comptabilité
Légende :
Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré
xxx
module considéré
Sommaire
3
Gestion des devises et
écarts de change
• Concepts clés
• Principes et traitement des écarts de change
Gestion des régies
• Principes et cas de gestion
• Régie d’avance
• Régie de recette
Travaux de fin d’exercice
•
•
•
•
•
Intégration des comptes
Quiz
Objectifs
Organisation des travaux
Préparation des travaux
Opérations de fin d’exercice
Préparation du nouvel exercice
• Principes généraux
• Quiz
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Gestion des devises et écarts de change
Gestion des devises et écarts de change
Principes et traitement des écarts de change
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 Dans le processus standard de la dépense ou de la recette, les
opérations peuvent être traitées :
soit en euros.
soit dans une monnaie différente de l’euro.
 Cependant, la devise de tenue des comptabilités est toujours
l’euro.
 Les montants en devises doivent être convertis en euros sur la base des
taux de chancellerie.
 Le traitement de flux en devises peut entraîner des écarts de change
liés à l’évolution des taux de chancellerie.
Gestion des devises et écarts de change
Principes et traitement des écarts de change
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La gestion des devises
Principes
Saisie des pièces (objets de gestion) en
devises étrangères.
Traitement des écarts de change
Calcul de la contre-valeur en euros à chaque
étape impactant la comptabilité générale ou la
comptabilité budgétaire.
Tenue des comptabilités en euros.
Cas 1 : Constat de l’écart avant le paiement ou
l’encaissement.
Conversion en euros des montants en devises au
taux de chancellerie.
Cas 2 : Constat de l’écart après le paiement ou
l’encaissement.
Gestion des devises
Principes et traitement des écarts de change
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Cas 1 : Constat de l’écart avant le paiement ou l’encaissement (1/2).
 Les écarts de change, issus des conversions, peuvent être calculés au cours du
flux d’exécution, à chaque étape impactant la comptabilité générale ou la
comptabilité budgétaire, pour mise à jour de celles-ci :
 pour les dépenses : à la certification du service fait, à la validation de la demande de
paiement par l’ordonnateur, à la prise en charge de la demande de paiement et à la
mise en paiement ;
Dépenses
Certification du SF
Validation de la DP
par l’ordonnateur
Prise en charge
de la DP
Mise en
paiement
 pour les recettes : à la prise en charge du titre et à l’encaissement.
Recettes
Prise en charge du
titre
Encaissement du
titre
 Les écarts de change sont alors enregistrés sur les enveloppes budgétaires et
les comptes de comptabilité générale de même nature que la dépense ou la
recette concernée par le flux en question.
 Pour les organismes qui effectuent des opérations en devises, les systèmes
d’information doivent prévoir des conversions.
Gestion des devises
Principes et traitement des écarts de change
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Cas 1 : Constat de l’écart avant le paiement ou l’encaissement (2/2).
Les impacts en comptabilités (sur les flux de dépense ou recette) sont les
suivants :
 en comptabilité budgétaire :
 actualisation de la consommation d'AE possible à toutes les étapes
de la chaîne de la dépense et au moins au moment du paiement
 en comptabilité générale :
 actualisation de la charge ou de l'immobilisation à la prise en
charge de la DP (ou du titre) et à la mise en paiement (ou
encaissement)

opérations de régularisation finale à la constatation du paiement
réel de la banque (écritures comptables de trésorerie) – cf. cas 2
présenté page suivante
Gestion des devises
Principes et traitement des écarts de change
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Cas 2 : Illustration des opérations comptables liées à la constatation du paiement sur le
relevé de banque
 Les écarts de change, issus des conversions, peuvent être calculés après la mise en
paiement de la dépense ou l'encaissement de la recette.
 Les écarts de change (écarts constatés sur le relevé de banque) sont alors enregistrés
uniquement en comptabilité générale, sur les comptes de charge et de produit appropriés
(pertes ou gains de change).
Enregistrement en comptabilité
générale au compte...
Dépenses
Certificati
on du SF
Validation
de la DP
par
l’ordonnate
ur
Prise en
charge
de la DP
Relevé
de
banque
Mise en
paiement
666 Perte de change
X
écart de change
...ou au compte...
Recettes
Prise en
charge du
titre
Encaissement
du titre
Relevé de
banque
écart de change
766 Gain de change
X
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Gestion des régies
Gestion des régies
Principes et cas de gestion
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L’institution d'une régie (de recettes ou d’avances), répond à la nécessité de faciliter les
rapports entre les usagers et les services comptables de l'organisme et d'effectuer
certaines opérations dans des délais très brefs.
Toutefois, des régisseurs peuvent ainsi être chargés pour le compte des comptables publics
d'opérations d'encaissement ou de paiement.
Un régisseur est dit "de recettes" quand il est chargé des opérations d'encaissement ; il
est dit "d'avances" quand il effectue des opérations de paiement. Une même personne
peut cumuler les deux fonctions.
Régisseur
Comptable
Tiers
Gestion des régies
Régie d’avance
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Régisseur
1/ Versement d'une avance : 10 k €
Dépenses : 10 k €
2/ Envoi du bordereau-journal :
justificatifs de dépenses pour 10 k €
Comptable
Tiers
4/ Mise en paiement de la DP
de reconstitution : 10 €
Comptabilisation d'une charge : 10 k €
3/ Emission
d’une DP
Consommation d'AE et de CP : 10 k €
AE
CP
Ordonnateur
Réserve d'AE et de CP : 10 k €
2bis/ Envoi du bordereau-journal :
justificatifs de dépenses pour 10 k €
Gestion des régies
Régie de recette
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Régisseur
2/ Reversement des fonds et des
PJ : 10 k €
Comptable
Tiers
5/ Prise en charge du
titre de recette
3/ Contrôle des
PJ
Comptabilisation d'un produit : 10 k €
Comptabilisation d'une recette :
10 k €
4/ Émission du titre de
recette
Ordonnateur
1/
Encaissements
pour 10 k €
Bordereau de recette
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Travaux de fin d’exercice
Travaux de fin d’exercice
Objectifs
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Les objectifs des travaux de fin d’exercice
Assurer le respect des principes d'annualité et d'indépendance des exercices et fiabiliser
les enregistrements en comptabilités budgétaire et générale (enregistrer tous les événements
qui doivent être rattachés à chaque exercice selon les règles propres à chaque comptabilité).
N
N+1
Contrôler l'articulation des comptabilités budgétaire et générale
Demande de
paiement
Titre de recette
Système d'information
Objets de gestion
Tableau de passage
Produire le compte financier de l'organisme (états budgétaires et états comptables) et le
faire arrêter par l'organe délibérant dans le respect du calendrier réglementaire
Fin février N+1
Compte
financier N
Travaux de fin d’exercice
Organisation des travaux
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L’organisation des travaux de fin d’exercice
Pilotage des travaux de fin d’exercice reposant sur une démarche partenariale entre
l’ordonnateur et le comptable
Création d'un rôle de « pilote des travaux de fin d'exercice » : Il est chargé de la
coordination et du suivi de l’ensemble des travaux de fin d’exercice. Il organise la production
des différents états relatifs aux travaux de fin d’exercice : compte financier, tableaux
budgétaires. En cours d’exercice, il est chargé de la coordination et du suivi des travaux
d’apurement des objets de gestion des processus de la dépense et des recettes, et du suivi
des travaux comptables (notamment les opérations relatives au haut de bilan)
Planification des travaux formalisée sous la forme d’un
calendrier attribuant les tâches à réaliser
Suivi permanent de l’avancement des travaux
Production d’un dossier de clôture et de révision
Travaux de fin d’exercice
Préparation des travaux
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La préparation des travaux de fin d’exercice
Réalisation d'arrêtés intermédiaires et d'une pré-clôture
juin N : arrêté
intermédiaire
Novembre N :
pré-clôture
Mise à jour au fil de l’eau des objets de gestion en cours d’exercice
EJ
SF
DP
Paiement
Apurement et finalisation des objets de gestion résiduels en fin d’exercice
Travaux de fin d’exercice
Opérations de fin d’exercice
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Les opérations de fin d’exercice
Le volet comptable
Le système doit permettre de gérer début N+1 les opérations courantes de N+1
et les opérations d'inventaire de N.
N
N+1
Janvier
N+1
Période
d'inventaire
L'organisme doit comptabiliser les opérations d'inventaire classiques (charges à payer,
produits à recevoir, charges et produits constatés d’avance, amortissements, provisions,
dépréciations, …)
Le volet budgétaire
L'organisme doit procéder à des ré-imputations budgétaires en cas d'erreur (avant le
31 décembre)
Reports et reprogrammation : l'organisme ne reporte que les crédits qu'il n'a pas été
en mesure de consommer en toute fin d'exercice et qui n'ont pas pu faire l'objet d'une
reprogrammation sur N+1.
Travaux de fin d’exercice
Préparation du nouvel exercice
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La préparation du nouvel exercice
Mise à jour des référentiels : les référentiels des comptabilités budgétaire, générale,
auxiliaires sont susceptibles d'évoluer d'une année à l'autre. Cette évolution doit être
anticipée dans le cadre du nouvel exercice. Chaque référentiel doit être mis à jour.
Nouvel exercice budgétaire (ouvertures des crédits, blocages)
Les nouveaux crédits votés par l'organe délibérants sont ouverts et alloués aux
responsables budgétaires.
Des blocages d’AE et de CP peuvent être réalisés pour couvrir des aléas de
gestion et les dépenses des régies d'avance.
Nouvel exercice comptable
Suite à l’arrêté des comptes définitifs, l'agent comptable reprend les balances
d'entrées à la fin de l'exercice.
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Intégration des comptes
Intégration des comptes
Principes généraux
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Les données budgétaires et comptables des organismes doivent être transférées à
échéance régulière vers l’État. Ce transfert s'effectue via l'Infocentre des EPN et des GIP
nationaux. Les données qui figurent dans les comptes financiers des organismes sont
intégrées annuellement dans les comptes de l’État.
Cette intégration permet d'élaborer le compte 26 de l’État, qui retrace les participations de
l’Etat. Il s’agit d’un enjeu majeur de qualité comptable dans le cadre de la certification des
comptes de l’État.
Compte 26 de l’Etat
Organisme A
Organisme B
Organisme C
Organisme D
Infocentre des EPN
Organisme A
10 000 000 k€
Organisme B
8 500 000 k€
Organisme C
7 000 000 k€
Organisme D
5 500 000 k€
TOTAL
31 000 000 k€
Intégration des comptes
Principes généraux
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Afin d’assurer une meilleure articulation des calendriers de clôture des comptes de l’État et
des organismes, le délai d'arrêt des comptes par l'organe délibérant a été réduit : le
compte financier doit désormais être arrêté avant l’expiration du deuxième mois suivant la
clôture de l’exercice.
Le travail conjoint de l’ordonnateur et de l’agent comptable pour organiser et anticiper les
opérations de clôture (par exemple l’organisation d’un arrêté intermédiaire ou d’une préclôture des comptes) doit ainsi conduire à respecter strictement le calendrier de reddition
des comptes.
N
N+1
Janvier N+1
Travaux de
clôture
Février N+1
Période
d'inventaire
Arrêt du compte
financier par l'organe
délibérant
Transfert des données budgétaires
et comptables à l'Infocentre
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Quiz
Quiz
24
Question 1
En cas de conversion, quels sont les taux de référence ?
Réponse :
Les taux de chancellerie
Quiz
25
Question 2
Comment régulariser l’écart de change entre le paiement
émis et le relevé de banque ?
Réponse :
Passation d’une écriture d’écart de change
(si gain de change – compte 766 ; si perte de change – compte
666)
Quiz
26
Question 3
Quel est le rôle du pilote des travaux de fin d’exercice ?
Réponse :
Le pilote des travaux de fin d’exercice a pour fonctions de :
• S’assurer de la coordination et du suivi de ces travaux ;
• Organiser la production des différents états relatifs à ces
travaux ;
• Coordonner et suivre les travaux de finalisation des objets de
gestion en fin d’exercice;
• S'assurer toute l'année du bon déroulement de l'apurement
de tous les objets de gestion.