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Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) Comptabilités Eléments de comptabilité Détails et explicitations dans les commentaires du document Préambule Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés 2 Domaines Budget Modules de formation associés La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Transverse Démarche de programmation Elaboration, allocation et mise à disposition du budget Comprendre le processus de la dépense Dépenses Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait Demande de paiement sur EJ Demande de paiement hors EJ Mise en paiement Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes Gestion des pénalités Gérer les référentiels La démarche de contrôle Carte d’achat et dématérialisation Présentation du processus standard de la recette Recettes Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Recettes – Cas particuliers Comptabilités Articulation entre les comptabilités Opérations pour compte de tiers Cas particuliers Gestion de la trésorerie Éléments de comptabilité Légende : Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéré 30’ xxx module considéré Sommaire 3 Processus de la dépense • • • • Concepts clés Impacts budgétaires Impacts comptables Imputations budgétaires et comptables Processus de la Recette • • • • Concepts clés Impacts budgétaires Impacts comptables Imputations budgétaires et comptables Autonomie des comptabilités budgétaire et générale • • • • Autonomie des deux comptabilités Processus de la dépense Processus de la recette Imputations budgétaires et comptables Quiz • Quiz 4 Processus de la dépense Processus de la dépense Concepts clés 5 Le processus standard de la dépense est structuré autour des étapes suivantes, qui se succèdent chronologiquement : - engagement juridique (EJ) ; certification du service fait (SF) ; demande de paiement (DP) ; paiement. La dépense est comptabilisée en comptabilité budgétaire en deux étapes : les AE sont consommées lors de l’engagement juridique de la dépense ; les CP sont consommés lors du paiement de la dépense. En comptabilité générale, le processus standard de la dépense donne lieu à trois écritures : la charge (ou l’immobilisation le cas échéant) est comptabilisée lors de la certification du service fait (SF); la dette fournisseur est comptabilisée lors de la prise en charge de la DP par le comptable ; le décaissement donne lieu à une écriture de trésorerie. Processus de la dépense Impacts budgétaires 6 Expression de besoin Engagement juridique Service fait Demande de paiement Paiement Etapes-clé des impacts Contrôle et validation de l’EJ Décaissement Impacts budgétaires Les AE sont consommées. Les CP sont consommés. Processus de la dépense Impacts comptables 7 Expression de besoin Etapes-clé des impacts Engagement juridique Service fait Contrôle et certification du SF La charge est comptabilisée : Impacts comptables •Débit compte de charges (6), •Crédit compte de factures non parvenues (408). Demande de paiement Prise en charge de la DP La dette est comptabilisée : •Débit compte factures non parvenues (408), •Crédit compte de fournisseurs (401). Paiement Décaissement La trésorerie est impactée : •Débit compte de fournisseurs (401), •Crédit compte de disponibilité (5). Processus de la dépense Imputations budgétaires et comptables 8 Afin de garantir la cohérence de chaque dépense, de fluidifier le processus et de faciliter les contrôles le plus en amont possible (et éviter ainsi les erreurs de comptabilisation ou de paiement), il est souhaitable de pouvoir renseigner au plus tôt l’ensemble des informations utiles. Les informations retranscrites dans le système d’information doivent ainsi permettre à chaque étape du processus de générer les écritures budgétaires et comptables attendues (imputations) : lors de la création de l’engagement juridique, les critères budgétaires (nature et destination) permettant de consommer les AE et de passer l’écriture correspondante en comptabilité budgétaire doivent être renseignés. Lors de la certification du service fait, le compte de comptabilité générale (charge ou immobilisation) peut, grâce au système d'information, être déduit automatiquement de la nature d'achat précisée dans l’engagement juridique. Lors de la liquidation des demandes de paiement, les informations relatives aux tiers fournisseurs et aux conditions de paiement, ainsi que les comptes de comptabilité générale et budgétaire concernés par la comptabilisation de la DP et par son paiement doivent être déduits de l’engagement juridique associé, du service fait correspondant ou du référentiel fournisseur. 9 Processus de la recette Processus de la recette Concepts clés 10 Le processus standard de la recette est structuré autour des étapes suivantes, qui se succèdent chronologiquement : - émission du titre de recette ; recouvrement de la créance ; encaissement ; rapprochement de l'encaissement avec le titre de recette. La recette est comptabilisée en comptabilité budgétaire lors du rapprochement de l’encaissement avec un titre de recette préalablement émis. En comptabilité générale, le processus standard de la recette donne lieu à deux écritures : Le produit est constaté lors de la prise en charge du titre par le comptable. L’encaissement donne lieu à une écriture de trésorerie. Processus de la recette Impacts budgétaires 11 Créance Etapes-clé des impacts Impacts budgétaires Titre de recette Recouvrement Encaissement Rapprochement avec le titre Rapprochement avec le titre La recette est comptabilisée lors du rapprochement de l’encaissement avec le titre Processus de la recette Impacts comptables 12 Créance Etapes-clé des impacts Impacts comptables Titre de recette Recouvrement Encaissement Prise en charge du titre Encaissement Le produit et la créance sont comptabilisés : L’encaissement est comptabilisé : •Débit compte de tiers (4), •Crédit compte de produits (7). •Débit compte de disponibilité (5), •Crédit compte de tiers (4). Rapprochement avec le titre Processus de la recette Imputations budgétaires et comptables 13 Afin de garantir la cohérence de chaque recette, de fluidifier le processus et de faciliter les contrôles le plus en amont possible (et éviter ainsi les erreurs de comptabilisation ou de paiement), il est souhaitable de pouvoir renseigner au plus tôt l’ensemble des informations utiles. Les informations retranscrites dans le système d’information doivent ainsi permettre à chaque étape du processus de générer les écritures budgétaires et comptables attendues. Lors de l’émission du titre de recette par le gestionnaire du titre de recette, les éléments d’imputations budgétaires et comptables doivent être renseignés (compte général, nature, opération le cas échéant). Les informations relatives aux tiers débiteurs et aux conditions de paiement, doivent être également renseignées. Les autres axes (organisation, origine, etc.) destinés au suivi budgétaire sont facultatifs. Lors de la prise en charge par le comptable et de l'encaissement, ces informations permettent de générer les écritures en comptabilité générale. Lors du rapprochement entre l’encaissement et le titre de recette, ces informations permettent de générer les écritures en comptabilité budgétaire. 14 Autonomie des comptabilités budgétaire et générale Autonomie des comptabilités budgétaire et générale Autonomie des deux comptabilités 15 Les comptabilités budgétaire et générale sont entièrement autonomes l'une vis à vis de l'autre. La comptabilité budgétaire fonctionne selon ses propres règles (le fait générateur des dépenses et des recettes est le décaissement ou l'encaissement). La différence entre les recettes et les dépenses (crédits de paiement) comptabilisées sur un exercice permet de dégager le solde budgétaire. La comptabilité générale fonctionne selon ses propres règles (le fait générateur des charges et des produits correspond à la naissance du droit). La différence entre les charges et les produits comptabilisés sur un exercice permet de dégager le résultat patrimonial. En conséquence de cette autonomie et de ces règles de comptabilisation différentes, le solde budgétaire et le résultat patrimonial ne sont pas tenus d’être égaux. Comptabilité budgétaire Comptabilité générale Consommation de CP Recettes encaissées Solde budgétaire Charges Produits Résultat patrimonial Autonomie des comptabilités budgétaire et générale Processus de la dépense 16 Exemple de différence entre solde budgétaire et résultat patrimonial sur le processus dépense Un décalage d’exercice peut survenir entre l’enregistrement d’une charge en comptabilité générale et le décaissement de la dépense correspondante en comptabilité budgétaire. Exemple : un EJ est enregistré en N pour 100. Le service fait correspondant est certifié en N pour 100. La facture du fournisseur n'arrivant qu'en N+1, la demande de paiement de 100 est prise en charge en N+1 et le décaissement correspondant est enregistré en N+1. A la clôture de l'exercice N, le solde budgétaire est donc nul et le compte de résultat est déficitaire de 100. A la clôture de l'exercice N+1, le solde budgétaire est déficitaire de 100 et le compte de résultat est nul. À la clôture de l’exercice N Exercice N Expression de besoin Impact budgétaire Impact comptable Engagement juridique Exercice N+1 Demande de paiement Service fait À la clôture de l’exercice N+1 Paiement CP AE Solde budgétaire : 0 (dépenses) Solde budgétaire : - 100 (dépenses) Résultat patrimonial : - 100 (charges) Résultat patrimonial : 0 (charges) Autonomie des comptabilités budgétaire et générale Processus de la recette 17 Exemple de différence entre solde budgétaire et résultat patrimonial sur le processus recette Un décalage d’exercice peut survenir entre l’enregistrement d’un produit en comptabilité générale et l'encaissement de la recette correspondante en comptabilité budgétaire. Exemple : un titre de recette de 100 est pris en charge en N. L'encaissement correspondant est enregistré en N+1. A la clôture de l'exercice N, le solde budgétaire est donc nul et le compte de résultat est bénéficiaire de 100. A la clôture de l'exercice N+1, le solde budgétaire est bénéficiaire de 100 et le compte de résultat est nul. Exercice N Créance À la clôture de l’exercice N Titre de recette Exercice N+1 Recouvrement À la clôture de l’exercice N+1 Encaissement Impact budgétaire Solde budgétaire : 0 (recettes) Solde budgétaire : 100 (recettes) Impact comptable Résultat patrimonial : 100 (produits) Résultat patrimonial : 0 (produits) 18 Quiz Quiz 19 Question 1 Quelles sont les écritures comptables enregistrées lors du processus de dépense ? Réponse : Une charge (ou une immobilisation) est comptabilisée lors de la certification du SF en contrepartie d’un compte de facture non parvenue. (D6/C408) Une dette fournisseur est comptabilisée au moment de la prise en charge de la DP par le comptable en contrepartie d’un compte de facture non parvenue.(D408/C401) Le compte de trésorerie est mouvementé en contrepartie du compte fournisseur (décaissement). (D401/C5) Quiz 20 Question 2 Quelles sont les écritures budgétaires enregistrées lors du processus standard de dépense ? Réponse : Une écriture en comptabilité à une consommation des AE Une écriture en comptabilité à une consommation des CP budgétaire qui correspond lors de la validation de l’EJ. budgétaire qui correspond lors du paiement. Quiz 21 Question 3 Quelles sont les écritures comptables enregistrées lors du processus de recette ? Réponse : une écriture de constatation du produit et de la créance lors de la prise en charge du titre de recette par le comptable (D4/C7) une écriture de trésorerie lors de l’encaissement (D5/C4) Quiz 22 Question 4 A quel moment l'écriture budgétaire est-elle enregistrée lors du processus de recette ? Réponse : L'écriture budgétaire est enregistrée lors du rapprochement entre l’encaissement et le titre de recette.