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Zeitmanagement
© Ingrid Stephan – Unser Büro heute und morgen
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Effektives Zeitmanagement – Regeln
Teilen
Überprüfen
Sie große
SieZiele
Ihre Ziele.
in viele
Setzen Sie sich Ziele und
kleine
Gegebenenfalls
Schritte und
müssen
setzendie
Sie
verfolgen Sie diese
sich
Ziele
jeweils
neuen
einen
Situationen
zeitlichen
konsequent.
angepasst
Rahmen.
werden.
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Effektives Zeitmanagement – Regeln
Legen Sie also fest, welche
Setzen Sie Prioritäten.
Ziele Ihnen wirklich wichtig sind.
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Effektives Zeitmanagement – Regeln
Moderne Kommunikation
Überlastung,
MangelndesÜberforderung,
Delegations–
Faule
Die
Keine
Schalten
häufigsten
Ja–Sager–Mentalität
inkompetente
oder
Keine
Sie
falsche
Zeitfallen
Zeitfallen
Ziele
Prioritäten
Mitarbeiter
aus.
sind:
(Bearbeitung
von
E–Mails,
Inkompetenz
vermögen
SMS, usw.)
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Effektives Zeitmanagement – Regeln
Langfristige Ziele können in
Führen Sie statt eines
kleine
Das
Allehat
Aufgaben
Schritte
den Vorteil,
zerlegt
werden
dass
und
Terminkalenders ein
Planen
möglichst
genügend
lückenlos
Sieals
IhreZiel
Platz
in
Zeit
einer
formuliert
optimal.
für
Zeitplanbuch oder nutzen Sie
Eintragungen
und
übersichtlichen
in Stichworten
vorhanden
Form
notiert.
ist.
ein Zeitplanprogramm.
dargestellt werden.
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Effektives Zeitmanagement – Regeln
AchtenTiefpunkte
Sie darauf,der
dass Sie
Berücksichtigen Sie Ihren
Leistungskurve
die wichtigstenkönnen
Aufgaben
Sie
Lebensrhythmus bei der
dann
für unwichtige
erledigen,Arbeiten
wenn Sie
oder
am
Planung
Routineaufgaben
leistungsfähigsten
nutzen.
sind.
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Effektives Zeitmanagement – Regeln
Das Verhältnis 60 : 40 hat sich
bewährt.
Reservieren
Verplanen
Sie Sie
sichalso
nur 60 Prozent
Zeiträume
Ihrer
fürZeit und
reservieren
Unvorhergesehenes.
Sie 40 Prozent für
unvorhersehbare Dinge.
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Effektives Zeitmanagement – Regeln
Kurze Pausen von 5 bis10 Minuten
ungefähr
Planen
jede
SieStunde
angemessene
fördern die
Konzentration
Pausen ein.und
Leistungsfähigkeit.
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Effektives Zeitmanagement – Regeln
Bereiten Sie den abgelaufenen
Planen
Achten
Tag nach.
Sie
SieinDie
darauf,
den
fünf
Tagesablauf
dass
Minuten
Ihre
Tagespläne
etwas
lohnen
ein,
sich:
was
soDie
gestaltet
Ihnen
erkannten
Freude
sind,
dass
Schwächen
Sie sich
bereitet.
und
nicht
Fehler
überfordern.
werden
Sie nicht mehr machen.
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Sägeblatteffekt
Unterbrechungen
Zeit
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Die „Stille Stunde“
Man sollte nie so viel zu tun haben, dass man
zum Nachdenken keine Zeit mehr hat.
Georg Christoph Lichtenberg
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Die „Stille Stunde“
Planen Sie ab und zu eine „stille Stunde“ , in
der Sie sich zurückziehen können, in den
Tagesablauf ein. Vermerken Sie diese in
Ihrem Zeitplanbuch wie ein
Besprechungstermin.
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Pareto–Prinzip
Für das
Zeitmanagement
bedeutet das Pareto–
Prinzip grundsätzlich:
20 %
20 Prozent der einge–
setzten Zeit bringt
80 Prozent des
Erfolgs.
80 %
80 %
20 %
Zeit
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Erfolg
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ABC–Analyse
Nach der ABC–Analyse werden die zu erledigenden
Aufgaben nach Ihrer Wichtigkeit eingeteilt.
A–Aufgaben
wichtig
B–Aufgaben
weniger wichtig
C–Aufgaben
zeitraubende Routinearbeiten
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ABC–Analyse
Wertanalyse der Zeitverwendung
C-Aufgaben
15 %
Erfolg
65 %
20 %
Erfolg
B-Aufgaben
20 %
65 %
Erfolg
A-Aufgaben
15 %
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Alpen–Methode
A
Aufgaben aufschreiben
L
Länge und Zeitdauer vorschlagen
P
Pufferzeit reservieren
E
Entscheidungen treffen z. B. über Wichtigkeit
N
Nachkontrolle und Unerledigtes neu einplanen
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Eisenhower–Prinzip
Wichtige Aufgaben
Dringende Aufgaben
Sind sind unmittelbar
mit Ihren Zielen
verknüpft. Wann diese
Aufgaben erledigt
werden, hängt von der
Dringlichkeit ab.
Sie müssen sofort
erledigt werden. Wer
die Aufgaben, hängt
von der Wichtigkeit
ab.
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Eisenhower–Prinzip
2
Terminieren
1
Sofort erledigen
4
Papierkorb
3
Delegieren
Dringlichkeit
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Beachten Sie aber:
Die Menschen verlieren die meiste Zeit damit,
dass sie Zeit gewinnen möchten.
John Ernest Steinbeck
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