Transcript 第五章书面沟通
第五章 书面沟通 学习目标 • • • • • 了解书面沟通种类、特点 了解书面沟通应遵循的原则 了解写作的程序与技巧 掌握商务信函的写作技巧 掌握书面沟通与口头沟通的区别 引导案例 • 一封婉拒信 第一节 书面沟通概述 • 书面沟通，就是利用书面文字、图式作为 主要的表达方式，在人们之间进行信息传 递与思想交流的沟通形式。 一、书面沟通的种类 • 按书面沟通的主体和客体分类 – 1、写作 • 写作是书面沟通主体将自己或自己所代表的团体的 意志用文字表述出来的一个创造性过程。 – 2、阅读 • 阅读是书面沟通的方式，读懂别人的文章，可以获 得准确而完整的信息。阅读包含理解、想象、思考 、表达、记忆和阅读速度六大因素。 • （二）按书面沟通所用的文体分类 – – – – – – 行政公文 计划类文书 报告类文书 法律性文书 新闻性文书 日常事务类文书 二、书面沟通的优缺点 • 书面沟通的优点 • 书面沟通的缺点 书面沟通 口头沟通 优点 缺点 优点 缺点 1.保持记录及证据 2.适宜于多人沟通 3.易于复制、传播 4.电子邮件非常快速 5.载体形式多种多样 1. 无法立即得到回 馈 2. 缺乏感情沟通 3. 不利于文字表达 能力较差者 4.如果太简洁，表达 可能不足；如果 长篇大论，又可 能没有人看 1.最直接的沟通方式 能观察被沟通者的反 应 2.能立刻得到回馈 3.有机会补充阐述及 举例说明 4.可以用声音和姿势 来加强 5.有助于改善人际关 系 1.通常口说无凭(除 非录音) 2.效率较低 3.不能与太多人双向 沟通 4.容易受情绪与感情 影响 5.言多必失 6.对拙于言词者不利 三、书面沟通应该遵循的原则 • 言简意赅 • 完整清晰 • 积极向上 第二节 写作程序与技巧 • 写作程序可以分成 – 准备阶段 – 写作阶段 一、准备技巧 • 分析读者 • 确定目的 • 确立主题 • 收集资料 • 组织材料 二、写作技巧 • 起草文章 • 修改文章 • 定稿 第三节 企业常用文书的写作方法与技巧 • 一、计划类文书 – 计划的标题 – 计划的正文 • 二、建议书 – – – – 标题 称谓 正文 结尾 • 三、调查报告 – – – – 标题 开头 主体 结尾 • 四、工作报告 – – – – 标题 主送机关 正文 结语 • 五、述职报告 • 六、总结 – 总结的结构形式及其内容 – 工作总结文字表述的要求 第四节 商务信函 • 商务信函是企业与外部团体之间联系的重要方 式，也是现代商务活动中使用频率最高、效果 明显、方便易行的一种交际文书，其目的在于 传达意见，从事商务交往上的接洽、安排和发 展，以便求得对方的理解和合作。 商务信函的特点与标准 • 出色的商务信函应具备5个基本特点 – – – – – 清晰 完整 准确 节省读者时间 树立良好信誉 • 基本特征 – 内容清晰 – 语气友好 – 书写正确 商务信函写作技巧 • 商务信函的格式 – – – – – – 信头 标题 称谓 正文 签署 附记 • 商务信函的写作要点 – 商务信函在内容上有许多套语 – 表达要直接简练 – 了解相关商业与贸易领域的术语 – 信封书写 – 信函礼貌 积极性信函的写作 • 积极性信函书写步骤： – – – – – 报告好消息 列出细节和背景资料 积极地说出其中可能出现的消极因素 列举出读者的受益处并解释 充满友善的结尾，表明你的中任务就是为对方 提供服务。 消极性信函的写作 • 以缓冲语言开头 • 说明理由 • 清楚、简洁而又婉转地表达负面信息 • 积极肯定的结尾 劝说性信函的写作 • 销售性的劝说性信函的写作技巧 – – – – – 吸引消费者的注意 激发消费者的兴趣 减少购买阻力 激发消费者的购买行动 充满友善的结尾，表明你的最终任务就是为对 方提供服务。 第五节 有效书面沟通的策略 • 主要有三种基本策略 – 从沟通者出发的基本策略 – 从读者出发的基本策略 – 信息组织和写作方式策略 一、从沟通者出发的基本策略 • 沟通者，作为书面沟通的发起人，是书面 沟通过程中的基本要素之一。从沟通者的 角度出发，书面沟通主要考虑三方面的因 素 – 写作目的 – 主要内容 – 搜集材料 二、从读者出发的基本策略 • 读者的特征 • 读者所想要信息 • 读者的反应 三、信息组织和写作方式策略 • 有效的信息组织方式 – 直接式， • 把文章的主题放在开头，再对主题进行论证 – 间接式， • 先举例各种论证，在结尾推导出文章的主题 本章小结 • • • • 书面沟通，就是利用书面文字、图式作为主要的表达方式，在人们 之间进行信息传递与思想交流的沟通形式。必须遵循言简意赅，完 整清晰、积极向上的沟通基本原则。 按照不同的标准和角度将书面沟通划分为不同的类型。从沟通主体 与客体的角度划分，可将书面沟通划分为阅读和写作两大类；从用 途又可分为内部和外部沟通；从所用文体不同可分为行政公文、计 划类文书、报告类文书、法律性文书、新闻性文书和日常事务类文 书等六大类。 有效的书面沟通基本策略：从沟通者出发的基本策略、从读者出发 的基本策略，以及信息组织和写作方式策略。 在所有商务文书中，商务信函的使用频率最高。商务信函的分类有 多种形式，按内容可分为：介绍信、证明信、贺信、问候函、致谢 信、询问及推销函、商用通知函件；按信息的性质可分为：积极性 信函、负面性信函及劝说性信函。出色的商务信函应具备5个基本 特点：清晰、完整、准确、节省读者时间和树立良好信誉。 练习 – – – 向有关部门提交报告并提出合理化建议。 给老师写一份备忘录，介绍你所在工作场所 的情形，并解释你在语言沟通方面的方法（ 媒介、策略、语气、用词、图表或公文设计 等）。 撰写一份可行性报告，对两种方案的可行性 进行评估，可能的方案有： • • • 针对你所在的专业或班级发行时事通讯月刊是否 可行？ 要求学生组织创建维客网络。 当地某饭店是否应该再开一家分店？ 课内实训