Transcript BASIC SUPERVISORY SKILLS

BASIC SUPERVISORY
SKILLS
PROGRAM PELATIHAN
PT IKAPHARMINDO
Suratman
Anda adalah pempimpin
•
•
•
•
•
•
Pemimpin di pemerintahan
Pemimpin di masyarakat
Pemimpin di perusahaan
Pemimpin di keluarga
Pemimpin diri sendiri
Sbg khalifah di muka bumi
PENGERTIAN ORGANISASI
Asal kata : bhs Yunani Organum atau
Organon
Artinya : alat. Bagian, anggota
atau badan
James D. Mooney : perserikatan manusia
untuk mencapai tujuan bersama
Chester I. Barnard : Sistem kerja sama yang
dilakukan 2 orang atau lebih.
TEORY KEPEMIMPINAN
• DEFINISI KEPEMIMPINAN
• Pemimpin adalah seorang individu yang mempengaruhi
orang lain untuk mencapai tujuan (Judith R. Gordon)
• Kepemimpinan adalah kemampuan mempengaruhi
sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan
(Stephen P. Robin)
• Kepempimpinan Managerial adalah suatu proses
mengarahkan dan mempengaruhi aktifitas yang
berhubungan dengan tugas dari suatu group (Ralp M
Stogdill)
Perkembangan study
kepemimpinan
1.
2.
3.
4.
The great man Theory
Trait Theory
Group & Exchange Theory
Path-Goal Theory
The great man Theory :
Orang terlahir sebagai pemimpin
Sebab munculnya teory ini :
• Keyakinan/keyakinan masyarakat (misalnya
raja)
• Akibat adanya keyakinan bahwa sifat
kepribadian dibawa sejak lahir
TRAIT THEORY
4 Ciri pemimpin yang berhasil
1. Intelegensia
2. Kematangan sosial
3. Inner motivation
4. Human relation attitude
GROUP & EXCHANGE THEORY
Hubungan antara pemimpin dan pengikut pada
dasarnya bersifat exchange pertimbangan
untung rugi
Komitmen muncul dari pengikut jika pemimpin
memberikan exchange positif (reward)
Pemimpin harus lebih banyakmemberikan
reward daripada beban (cost)
•
•
•
1.
2.
SITUATIONAL THEORY (FIELDER)
Eeketifitas kepimpinan tergantung situasi
Situsi kepempipinan :
Favorable
Unfavorable
Dalam situasi favorable dan sangat
unfavorable yang efektif gaya”task
directed”
Dalam situasimoderate favorable dan
moderate unfavorable yang efektif gaya
“human relationship”
• PATH-GOAL LEADERSHIP THEORY
(RUBERT HOUSE)
• Menjelaskan dampak gaya kepemimpinan
terhadap motivasi, kinerja dan kepuasan.
• Gaya kepempinan : Directive, supportive,
participative, achievment orriented.
• Seorang dpt menunjukkan gaya berbeda
dalam situasi yang berbeda.
• POWER & INFLUENCE DLM
KEPEMIMPINAN
• “Pengaruh” adalah efek dari satu pihak
(the “agent”) terhadap pihak lainnya (the
“target”)
• Power refers to an agent’s capacity to
influence target person
1. Pengaruh muncul karena ada power
2. Kekuatan pengaruh tergantung besarnya
power/kekuasaan yang dimiliki.
•
•
•
•
•
•
KETERLIBATAN POWER DALAM
ORGANISASI
Reorganization
Personal Change
Budget alocation
Purchase of major item
Establishing performance standard
Rule & Procedure
SUMBER POWER
• Position power
• Personal power
• Political power
• POSITION POWER
Formal authority : legitimate power
Control over resource & reward : reward power
Control over punishment : Coercive Power
Control Over information
Control Over The Physycal Work Enviroment
PERSONAL POWER
Expertise : Expert Power
Frienship/loyality : referent Power
Charisma
Reputation
Performance
• OUTCOME PENGGUNAAN POWER
• COMITMENT : setuju, antusias
• COMPLIANCE : sanggup mengerjakan, tidak
peduli, usaha minimal
• RESISTANCE
BENTUK RESISTANCE
• Membuat alasan kenapa tugas tdk selesai
• Mempengaruhi agent membatalkan tugas
• Mempengaruhi otoritas lebih tinggi untuk
membatalkan tugas
• Menunda pekerjaan, supaya agent lupa
• Pura-pura patuh padahal sabotase
• Menolak melaksanakan
Fungsi 2 Management menurut
(George R Terry)
• Planing
• Organizing
• Actuiting
• Controlling
Macam-macam Manager :
• Top Manager
• Middle Manager
• First line Manager
Perbedaan management dan kepempimpinan
PEMIMPIN
Penyusunan Rencana :
Penentuan arah kegiatan,
menyusun visi atau tujuan
jangka panjang yang akan diraih
oleh organisasi serta strategi
perubahan yang harus
dilakukan
Implementasi Rencana :
memotivasi dan memberikan
inspirasi. Peran yang dilakukan
pada saat implementasi adalah
memotivasi orang-orang yg
telah sepakat bekerjasama
untuk melakukan implementasi
dari apa yg telah dibangun
sebagai upaya pencapaian visi
• MANAGER
Perencanaan dan
penganggaran. Penentuan
rencana spesifik dari kegiatan
untuk pencapaian tujuan serta
mengalokasikan segala sumber
daya yang dibutuhkan
Pengawasan dan pemecahan
masalah. Pada saat
implementasi tugas manager
adalah melakukan pengawasan
dan pengendalian atas berbagai
kendala yang mungkin ditemui
Perbedaan management dan kepempimpinan
PEMIMPIN
• MANAGER
Membangun Relasi Antar
Manusia atau Kelompok
Kerja untuk Merealisasikan
Rencana :
Mengokomunikasikan visi kepada
orang-orang serta membangun
kerjasama dengan orang-orang
yang siap untuk mewujudkan visi
secara bersama
Pengorganisasian dan
penempatan SDM menyusun
struktur organisasi, prosedur
kerja, tanggung jawab dari setiap
bagian organisasi serta metode
implementasi.
Hasil yang diperoleh
Suatu perubahan yang akan
mendukung pencapaian visi
Sesuatu yang telah diperkirakan
atau ditargetkan sebelumnya.
KETERLIBATAN 4 ASPEK KEPEMIMPINAN
• Pengikut (followers)
• Perbedaan kekuasaan (distribution of power)
antara pemimpin dan pengikut
• Penggunaan power untuk mempengaruhi
(power to influence)
• Nilai yang dibangun (leadership value)
PROSES POLITIK MEMBANGUN POWER
• Control over decision process
• Coalition
• Co-optation
STRATEGI MEMBANGUN POWER
• Being in the right unit
• Stamina fisik dan energi yang besar
• Fokus
• Sensitivitas thdp orang lain
• Menjadi yang pertama dan bergerak didepan
orang lain
• Merubah struktur
STRATEGI MEMBANGUN PENGARUH
1. Pengaruh rasional
2. Pertukaran taktikal
3. Permintaan resmi
4. Taktik penekanan
5. Pengaruh personal/individu
JIKA KEHILANGAN PENGARUH :
• Time Change – people don’t
• Easy come, easy go
• Bad reputation and performance
PERILAKU SUPERVISOR
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Memberi tugas
Memberi petunjuk yang jelas
Menindak lanjuti pekerjaan
Memberi umpan balik yang positif
Memberi bantuan
Pemecahan masalah
Memberi umpan balik yang negatif
Pelaporan yang baik
SUPERVISOR YANG BAIK
1. Berkomunikasi yang efektif
2. Menetapkan sasaran yang cukup menantang tetapi
realistik (Best Demonstrative Performance)
3. Menindak lanjuti penugasan pekerjaan
4. Berhadapan langsung dengan bawahannya
5. Melihat secara keseluruhan
6. Secara teknis cakap
7. Memotivasi secara efektif
8. Memberikan pelatihan
9. Adil
10. Menuntut hasil yang terbaik
11. Memecahkan masalah dengan baik
12. Berinteraksi dengan baik kpd orang lain
GAYA KEPEMIMPINAN
1. Penghindaran (avoidance)
Mneghindar dari pendelegasian tugas dan pemecahan
masalah atau menunda sampai masalah kritis timbul
2. Memaksa (beat him up)
Just do it !
Gaya seperti ini tidak memberikan umpan
balik dan menimbulkan kominikasi satu arah, suasana
tidak menyenangkan dan rasa takut pekerja.
3. Pemaaf (appologetic)
Pemaaf/manipulatif. Orang yang bertanggung jawab
untuk melakukan tugas akan memberikan alasan untuk
tidak melaksanakan tugasnya. “mereka mau saya
mengerjakan pekerjaan spt ini”
4.
•
Mari bekerja sama Let Us Reason Together
Penuh kendali atas dirinya, sangat menguntungkan
jika harus menghadapi kelompok dan para supervisor
yang dapat mengambil keputusan. Orang-orang yang
terlibat dapat belajar satu dg yang lain
5.
Pengawasan dan fokus (control and focus)
Kombinasi antara kendali diri sendiri kemudian
terhadap orang lain. Bertanggung jawab membuat
orang yang ditugasi untuk melihat apa yang perlu
dikerjakan dan membuat suatu perjanjian dengan
melakukan tanya jawab. Pekerja akan belajar dari
supervisornya.
6.
Memaksa dengan halus (butter him up)
Manipulatif. Sangat memaksa tetapi dengan cara
halus “kamu adalah pekerja saya yang paling baik, jadi
mengapa kamu tidak melakukan pekerjaan ini.
CARA MENEGUR KARYAWAN SENIOR
• Jangan menegur didepan umum karena akan
memepermalukan
• Gunakan kata-kata yang halus tetapi mengena misalnya
“Bapak sudah 20 th kerja disini, seharusnya bapak bisa
membantu saya memberi teladan kepada karyawan
yang lain”
• Tanyakan kenapa “kenapa kok bisa nggak selesai hari
ini, padahal semua mesin OK?”
• Jangan terpengaruh oleh alasan yang sengaja dibuatbuat “Bapak bisa saja mengatakan begitu, tapi faktanya
bulan lalu tugas ini bisa selesai tepat waktu. Saya tidak
minta yang berlebihan kan?
• Bila diperlukan harus tetap dapat bersifat tegas. “Bapak
kemarin sudah saya peringatkan 3 kali tapi tetap
dilanggar, jadi maaf kalo saya harus mengeluarkan SP”
• CARA MENEGUR KARYAWAN SENIOR
• Bagaimanapun anda adalah atasan mereka. Dengarkan
saran mereka tetapi keputusan tetap ditangan Supv
• Jangan lupa memuji dia. “ Bapak sudah paling lama
bekerja disini, tolong bapak bantu saya agar kinerja
karyawan kita lebih baik”
• Tetap empatik, tapi tidak melupakan tujuan pokok. “Saya
bisa merasakan beratnya kalau anak sakit, tapi tugas
inipun harus berjalan pak”.
• Berikan tugas tambahan, misalnya kepada karyawan
senior yang sering membolos “Bapak mulai hari ini tolong
bantu mengontrol absensi masuk dan pulang, jangan lupa
hasilnya lapor ke saya”
• Jangan biarkan dia memprovokasi. “bapak-bapak ibu-ibu,
tugas ini sudah memang sulit tapi bukan tidak mungkin
kan. Saya mau anda melaksanakan, jika ditemukan
kesulitan lapor ke saya langsung”.
LARANGAN DALAM MEMBERI TEGURAN
• Jangan menyinggung soal SARA
• Jangan menjatuhkan harga diri orang
yang ditegur
• Jangan melukai, kata2 kotor dll
• Jangan membingungkan
• Jangan melibatkan emosi pribadi
• Marah yang tidak mendidik
“Marah itu mudah, tetapi marah untuk tujuan yang
benar, kepada orang yang benar dengan cara yang
tepat, pada saat dan situasi yang tepat, dengan
kadar kemarahan yang tepat bukanlah suatu hal
yang mudah”
CONTOH PERILAKU KARYAWAN YANG
PERLU DIPERBAIKI
> Kehadiran
- tidak hadir
- terlambat
- pulang sebelum waktunya
- alasan sakit, anak sakit dll bila perlu
dikonfirmasi
 Menunda pekerjaan
 Memperlambat pekerjaan biar lembur
 Mengobrol, bercanda, baca koran, tidur dll
 Tidak mentaati protap
 Ijin sholat langsung menghilang
 Membantah tugas
 Merasa paling dibutuhkan
 Merasa paling pintar sendiri
 Tidak mau bekerja sama dengan orang lain
 Tidak toleran, biarpun orang lain kesulitan
 Alasan klasik : hujan, macet, rumah jauh dll
 Waktu istirahat lebih awal, masuk lagi terlambat,
mengobrol atau tiduran selesai sholat
 Cuti mulur dari yang direncanakan, nggak dapat
KA, kecapaian dll.
 Sulit merubah kebiasaan (WI baru, regulasi baru
dll)
 Menuntut hak melalaikan kewajiban. Sebagai
imbal balik supvisor harus memastikan bahwa
segala hak karyawan sudah diterima dg baik
(Gaji, uang makan, uang lembur, transport,
keselamatn kerja, pelatihan, cuti dll.)
MEMBERIKAN REWARD
 Diberikan terhadap karyawan yang berprestasi
 Memacu karyawan lainnya utk berprestasi
 Merupakan bentuk loyalitas kepada bawahan
 Karyawan merasa ada perhatian
 Bentuknya bermacam-macam :
- Bonus, insentif dll
- Piagam penghargaan
- kata-kata pujian
- ucapan terima kasih
- traveling, seminar ke LN dll
PUNISHMENT
•
•
•
•
•
•
Harus adil
Tegas
Mendidik
Mengacu peraturan berlaku
Didahului dengan teguran/peringatan
Kasus kriminalitas (pencurian, perusakan,
sabotase perkelahian dll) boleh langsung
punishment tanpa peringatan
• Bentuk : Ringan (misalnya, mutasi, potong
insentif, SP
dll)
•
Sedang (potong gaji, turun jabatan, dll)
Berat (keluarkan, kirim ke yg berwajib
dll)