Transcript Microsoft-office

MS ACCESS



ACCESS (engl. Access - pristup) je jedan od
aplikativnih programa iz Microsoft programskog
paketa Office, kojem pripadaju još i Word, Excel,
Internet Explorer, Power Point, Outlook,…,
između kojih postoji potpuna kompatibilnost
Access je namenjen za poslove kreiranja i
upravljanja bazama podataka (engl. Database,
skraćenica DB).
Microsoft ACCESS je sistem za upravljanje
relacionim bazama podataka (Relational
Database Management System - RDBMS).

Baza podataka u Access-u se sastoji od skupa :
◦
◦
◦
◦
◦
◦
◦
tabela (Tables),
upita (Queries),
formi ili obrazaca (Forms),
izveštaja (Reports),
web stranica (Pages),
makro naredbi (Macros) i
programskih modula u Visual Basicu (Module).





TABELE (Tables) su objekti za programski uređeno pamćenje
podataka
Za svaku tabelu se definiše ime (npr."Studenti") koje se pojavljuje u
naslovnoj liniji prozora tabele (slika I.1). Ime se uobičajeno podudara
sa nazivom entiteta, čime se automatski prepoznaju podaci koji će
biti smešteni u tu tabelu
Skladištenje podataka u Access tabelama je organizovano po:
◦ vrstama ili redovima (zapisi tabele) i
◦ kolonama (polja tabele).
Zapis (Record) čine svi podaci o jednom subjektu tabele
Polje (Field) čine podaci iste vrste za sve subjekte tabele (atributi
entiteta).


U tabeli mora postojati polje čija je vrednost
jedinstvena, različita, za svaki zapis. U prikazanom
primeru zapisi su jednoznačno određeni (adresirani)
podatkom iz prvog polja, a to je broj indeksa. Taj
podatak se pojavljuje samo u tom polju tog zapisa.
Ne može se pojaviti ni u jednom drugom zapisu.
Takvo polje, koja jednoznačno određuje svaki
zapis odabira se za polje primarnog ključa
(Primary Key) tabele. Ponekad je potrebno više od
jednog polja da bismo jednoznačno odredili svaki
zapis. Tada primarni ključ tabele čine ta polja koja
jednoznačno određuju svaki zapis u tabeli.



U Access-u tabele se mogu prikazati u dva
oblika:
1. Datasheet View – tabelarni prikaz (Sl.I.1) i
2. Design View – dizajn prikaz ili prikaz za
oblikovanje (Sl.II.1.a)







Otvaranje nove tabele
� Zadavanje imena (Field Name), tipa podataka
(Data Type) i opis (Description) za svako
pojedinačno polje;
� Zadavanje svojstava (Field Properties) za svako
pojedinačno polje;
� Definisanj e primarnog ključa;
� Zadavanje imena i snimanje strukture tabele na
disk;
� Povezivanje tabela i
� Unošenje podataka, koje se može realizovati u
Datasheet prikazu tabele, a uobičajeno je da se
podaci unose preko formi (obrazaca) koje treba
kreirati..
Tip podatka
Način prikazivanja
Veličina
Text
Alfanumerički znaci
0-255 znakova
Memo
Alfanumerički znaci
0-64000
znakova
Number
Numeričke vrednosti
1,2,4 ili 8
bajtova
Date/Time
Datum i vreme
8 bajtova
Currency
AutoNumber
Vrednosti izražene u tekućoj valiti
8 bajtova
Automatsko povećanje brojača
4 bajta
Yes/No
Logičke vrednosti da/ne,
istinito/neistinito
1 bit (0 ili 1)
OLE Object
Slike, dijagrami, zvučni i video
zapisi
Do 1 GB
Hyperlink
Veza ka određenom resursu na
Internetu
0-6144 znakova
Lookup Wizard Podaci u vidu padajuće liste
Obično 4 bajta



Tekstualna (Text) polja sadrže podatke koji se iskazuju tekstom, pri čemu se mogu
koristiti slova, brojevi i drugi znaci. Brojevi u tekstualnom polju se više ne smatraju
brojevima koji se mogu koristiti za aritmetička izračunavanja, već nizom cifara
koje se nalaze u polju.
Poljima kao što su telefonski i faks brojevi, matični brojevi građana, poštanski brojevi i
sl. obavezno treba dodjeliti tip Text (a ne Number): jer, za razliku od
Number tipa podataka, tip Text omogućava unošenje pored brojeva i interpukcijskih i
drugih znakova i slova. Praktično, svim poljima sa numeričkim podacima koji se ne
koriste u proračunima treba za tip podataka dodeliti Text tip.
Tekstualno polje ne može da sadrži podatak duži od 255 znakova. Prilikom
definisanja tekstualnog polja treba odrediti njegovu veličinu, odnosno broj znakova u
polju (širinu polja). Zadavanje veličine svakog tekstualnog (i drugog) polje vrši se u
okviru okna svojstava polja (Field Properties) preko opcije Field Size. Podrazumevana
veličina za tekstualna polja koju dodjeljuje Access je 50 znakova. U principu, ne treba
prepustiti Access-u da svakom tekstualnom polju dodjeljuje podrazumevanu veličinu
od 50 znakova ili maksimalnih 255 znakova. Veličinu treba zadati nešto veću od
maksimuma koji smatramo da će biti potreban za podatke u polju. U ograničavanju
veličine za polja treba biti obazriv; jer, kada ograničavamo broj znakova u polju, time
ograničavamo i broj znakova koje korisnik može da upiše kada se polje koristi za
unos podataka, odnosno u obrascu


Memo tip podataka dodeljuje se poljima u koja se
smeštaju veći tekstovi, dužine do 64000 znakova
(oko 18 strana teksta). Pri tome se, naravno mogu
sem slova koristiti i brojevi i drugi znaci za
oblikovanje teksta. Polja ovog tipa veoma su pogodna
za unošenje opštih napomena, detaljnih opisa i
svega drugog što zahteva veliki prostor. Podaci u
Memo polju zauzimaju u memoriji računara prostor
saglasno njihovoj stvarnoj veličini. To znači da,
ukoliko jedan zapis sadrži 150 znakova, a drugom je
potrebno samo 20 znakova, dok treći sadrži
2700 znakova, zauzima se samo onoliko prostora
koliko je potrebno za svaki zapis pojedinačno.

Numeričko (Number) polje omogućava
čuvanje numeričkih (brojčanih) podataka, koji
se mogu koristiti u matematičkim
proračunima. Za kontrolu veličine i načina
prikazivanja podata Number tipa treba
koristiti Field Size, Format i Decimal Places
svojstva polja u okviru kartice General
prozora Field Properties.

Novčani (Currency)
tip podataka treba
dodeliti poljima sa numeričkim podacima
koji predstavljaju novčane vrednosti (novčani
iznosi, cene, fakturisane vrednosti). Ovi
podaci se mogu koristiti u raznovrsnim
novčanim izračunavanjima.


Datum/Vreme (Date/Time) tip podataka
dodeljuje se poljima sa podacima za datum,
za vreme ili za oboje istovremeno. U prozoru
svojstava polja (Field Properties, kartica
General, svojstvo Format) može da se
izabere odgovarajući format, između više
predloženih formata za prikazivanje podataka
polja Date/Time tipa.

Auto/Number tip polja sadrži kao podatke
brojeve koji se automatski dodeljuju i nikad
se ne ponavljaju. Podaci u poljima tipa
AutoNumber su celobrojne vrednosti koje
Access automatski povećava kad god se doda
novi zapis. Ovaj tip podataka može se
koristiti za jedinstvenu identifikaciju zapisa u
tabelama koje nemaju drugu jedinstvenu
vrednost, odnosno za polje primarnog ključa.

Logičko (Yes/No) polje sadrži podatke koji
imaju samo jednu od dve moguće vrednosti, tj.
koji predstavljaju neko binarno stanje. Format
u okviru Field Properties može da se podesi
tako da se podaci prikazuju preko vrednosti
Yes/No (da/ne), True/False (tačno/netačno) i
On/Off (uključeno/isključeno). Kada se koriste
podaci logičkog tipa, na obrascu mogu da se
postave razni kontrolni objekti koji su posebno
namenjeni za rad sa ovim tipom podataka.


OLE Object polje (OLE: Object Linking and
Embedding - ugrađivanje i povezivanje
objekata) omogućava da se u Access tabele
uključe slike, zvučni i video zapisi, grafikoni i
bilo koji drugi OLE objekti
OLE objekat se ne kreira u Access-u, već u
nekom drugom programu. Kada se ugradi ili
poveže OLE objekat u polje Access tabele (u
polje tipa OLE Object) on postaje njegov
podatak i stoji na raspolaganju za korišćenje i
po potrebi ažuriranje.



Hyperlink polje sadrži adrese hiperveza.
Kada se selektuje podatak u polju tipa Hyperlink,
Access prelazi na neki objekat, dokument, Web
stanicu ili neko drugo odredište.To su dominantno
polja za unošnje Web adresa ili E-mail adresa, tj.
adresa za direktno uspostavljanje hiperveza na
Internet. Zahvaljujući svojim prilagodljivim
oznakama, hiperveze prepoznaju stranice na Web-u,
objekte u DB (izvještaje, obrasce i sl.), kao i obične
Office-ove dokumente na istom računaru ili nekom
drugom računaru povezanom u istu mrežu.


Lookup Wizard nije tip podatka već
mogućnost da se u okviru tekućeg polja za
podatke formira padajuća lista sa mogućim
vrednostima podataka. Lookup Wizard nam
omogućava da formiramo polje u kome
pomoću padajuće liste možemo da biramo
vrednosti iz druge tabele ili iz skupa
ponuđenih vrednosti.
Ova osobina značajno ubrzava unošenje
podataka i smanjuje mogućnost greške pri
unošenju podataka.






Caption – natpis u formama, izveštajima, upitima
Default Value – podrazumevana vrednost
Validation Rule – pravila ispravnosti (skup
dozvoljenih vrednosti)
Validation Text – tekst poruke
Required – služi za definisanje polja koja ne mogu
imati vrednost Null. Za atribute koji su primarni
ključ ovo svojstvo je uvek Yes
Indexed – indeksirano polje




Decimal Places – decimalna mesta
Allow Zero Length – dozvoljena dužina nula
Primarni ključ ima vrednost svojstva
Required – Yes i svojstvo Indexed mora biti
Yes (No Duplicates)
Input Mask – ulazna maska koja olakšava
unos podataka npr. datumskog



Bezbednost podataka
Odnosi se na vrednost pojedinih atributa
Ostvaruje se izborom tipa podataka I
definisanjem skupa dozvoljenih rednosti
(validation rules)


Primarni ključ ili neki njegov deo ne mogu
imati Null vrednost
Primarni ključ je jedinstven i neponovljiv, te
se na ovaj način odredjuje da svaki slog u
tabeli bude jedinstven

Skup vrednosti sekundarnog ključa u nekoj
tabeli T1, koja je u relaciji N:1 (povezana) sa
drugom tabelom T2, mora biti podskup
skupa vrednosti primarnog ključa u tabeli T2.




Polje. To je najmanja logička jedinica
podataka koja je okarakterisana nazivom i
vrednošću (kolona tabele). Vrednost polja je
podatak.
Slog. To je skup polja koje se odnose na
atribute istog entiteta (jedan red u tabeli).
Datoteka predstavlja skup slogova i može biti
i fizička i logička (tabela).
Baza podataka je skup međusobno povezanih
logičkih datoteka (povezanih tabela).




Relaciona baza podataka se sastoji od više tabela koje su
međusobno povezane relacijama. Za povezovanje tabela
koriste se odgovarajuća polja u tabelama (polje primarnog
ključa i polje sekundarnog ključa).
Polje primarnog ključa je polje u tabeli koje ima jedinstvenu
vrednost (vrednost ne može da se ponavlja). Sve tabele koje
čine bazu moraju da imaju polje primarnog ključa. Polje
primarnog ključa je najčešće jedno polje tabele, a u retkim
sličajevima može biti kombinacija dva polja.
Polje sekundarnog ključa može da ima vrednost koja se
ponavlja ali je podatak istog tipa kao u polju primarnog
ključa.
Podaci u polju primarnog i polju sekundarnog ključa moraju
biti istog tipa (najčešće Numeričkog tipa).

Relacije (veze) između tabela (entiteta) kod
relacionih baza podataka mogu biti:
◦ 1:1 (jedan : jedan) → to je veza kod koje je jedan
slog primarne tabele povezan sa samo jednim
slogom sekundarne tabele.
◦ 1:M (jedan : više)→ jedan slog primarne tabele
povezan je sa više slogova sekundarne tabele.
◦ M:N (više : više)