Transcript Tema_7-S3-Auditorias

AUDITORIAS
DEFINICION:
EXAMEN SISTEMICO E
INDEPENDIENTE PARA
DETERMINAR SI LAS ACTIVIDADES Y
LOS RESULTADOS RELATIVOS CON
LA CALIDAD CUMPLEN CON LAS
DISPOSICIONES PREVIAMENTE
ESTABLECIDAS Y SI ÉSTAS HAN
SIDO APLICADAS EFECTIVAMENTE
PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS.
OBJETIVO
REUNIR Y ANALIZAR SUFICIENTE
EVIDENCIA OBJETIVA PARA
DETERMINAR SI LOS
CONTROLES Y LAS ACTIVIDADES
DEL SISTEMA DE CALIDAD SON
ADECUADOS Y ESTÁN
SATISFACTORIAMIENTE
DOCUMENTADOS E
IMPLANTADOS.
LA RAZON BÁSICA
ES PROVEER INFORMACIÓN A
LA GERENCIA
CONCERNIENTE A LA
IMPLEMENTACIÓN EFECTIVA
DEL SISTEMA DE CALIDAD.
¿POR QUÉ ES
NECESARIO AUDITAR?
EXISTEN TRES RAZONES
1o Razón
LA IMPLEMENTACIÓN DE UN
SISTEMA DE AUDITORÍA
INTERNA ES REQUERIDO
POR LA MAYORÍA DE LAS
NORMAS DE
ASEGURAMIENTO DE
CALIDAD.
LA SEGUNDA RAZÓN ES QUE
SE DEBE ENCONTRAR Y
CORREGIR LAS NO
CONFORMIDADES ANTES DE
QUE LLEGUEN AL CLIENTES
O AUDITORES DE TERCERAS
PARTES.
LA TERCERA RAZÓN,
LA GERENCIA DE LA EMPRESA
TIENE SIEMPRE QUE
DESEAR EL MEJORAMIENTO
DE LOS SISTEMAS Y
RECONOCER QUE LAS
AUDITORIAS INTERNAS SON
UNA IMPORTANTE AYUDA
PARA LOGRARLO.
CLASIFICACIÓN DE LAS
AUDITORIAS
AUDITORIA
INTERNA DE
PRIMERA PARTE.
AUDITORIA
EXTERNA DE
SEGUNDA PARTE.
AUDITORIA
EXTERNA DE
TERCERA
PARTE
AUDITORIA INTERNA DE
PRIMERA PARTE
ESTA ES UNA AUDITORIA
GERENCIAL REALIZADA POR
UNA ORGANIZACIÓN O UN
DEPARTAMENTO CON BASE A
SU PROPIO SISTEMA,
PROCEDIMIENTOS E
INSTALACIONES.
AUDITORIA EXTERNA
DE SEGUNDA PARTE
ESTA ES UNA AUDITORIA
EFECTUADA POR UNA
ORGANIZACIÓN CON SUS
PROPIOS MEDIOS AL SISTEMA
DE CALIDAD DE SUS
PROVEEDORES.
AUDITORIA EXTERNA
DE TERCERA PARTE
ES UNA AUDITORIA PAGADA POR
UNA ORGANIZACIÓN EN DONDE
EL CUERPO AUDITOR ES UNA
INSTITUCIÓN ACREDITADA.
CATEGORIAS DE
AUDITORIA INTERNA
O EXTERNA.
SEGÚN SU FINALIDAD
PRIMERA CATEGORÍA
SISTEMA DE CALIDAD
SEGUNDA CATEGORÍA
AUDITORIA DE PRODUCTO
TERCERA CATEGORÍA
AUDITORIA DE PROCESO
ELEMENTOS PARA LA
CONDUCCIÓN
EFECTIVA DE
AUDITORÍAS
SOPORTE GERENCIAL.
ENTRENAMIENTO DE AUDITORES.
INDEPENDENCIA DE FUNCIONES
ENTRE AUDITORES – AUDITADO.
PLANEACIÓN Y ENFOQUE
SISTÉMICO.
CONOCIMIENTO DEL
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA.
ACCESO OPORTUNO A
INSTALACIONES, DOCUMENTOS,
PERSONAL, MATERIALES Y
EQUIPO.
ACCESO A TODOS LOS NIVELES
DE LA ORGANIZACIÓN.
ETAPAS DE LA
AUDITORIA
1. PLANEACIÓN Y
PROGRAMACIÓN DE LA
AUDITORIA.
2. EJECUCIÓN DE LA
AUDITORIA.
3. INFORME.
4. SEGUIMIENTO DE LA
AUDITORIA
1. PLANEACIÓN Y
PROGRAMACIÓN
Selección específica de las
actividades y áreas a ser
auditadas.
Conocimiento de las áreas a
ser auditadas.
Selección de la categoría de
auditoria.
Determinación de los recursos
necesarios.
EL PLAN DE
AUDITORIA DEBE DE
CONTENER:
Objetivo y alcance de la
auditoria.
Documentos de referencia
aplicables.
Miembros del equipo auditor.
Lugar y fecha de la auditoria.
Programación de los elementos
de auditoria (itinerario).
Distribución.
Datos confidenciales (si es
aplicable)
Hallazgos de auditorías
anteriores, según aplique.
Hallazgos encontrados durante
la revisión de la auditoria.
RESPONSABILIDADES
DEL GRUPO AUDITOR
Cumplir con el 100% de los
requisitos de auditoria aplicables.
Planear y realizar efectivamente
las actividades asignadas.
Cooperación y soporte al auditor
lider.
Tener habilidades de comunicación
y entendimiento de los requisitos
de auditoria.
Documentar el 100% de las
observaciones.
Verificar la efectividad de las
acciones correctivas aplicadas
como resultado de la auditoria.
Trato adecuado de la información.
RESPONSABILIDADES
DEL AUDITOR LÍDER
Tiene la responsabilidad de
todas las fases de la auditoria.
Ayuda con la selección de otros
miembros del equipo auditor.
Prepara el plan de la auditoria.
Representante del equipo auditor
ante la gerencia auditada.
Preparación y entrega del informe
de auditoria.
Dirección de las actividades de
seguimiento.
LISTA DE
VERIFICACIÓN.
Asegura la profundidad y continuidad
de la auditoria.
Ayuda al auditor lider a identificar las
metas y las áreas de auditoria que cada
miembro audita.
Ayuda al auditor líder a hacer
reasignaciones rápidas cuando se
necesitan.
Da uniformidad al proceso de
auditoría.
Despersonaliza la auditoria.
Provee registros de ejecución y
observaciones de auditoria.
Desarrollo de
preguntas
Preparación de listas de
verificación
Preguntas dirigidas al propósito y
alcance de la auditoria.
Se realizan el número de preguntas que
sean necesarias basadas en puntos
críticos y dejar espacio para otras.
Las preguntas tienen que ser escritas
con el fin de garantizar que la evidencia
objetiva esté disponible como respaldo
de los requisitos que estan siendo
reunidos.
EJEMPLOS DE
PREGUNTAS
SITUACIÓN 1
Si existe la evidencia de tener registros
que identifiquen cuales equipos de
medición y pruebas están calibrados, la
pregunta probable podría ser:
“Proporcione evidencia de que existen
registros adecuados para la
identificación de la calibración de
acuerdo con la frecuencia requerida
para el equipo de inspección y ensayo”
SITUACIÓN 2
Si uno de los requisitos de la norma nos
pide que tienen que ser identificados
áreas y actividades relacionadas con la
higiene, la pregunta puede ser:
“¿Contiene un manual de calidad o
procedimiento en donde se muestra la
interacción entre las áreas y procesos
del sistema?”
“¿Se cuenta con una lista maestra
de control de documentos?”
“¿En qué documento se declara que
la organización cuenta con un
sistema de la administración de la
calidad, las áreas que lo componen
y las personas responsables?”
“¿Me podría mostrar en donde esta
el documento con la política de
calidad y sus objetivos en materia
de higiene?
SITUACIÓN 3
Tal vez uno de los requisitos de
la norma nos habla sobre el
control de registros, control de
documentos obsoletos, periódo
de retención y disposición.
“¿Existe un procedimiento para la
identificación, almacenaje,
protección, recuperación y
disposición de los registros?
“¿Cómo realizan el control de los
manuales y registros obsoletos?
“¿Cómo se aseguran de que los
documentos obsoletos no son
utilizados?
2. EJECUCIÓN DE LA
AUDITORIA
ESTA DIVIDIDA EN 4
FASES:
a) Reunión de apertura.
b) Examen del sistema.
c) Revisión de los hallazgos.
d) Conducción de la reunión de
cierre.
A)
REUNIÓN DE
APERTURA
El objetivo de esta reunión es
crear un ambiente cordial y
establecer las reglas del
procedimiento para la auditoria.
CARACTERÍSTICAS DEL
AUDITOR
Amable y profesional.
Puntual.
Vestir apropiadamente.
Preparado.
Honesto.
Cortés.
Paciente.
Sin temor a ser el tipo malo.
Interesado.
Capacidad de comunicación.
Tenaz.
Buen receptor.
INTEGRANTES:
Miembros del equipo auditor.
Miembros del área auditada.
Representante de la gerencia.
EVIDENCIA OBJETIVA
Información cualitativa o
cuantitativa de registros e
informes de hechos pertinentes a
la calidad de un artículo, el cual
está basado en la observación,
medida o prueba y el cual pueda
ser verificado.
HALLAZGO
Encontrar un incumplimiento
contra un requerimiento
especificado.
B)
EXAMEN DEL
SISTEMA
En la evaluación del sistema se
obtiene evidencia objetiva que se
adquiere entrevistando al personal
y revisando personalmente la
documentación, registros,
actividades, procesos, equipo,
artículos, materia prima,
instalaciones, medio ambiente, etc.
TECNICAS DE
ENTREVISTA
Ser cortés.
Solicitar al auditado que
explique bien las situaciones.
Escuchar cuidadosamente.
Mantener contacto cara a cara.
Mostrar interés.
Tomar notas en un tiempo mínimo
durante la conversación.
Aceptar la información con una
inclinación de cabeza ocasional.
Observar el lenguaje corporal.
Hablar claro y cuidadosamente.
Expresar en otra forma la pregunta
si esta ha sido mal entendida.
Usar preguntas abiertas.
Confirmar.
Utilizar preguntas alternativas.
Dar las gracias.
TÁCTICAS DEL
AUDITADO
Pérdida de tiempo.
 Incluye
al charlatán, los diplomáticos,
almuerzos largos, llegadas tarde,
interrupciones repetidas, etc.
Manejar al auditor.
La situación inesperada.
Probar la fortaleza del carácter del
auditor.
C)
REVISIÓN DE
HALLAZGOS
¿El hallazgo afecta la
funcionalidad del sistema?
¿El hallazgo afecta la calidad
del producto?
D) REUNIÓN DE CIERRE
El auditor lider realiza una
explicación detallada de la
auditoria, no conformidades, áreas
de oportunidades.
El auditor líder tiene que obtener
acuerdos sobre la precisión del
cierre de las no conformidades.
(Fecha tentativa).
El equipo auditor tiene que dar las
gracias a la organización evaluada.
3. INFORME
Los hallazgos de la auditoria tienen
que ser concentrados en un
documento llamado “Reporte de
Auditoria”.
Lo elabora el equipo auditor.
No deben tardar más de 10 días
para su elaboración.
Tiene que ser entregado a la
organización auditada en un plazo
no mayor a 30 días.
4. SEGUIMIENTO DE
LA AUDITORÍA.
En esta etapa el auditor lider
tiene que verificar que ha
habido respuesta a cada una
de las acciones correctivas,
que se encuentren implantadas
y sean adecuadas con su
finalidad y se cumplan.
El auditor debe quedar satisfecho de
que las acciones correctivas
tomadas corrigen el problema y
con esto se evita su recurrencia.
FIN