Transcript responsabilidades de los auditores

OBJETIVO
Definir los aspectos que los auditores
deben tener en cuenta antes, durante y
después de los ciclos de auditorías para
sacar mayor provecho a las mismas.
1. PLANEAR LA AUDITORÍA
1.1 El auditor debe considerar los siguientes aspectos
antes de realizar el plan de auditoría:
•
Objetivo y alcance de la auditoría.
•
Criterios de la auditoría.
•
Estructura del proceso que se va a auditar
(caracterización, documentos del proceso,
participantes, requisitos que aplican, indicadores,
variables, acciones, etc.)
•
Criterios de la Norma ISO 9001:2008 que va a
verificar
1. PLANEAR LA AUDITORÍA
1.2 El auditor sabe hacer un plan efectivo de auditoría
Para realizar las listas de chequeo es indispensable tener en
cuenta:
•
Qué actividades realizará, a quien se va a entrevistar, cómo se
va a auditar.
•
Qué seguimiento se le ha hecho previamente al proceso.
•
Cuanto tiempo durará cada actividad.
•
Qué temas se van a auditar.
1. PLANEAR LA AUDITORÍA
1.3 Al hacer la revisión preliminar de los documentos considera:
•
La forma: Formatos, codificación, nombre, estructura y
presentación.
•
El fondo: Vigencia, objetivo, consistencia, claridad, suficiencia y
cumplimiento de los criterios de la auditoría.
1. PLANEAR LA AUDITORÍA
1.4 El auditor sabe elaborar una lista de chequeo eficaz:
Para elaborar las listas de chequeo se debe tener en cuenta el
plan de auditoría que se ha elaborado. Es importante que
realicen una lista de chequeo por cada actividad que se ha
programado, incluyendo las entrevistas a los participantes para
tener claridad de lo que se va a preguntar.
Algunas fuentes que se pueden aprovechar para obtener mayor
información del proceso son:
1. PLANEAR LA AUDITORÍA
Fuentes de información para realizar auditorías:
•
Entrevistas con algunos participantes.
• Observación de las actividades y del ambiente de trabajo.
• Documentos y registros del proceso.
• Revisión de indicadores y variables de control.
• No conformidades del proceso.
• Resultados de apadrinamientos.
• Auditorías previas.
• Informes de otras fuentes: retroalimentación del cliente,
información de partes externas, calificación de proveedores,
informes de auditorías anteriores, etc.
2. RECOGER EVIDENCIAS
2.1 El auditor tiene premisas tales como:
•
Seguir las actividades de acuerdo con el ciclo PHVA para revisar
la secuencia, las decisiones, las responsabilidades, los flujos y
las interrelaciones.
•
Seguir los registros para verificar implementación, cumplimiento,
conformidad, desempeño y trazabilidad.
2. RECOGER EVIDENCIAS
2.2 El auditor se enfoca en lo relevante:
•
Los riesgos.
•
Los problemas.
•
Las necesidades.
•
Los requisitos.
2. RECOGER EVIDENCIAS
2.3 El auditor profundiza para verificar el grado de implementación y
consistencia
Las entrevistas son una herramienta eficaz para este efecto. Por
lo tanto se debe:
•
Planificar la entrevista.
•
Presentar objetivo y alcance de la entrevista.
•
Hacer preguntas abiertas.
•
Resumir la información recibida.
•
Hacer que el auditado esté cómodo.
•
Documentar los resultados de la entrevista.
2. RECOGER EVIDENCIAS
•
Realizar entrevistas a personas con niveles y funciones
adecuadas que desempeñen actividades dentro del alcance de la
auditoría.
•
Realizar las entrevistas en horarios y lugares de trabajo habituales
del entrevistado.
•
La entrevista puede iniciarse pidiendo a la persona que describa
su trabajo.
•
Evitar preguntas que predispongan las respuestas.
•
Agradecer a la persona entrevistada su participación y
colaboración.
2. RECOGER EVIDENCIAS
2.4 El auditor sabe revisar la implementación de los documentos
teniendo en cuenta:
•
Lo vivido: registros, distribución, divulgación, capacitación,
aplicación, conformidad, revisión, actualización, control de
cambios y control de obsoletos.
•
La técnica: examinar los documentos a nivel general y aplicar
“zoom” a los aspectos que se consideren de mayor relevancia.
2. RECOGER EVIDENCIAS
2.5 El auditor sabe examinar los registros:
•
El fondo: legibles, identificables y rastreables.
•
Lo vivido: identificación, archivo, acceso, clasificación,
preservación, retención y disposición.
•
La técnica: representativa, al azar, de un intervalo de tiempo
crítico, siguiendo la secuencia operativa del proceso, siguiendo
el rastro de los registros previos y los precedentes.
2. RECOGER EVIDENCIAS
2.6 El auditor sabe observar los hechos y para ello determina:
•
Qué ocurre.
•
Dónde ocurre.
•
Cuándo ocurre.
•
Cuantas veces.
•
Por qué ocurre.
•
Cómo ocurre.
3. VERIFICAR LAS EVIDENCIAS
El auditor:
3.1 Sabe que sólo son evidencias objetivas las que están soportadas
en la verdad demostrable, recuperable e inobjetable.
3.2 Profundiza en la secuencia de causas de las no conformidades
con el propósito de encontrar hallazgos de mayor envergadura e
importancia.
3.3 Debe verificar que las evidencias estén soportadas mediante:
declaraciones escuchadas, documentos leídos, registros
examinados, hechos observados.
3.4 Verifica que las evidencias sean confiables: representatividad de
la muestra (cantidad y frecuencia), objetividad e imparcialidad en
la forma de seleccionar la muestra, confirmación de casos
críticos, posibilidad de recuperar las evidencias.
4. IDENTIFICAR LOS HALLAZGOS
El auditor:
4.1 Conoce y entiende los criterios de auditoría.
4.2 Sabe que puede agrupar varias evidencias para soportar un
solo hallazgo.
4.3 Evalúa de manera objetiva las evidencias e identifica de forma
precisa el criterio que se incumple.
4.4 Sabe que si hay varios criterios que se incumplen debe
considerar el más crítico.
5. ELABORAR EL INFORME
5.1 El auditor sabe que al redactar bien los hallazgos debe:
•
Incluir evidencia objetiva y explicar el criterio específico que se
ha incumplido.
•
Ser preciso en la información para evitar reprocesos en la
elaboración del informe.
•
Ser concisos, expresar los hallazgos brevemente.
•
Facilitar al auditado la adecuada formulación de las acciones
correctivas y preventivas a que haya lugar.
•
El auditor sabe clasificar los hallazgos teniendo en cuenta la
causa de los problemas o riesgos identificados.
6. HACER SEGUIMIENTO A
ACCIONES PREVIAS
6.1 El auditor solamente cierra los hallazgos cuando:
•
A través de evidencias recopiladas comprueba que las causas
que generaron dichos hallazgos ya no existen.
•
Se compruebe que se ha cumplido de forma eficaz con el
objetivo propuesto en la acción.
•
Se han ejecutado todas las actividades planeadas y no ha
surgido ninguna modificación adicional.
NOTA: En las conclusiones del informe de auditoría se debe
especificar el estado de las acciones.
7. RETROALIMENTAR, MEJORAR EL SERVICIO
Y MANTENER LAS COMPETENCIAS
Una vez finalizado el ciclo de auditorías, el auditor debe:
7.1 Estudiar la retroalimentación formulada por los auditados y
autoevaluar su prestación del servicio.
7.2 Formular acciones personales de mejora.
7.3 Analizar los resultados obtenidos y proponer mejoras generales
al programa de auditorías.
7.4 Participar en el desarrollo de las acciones correctivas o
preventivas que se requieran para mejorar el programa.
7.5 Solicitar capacitación y desarrollo continuo para actualizarse en
nuevas técnicas para hacer más eficaces las auditorías
internas.
AUDITORÍAS INTERNAS
INICIO
Planear programa anual
de auditorías
NO
El plan de
auditorias es
aceptado.
Entregar el informe al
líder, al Coord. de
Auditorías y guardar
copia en la red
SI
Definir objetivo, alcance
y criterios del programa
Asignar los equipos de
auditores por proceso
Revisar documentos de
soporte del proceso
(Criterios y métodos)
Elaborar plan de
auditoría.
Enviar plan de auditoría
firmado al Líder del
proceso y una copia al
Coord. de Auditorías
Preparar documentos de
trabajo
Realizar reunión de
apertura
Recolectar evidencias
(tener en cuenta las listas
de chequeo)
Determinar hallazgos y
conclusiones
Entregar listas de
chequeo firmadas y
evidencias recolectadas
Archivar registros
Realizar encuesta de
satisfacción con las
auditorías
Evaluar al equipo Auditor
por lo menos una vez al
año
Realizar reunión de
cierre
Identificar e implementar
mejoras al programa de
auditorías
Preparación de informe
de auditorías
FIN
I03S4 – AUDITORÍAS INTERNAS
(VERSIÓN D)
RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES:
•
Informar por escrito cambios que se realicen al programa de
auditorías (grupo auditor y fecha de auditoría, cancelación de
auditoría, fecha de entrega del informe, etc.)
•
Tanto el auditor líder como el auditor acompañante (si aplica)
son responsables de la ejecución de la auditoría.
•
La responsabilidad de verificar que los procesos tomen las
acciones es del proceso de Mejoramiento Continuo.