Transcript SEF 2014 GH-Tips_and_Tricks

Göran Husman)
Tips and Tricks
for Power Users
Göran Husman
HumanData / Office 365 MVP
Agenda (om vi hinner allt...)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Dokument Egenskaper – the good, the bad, and the ugly way to do it
Konfigurera Web Part så man kan välja content type
Att tänka på vid replikerade SP-kalendrar
Skillnaden mellan olika typer av versionshistorik
Tips då man sätter unika behörigheter
Förstå klientens begränsningar för OneDrive for Business
Visa utnyttjat diskutrymme per subsite
Se användarstatistik
Hur tar man bort en användare från alla siter i en site collection
+ en Bonus…
Document Properties – Metadata
• Fyra metoder skapa kolumn i ett dok.bibliotek (eller lista):
•
•
•
•
Lokal kolumn
Site Kolumn (syns i hela site collectionen, dvs i alla sub-siter)
Term Store/Hanterad Metadata
Extern Data (via ”External Connector”)
• Alla har för- och nack-delar
• Extremt viktigt att förstå det innan man väljer metod
• Kan inte byta metod efteråt – Måste då radera och göra om kolumnen!
Olika Kolumntyper för Listor & Bibliotek
Lokal kolumn
Site kolumn
Extern kolumn
Term Store kolumn
Lokal Kolumn (Behörighet: ”Manage Lists”, ex Owner)
• Fördel:
• Enkelt skapa
• Kopierar man listan/biblioteket följer kolumnen och dokumentens värden med
• Nackdel:
• Kan bara användas i aktuell lista/bibliotek – vill du ha samma kolumn i flera
listor får de skapas manuellt i varje lista. De har ingen relation
• Ändras ett alternativ som använts för ett dok så kommer inte dokumentens
värde uppdateras
• Tar man bort ett alternativ som används och sedan editerar egenskaper för ett
sådant dokument får det automatiskt det första alternativet i listan, utan att
användaren blir informerad.
Skapa Lokal Choice Kolumn
Site Kolumn (krav: Site Collection Admin)
• Fördel
• Kolumnen skapas en gång, men kan användas i alla listor/bibliotek i site
collectionen
• Kan användas i andra site collectioner om man skapar en ”Content Type Hub”
• Ändringar i kolumnen blir omedelbart tillgänglig överallt där den används
• Nackdel
• Ändrar du ett kolumnvärde så ändras inte de dok som använt det gamla
• Tar man bort ett kolumnvärde så får dok automatiskt det första alternativet i
choice listan, utan att användaren informeras - det gäller vara uppmärksam!
Creating Site Columns
Term Store / Hanterad Metadata (krav: Site
Collection Admin eller Term Store admin)
• Fördel:
• Kolumen kan göra tillgänglig för en site collection, eller för alla S.C.
(för att göra det sistnämnda måste du vara Term Store Admin)
• Ändra ett alternativ i kolumnen och alla dok uppdateras automatiskt, dvs det
finns en aktiv relation mellan term store och listorna
• Möjligt ha en hierarki av alternativ, t ex fordon -> Volvo -> V70
• Möjligt tillåta behörig användare lägga till nya alternativ i hierarkin direkt i
listan
• Nackdel:
• Flyttas listan till annan miljö måste term store flyttas först för att kolumnerna
ska behålla sina värden (tänk: flytt från test server till produktion)
• Man kan inte begränsa denna typ av kolumn till mindre än en site collection,
dvs alla listor/bibliotek i site collectionen kan se och använda den
Skapa Term Store Kolumner
Demo:
Här är värdet SAAB borttaget och
därför visar en dokument som haft
detta värde att det nu är ogiltigt
External Kolumner – kräver External Connector
• Fördel:
• Kolumnalternativen ligger i extern databas – Ändras databasen ändras
alternativen i SharePoint listan
• Alternativen är Read-Only även för användare med höga behörigheter – Det
är databasens rättigheter som styr.
• Samma externa data kan användas i många listor, men editeras bara på en
plats (i databasen)
• Nackdel:
• Måste skapa en External Connector – typiskt jobb för hög SP Administratör
eller utvecklare
Skapa External Connector med SP Designer
Tips för bibliotekens web parts – visa mer funktioner
• Ex: Ett biblioteket kan ha flera content typer
• Alltså kan flera olika typer ligga i samma bibliotek men ändå ha olika innehåll
och även dokumentegenskaper – Du ser dem så här.
Bibliotekens Web Parts, fortsättning
• Visas biblioteket som web part kan man
inte välja dessa content typer:
• Slå på fulla verktygsraden så här
(bonus: slå på ett sökfält samtidigt)
genom att editera web part settings:
+
=
Tips om SP-kalendrar
• Kan visa upp till 10 olika kalendrar samtidigt via Calendar Overlay
• Kan visa andra kalendrar i samma site collection (men inte andra)
• Kan visa Exchange/Outlook kalendrar (men inte i SP Online ännu)
• SharePoint Kalender kan synkas till användarens Outlook
• Ändringar replikeras åt båda hållen, med viss fördröjning (F9 = uppdatera)
• OBS: om flera personer har samma kalender replikerad, och sedan ändrar i
sina Outlook finns risk för förvirring eftersom de kanske inte ser senaste
bokningarna.
• Vill du se bokningar i mobilen och få påminnelser är det bättre skapa
en gemensam kalender i Outlook
• Tips: Kolla utställaren MS-Addon som har mycket intressant produkt för detta!
SP Kalender Overlay
Olika typer av versionshistorik
• Varför olika typer av versionshistorik?
• Enbart Huvudversion: Ger möjlighet se och jämföra med tidigare versioner
• Huvudversion + Utkast: Ger möjlighet för en grupp att uppdatera utan insyn
• Bibliotek tillåter båda typerna av versionshistorik
• Vanliga listor tillåter enbart Huvudversioner
• OBS: Defaultinställning tillåter även icke-författare se utkast
• Ställs in via Versionshistoriken för biblioteket
• Tips: Ändra om du vill förhindra att alla kan se utkasten
• Tips: Glöm inte publicera utkasten!
• Om man enbart har utkast, t.ex. version 0.259, så kan man lika gärna ändra
till enbart Huvudversioner och författare slipper därmed publicera nya dok!
Versionshistorikens inställning
• Öppna bibliotekets
Inställningar /
Versionshistorik:
Unika behörigheter
• Fördel:
• Styr åtkomst till subsite, lista/bibl, folder eller objekt (t ex dokument)
• Nackdel:
• Svårt för överblick om det används flitigt
• Tips:
• SharePoints funktion ”Check Permission”
• (visar bara aktuell sites behörigheter)
• 3:e partslösningar, t ex AvePoints DocAve Manager
• Visar behörigheter för hela SharePoint miljön, inte bara enstaka siter
• Kan byta ut en person mot annan och ge samma behörigheter
• Site Settings / Site Permissions:
Tips för behörigheter
• Försiktig med att ge SharePoint
grupper unik åtkomst
• Sannolikheten är stor att samma grupp
används i flera andra subsiter
• När man därför lägger in en person i en
grupp, i tron att den bara få åtkomst till en
viss site eller lista så kanske personen får
behörigheter på andra platser än man
tänkt sig!
Ex: Grupp A används i Start och IT
siten. Ägaren av IT lägger till Bert i
gruppen som då också får access till
Start siten
Start
HR
Grupp A
- Anna
IT
Grupp A
- Anna
- Bert (ny)
OneDrive for Business – Offline klienten
• Ger användarna åtkomst till SharePoint
dokument via sin dators filsystem
• Två lokala foldrar:
• SharePoint = vanliga siter
• OneDrive = personliga filer
• Ändras något på ena stället
så replikeras det till andra
• Dvs du kan jobba med de
lokala foldrarna och det
skickas till SharePoint
• OBS: har inget att göra med
gratistjänsten OneDrive
OneDrive for Business – Din Offline Klient
• Tips: OneDrive for Business kommer automatiskt med i Office 2013
• Har du Office 2010 kan du installera OneDrive for Business gratis
• Begränsningar
•
•
•
•
•
Max 20,000 filer kan synkas från användarens OneDrive for Business
Max 5000 filer/site kan synkas från andra SharePoint siter
Max 2 GB filstorlek (vanliga OneDrive klarar dock 10 GB)
Man kan inte stänga av OneDrive for Business för vissa användare
Man kan inte hindra vissa filtyper att synkas – Finns det i SP så synkas det
• Mer info på http://tinyurl.com/OD-Limits
Visa hur mycket data som används i olika delar
• Kräver att du är Site Collection Admin behörighet:
Se Användarstatistik för enstaka filer
• Hur mycket används en viss fil?
Användarstatistik för site och site collection
1. Öppna Site Settings, sen:
• ”Popularity Trends” under ”Site Administration”, eller
• ”Popularity and Search Reports” under ”Site Collection Administration”
2. Välj sedan typ av rapport:
• Se mer info på t ex
http://tinyurl.com/SP2013Stats
• Tips: Office 365 App för publika
hemsidan: ”Web Analytics”
• Web Trends
• Google Analytics
Ta bort en användare från alla siter
• Om en användares konto tas bort från nätverkets AD databas
kommer dennes namn ändå stå kvar i SharePoint
• Gäller även de SharePoint grupper som användaren var medlem i
• Rensa bort användarna så här:
1.
2.
3.
4.
5.
Site Settings / Site Permissions
Öppna valfri grupp
Gå till slutet i den URL som visas
Byt ut till ”MembershipGroupId=0”
och tryck Return – nu visas ALLA
användare
Markera och radera den som ska bort
Bonus – Visa Personalens Frånvarustatus
• Kan visas på olika sätt:
• Lägg till Status i user
profile och bygg sida
• Skapa lista och ange
personalens status och
bygg på en sida
• Första metoden bra om
det är hela organisationen
• Andra om det en en
grupp eller avdelning
Frågor?
• Glöm inte fylla i utvärderingen