Transcript Memo manager - Vinci my team

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Etape 3 : Valider l’entretien annuel
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Astuces : utiliser le filtre, disponible en haut à gauche de la page, afin de
Lorsque l’entretien est entièrement complété, et les objectifs fixés pour
l’année suivante sont saisis dans le formulaire prévu à cet effet, cliquer
sur le bouton « Soumettre » pour le valider ;
choisir la campagne et/ou le responsable pour lesquels le suivi de l’avancement
de la réalisation sera réalisé.
Informer le collaborateur signataire que son entretien est disponible pour
validation (ce dernier recevra néanmoins une notification automatique
VITALIS) ;
Lors de la connexion, le collaborateur accède à son formulaire d’entretien,
via le menu « Performances ». Il peut consulter le contenu saisi, le
valider ou le refuser en ajoutant le motif en commentaire ;
En cas de validation du collaborateur, le manager est invité à lire le
commentaire final de ce dernier et à valider de façon définitive le
formulaire ;
En cas de refus, de demande de précision ou de pièces jointes, le
collaborateur contacte le manager et son service Ressources Humaines
pour les en informer et proposer des modifications.
MEMO
Acteurs du process
Manager
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L’administrateur de la campagne :
le responsable VITALIS désigné par la société.
Le collaborateur signataire:
le collaborateur évalué pendant l’entretien. Elle cosigne l’entretien avec
l’évaluateur.
L’entretien annuel
en 4 étapes
L’évaluateur :
le responsable de la conduite de l’entretien et de sa saisie. L’évaluateur
est par défaut le manager hiérarchique de l’évalué.
Liens utiles
Etape 4 : Suivre l’avancement de réalisation
Comment se connecter à VITALIS ?
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Dans l’onglet « Mon organisation » (a), trois états de suivi d’avancement de
réalisation sont proposés :
• Grille de notation : récapitulatif des évaluations globales de
performance ;
• Synthèse des performances de mon organisation : suivi détaillé de la
réalisation des entretiens annuels des équipes ;
• Statut de finalisation de la tâche : suivi global de l’avancement des
entretiens annuels.
Lien de connexion: www.vinci-vitalis.com
Qui contacter en cas de besoin ?
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Pour toute question relative aux données affichées à l’écran et à
l’entretien annuel, contactez directement l’administrateur VITALIS de
votre société.
Pour toute question sur l’utilisation de VITALIS, pour retrouver les
documents remis en formation ou les modules e-learning, un service
spécifique, le VIP, est à votre disposition :
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Portail : http://vip.vinci.net
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E-mail : [email protected]
N.b. Ce memo est une synthèse des étapes clés des entretiens annuels dans
VITALIS. Se reporter au manuel utilisateurs pour plus de détails.
Direction des systèmes d’information RH
2014
Se repérer dans le module
Les statuts du formulaire
Etape 2 : Compléter le formulaire
Lors de l’entretien Annuel, le manager et le collaborateur se réunissent
pour faire un bilan de l’année écoulée, définir ensemble les objectifs à
atteindre pour l’année suivante, ainsi que les moyens à mettre en œuvre
pour les réaliser (formation, actions à prendre, etc.).
Pour chacun des formulaires affichés, il est possible de visualiser son statut.
Après un clic sur la flèche située à gauche de chacun d’entre eux (a), la liste
des statuts correspondants au circuit de validation s’affiche :
• Définir les objectifs (formulaire non démarré) ;
• Evaluation par le manager (formulaire en cours) ;
• En attente de signature (en cours de validation par le collaborateur et le
manager) ;
Le formulaire prend ensuite le statut Terminé.
Pour ouvrir un formulaire d’entretien annuel (cf partie « Les statuts du
formulaire » de ce document) :
Toutes les fonctionnalités du module d’entretien annuel sont accessibles à
partir de la page « Gestion des performances » :
Menu : Navigateur > Ressources du responsables > Performances.
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Cliquer sur la flèche située à gauche du formulaire (a) ;
Cliquer sur le bouton « Commencer » (b) correspondant au statut en
cours (« Définir les objectifs » ou « Evaluations par le manager »).
Compléter chacune des parties du formulaire (c ).
Remarque : chacune des parties sera visible par le collaborateur, la ligne
Accéder aux dossiers des collaborateurs de l’équipe (a) ;
Visualiser les historiques d’entretien annuel ainsi que la liste des
entretiens à réaliser (b) ;
Suivre la campagne d’entretien annuel de l’équipe directe (c) et de la
ligne hiérarchique (d).
hiérarchique et l‘administrateur de la campagne (RH).
Remarque : les objectifs fixés pour l’année suivante sont saisis dans le
formulaire prévu à cet effet.
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Etape 1 : Déléguer un entretien annuel
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Dans la page « Gestion des performances », vérifier que la liste des
évaluations à réaliser est à jour. Si besoin, il est possible de déléguer un
entretien à un autre manager.
Menu : Navigateur > Ressources du responsables > Performances.
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Consulter le « Dossier du collaborateur » en cliquant sur l’icône « » (a),
puis sur « Afficher le portrait » :
• les données d’historique de carrière ;
• les données d’historique de formation continue ;
• les données de rémunération.
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En cas d’erreur dans les données du dossier d’un collaborateur, contacter
l’administrateur de campagne.
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Cliquer sur le statut « Définir les objectifs » correspondant au
formulaire du collaborateur concerné ;
Une pop-up s’affiche à l’écran :
• Confirmer la période sur laquelle porte l’évaluation;
• Renseigner le nom du nouvel évaluateur.
Cliquer sur « OK » pour confirmer le choix.
Informer l’administrateur de campagne de toute délégation d’un
entretien.
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Fonctionnalités dans le formulaire (d) :
• Page imprimable : permet d’imprimer le formulaire vierge ou
complété ;
• Enregistrer : enregistre les données saisies ;
• Enregistrer et fermer : enregistre les données saisies et retour au
tableau de bord manager ;
• Soumettre : valide la saisie des commentaires du manager et envoie
en signature au collaborateur ;
• Annuler : annule tous les commentaires non enregistrés au
préalable.
• Pièce jointe (e) : il est également possible de joindre des pièces
jointes à l’entretien AVANT de cliquer sur « Soumettre » (PDF,
document Word ou Excel, etc.)