Transcript Как написать письмо

Как написать письмо
Алексей Пасюк
[email protected]
Я вам пишу, чего же боле...
Письма – большая и важная часть работы с
чиновниками,
Письма нужны не только для получения или
донесения информации, это документированное
свидетельство процесса,
Само письмо может быть средством влияния на
оппонента,
Сначала подумать...
Прежде чем начать писать письмо надо определиться с
какой целью вы его пишете:
Вы хотите известить о фактах или оказать давление с тем чтобы
поменять решение;
Вы хотите обратиться с запросом;
Вы хотите оставить документальное подтверждение о вашей
встрече и о том что там было сказано;
Каких результатов вы хотите добиться;
Определите кто наиболее подходящий адресат и кому
стоит сделать копии письма. Это должны быть конкретные
люди.
Заголовок
Кому: Имя!!!, должность, адрес, факс
Роману Проди
Главе Европейской Комиссии
Брюссель, Парижский бульвар 56
Факс: +322233322
Копии: Имя, должность, факс
Дата: Просто не забудьте поставить дату письма
5 марта 2000
Тема: Иногда тему письма, особенно большого, выносят одной
строкой до начала письма. Можно опустить.
Обращение: Уважаемый г-н Петров
Уважаемый г-н Проди,
Первый абзац
В нескольких предложениях надо объяснить о
чем пойдет речь;
Не надо писать все о себе и своей организации;
Если это призыв, то напишите от чьего имени вы
обращаетесь и почему в данный момент;
Если это письмо напоминание о прошедшей
встрече, то поблагодарите и напомните о дате
встречи.
Второй абзац
Дайте представление об истории
вопроса;
Опишите ситуацию вокруг поднимаемой
проблемы;
Отметьте положительные действия
адресата, если есть что отметить.
Дальше по тексту
Изложите в четкой форме свои аргументы;
Если аргументов много - сгруппируйте их;
Желательно ссылаться на конкретные факты и
их источники;
Старайтесь четко называть упоминаемые
конкретные документы, проекты и т.п.
Что вы хотите?
Сформулируйте что вы хотите получить в
ответ;
Что адресат или его организация должна
предпринять, что сделать или чего не делать
Наконец не забыть
Дать знать к кому обращаться за вопросами,
как с вами связаться;
Если письмо подписано многими
организациями лучше дать знать куда
направлять ответ;
Подпишите письмо
Что не надо делать
Не пишите много дополнительной информации,
детали лучше оставить для отдельной бумаги;
Не приводите много общеизвестных или не
влияющих на суть дела деталей;
Не пишите прямо в тексте письма все регалии вашей
организации, лучше объясните в чем суть интереса
организации к этой теме;
Будьте вежливы, создайте впечатление о вашей
объективности.