Transcript 网上报销系统 - 中国科学院福建物质结构研究所
中国科学院 计算机网络信息中心 Computer Network Information Center, Chinese Academy of Sciences
ARP
二期综合财务管理系统 网上报销用户培训
2012
年
10
月
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系统总体介绍
系统主要功能
借款管理
报销管理
授权代理 网上报销系统
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系统关联
网上报销 是基于Internet 的员工借款报销系统，以 课题成本管理为核心，围 绕财务审批流程，完成费 用申请、借款报销申请、 固定资产入库、预算控制 、财务审批、银行支付等 流程 。 预算 人事 网上报销 项目 财务 资产
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业务流程
1、报销员通过系统填写借款单（不再填写预付本）或报销单
2
、打印报销单，由相关负责人审签
3
、在系统内点击提交财务后，将纸质报销凭证和原始单据一同送到财务审核
4
、财务审核员审查纸质内容和系统数据。若审核通过，选择会计科目，生成分 录，并进入付款程序；若审核未通过，驳回系统数据，报销人重新填写修正
5
、出纳依据审核确认结果付款
6
、审核员将付款后数据导入
ARP
财务模块，生成会计凭证。后台管理人再次审 核会计凭证，无误后打印归档
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中国科学院 计算机网络信息中心 Computer Network Information Center, Chinese Academy of Sciences 新建 借款单、报销单 编辑 借款单、报销单 打印 借款单、报销单 删除 借款单、报销单 提交 借款单、报销单 查看 报销单记录
报销借款功能
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新建借款单
路径：财务系统>网上报销>借款管理>定额/限额借款，点击“增加”按 钮添加借款单
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新建报销单
路径：财务系统
>
网上报销
>
报销管理，选择相应的报销单类型点击“增加” 按钮添加报销单
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新建报销单步骤
1、新建后，按照规范要求填写报销事由和原始单据张数 2、添加单据行,填写费用金额并选择费用所属子课题。如果多笔费用可添加多 个单据行，具体填写要求见规范文本 3、根据实际情况可选择多种结算方式，系统自动计算结算金额 4、如属于冲账报销，根据事由内容选择要冲销的借款单,并填写本次要冲销借 款的金额 5、填写完成后保存报销单,系统自动检查费用所属课题可用资金余额 6、打印报销单，签字确认后，点击提交财务
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编辑报销单
选择查询条件，状态为“待提交”或“审核未通过”时可以进行编辑修改 选中具体的借款单或报销单,点“编辑”按纽,打开报销单后可对报销单摘要、 金额、所属子课题等信息进行编辑和修改 编辑完成后保存报销单，并重新打印报销单
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打印报销单
先保存数据，然后再点击“打印”按钮打印，打印无需设置纸张和页边距。 注意：要求统一使用
B5
纸打印。
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查看报销单
双击“网上报销”，即可以查看到本人所有已填写未处理完成的各种状态 的报销单，并且可以进行相关操作
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查看报销单
可以查看到自己填写或以代理方式代他人填写的所有借款单和报销单 通过报销（借款）事由、填报日期、报销金额、报销单状态等条件查询借款单 和报销单 选择“编辑”按扭看到报销单具体信息
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删除报销单
借款单或报销单状态是“待提交”或“审核未通过”时，可以删除报销单
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报销单据状态
借款/报销单状态 待提交 待审核 审核未通过 已审批 已审核 已确定金额 已处理 主要内容 新建报销单、领导未审核批的报销单和未提交 财务的报销单 已提交财务、财务人员未审核的报销单 提交财务审核为通过被驳回的报销单 固定资产管理员已审批，财务人员审核的固定 资产报销单 财务人员已审核、未导入ERP系统的报销单 限借款单，已在银行支付并由财务人员确定限 额借款的具体金额 导入ERP系统已生成记账凭证的报销单
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定额借款单
借款事由：预付
xx
单位货款 或
xx
人预借
xx
费 借款类别：根据具体借款内容选择 支付方式：个人借款选择现金，对外转账选择汇款，并正确录入对方银行信息和金额 备注：填写需要向财务说明的情况
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定额借款单
借款单提交财务审核通过后，将会出现在报销界面最下方。后期报销时，可根据 具体事由，找到对应的一张或多张借款单进行全部冲销或部分冲销（修改本次核 销金额）。 借款时间超过
1
年即为超期，系统将会进行主动提示。报销员应特别关注超期未 报销的单据，加紧收回发票，冲账报销，避免产生呆坏账。
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借款管理
其他说明： 要求选择子课题，即审计时可体现为借款未报销。子课题如选择不对 ，到报销时可再更改 借款管理要求由正式在编职员填报，报销员（填报人及经手人）需相 对固定，以便于年终财务与课题对账。非在编职员或学生需经过课题组 长授权后（授权代理
–
授权），才可（借款管理
–
委托借款
–
定额借 款）填报，此时实际显示借款人为委托人（课题组长） 系统上线前手工填报的预付单仍以手工方式完成后期冲账 限额借款暂不使用
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普通报销单
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普通报销单
系统提供多种专用报销单，除差旅费、固定资产和分摊报销单外， 其他类型支出也可以在普通（通用）报销单中填写。如一次性报 销多项支出内容，就可在一张普通报销单中完成。（附件张数注 意要累加） 每一事项增加一个单据行，按规范要求填写报销事由、金额，并 选择相应课题号，其他非必填信息可不填。点击预算信息，可查 看所选子课题的收支情况 可根据需要修改结算方式，报销人若是刷卡报销或取现，系统默 认为现金方式，无需修改；若需要对外转账，则需选择汇款方式， 并准确填写对方银行账户信息和金额 。还可点击“增加”按钮选 用多种方式结算。
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普通报销单
报销事由填写规范： （关系到日后查账对账，要求完整填写） 接待费：
xx
单位接待
xx
单位领导 （如 嘉宾酒楼接待福大教授） 维修费：
xx
单位
xx
仪器维修费（如 福州三友仪器公司质谱仪 维修费） 办公费：
xx
单位购办公品（如 福建日报订刊费、沃尔玛购办 公品） 材料费：
xx
单位购材料 劳务费
/
咨询费：
xx
人
xx
月临时工资、
xx
人
/xx
会议咨询费
/
讲课费 医药费：按
xx%
报销
xx
通知医药费 借款剩余退回
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差旅费报销单
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差旅费报销单
报销事由
—— xxx
等
xx
地 学术交流
/
科考测试 差旅费 出差人
——
单趟可填多人 人员级别
——
分副高及以上、其余人员两类，前者住宿补助不超过
300
元
/
天， 后者
150
元（相同级别人员可只填一行，不同级别人员增行填列） 目的地 交通费
—— ——
单趟可填多地 机票、火车票、长途汽车票金额，不包括市内交通费 住宿费 杂费
——
按实填报，课题组超标住宿必须由课题组长审签，机关部门超标由 主管领导审签
——
会议注册费、退票费，不包括其他 公杂费补助（自算填写） 减半；若放弃包干补助，此栏为空，在规定范围内按实票报销，金额填在 “在途补助”一栏。
——
每人每天 （按实报销范围：副高及以上不超过
30 300
元 元包干，若派公车接送，补助标准
/
天，其余人员
150
元
/
天） 伙食费补助（自算填写） 无补助，此栏为空
——
每人每天
50
元包干，若对方统一安排伙食，则 在途补助：机场大巴费、按实报销的市内交通费 备注
——
需填写说明“有
/
未派公车接送” 、“对方有
/
未安排伙食”以便财 务审核
中国科学院 计算机网络信息中心 Computer Network Information Center, Chinese Academy of Sciences 其他说明：
差旅费报销单
不再填写五定单，以报销单上课题组长或部门领导审签为准 出国差旅费情况较为复杂，仍保留手工报销方式 到访专家报销差旅住宿费，可用普通报销单填写 单趟出差涉及多个课题组，且发票难以分割的，可由组长临时 授权给其他组报销员（授权代理
–
授权子课题）
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费用分摊报销单
用于所内服务部门向其他课题分摊费用 报销事由：xx年所内xx费分摊（如测试、水电、房租等） 第一列选择应分担费用课题（系统默认可选择所有在研课题号，而无 需额外授权），第三列选择费用转出课题（一般为所级课题）
中国科学院 计算机网络信息中心 Computer Network Information Center, Chinese Academy of Sciences 基本流程：
固定资产报销单
1
、报销员填写报销单的同时，要完成设备基础信息录入（具体信 息由入库管理员指导填写）
2
、报销单填写完毕提交入库管理员（待审批），由其审核并生成 入库单号和资产序列号
3
、入库管理员审核完成后，将报销单和入库单一并打印，交由报 销人到财务进行财务审核（审批通过）
4
、财务审核通过，报销员报销流程完结（已审核）
5
、后期入库管理员根据财务审核确认再进行转固操作（已处理）
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固定资产报销单
新增报销单，填写报销事由（
xx
单位购买
xx
等仪器）和单据张数 增加单据行，选择设备或家具。每一行代表一张入库单，如果一批购进设 备型号单价完全相同，可填在一张入库单内（相同入库号，不同设备号）
中国科学院 计算机网络信息中心 Computer Network Information Center, Chinese Academy of Sciences 部分必填项目说明：
固定资产报销单
资产名称
–
资产全称，直接进口设备需填英文名称 资产取得方式
–
多为政府集中采购（有政府采购合同的通用设备）、分 散采购（
120
万以上专用设备）、研制转入（对应预算研制费）、自 行采购（上述三类除外） 资产用途
–
科研用（后勤部门采购家具等选非科研用） 采购来源
–
国产、间接进口、直接进口（通过省进出口公司代理采购） 生产商、经销商信息
–
要求填全称 行政区划
–
福建，必填 计量信息
–
非计量 其他费用
–
包括手续费、运费等 责任人初值
–
若相同设备同时入库，系统默认被赋予初值的责任人为所 有设备的责任人（下方可修改具体责任人和使用人）
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固定资产报销单
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固定资产报销单
保存退出 再增加单据行，录入同批购买的其他不同型号仪器 点击上方“带出上次保存数据”按钮，可简化操作，只需修改部分数据即 可
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借款管理
报销管理
授权代理 网上报销系统
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授权代理
授权管理的主要功能是维护网上报销系统授权、代理信息和代理日志查看， 并可对授权信息进行添加、修改和删除。系统默认课题组长可看到其名下 所有课题，并有授权权限。 授权管理分两类
1
、授权：授权他人以本人身份进行借款或报销，代理人需选择接受代理后 生效。（报销时仍以代理人身份登录系统填写报销单，代理人选择委托借 款或委托报销下的项目，打印出报销单上报销人为委托人）
2
、授权子课题：将其名下课题授权给报销人（非课题组长报销人只能看到 有自己参与的项目，同组中其他项目需组长额外授权才可选中使用）
中国科学院 计算机网络信息中心 Computer Network Information Center, Chinese Academy of Sciences 授权人选择代理人、授权类型、授权有效率期、授权限额
授权代理
授权保存后，授权主页面看到授权状态为“未接受”，代理人接受授权后， 授权状态变为“授权中”
中国科学院 计算机网络信息中心 Computer Network Information Center, Chinese Academy of Sciences 增加被授权人、授权期间及子课题
授权子课题
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上线初期准备
系统上线课题
/
部门需核对以下信息： 分别以课题组长和报销员身份登录系统，完整个人设置（邮箱 及电话），查看是否已完整安装财务模块
-
网上报销 组长在网报模块选择通用报销单，尝试填写，点击选择子课题， 查看是否可以看到全部在研课题（如只能看到部分在研课题， 及时与科技或财务处联系。如需使用已到期课题，也要和财务 联系，单独授权） 组长给组内报销人员授权或授权子课题，报销人员接受代理后 查看是否可以看到所有授权课题 上线初期可同时保留手工方式填单，并在旧单上签字。电子报 销单可到财务处或资产入库部门辅导填写后打印
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后续数据维护
立项后，课题组长需及时给报销员授权子课题 报销员通过预算信息窗口或预算模块控制项目明细 支出，尽量避免超标情况或大量结余 报销员变更或离职应及时告知财务处（包括学生转 职工的情况），以便调整授权事项 系统管理员、人事处、科技处、资产入库部门配合 财务处做好数据更新工作
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