Transcript Présentation de SILab

PRESENTATION DEPLOIEMENT DES SITES PILOTES
Février 2012
Sommaire
P. 2

Introduction
3

Phase pilote
6

Présentation de SILab
23

Navigation dans le client Web
39
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Introduction - Rappel des objectifs de SILab
P. 3

Construire un ensemble de fonctionnalités répondant aux
besoins des laboratoires de recherche en matière de système
d’information de gestion

Participer à l’amélioration du système d’information du CNRS

Veiller à la bonne intégration du SI du laboratoire dans le SI du
CNRS

Mettre en place des liaisons avec les SI des partenaires

Une première version dédiée à la gestion financière
construite à partir d’Xlab
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Introduction - De Xlab à SILab vers GESLAB
P. 4
CNRS – CPU – Amue
(protocole)
CNRS
Eté 2012
Xlab V11.2
SILab
 Iso fonctionnalités avec Xlab
 Quelques fonctions
d’administration portées sur un
client Web
 Base centralisée
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
GESLAB
 Base = SILab
 Interface SIFAC
 Evolutions
fonctionnelles
Introduction - SILab en 2012
P. 5

SILab V1 : gestion financière uniquement, version 11 d’Xlab
avec
 une base de données centralisée
 une nouvelle version d’Omnis
 Authentification des utilisateurs basée sur Janus
 certaines fonctions d’administration « développées en
web »
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Phase pilote
P. 6

Introduction
3

Phase pilote
 Présentation de la phase pilote
 Organisation du déploiement
 Accompagnement de la phase pilote
6
7
12
18

Présentation de SILab
23

Navigation dans l’outil
39
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Présentation de la phase pilote
P. 7

Sites pilotes
 Environ deux cents laboratoires répartis sur 6
délégations (DR 5, 6, 7, 8, 13 et 18)
 Démarrage progressif des pilotes à partir du 16 février
 Point de contact : SSI en liaison avec le SFC, les
référents Finances
 Arrêt maximum de 5 jours pour le laboratoire

Migration
 Par lots de laboratoires de mi-avril à mi-juin
─ Semaine de migration connue par le laboratoire en mars
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Présentation de la phase pilote – Planning de déploiement
P. 8
févr-12
L
13
DR05
DR06
DR07
DR08
DR13
DR18
M
14
7
M
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16
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20
lot 1 lot 2 lot 3 lot 4
1
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2
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mars-12
M
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Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
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1
lot 5
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L
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6
7
lot 6 lot 7 lot 8
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0
0
12
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10
8
7
9
48
42
45
J
8
V
9
Présentation de la phase pilote - objectifs
P. 9

Valider le fonctionnement de SILab en conditions réelles

Évaluer le déploiement de SILab (dont la reprise des données
et les aspects techniques : plate-forme de production, accès à
distance depuis des postes différents…)

Évaluer les dispositifs d’accompagnement du changement
 Préparer et valider l’organisation de l’assistance
 Finaliser et valider la documentation utilisateur
 Ajuster les messages de communication
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Présentation de la phase pilote - Implication des sites pilotes
P. 10

Présence obligatoire pendant la période de migration de la
base (5 jours maximum)

Les laboratoires pilotes qui migreront les deux premières
semaines doivent être disponibles, avoir terminé les
opérations de fin d’exercice

Les laboratoires des lots 1 à 4 devront avoir des mouvements
conséquents à traiter pendant leur première semaine pilote

Pas de retour à Xlab V11.2 pendant la phase pilote

Investissement et force de proposition

Participer à l’évaluation pendant et au-delà de la phase pilote
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
P. 11

Présentation de la phase pilote - Conditions de déploiement
généralisé
Confirmation de la phase pilote
 Le démarrage de la phase pilote sera acté le lundi 13
février au matin
 Les laboratoires pilotes seront prévenus par leur
délégation

Impact du déploiement généralisé pour les sites pilotes (maijuin)
 Les pilotes étant déjà sur SILab ne seront pas impactés
par la phase de déploiement généralisé

Confirmation du déploiement généralisé
 Le déploiement généralisé sera acté fin mars
 Si report du déploiement généralisé, les sites pilotes
resteront sur SILab
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Organisation du déploiement 1/6
P. 12

Avant la migration (J-5) par le laboratoire
 Traitements relatifs au démarrage de l’exercice
─ L’intégration de la répartition des reports sur les entités dépensières
post-fin d’exercice doit être réalisée avant la migration, sinon les
données seront perdues

Purge des référentiels
─ purger les constantes avant le dépôt de la base. Sinon, les constantes
non utilisées seront reprises
─ En mode Administration, choisissez l’option « Purge enreg. Marqués »
dans le menu Outils

Lancer la vérification de cohérence avec correction
automatique
─ Si la base ne peut être corrigée, elle sera transmise au support pour
correction

Installation de la version de SILab sur le poste de travail
─ Attention, ne pas installer SILab dans le même répertoire qu’Xlab
─ Assistance du service informatique et du SSI
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Organisation du déploiement 2/6
P. 13

La veille au soir de la migration (J-1) par le laboratoire
 Les boîtes aux lettres doivent être vides
─ Traitement de tous les mouvements en attente d’intégration
─ Toutes les sessions doivent être transmises
─ Vérifier le journal des transferts

Dépôt de la base : outil de mise à disposition
─ La base est automatiquement verrouillée en mise à jour
─ La base Xlab pourra être consultée mais ne sera pas accessible en
mise à jour
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Organisation du déploiement 3/6
P. 14

Le jour de la migration  SSI
 Transfert de la base vers le répertoire de lotissement
─ Les équipes en DR transfèrent les base du lot à migrer
─ Cette opération doit être réalisée avant 9h
─ Elle peut être réalisée la veille, après le dépôt de la base par le
laboratoire

Point sur les bases non transférées
─ Les équipes en DR font le point sur les bases manquantes du lot
─ Un mail est envoyé à [email protected] pour informer la
DSI des bases non transférées et du délai de transfert
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Organisation du déploiement 4/6
P. 15

Fin de migration
 Le laboratoire est averti par le SSI de la fin de la migration
─ Le laboratoire se connecte à SILab pour vérifier ses données
─ SILab est en lecture seule

Contrôle et validation par le laboratoire (max 1h30) en
coordination avec le référent SFC à l’aide d’un document
(décrit en annexe)
─ La vérification repose sur des états ou écrans existants et dans la plupart
du temps sur les montants globaux :
•
•
•
•
Compteurs
Numéros de sessions du dernier transfert et du dernier retour
Arborescence des origines et des entités
Etats des origines et des entités
─ Le laboratoire informe le SFC du résultat des vérifications

En fonction du résultat de la vérification
─ Si vérification OK: ouverture des flux et de SILab en mise à jour par le SSI
─ Si vérification KO : investigations complémentaires et réouverture
éventuelle de la base en fonction de la complexité et du délai
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Organisation du déploiement 5/6
P. 16
Période
Domaine
Intervenant
Outils
Avant la migration (J-5)
Intégrer la répartition des reports sur les entités
dépensières post-fin d’exercice
Laboratoire
Xlab
Avant la migration (J-5)
Purger les constantes avant le dépôt de la base
Laboratoire
Xlab
Avant la migration (J-5)
Lancer la vérification de cohérence avec correction
automatique. Transmettre la base au support pour
correction si nécessaire
Laboratoire
Xlab
Avant la migration (J-2)
Installer la version de SILab sur le poste de travail
Laboratoire / DR
(SSI)
SILab
Veille au soir de la
migration (J-1)
Traiter tous les mouvements en attente et dépôt des
bases
Laboratoire
Xlab
Jour de la migration (< 9h)
Transfert des bases vers le répertoire de lotissement
DR (SSI)
SILab
Jour de la migration
Mail à [email protected] pour informer la
DR (SSI)
DSI des bases non transférées et du délai de transfert
SILab
Depuis le dépôt
(à partir de J-1)
Possibilité de consulter la base en lecture seule
Laboratoire
Xlab
Fin de la migration (J+n)
Opération de contrôle et de validation
Laboratoire / DR
(SFC)
Xlab/
SILab
DR (SSI)
SILab
l SILab – (J+n)
Système d’information
pour de
les laboratoires
FinIntervenant
de la migration
Ouverture
la base
Organisation du déploiement 6/6
J-5
P. 17
Vérification des bases
Xlab V11.2
J-1
Xlab V11.2
J-1 ou
J <9h
Outil de
supervision
Laboratoire
Support
Mise à disposition des
bases
DR
Niv 1
AU
Niv 2
Laboratoire
Transfert des bases de la
Machine COM vers le
Répertoire de Lotissement
Equipe Projet
SILab DSI
Niv 3
Support
Equipe Déploiement Equipe Migration
SILab DSI
SILab Steria
DR (SSI)
Relance Labo si bases
manquantes
DR (SSI) Laboratoire
J
Réparation des bases si
nécessaire
Migration des bases
Outil ETL
J à J+5
Bases
XLAB
Laboratoire
Steria
Information du laboratoire
DR (SSI)
Vérification
(Comparaison Silab V1 vs
Xlab V11.2)
Xlab V11.2
SiLab V1
Laboratoire DR (SFC)
Support
DR
Niv 1
Go
AU
Niv 2
Laboratoire
Outil de
supervision
Ouverture des bases en
accès complet
Equipe Projet
SILab DSI
Niv 3
Support
DR (SSI)
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Equipe Déploiement
SILab DSI
Equipe Migration
SILab Steria
Accompagnement de la phase pilote 1/3
P. 18

Accompagnement du Laboratoire
 Support de Proximité : Niveau 1
─ Le laboratoire contacte le support de proximité en délégation.
─ Si l’incident n’est pas résolu, il est escaladé en Niveau 2 & 3

Assistance Utilisateur DSI : Niveau 2
─ Le support de proximité contacte l’AU et précise que c’est pour la
migration SILab
─ Par messagerie électronique : [email protected]
─ Par téléphone au 05 62 24 25 31 - Fax 05 62 24 22 20

Equipe Projet SILab : Niveau 3
─ L’AU contacte l’équipe projet SILab si nécessaire
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Accompagnement de la phase pilote 2/3
P. 19

Suivi de la phase pilote pour les premiers lots de migration (1 à 4)
 Des téléconférences seront organisées avec les DR et les
laboratoires pilotes pour les premiers lots de migration
LOT
DATE
HORAIRE
Lot 1
16/02/2012
15h00
Lot 1 et 2
17/02/2012
15h00
Lot 1 à 3
20/02/2012
15h00
Lots 1 à 4
23/02/2012
15h00
Lots 1 à 4
28/02/2012
15h00
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Accompagnement de la phase pilote 3/3
P. 20

Suivi de la phase pilote pour les autres lots de migration (5 à 8)
 Téléconférences hebdomadaires avec les DR
─ Vendredi du 09 mars 2012 au 13 avril 2012 à 14h00
─ Possibilité d’être accompagné par des laboratoires à condition d’être
regroupé sur un seul site
févr-12
DR05
DR06
DR07
DR08
DR13
DR18
7
8
L
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M
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lot 1 lot 2 lot 3 lot 4
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Téléconférences
Tél
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
mars-12
V
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L
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M
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Tél
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0
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10
8
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45
J
8
V
9
Tél
Documentation de SILab
P. 21

Documentation disponible sur l’application
 Manuels utilisateurs
─ Installation SILab client lourd
─ Client Web
─ Fonctionnalités SILab

Vérification et contrôle de la migration entre Xlab et
SILab

Sera envoyée par les DR aux laboratoires pilotes

Sera mise à disposition sur site Web après la phase pilote
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Questions / Réponses
P. 22
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Présentation de SILab
P. 23

Introduction
3

Phase pilote
6

Présentation de SILab
 Généralités
 Architecture
 Fonctionnalités client lourd
 Fonctionnalités Web
23
24
26
28
31

Navigation dans le client Web
39
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Présentation de SILab – généralités (1/2)
P. 24

Principales caractéristiques

Les bases de données Xlab et Faclix, seront regroupées en une seule
base de données centralisée

Les applications Xlab, Faclix et XlabUniv resteront indépendantes et sont
renommées respectivement « SILab » « Recette » et « Echange SIFAC »

Montée de version d’Omnis Studio (version 5.0.1)

Authentification des utilisateurs basée sur Janus : l’utilisateur doit au
préalable être déclaré

Refonte de la couleur et de la police des écrans (ex : boutons)

Passage en application web des nouvelles fonctions ou celles dont la réécriture
est indispensable

Editions

Editions actuelles disponibles dans SILab

Edition de certains états via le Web, mise à disposition courant mars

Requêtes

Suppression des états requête de Xlab

Mise à disposition d’un outil (Birt) dans SILab pour la création de
requêtes dans une version ultérieurs
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Présentation de SILab – généralités (2/2)
P. 25
Laboratoire
Saisie des
personnels
non CNRS

Déclaration des utilisateurs
 Le laboratoire prévient le SSI pour tout nouvel utilisateur
 Le SSI tague l’agent comme utilisateur « SILab » dans le référentiel
 L’utilisateur topé « SILab » est transféré par flux dans SILab
 L’administrateur du laboratoire déclare l’utilisateur dans le groupe de
laboratoire, lui attribue un profil et éventuellement un groupe d’accès
aux données
Labintel
Sirhus
Personnels CNRS
Alimentation
annuaire CNRS
Annuaire CNRS
LDAP
SSI
Tag « SILab »
J à J+1
SILab
Agent référencé
dans SILab
Déclaration
utilisateur dans
groupe de
laboratoire
SILab
Administrateur
Laboratoire
Affectation profil et
groupe de données
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Présentation de SILab – architecture (1/2)
P. 26

2 modes d’accès à SILab
 L’utilisateur se connecte avec :
─ le client Omnis 5 pour la gestion courante
─ le client Web pour l’administration, le paramétrage et certaines
éditions

Dans les deux cas, l’utilisateur accède à une base de données
centralisée
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Présentation de SILab – architecture (2/2)
P. 27

L’utilisateur peut se connecter avec les deux modes d’accès
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Présentation de SILab – fonctionnalités client lourd (1/3)
P. 28

ECCU et Histo Laboratoire
 Aucun changement, l’outil de comparaison continuera à
fonctionner

Vérification de cohérence
 Aucun changement

Gestion des flux avec BFC
 Flux SILab vers BFC
─ Se déclenche automatiquement avec un rythme synchronisé sur l’EAI

Flux BFC vers SILab
─ Données de référence intégrées dans la base SILab sans intervention
des utilisateurs
─ Intégration des mouvements déclenchée par les utilisateurs
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Présentation de SILab – fonctionnalités client lourd (2/3)
P. 29
SILab
Base
BFC
6h, 10h30,
13h30, 15h30
3 fois par
Jour
EAI
Machine
de COM
3 fois
par Jour
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
2 fois
par Jour
Machine
de COM
EAI
2 fois
par Jour
7h30, 10h30,
13h30, 15h30
(à confirmer)
BFC
SILab
Base
Présentation de SILab – fonctionnalités client lourd (3/3)
P. 30

Consultation des bases des exercices antérieurs
 Les exercices antérieurs ne seront pas repris dans la
base centrale, Xlab v11 sera utilisé pour les consulter
 Seules les données à partir de l’exercice 2012 seront
disponibles pendant 5 ans dans SILab

La personnalisation des codes familles
 Permet pour un groupe de laboratoire d’établir une liste
de « favoris » des codes familles pour faciliter leur
utilisation dans l’application
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Présentation de SILab – fonctionnalités Web (1/7)
P. 31

Fonctions d’administration

Gestion des groupes de laboratoires

Gestion des laboratoires

Gestion des utilisateurs

Nouvelle notion : groupe de laboratoires

Permet de conserver l’ancienne notion de « base laboratoire » regroupant
la gestion de plusieurs unités et partageant un référentiel et des données
de gestion (ex : fournisseurs, agents,…)

Un groupe de laboratoire peut contenir une seule unité ou plusieurs
unités (type UMR, FR, …)

Création d’un groupe de laboratoires

Correspond à la mise à disposition pour le laboratoire « d’une base
vierge »

L’initialisation d’un groupe de laboratoires sera réalisée par les équipes
SSI en délégation.

La déclaration de l’administrateur local du groupe de laboratoire sera
créé par les équipes SSI en délégation

Création d’un laboratoire

S’il y a les mêmes gestionnaires et les mêmes référentiels
─ Ajout d’un laboratoire dans un groupe de laboratoire
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Présentation de SILab – fonctionnalités Web (2/7)
P. 32

Etapes de création groupe de laboratoires et laboratoire
Création d’un Groupe
de Laboratoire
Création de
l’Administrateur Local
Complète le Groupe de
Laboratoire
Création des
Laboratoires
Affectation et habilitation
des Utilisateurs
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
- Autres Utilisateurs
- Gestionnaires
Présentation de SILab – fonctionnalités Web (3/7)
P. 33

Nouvelle notion : organisme / établissement
 La notion actuelle d’organisme de gestion a été modifiée
─ Création de la notion d’établissement : il y a un organisme CNRS, sous
lequel sont rattachés 19 établissements qui sont les délégations
─ Modification de la notion d’organisme : chaque université est un
organisme, chaque organisme université XX a un établissement XX qui lui
est rattaché (ex : Paris1, Lyon1, …)
─ Il en est de même pour les autres tutelles type associations, école, …
─ Le gestion des établissements et organismes devient nationale

Seule la consultation sera accessible aux laboratoires
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Présentation de SILab – fonctionnalités Web (4/7)
P. 34

Nouvelle notion : tables de référence
 La gestion des constantes est transformée en gestion
des tables de référence
 La gestion des tables de référence nationales se fera en
central soit par flux provenant de BFC, soit directement
dans SILab
 La gestion des tables de référence « locales » se fera au
niveau du laboratoire (comme aujourd'hui)
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Présentation de SILab – fonctionnalités Web (5/7)
P. 35

Tables locales
 Centre de dépense
 Compteurs
 Ecart date service fait
 Ecart Facture permis
 Nature de crédit
 Niveau
 Notificateur
 Organismes cofinanceurs
 Paramètres (historique des échanges)
 Préférences groupe Labo
 Type de crédit
 Type d'entité
 Type d'imputation
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Présentation de SILab – fonctionnalités Web (6/7)
P. 36

Tables nationales

Code famille /nature

Code Gestion 1

Code rejet

Compatibilité XLAB-BFC

Destination états (Labo, perso,…)

Devises

Etat équipement

Groupe agent

Indemnités kilométriques

Indemnités séjour à l'étranger

Indemnités séjour France

Libellé contacts missions

Limite repas mission

Moyen de transport

Nature de dépense

Objet principal mission

Pays

Qualité

Taux de TVA

Taux rémanence

Tranche de puissance fiscale

Tranche kilométrique

Type de mission

Type de raison sociale

Type missionnaire

Type organisme
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Présentation de SILab – fonctionnalités Web (7/7)
P. 37

Restructuration des laboratoires
 La fonction d’import / export a été réécrite sur le WEB
 Lors de la création d’un groupe de laboratoires (notion
actuelle de base Xlab), il sera possible d’initier le groupe
de laboratoires à partir des données de référence
(Fournisseurs, marchés, matières, produits) provenant
d’un autre groupe de laboratoires
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Questions / Réponses
P. 38
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Navigation dans le client Web
P. 39

Introduction
3

Phase pilote
6

Présentation de SILab
23

Navigation dans le client Web
39
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Navigation dans le client Web (1/5)
P. 40

Connexion à SILab
 Lancez votre navigateur puis saisissez l’url suivante :
https://silab.dsi.cnrs.fr/silab-adm-fonc-client
 La page gestion des identités s’affiche : préciser le choix
« personnel des unités CNRS »
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Navigation dans le client Web (2/5)
P. 41

La page d’authentification suivante apparaît
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Navigation dans le client Web (3/5)
P. 42

Page Web SILab
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Navigation dans le client Web (4/5)
P. 43

Liens via la page Web SILab




Documentation : vous permet d’ouvrir une nouvelle page
sur la documentation de l'application SILab Gestion
Financière
Contact : vous permet d’ accéder aux adresses mails
des supports technique et métier
Assistance : vous permet d’obtenir un formulaire
d'assistance du CNRS
Site SILab : le lien ouvre une nouvelle page vers le site
SILab de la DSI qui permet d’accéder aux différentes
actualités sur l’application SILab
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
Navigation dans le client Web (5/5)
P. 44

Déconnexion SILab
 La « croix rouge » ne doit pas être utilisée car elle verrouille
les objets sur lequel le travail est effectué
 Cliquer sur le bouton « déconnexion » la page est affichée et
vous demande de quitter le navigateur pour une déconnexion
définitive
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires
P. 45
FIN DE LA PRÉSENTATION
Intervenant l SILab – Système d’information pour les laboratoires