Transcript Centralisation des bases

GESLAB
Formation Silab Centralisation
Le 10 mai 2012 - Meudon
DR05 - Formation « Centralisation des bases"
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SOMMAIRE DE LA PRESENTATION
1 I Principes de la centralisation des bases
2 I Mode de connexion et pré-requis
3 I Organisation de la migration de la base
4 I Assistance
DR05 - Formation « Centralisation des bases"
2
Principes de la
centralisation des bases
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3
Centralisation des bases – Généralités
 Principales caractéristiques
 Regroupement des bases XLAB et FACLIX en une seule base de
données centralisée
 Les applications XLAB, FACLIX et XLABUniv resteront indépendantes
et sont renommées respectivement « SILAB » « Recette » et «
Echange SIFAC »
 Montée de version d’Omnis Studio (version 5.0.1)
 Authentification des utilisateurs basée sur Janus
 Refonte de la couleur et de la police des écrans (ex : boutons)
 Certaines fonctions d’administration développées en web
 Editions
 Editions actuelles disponibles dans SILAB
 Edition de certains états via le Web, mise à disposition courant mars
 Requêtes
 Suppression des états requête de XLAB
 Mise à disposition d’un outil (Birt) dans SILAB pour la création de
requêtes dans une version ultérieure
 Automatisation des flux
 Mise à jour automatique des versions
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Centralisation des bases – Deux modalités d’accès
 Modes d’accès à SILAB Client Lourd : L’utilisateur se connecte
avec Acces Silab en client lourd = dossier Omnis 5 et dossier
Silab installés sur le poste pour la gestion courante
 Lancer Silab dans programmes
 Gestion Courante :
• Crédits
• Dépenses
• Echanges avec la
délégation etc….
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5
Centralisation des bases – Fonction « administration »
Fonctions d’administration, accès via « Web »
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Centralisation des bases – Modalités d’accès
 Lancez votre navigateur puis saisissez l’url suivante :
https://silab.dsi.cnrs.fr
 La page gestion des identités s’affiche :
préciser le choix « personnel des unités CNRS »
 Affichage de la page d’authentification suivante
 Soit cliquer, soit accès direct Janus https://sesame.dsi.cnrs.fr
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Centralisation des bases – Fonctionnalités
 Gestion financière à partir de la version 11 d’XLAB
Pas de changement majeur pour la gestion courante (actes de gestion)
 Nouvelle notion « tables de référence »
La gestion des constantes est transformée en gestion des tables de
référence
o
o
tables de référence « nationales » : en central soit par flux provenant de
BFC, soit directement dans l’outil
tables de référence « locales » au niveau du laboratoire
 Gestion centralisée des Etablissements
Création de la notion d’établissements rattachés à un organisme
o Exemple : organisme CNRS et 19 établissements rattachés
Chaque université est un organisme, chaque organisme université XX a un établissement
XX qui lui est rattaché (ex : Paris1, Lyon1, …)
Il en est de même pour les autres tutelles type association, école, …
Le gestion des établissements et organismes devient nationale
Seule la consultation sera accessible aux laboratoires
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Centralisation des bases – Création d’utilisateur
Circuit de création d’un nouvel utilisateur et conditions à remplir
 L’utilisateur doit être présent dans Labintel
 L’adresse de messagerie doit être valide (rôle des gestionnaires Labintel
des unités)
 L’administrateur du laboratoire prévient le SSI pour tout nouvel utilisateur
 Le SSI, en tant que « administrateur central », doit « tagger » pour
autoriser l’accès
 Quand l’utilisateur est autorisé, le SSI informe l’unité pour que
« l’administrateur du laboratoire» récupère l’utilisateur dans le groupe de
laboratoire, lui attribue un profil et éventuellement un groupe d’accès aux
données
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Centralisation des bases – Création d’unité
Pour la gestion d’une ou de plusieurs unités avec un
référentiel commun  « groupe de laboratoire »
 Création d’un groupe de laboratoires






Création dans Labintel Production
Création dans BFC si elle est au statut active dans Labintel
N° division crée dans BFC, le SSI crée la base « groupe de
laboratoire » dans l’environnement Silab avec le 1er utilisateur au
profil administrateur local
Le SSI crée également la division sur le serveur d’échanges
L’administrateur de la base de l’unité complète et met à jour
l’arborescence , les paramètres , les autres utilisateurs et leurs
profils
Après accord de l’administrateur d’unité et du SFC ouverture des
flux d’échanges
Un groupe de laboratoire peut contenir une seule unité
ou plusieurs unités (type UMR, FR, …)
 Création d’un laboratoire

Ajout d’un laboratoire dans un groupe de laboratoire
DCIF/DSI - formation "centralisation
des bases"
10
Centralisation des bases – Etats
Liste des états à disposition, accès via « Web »
DCIF/DSI - formation "centralisation
des bases"
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Centralisation des bases – Tables de référence
DCIF/DSI - formation "centralisation
des bases"
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Centralisation des bases –
 ECCU et Histo Laboratoire
Aucun changement, l’outil de comparaison continuera à fonctionner
 Vérification de cohérence
Aucun changement
 Outil de comparaison
Aucun changement
 Consultation des bases des exercices antérieurs
Pas de reprise des exercices antérieurs dans la base centrale, Xlab v11 sera utilisé
pour les consulter via le menu « changer de / base exercice antérieur » et de
modifier le nom de la base archivée
Seules les données à partir de l’exercice 2012 seront disponibles pendant 5 ans
dans SILab
 La personnalisation des codes familles
Permet pour un groupe de laboratoire d’établir une liste de « favoris » des codes
familles pour faciliter leur utilisation dans l’application
 Restructuration des laboratoires
La fonction d’import / export a été réécrite sur le WEB
Lors de la création d’un groupe de laboratoires (notion actuelle de base Xlab), il
sera possible d’initialiser les données de référence du groupe de laboratoires à
partir des données de référence (Fournisseurs, marchés, matières, produits)
provenant d’un autre groupe de laboratoires
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La fréquence des échanges
 De SILAB à BFC Se déclenche automatiquement avec un rythme
synchronisé sur l’EAI
SILab
Base
6h, 10h30,
13h30, 15h30
Machine
de COM
2 fois
par Jour
EAI
2 fois
par Jour
BFC
 De BFC à SILAB
BFC
3 fois par
Jour
EAI
3 fois
par Jour
Machine
de COM
7h30, 12h00,
14h30, 17h00
SILab
Base
Données de référence (marchés) intégrées dans la base SILab sans intervention des
utilisateurs
Intégration des mouvements déclenchée par les utilisateurs
o
o
Utiliser la fonctionnalité « Retour » pour avoir les bordereaux et déclencher les intégrations automatiques de
mouvements (par exemple, prise en charge de facture)
Utiliser la fonctionnalité intégration pour les intégrations manuelles
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Centralisation des bases – Flux des événements – Envoi vers BFC
recherche régulièrement les mouvements à envoyer vers BFC et les
transmet automatiquement
• Les commandes au statut « complet » (càd imprimé)
• Les services faits au statut « enregistré »
• Les factures au statut « enregistré »
• Les missions au statut « imputé »
• Agents pour la 1ère mission
• Nouveau fournisseur
Il n’ y a plus d’action en laboratoire , les transferts s’effectuent
même si les gestionnaires ne sont pas présent(e)s
Délégation
Unité
GESLAB
Automatique 2/j
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BFC
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Centralisation des bases – Flux des événements - Retour de BFC
Les retours de BFC sont déposés automatiquement mais non
intégrés , il y a toujours une action en laboratoire
Automatisation complète prévue
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Principaux impacts de la centralisation des bases
 La gestion des utilisateurs
 La création des nouvelles bases
 La gestion des flux
 L’environnement de travail qui devient centralisé (pb
réseau, notion de time out )
 Les modalités de sauvegarde et d’archivage
 La mise à jour automatique des versions
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2 I Mode de connexion
et pré-requis
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18
Site SILab DR5 : http://www.dr5.cnrs.fr/spip.php?article1037
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Site SILab DR5 : http://www.dr5.cnrs.fr/spip.php?article1037
http://www
.dr5.cnrs.f
r/spip.php
?article10
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Présentation de SILab – généralités
Laboratoire
Saisie des
personnels
non CNRS
 Déclaration des utilisateurs
 Le laboratoire prévient le SSI pour tout nouvel utilisateur
 Le SSI tague l’agent comme utilisateur « SILab » dans le référentiel
 L’utilisateur topé « SILab » est transféré par flux dans SILab
 L’administrateur du laboratoire récupère l’utilisateur dans le groupe de
laboratoire, lui attribue un profil et éventuellement un groupe d’accès aux
données
Labintel
Sirhus
Personnels CNRS
Alimentation
annuaire CNRS
Annuaire CNRS
LDAP
SSI
SILab
Tag « SILab »
Agent référencé
dans SILab
J à J+1
Déclaration
utilisateur dans
groupe de
laboratoire
SILab
Administrateur
Laboratoire
Affectation profil et
groupe de données
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Présentation de SILab – architecture (1/2)
 2 modes d’accès à SILab
 L’utilisateur se connecte avec :
• le client Omnis 5 pour la gestion courante
• le client Web pour l’administration, le paramétrage et certaines éditions
 Dans les deux cas, l’utilisateur accède à une base de données centralisée
 L’utilisateur accède à SILab via Janus :
 SILab Web : avec son certificat ou utilisateur/mot de passe
 SILab Omnis : utilisateur/mot de passe
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Présentation de SILab – architecture (2/2)
 L’utilisateur peut se connecter avec les deux modes d’accès
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Pré-requis et installation (1/2)
 Documents présents sur le site SILab de la DR5 (Rubrique Documentation) :




Pré-requis sur le poste de travail pour l’installation de SILab
Documentation de l’outil de vérification de l’outil de vérification de poste
Procédure de téléchargement de l’application SILab
Guide d’installation du client lourd SILab (v1.8)
 Configuration Réseau :


Cas général : Port 1630 ouvert en sortie vers silab-cs.dsi.cnrs.fr (adresse ip : 193.49.3.101)
Il faut également vérifier l’accès du poste aux URL suivantes, en direct sur le port 443 :
•
•
•

janus.dsi.cnrs.fr : 443
wayf.dsi.cnrs.fr : 443
silab.dsi.cnrs.fr : 443
Cas d’utilisation d’un proxy :
•
La prise en compte d‘un proxy pour la connexion à SILab client lourd n’est pas encore opérationnelle. Il
sera donc nécessaire dans un premier temps, pour les laboratoires ayant un proxy en sortie, d’ouvrir les
filtres entre les postes SILab C/S et les adresses :
–
https://silab.dsi.cnrs.fr
–
https://janus.dsi.cnrs.fr
–
https://wayf.dsi.cnrs.fr
 Vérification avec l’outil de vérification
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Pré-requis et installation (2/2)
Configuration Poste de travail
 Systèmes d’exploitation :
 Postes Microsoft :
•
•
•
 Postes Microsoft :
• Mozilla Firefox 7 et 8
• Internet Explorer 8 et 9
Windows XP SP3
Windows Vista SP2
Windows Seven SP1
 Postes MAC :
• Mozilla Firefox 7 et 8
 Postes MAC :
•
•
MAC OSX 10.6 (Snow Leopard)
MAC OSX 10.7 (Lion)
• Safari 5.1
 Postes Linux :
• Mozilla Firefox 7 et 8
 Serveur Microsoft :
•
•
 Navigateurs:
Windows Terminal Server 2008
Citrix XenDesktop 5
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Navigation dans le client Web (1/5)
 Connexion à SILab


Lancez votre navigateur puis saisissez l’url suivante : https://silab.dsi.cnrs.fr
La page gestion des identités s’affiche : préciser le choix « personnel des unités CNRS »
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Navigation dans le client Web (2/5)

La page d’authentification suivante apparaît
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Navigation dans le client Web (3/5)
 Page Web SILab
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Navigation dans le client Web (4/5)
 Liens via la page Web SILab
 Documentation : ouvre une nouvelle fenêtre vers la page documentation de l'application du site
SILab
 Contact : ouvre une nouvelle fenêtre vers la page contenant les adresses mails des supports
technique et métier du site SILab, à utiliser pour des demandes d’évolution
 Assistance : ouvre une nouvelle fenêtre vers le formulaire d'assistance à destination du support de
proximité
 Site SILab : le lien ouvre une nouvelle fenêtre vers le site SILab de la DSI qui permet d’accéder aux
différentes actualités sur l’application SILab
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Navigation dans le client Web (5/5)
 Déconnexion SILab
 La « croix rouge » ne doit pas être utilisée car elle verrouille les objets sur lequel le
travail est effectué
 Cliquer sur le bouton « déconnexion » la page est affichée et vous demande de quitter
le navigateur pour une déconnexion définitive
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3 I Organisation de la migration
Avant la migration
Pendant la migration
Après la migration
Outils d’accompagnement
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Site SILab DR5 : http://www.dr5.cnrs.fr/spip.php?article1037
http://www
.dr5.cnrs.f
r/spip.php
?article10
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Accompagnement de la migration
J-5
Vérification des bases
Xlab V11.2
J-1
Xlab V11.2
J-1 ou
J <9h
Outil de
supervision
Laboratoire
Support
DR
Niv 1
Mise à disposition des
bases
AU
Niv 2
Laboratoire
Transfert des bases de la
Machine COM vers le
Répertoire de Lotissement
Equipe Projet
SILab DSI
Niv 3
Support
Equipe Déploiement Equipe Migration
SILab DSI
SILab Steria
DR (SSI)
Relance Labo si bases
manquantes
DR (SSI) Laboratoire
J
Réparation des bases si
nécessaire
Migration des bases
Outil ETL
J à J+5
Bases
XLAB
Laboratoire
Steria
Information du laboratoire
DR (SSI)
Vérification
(Comparaison Silab V1 vs
Xlab V11.2)
Xlab V11.2
SiLab V1
Laboratoire DR (SFC)
Support
DR
Niv 1
Go
AU
Niv 2
Laboratoire
Outil de
supervision
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Ouverture des bases en
accès complet
Equipe Projet
SILab DSI
Niv 3
Support
DR (SSI)
Equipe Déploiement
SILab DSI
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Equipe Migration
SILab Steria
Organisation de la migration
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Avant la migration
Traitements relatifs au démarrage de l’exercice 2012
Acteur : l’administrateur de la base de l’unité
o Impérativement, vérification et ouverture des flux 2012
 L’unité a vérifié,
 le SFC a donné le feu vert au SSI pour l’ouverture des flux
 Le SSI a ouvert les flux 2012
o Répartitions non intégrées (bascule option 1C)
S’il reste des répartitions de report à intégrer
 Soit les intégrer
 Soit ne rien faire, les répartitions non intégrées sont supprimées
avant la migration
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Avant la migration
Acteurs : l’administrateur de la base de l’unité et le correspondant SFC
 Transcodification des organismes restants
Acteur : l’administrateur de la base de l’unité (rappel : déjà signalé lors V11.1)
Dans chaque base XLAB
 Vérification de l’adresse mail de chaque utilisateur




En mode Administration, choisir l’option « Habilitations/utilisateurs » dans
le menu Paramétrage
S’assurer que l’adresse mail est nominative et en minuscule
Vérifier qu’elle ne comporte pas d’espace (en particulier à la fin)
Contrôler sa présence dans Labintel
 Recherche le nom de l’utilisateur dans Labintel
 Faire un copier/coller de l’adresse mail depuis l’annuaire des laboratoires du
CNRS
 Présence d’au moins un utilisateur ayant les droits
d’administrateur (maximum 3 utilisateurs taggés pour la migration)


Vérifier qu’une adresse mail a bien été saisie pour l’utilisateur ADM
Dans XLAB, actuellement, cette même adresse mail peut être présente sur
un autre utilisateur (droits différents), dans SILAB, cette personne aura
autant de rôles
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Avant la migration
Acteur : l’administrateur de la base de l’unité
 Réinitialisation de FACLIX
 Si la base FACLIX n’est plus utilisée, supprimer le fichier FACLIX.df1 avant
mise à disposition
 Une base FACLIX vierge sera créée lors de la migration
 Si la base FACLIX est à migrer, les constantes de FACLIX doivent être en
cohérence avec les constantes d’XLAB, sinon la base sera rejetée lors de
la migration
 Mise à jour des constantes de FACLIX par rapport à XLAB dans « Facturation
client …»: Facturation/données de base
 Suppression des constantes de FACLIX qui ne sont pas dans XLAB : cette
opération doit être réalisée manuellement
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Avant la migration
Acteur : l’administrateur de la base de l’unité
Dans chaque base XLAB
 Purge des constantes – enregistrements marqués



Purger les constantes non utilisées avant le dépôt de la base
En mode Administration, choisir l’option « Purge enreg. Marqués » dans le
menu Outils
Pour les constantes qui n’ont pas pu être supprimées dans XLAB, leur
invalidation sera possible dans SILAB
 Lancement de la vérification de cohérence


Avec correction automatique
Si la base ne peut être corrigée automatiquement, elle doit être transmise
au service informatique de la délégation pour envoi à l’assistance
utilisateurs de la DSI et correction par la DSI
Acteur : le SSI et la DSI
 Nettoyage des machines de communications
 Dépôt du fichier « migration XLAB en cours »
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38
Avant la migration
Acteurs : le gestionnaire de l’unité, l’informaticien de l’unité et le SSI de la DR
Chaque personne habilitée à l’accès à SILAB doit effectuer
 Installation de la version de SILAB sur le poste de
travail
 Attention, ne pas installer SILAB dans le même répertoire
qu’XLAB
 SILAB doit être installé une seule fois sur les serveurs TSE qui
hébergent plusieurs labos et une installation
 En cas de besoin, demande de l’assistance du service
informatique du laboratoire et du SSI
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Avant la migration : J-1
Acteur : l’administrateur de la base de l’unité
 Vérification que les boîtes aux lettres sont vides
 Traitement de tous les mouvements en attente d’intégration
 Dossier / Echanges avec la délégation / Intégrations
 Toutes les sessions doivent être transmises
 Vérification dans le journal des transferts que les sessions soient
bien transmises
 Dossier / Echange avec la délégation / Transfert / Journal transfert
Extraction et Retour
ATTENTION vérifier les boîtes de toutes les unités de la base XLAB (ex : GDR)
 Lancement de la vérification de cohérence
 Editions de certains états ou écrans pour le contrôle
SILAB centralisationVERIFv05.pdf
Acteur : l’administrateur de la base de l’unité
 Dépôt de la base XLAB : outil de mise à disposition
 La base XLAB est automatiquement verrouillée en lecture seule
 La base XLAB peut être consultée mais n’est pas accessible en
mise à jour DR05 - Formation « Centralisation des bases"
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Le jour de la migration
Acteur : le SSI
 Transfert de la base vers le répertoire de lotissement
 Les équipes SSI transfèrent les bases des lots à migrer
 Opération à réaliser avant 9h
 Opération qui peut être réalisée la veille, après le dépôt de la
base par l’unité
 Point sur les bases non transférées
 Le SSI fait le point des bases manquantes du lot
 Et informe la DSI des bases non transférées et du délai de
transfert
DR05 - Formation « Centralisation des bases"
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Fin de migration
Acteur : l’administrateur de la base de l’unité
 Le SSI active les utilisateurs prioritaires et informe
l’unité de la fin de la migration
 L’administrateur se connecte à SILAB pour vérifier
 SILAB est en lecture seule
 La vérification de la migration (max 1h30)
SILAB centralisationVERIFv05.pdf
o Etats ou copie d’écrans avant et après
o Principaux contrôles de volumétrie et montants
En cas de différences, recherche plus détaillée
Niveau 1 => avec l’appui de la délégation (support de proximité)
Niveau 2 => recours à l’assistance aux utilisateurs de la DSI.
 Résultat de la vérification = COHERENCE XLAB et SILAB
 L’administrateur informe le SFC du résultat des vérifications
Tableau de comparaison
 Le SFC demande au SSI l’ouverture des flux et de SILAB en mise
à jour
DR05 - Formation « Centralisation des bases"
42
Fin de migration (suite)
Acteur : le SSI
 Mise en prodution
 Le SSI prévient l’administrateur SILab de la mise en production
de SILab
 Le SSI met à disposition dans le répertoire FTP des échanges
(ECCUS, historiques) un package d’installation de Xlab V11.3
(login : labo_XXXX sur graal)
 Le SSI préviendra ultérieurement l’administrateur lorsque la DSI
aura tagué tous les utilisateurs migrés de l’unité
Acteur : l’administrateur SILab en unité
 Mise à jour de Xlab en version V11.3
 Récupération di package d’installation
 Mise à jour de XLab
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DR05 - Formation « Centralisation des bases"
4 I Accompagnement
pendant le déploiement
DR05 - Formation « Centralisation des bases"
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Outils d’accompagnement
 Documentations disponibles sur l’application
Site de la DR05/Support aux unités/Silab
 Actualités
 Documentation
 Liens utiles
 Documents de présentation
 Documents techniques : guide d’installation , pré-requis sur le poste de
travail, procédure de mise à disposition de la base Xlab, documentation de
l’outil de vérification de poste, document de vérification et contrôle de la
migration d’Xlab à SILab, Document de Checklist et de validation de la
migration
 Migration SILab
 FAQ SILab
DR05 - Formation « Centralisation des bases"
45
Assistance aux laboratoires
 Accompagnement du laboratoire
Le laboratoire contacte le support de proximité en délégation. (support niveau 1)
Formulaire accessible par le lien « assistance » sur le client lourd ou le client Web
Le formulaire sera adressé à une adresse mail générique à créer par le support de
proximité : « [email protected] » (exemple : [email protected])
Le support de proximité niveau 1 traite la demande.
Préciser le code division de votre laboratoire, l’objet de l’incident, actions ayant
conduit à l’incident, copies écran de l’incident
 Accompagnement du support de proximité
Si le support de proximité n’arrive pas à résoudre l’incident, il transfère votre mail
vers la DSI (support niveau 2) – demande crée dans Customer first et suivi
 Cas particulier d’accès aux données des laboratoires
dans le cadre du support
Seuls les utilisateurs autorisés par l’unité ont accès aux données de l’unité
Pour faciliter la résolution d’un incident, exceptionnellement et ponctuellement un
accès au support de proximité ou à l’assistance utilisateur peut être ouvert
Un profil de consultation « MCO » a été créé à cet effet
 Diffusion d’un bulletin hebdomadaire
Nous sommes entrain d’élaborer une trame pour un bulletin avec la DSI.
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Fin ….
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