Transcript Sistemas de Apoyo

Sistemas de Apoyo para la Toma
de Decisiones en Grupo
La mayoría de las decisiones complejas en
organizaciones son tomadas por grupos de personas.
La complejidad orgánizacional incrementa la toma de
decisiones, como también incrementa la necesidad de
reuniones y de trabajar en grupos. Las preparaciones
para tales reuniones y de cada conducto de estas
puede ser un proceso complejo. Por consiguiente, el
soporte computarizado puede ser apropiado.
Sistemas de Apoyo para la Toma
de Decisiones en Grupo
Las secciones específicas de este capítulo son:
10.1. Apertura Vigente: La Mejora de Calidad de Equipo al IRS de Manhattan
10.2. Toma de Decisiones en Grupos.
10.3. Sistemas de Apoyo de Decisiones en Grupo.
10.4. La Meta de los GDSS y los Niveles de Esta Tecnología.
10.5. La Tecnología de los GDSS
10.6. La Decisión (Reunión Electrónica) en Cuarto
10.7. Software de los DGSS.
10.8. Generación de Ideas.
10.9. Sistemas de Apoyo de la Negociación.
10.10. El GDSS Proceso de Reunión.
10.11. La Construcción de un GDSS y los Determinantes de su Éxito.
10.12. Los GDSS Desafíos de Investigación.
10.1. Apertura Vigente: La Mejora de
Calidad de Equipo al IRS de Manhattan
La dirección y empleados del Servicio de Rédito Interno (IRS) en
Manhattan, NY, con la ayuda de la Universidad de Minnesota, llevó a
cabo un programa de mejora de calidad apoyado por un sistema de apoyo
de decisión de grupos (GDSS).
El Problema
Los participantes del equipo de calidad vienen a menudo de áreas
funcionales diferentes o niveles de supervisión y traen una variedad de
perspectivas al equipo. Aunque tal variedad puede enriquecer las
reuniones (proporcionando ganancias al llamado proceso), esto puede
retardar también el trabajo (induciendo pérdidas al proceso). Además, los
grupos están sujetos a fenómenos genéricos que inhiben el éxito de
trabajo en equipo. Estos fenómenos incluyen dominación en uno o en
algunos miembros, comunicación interpersonal pobre, y repugnancia a
expresar ideas innovadoras.
10.1. Apertura Vigente: La Mejora de
Calidad de Equipo al IRS de Manhattan
La Solución: DSS de grupo
GDSS (también conocido como informática colaboradora) es una
tecnología que apoya las diversas actividades llevadas a cabo por los
miembros de un grupo de toma de desiciones, su líder, y su facilitador.
GDSS permite a los equipos reducir sus esfuerzos aplicando métodos de
mejora de calidad proporcionando entradas, grabar, y construir
automatizando las ideas de miembros del equipo durante las reuniones de
cara a cara.
Aplicación
El GDSS empezó como un proyecto de investigación. Se construyeron
laboratorios especiales a finales de 1980 en varias universidades, incluso
la Universidad de Minnesota que ha trabajado con el IRS desde 1988. En
ese momento, el hardware de GDSS y software no estaban disponibles en
el mercado. Por consiguiente, era necesario traer el GDSS facilitado por
la Universidad de Minnesota a los miembros del equipo del IRS.
10.1. Apertura Vigente: La Mejora de
Calidad de Equipo al IRS de Manhattan
La Decisión Necesita Ayuda de Grupos de Calidad
Papeles de Equipo de calidad
Necesidades de Apoyo de decisión
Miembros
•Identificar el problema
•Generar y evaluar las ideas
•Desarrollar e implementar soluciones
Acceso a técnicas de grupo para resolver
problemas.
Líder
Uso eficaz del tiempo de reunión del
equipo(por ejemplo, dirección de la agenda)
•Reuniones de los planes
•Coordinar actividades del equipo
•Monitoreo e informes del Progreso de equipo
Facilitador
•Promueve uso de técnicas para resolver problema
•Anima construcción de acuerdo general
•Sirve como un enlace entre el equipo y el comité
que dirige la calidad
Métodos para animar la participación
abierta por todos los miembros.
Documentación de la toma de decisiones,
procesos y rendimientos
10.1. Apertura Vigente: La Mejora de
Calidad de Equipo al IRS de Manhattan
Resultados
Durante el periodo de septiembre de 1989 a enero de 1991, SAMM se usó en
varias cientas de reuniones para:
*Generación de Idea y evaluación (en 19.4 por ciento de las reuniones)
*Usando las herramientas de ayuda de decisión sofisticadas (en 59.4 por ciento de
las reuniones)
*Creando y manejando la agenda (en 36.5 por ciento de las reuniones)
*El grupo escribe y guarda (en 15.3 por ciento de las reuniones).
Perfeccionamientos y el Futuro
El GDSS aplicado al IRS fue tan exitoso que sus capacidades se han reforzado.
Las capacidades extendidas les permiten a los miembros del equipo acceder los
módulos del sistema en momentos diferentes y en situaciones diferentes. Se
espera que en el futuro el GDSS pudiera apoyar los aspectos emocionales de
trabajo en equipo de calidad incluso (como intercambios sociales y
negociaciones).
10.2. Toma de Decisiones en Grupo
La vigente apertura que describe equipos de mejora de calidad introduce que
algunos de los rasgos electrónicamente apoyan la decisión que hacen los grupos.
Los siguientes, son algunos de los principios de toma de decisión de grupo:
*Grupos. El término grupo (o trabajo en grupo) se refiere a dos o más
(normalmente aproximadamente 25) las personas cuya misión es realizar alguna
tarea y quienes actúan como una unidad. El grupo puede ser permanente o
temporal. El grupo puede estar en una situación o en varias situaciones, y puede
encontrarse concurrentemente o sus miembros pueden trabajar en momentos
diferentes. Un grupo puede ser un comité, un tablero de la revisión, una fuerza de
la tarea, una tabla ejecutiva, o un equipo permanente.
10.2. Toma de Decisiones en Grupo
*Naturaleza de la toma de decisión de grupo. Aunque la mayoría de las
organizaciones comerciales, la toma de decisión normalmente es un proceso
compartido. El grupo puede ser involucrado en una decisión o en una tarea
decisión-relacionada, como crear una lista corta de alternativas aceptables o el
escoger el criterio por aceptar una alternativa. Estas reuniones de grupo son
caracterizadas por las actividades y procesos siguientes:
•Las reuniones son una actividad de la unión, comprometida en un grupo de
personas, normalmente de igual estado o cerca de estarlo.
•El resultado de la reunión depende en parte del conocimiento, opiniones, y
juicios de sus participantes.
•El resultado de la reunión también depende de la composición de los grupos y en
el proceso de toma de decisión usado por los grupos.
•Las diferencias en opinión o son fijadas por una persona presente de
clasificación jerárquica o, más a menudo, por negociación o arbitraje.
10.2. Toma de Decisiones en Grupo
Beneficios Potenciales del Trabajo en Grupo
•Los grupos son mejores que los individuos a los problemas comprensivos.
•Las personas son responsables para decisiones en las que ellos participan.
•Los grupos son mejores que los individuos a los errores contagiosos.
•Un grupo tiene más información (conocimiento) que un solo miembro.
•Los grupos pueden combinar ese conocimiento y pueden crear nuevo
conocimiento.
Hay más alternativas como resultado, por el problema a resolver, y pueden
derivarse soluciones mejores.
•Trabajando en grupo puede estimular a los participantes y al proceso.
•Los miembros del grupo tendrán sus egos empotrados en la decisión, para que
ellos se comprometan a la solución.
•La propensión de riesgos es equilibrada. Los grupos moderan altos-riesgos
toman y animan a los conservadores.
10.2. Toma de Decisiones en Grupo
Trastornos Potenciales de Trabajo en Grupo (Pérdida del Proceso)
*Presión Social de conformidad que puede producir (en que las personas
empiezan a pensar igualmente y no se toleran nuevas ideas)
*Consumiendo-Tiempo, el proceso lento (sólo un miembro de grupo puede hablar
en un momento)
*Influencia inapropiada (como la dominación de tiempo, tema, u opinión a través
de uno o pocos individuos, o miedo de hablar)
*Tendencia de miembros de grupo para confiar en otros para hacer la mayoría del
trabajo
*Tendencia hacia las soluciones compuestas de calidad pobre
*Tareas Incompletas de análisis
*Tiempo no productivo (estatificando, preparándose, que espera a las personas)
*Tendencia a repetir lo que ya se dijo.
*Costó grande para la toma de decisiones (muchas horas de participación, viaje,
gastos, y así sucesivamente)
*Tendencia de grupos para tomar decisiones más arriesgadas que ellos deben
10.2. Toma de Decisiones en Grupo
La Técnica de Grupo Nominal
La técnica de grupo nominal (NGT) es específicamente uno de los métodos
directivos más tempranos diseñado para apoyar el trabajo de grupo. El proceso de
grupo nominal es basado en relación social-psicológico - búsqueda que indica que
este procedimiento es superior a la discusión convencional se agrupa en los
términos de generar calidad más alta, cantidad mayor, y mejor distribución de
información en encontrar-hecho tareas.
El Método de Delphi
El método de Delphi, otra técnica de grupo temprana, fue desarrollado por la
Corporación de RAND para los grupos gerente de expertos que toman decisiones
(vea Lindstone y Thrroff [1975]). La meta del método de Delphi es eliminar el
indeseable efecto de interacción entre los miembros del grupo. Los expertos
necesitan que no se encuentre cara-a-cara; ellos no saben quienes son los otros
expertos. El método generalmente empieza teniendo cada experto una asignación
individualmente escrita u opinión (por ejemplo, una previsión) con respecto al
problema de preocupación junto con cualquier argumento de apoyo y asunciones.
10.3. Sistemas de Apoyo para la Toma de
Decisión en Grupos.
¿Qué es un GDSS?
GDSS puede definirse de varias maneras. Según Huber [1984], un GDSS consiste
en un juego de software, hardware, componentes del idioma, y procedimientos
que apoyan un grupo de personas comprometidos con una decisión relacionada en
una reunión.
Un GDSS, según DeSanctis y Gallupe [1987], es un sistema interactivo basado en
computadora que facilita la solución de problemas de estructura de un grupo en la
toma de decisión. Los componentes de un GDSS incluyen hardware, software, las
personas, y procedimientos. Estos componentes acuerdan apoyar el proceso de
llegar a una decisión.
10.3. Sistemas de Apoyo para la Toma de
Decisión en Grupos.
Las características importantes de un GDSS
•El GDSS es un sistema de información especialmente diseñado, no meramente
una configuración de componentes del sistema ya existente.
•Un GDSS se diseña con la meta de apoyar a grupos en la toma de decisión en su
trabajo.
•Un GDSS es fácil de aprender y usar. Acomoda a los usuarios con los niveles
variantes de conocimiento, considerando que computan y es apoyo de decisión.
•El GDSS puede diseñarse para un tipo de problema o para una variedad de
decisiones orgánicas de grupo niveladas.
•El GDSS se diseña para animar actividades como la generación de ideas,
resolución del problema, y libertad de expresión.
•El GDSS contiene mecanismos “construir en” que descorazonan el desarrollo de
conductas del grupo negativas como, conflicto destructivo, poca comunicación, y
lo que el grupo piensa.
10.4. La Meta de GDSS y sus Niveles de Tecnología
La meta de GDSS es mejorar la productividad y efectividad de la toma de
decisión en reuniones, o acelerando el proceso de la toma de decisión o para
demostrar la calidad de las decisiones resultantes. GDSS intenta aumentar los
beneficios de trabajo de grupo y para disminuir los trastornos listados
anteriormente. Esto se cumple proporcionando apoyo a los miembros del grupo
para el intercambio de ideas, opiniones, y preferencias.
DeSanctis y Gallupe [1987] divide tecnologías de GDSS en tres niveles que
difieren en términos del apoyo proporcionados a una toma de decisión de grupo:
*Nivel l: El apoyo del Proceso.
*Nivel 2: Apoyo a la toma de decisión.
*Nivel 3: Reglas de orden.
10.4. La Meta de GDSS y sus Niveles de Tecnología
Ganancias del Proceso de GDSS
•Apoyos al proceso paralelo de información y generación de ideas por los
participantes.
•Los grupos activos más grandes con información más completa, conocimiento, y
habilidades a participar en la misma reunión.
•Permitir al grupo para usar estructuras o las técnicas no estructuradas y métodos
para realizar la tarea.
•Ofrecer rápido y acceso fácil a información externa (también vía intranets o el
Internet).
•Ayudar a los participantes que tratan con el cuadro más grande.
•Producir los resultados de la votación anónima al instante (resúmenes).
•Varios usuarios activos para interactuar simultáneamente.
•Registrar automáticamente toda la información que atraviesa el sistema para el
análisis futuro (desarrolla memoria orgánica).
10.4. La Meta de GDSS y sus Niveles de Tecnología
Nivel 1: Apoyo del proceso
Esto es básicamente lo que el IRS de apertura vigente demostró. La meta de nivel
l del GDSS es reducir o quitar barreras de comunicación. Artículos que son
apoyados por semejante sistema son:
* Mensajes Electrónicos entre los miembros de grupo
* Una PC para cada miembro del grupo y una pantalla pública disponible o
visible a todos los miembros en un lugar central.
*La entrada anónima de ideas y votos para reforzar la participación de miembros
de grupo que prefieran anonimidad.
*Activa solicitud de ideas o votos de cada miembro de grupo para animar la
participación e inducir creatividad.
*Continuo despliegue de la agenda, así como de otra información, guardar
horario de reuniones.
10.4. La Meta de GDSS y sus Niveles de Tecnología
Nivel 2: Apoyo a la Toma de Decisión
A este nivel, al software se agrega capacidades para modelar y analizar una
decisión. Nivel 2 en GDSS intenta reducir incertidumbre y "el ruido" en el
proceso de decisión del grupo manteniendo métodos sistemáticos en las
ganancias de las tareas. Los rasgos en esta categoría incluyen:
*Planificación y modelos financieros.
*Árboles de decisión.
*Modelos de valoración de probabilidad.
*Modelos de asignación recursos.
*Modelos de juicio sociales.
Los tales modelos pueden existir en paquetes de DSS regulares y pueden
agregarse a Nivel l de software. Además, uno puede integrar GDSS con software
de DSS, en cuanto a la toma de decisión de criterio múltiple.
10.4. La Meta de GDSS y sus Niveles de Tecnología
Nivel 3: Reglas de Orden
Nivel 3 direcciona el proceso de toma de decisión del grupo en los términos de
controlar su cronometraje, volumen, o modelos del mensaje. A este nivel, se
agrega software especial que contiene reglas de órden. Por ejemplo, algunas
reglas podrían determinar la sucesión de la palabra, la contestación apropiada, o
reglas de votado.
10.5. LA TECNOLOGÍA DE GDSS
Hay tres opciones de tecnología actualmente, por proporcionar GDSS:
un propósito especial la facilidad de la reunión electrónica, el diseñó
acostumbrado para GDSS; un laboratorio de computadoras de
propósito general como una facilidad de GDSS menos elegante pero
igualmente útil; y la Web (Internet), intranet, o software basado en
LAN que permite trabajar en grupos para cualquier situación en
cualquier momento. Nuestro enfoque inmediato está en la primera
opción. Porque la mayoría del software de GDSS es totalmente
funcional encima de LANs,
La segunda opción tiene la misma funcionalidad como el primero, pero
sin las amenidades.
Nosotros discutimos la tercera opción en Sección 10.7. Más adelante
revisaremos el hardware y opciones del software, seguido por personas
y procedimientos.
Hardware
Varios tipos básicos de configuraciones del hardware pueden ser usados por un grupo:
PC simples. Los participantes se reúnen alrededor de un solo PC mientras una
persona accede e introduce datos y modelos. La pantalla lleva a los grupos a una
serie de preguntas y priorizando y consolidando las respuestas. Finalmente una
decisión se indica. Semejante sistema tiene algunos beneficios.
PCs y teclados pequeños. Ésta es básicamente una colección de workstations, cada
uno equipado con pequeños teclados por votar (a veces el PC usa el teclado
pequeño numérico). Las máquinas pueden ser portátiles para que ellos viajen
fácilmente. Ello son simples de operar pero muy limitado en sus capacidades. Tal
PCs puede conectarse vía e-mail o una red. A menudo los sistemas del teclado
pequeño como Tecnologías de la Opción Inc. ' s los OptionFinder software teclados
pequeños usan señales de la radio para hacer interfase con el servidor de GDSS.
Equipo experto puede usar estos tipos de teclados pequeños.
Un cuarto de decisión. Ésta es una facilidad de GDSS dedicada al diseñó de
reuniones electrónicas .
DGS Distribuido. Los participantes están en situaciones diferentes que usan PCs,
redes, y los sistemas operativos normales. Apoyados por redes, ellos pueden
trabajar cooperativamente. Esta configuración está volviéndose el GDSS
normalmente usado rápidamente.
Un Modelo de GDSS
Software de
Aplicación de
GDSS
Base de
Datos
Procesador
Interfaz de Usuario
Procedimientos de facilitador del Grupo
Pantalla
Pública
Miembros del Grupo
Base de
Datos
Software
El software de GDSS incluye módulos para apoyar la individualidad, el
grupo, el proceso y las tareas específicas. El software le permite a cada
individuo hacer trabajo privado: la colección usual de texto y creación de
archivos, gráficos, hojas de cálculo y dirección de banco de datos. Los
rasgos de grupo típicos incluidos.
Resumen y numeración gráfica de miembros de grupo, ideas y votos.
Programas para el cálculo de pesos por las alternativas de decisión,
grabado anónimo de ideas, selección formal de líder de grupo, la ronda
progresiva de votación hacia el acuerdo general construido, o eliminación
de entradas redundantes durante el brainstorming.
El texto y transmisión de los datos entre los miembros de grupo, entre
los miembros de grupo y facilitador, y entre los miembros y el almacén de
datos / documento central.
Personas
El componente de las personas de GDSS
incluye a los miembros de grupo y un
facilitador quién sirve como "chofer" de los
grupos, operando el hardware de GDSS y
software, y desplegando información pedida
al grupo como necesite. Mucho del software
es tan fácil usar que la silla de la reunión
puede funcionar como el facilitador.
Procedimientos
El componente final del GDSS consiste en los
procedimientos que habilitan facilidad de funcionamiento
y el uso eficaz de la tecnología por miembros del grupo.
Estos procedimientos sólo pueden aplicarse al
funcionamiento del hardware y software, o ellos se
extienden para incluir reglas que consideran discusión
verbal entre los miembros y el flujo de eventos durante una
reunión de grupo. Con el desarrollo de GUI para GDSS,
muchos procedimientos de tecnología-relacionados son
fácil de usar como aquellos de Windows. La mayoría del
nuevo software de GDSS corre sólo bajo alguna versión de
Windows.
10.6. Cuartos de Decisión
(Reuniones Electrónicas)
La primera opción de tecnología para GDSS es proporcionar
especialmente el cuarto provisto por la informática colaboradora. Pueden
construirse cuartos de reunión electrónicos en formas y tamaños
diferentes. Un plan común incluye un cuarto equipado con 12 a 30
conectados a una red de computadoras personales, normalmente retirado
en el escritorio (para ver el mejor participante). Un servidor PC se ata a un
sistema de proyección de pantalla grande y se conecta a la red para
permitir el despliegue del trabajo individual hecho en la estación de
trabajo y agrega información de la estación del facilitador. Al salir de
cuartos equipados con PCs que se conecta al servidor puede ser adyacente
al cuarto de decisión. Los subgrupos pequeños pueden usarlos para la
consultación. El rendimiento de estos subgrupos también puede
desplegarse en la pantalla pública grande.
El uso de un cuarto de decisión electrónico requiere un facilitador
especializado típicamente. El éxito de cualquier GDSS depende
grandemente de la calidad, actividades, y apoyo del facilitador La ayuda
del Facilitador , es importante pero a menudo el aspecto abandonado de
GDSS.
Desventajas de Cuartos de Decisión
La facilidad de un cuarto de decisión generalmente requiere una inversión mayor
(incluyendo al software, aunque esto está cambiando debido a la proliferación de
software de GDSS).
Hay una necesidad por un facilitador especializado.
El apoyo del software se diseña para manejar problemas, como asignación del
recurso. Así, apoya la anonimidad, el voto, la negociación y es de resolución de
conflicto crítico. Sin embargo, la inmensa mayoría de tareas del grupo involucra
cooperación en lugar del conflicto. Así el sistema raramente puede ser usado.
Más y más grupos de trabajo se hace con miembros del grupo en situaciones y
tiempos diferentes. Para usar un cuarto de decisión, todos los participantes deben
tener la facilidad de tener el mismo tiempo. Esto puede ser caro y puede consumir
tiempo, y es impráctico.
En algunas organizaciones, varias reuniones pueden ocurrir simultáneamente y
pueden hacer necesario el uso de varios cuartos de decisión.
Los más nuevos desarrollos en software de GDSS permiten a los grupos de trabajo
estar en cualquier tiempo/ cualquier parte vía LANs, intranets corporativo, o el
Internet, eliminando la necesidad así por un cuarto de decisión.
10.7. Software de GDSS
Lo siguiente son los mejores paquetes comprensivos de
software de GDSS estos son principalmente usados en un
ambiente de cuarto de decisión:
Sistemas de Grupo para Windows (y Sistemas de Grupo V
para DOS).
VisionQuest (de la Corporación de Tecnologías
Colaboradora, Austin, TX).
SAMM.
Lotus Domino/Notes (Desarrollo del Lotus S.A.,
Cambridge, MA).
Netscape Communicator (de Comunicaciones de Netscape
S.A., Mountain View, CA).
TCBWorks (de La Universidad de Georgia, Atenas).
Para ilustrar las capacidades de software de
GDSS, tomamos como ejemplo los GroupSystems
para Windows
GroupSystems ofrece a un equipo la
herramienta comprensiva para apoyar una
variedad ancha en el procesos de grupo.
Una apreciación global de la variedad de
herramientas y su mayor relación de
actividades de GDSS se da en Figura
siguiente:
La Estructura del Software de
GroupSystems para Windows
Actividad
Generación de
idea
Herramientas
Brainstorming electrónico
Comentador del tema
Perfilador de grupo
Tarjeta blanca
planificación
de la sesión
Reunión de
Gerente
Organización de
idea
Priorización
Desarrollo de la
política
acumulación de
conocimiento y
representación la
memoria orgánica
Categorizador
Tarjeta blanca
Voto
Análisis de alternativas
Estudio
Metricas de opinión
Modelo de actividad
Análisis de Alternativas
Personas
Folletos
Maletín
Leño personal
Amonestador de evento
Las herramientas en GroupSystems se
dividen en normales y avanzadas.
Herramientas Normales
Electronic Brainstorming. Se diseña para recoger ideas y
comentarios de una manera no estructurada
El Perfilador de Grupo. Permite al grupo crear y comentar
en una lista de multinivel de temas en un árbol o estructura
del contorno .
Comentador de Tema. Les permite a los participantes
hacer un comentario sobre una lista de temas.
Categorizar. Permite al grupo generar una lista de ideas y
los comentarios de apoyo. Se crean categorías para las
ideas, y los participantes pueden arrastrar las ideas en la
categoría deseada.
Voto. Apoya al desarrollo del acuerdo general a través de la
evaluación de los problemas de grupo.
Las herramientas en GroupSystems se
dividen en normales y avanzadas.
Herramientas Avanzadas
El Análisis de Alternativas. Permite al grupo el peso o tasa
de una lista de alternativas contra una lista de criterio
porque las decisiones colaboradoras requieren de la
evaluación de ideas y perspectivas múltiples. Como el
Voto.
Modelado de la Actividad. Mantiene apoyo del grupo
usuario-amistoso del proceso del negocio planeando la
reingeniería simultáneo . Usando actividad de modelado,
las personas de todos los niveles en una organización
pueden participar en el proceso modelado y pueden
producir a los modelos de negocio más exactos y
productivos, rápidamente.
Accediendo las Herramientas de
GroupSystems
Las herramientas se acceden de la Agenda (qué es
el tablero del mando). la Agenda ofrece una
colección rica de rasgos para apoyar al líder de la
sesión y al grupo cuando ellos trabajan para lograr
objetivos durante una reunión de cara-a-cara
juntos. Creando agendas, comenzando actividades,
accediendo archivos remotos, imprimiendo y
guardando informes de la sesión y los datos son
exactamente de los rasgos disponibles. Se usan
Escenas de grupo para personalizar las
herramientas de GroupSystems para el grupo.
Recursos de Grupo del
GrupSystem
GroupSystems incluye una variedad de recursos que agregan
una dimensión extra a la reunión electrónica complementando
las herramientas de GroupSystems. Los recursos de grupo
actúan recíprocamente con otros miembros del grupo:
Persona. Contiene la lista de participantes con información
del fondo para el plegador (reunión).
Tarjeta blanca. Es un grupo-habilitado para dibujar y
herramienta de la anotación.
Folletos. Son materiales de la referencia para el grupo que ve
como un informe, agenda, o cobertor - el archivo de la hoja.
Métrica de la opinión. Es una versión más rápida, más simple
de la herramienta del voto. Le permite determinar rápidamente
las opiniones del grupo.
Recursos Individuales del
GroupSystem
Los recursos individuales mejoran su productividad
dentro de GroupSystems.
Cartera. Le permite acceder sus aplicaciones
normalmente usadas como proceso de palabras,
calculadoras, y e-mail.
Leño Personal. Le permite hacer notas durante
una reunión. Sólo usted puede acceder estas notas.
Amonestador de evento. Guarda su informe de
nuevas actividades y la nueva información
actividades existentes.
Ejemplo de Otras Herramientas
del Software
Pueden usarse varias otras herramientas para apoyar la toma
de decisión de grupo.
Por ejemplo, un equipo de herramientas para un GDSS
multimedios es descrito por Hatcher [1995].
MeetingWare es un software de generación de idea de
grupo desarrollado en la Universidad de Washington
Occidental.
El Foro del grupo es un equipo de la herramienta simple
para GDSS, desarrollado en la Universidad de Mississippi.
JUECES Es un paquete que se desarrolló para problemas
que involucran a varios expertos que discrepan y necesitan
alcanzar un acuerdo general.
GDSS Basado en Internet
El Nuevo software de GDSS suelto y diseñan nuevas
herramientas de la reunión electrónicas específicamente
para corre en LANs, WANs, los lineados telefónicos vía
conferencia, intranets, y el Internet.
GroupSystems para Windows y Lotus Domino /Notes
tienen esta capacidad. Muchos nuevos GDSS son basado
en Web (o Web-habilitado para que los protocolos de
Internet se usen para manejar toda la comunicación), tan
sólo la necesidad de software de servidor es comprada. El
software de buscadores de Web convencional normalmente
se usa para acceso del cliente.
GDSS Basado en Internet
TCBWorks, desarrollado en La Universidad de Georgia, es
uno de los primeros GDSS basado en Web. Finales de
1996 fue usado a través de más de 200 organizaciones en
cada continente excepto Antártica. TCBWorks es uno de
los juego de nuevas herramientas de la informática
colaboradoras habilitan para la toma de desiciones en
cualquier tiempo/cualquier parte mas barato y usa, lo que
se ha vuelto una interface de GUI convencional: el browser
del Web.
TCBWorks incluye muchos de los rasgos disponible en
Sistemas De grupo, como generación de ideas, poniendo
agenda, votando, y alineando. Tales sistemas están
disponibles.
El Uso de GSSWeb
Romano et al. [1997} describe sus experiencias con plan usuariocentrado que usa GSSWeb una versión basado en Web de GroupSystems
para Windows. En su estudio temprano, ellos reconocieron que usar
una herramienta mala era un punto de arranque bueno, y mejor que no
usar ninguna herramienta en absoluto.
Ellos también reconocieron que deben desarrollar procedimientos por
trabajar asincrónicamente, y a veces fallarían.
Un problema importante que los autores descubrieron es que hay una
necesidad por una apreciación global del proceso. Se pone en aumento
importante para recordar a los participantes en donde están ellos en el
proceso y guardarlo enfocándose en tareas que pueden tomar periodo
de mucho tiempo.
El Uso de GSSWeb
Otros problemas incluyen a la seguridad (para proteger valiosa
información del robo), el acceso universal (de casa u otros sitios),
invitaciones plegadoras e información (los participantes necesitan ser
invitados a participar en una reunión), información sobre los
participantes (en tarjetas comerciales virtuales), indicando quien está
en el sistema (para aliviar sentimientos de soledad), y mandos del
facilitador (cómo empezar y detener sesiones, cómo restringir acceso a
las diferentes actividades).
La recomendación más importante que el estudio reveló es esa
planificación en que la sesión es critica. Los autores aconsejaron
facilitadores para proporcionar incentivos y vestir de interés el
resultado, comunicación a menudo y explícitamente, asignación de
papeles y tareas con responsabilidad, y sea explícito en sus
comunicaciones de metas y actividades.
Categorías de Mayor Uso
Apoya el trabajo de equipos del proyecto (para equipos
geográficamente distribuidos, o colocados en diferentes lugares y
tiempos de reuniones; generalmente para complementar reuniones
regulares. En algunas compañías se usa el groupware basado en Web
en cuartos de decisión)
Uso educativo (apoyando discusiones de la clase fuera de clase,
complementando otros medios de comunicación como teléfono o
manda por correo, por distribuir cursos enteros encima del Web, y para
la investigación)
Ayuda a los grupos de interés especiales (reemplace listservs)
La ventaja normalmente mencionada de groupware basado en Web era
el uso de normas de la red abiertas, y la desventaja más significante era
velocidad de la red y fiabilidad. Falta de acceso por algunos usuarios y
limitaciones del browser era otras dos desventajas.
10.8. Generación de Ideas
El software de generación de idea ayuda generar un flujo
libre de pensamiento turbulento creativo : las ideas, palabras,
imágenes, y conceptos pusieron en suelto con entusiasmo
intrépido por personas inteligentes. Algunos paquetes se
diseñan para reforzar el proceso del pensamiento creativo de
la mente humana y pueden usarse para crear nuevas ideas del
producto, estrategias de comercialización, campañas
promociónales, nombres, títulos, esloganes, o historias, o
simplemente por - el brainstorming de la forma en general.
Generación de Ideas
Con herramientas electrónicas, el individuo hace todo el pensamiento,
pero el software anima al individuo y las empuja a lo largo de. Esto es
porque la tecnología es una manera anónima, segura de animar para
que los participantes expresen opiniones que ellos eran renuentes a
expresar en una escena más convencional. Entonces, construimos las
ideas, las personas consiguen visiones creativas que antes ellos no
tenían. El éxito de GDSS en este área se ha documentado bien (vea
Dennis et al. [1988]). Pueden guardarse los resultados de cada sesión
de generación de idea electrónicamente para que ellos pueden llevarse
la reunión encontrándose a otro reforzar la creatividad de más
personas.
10.9 SISTEMAS DE APOYO DE
NEGOCIACIÓN
Los conflictos entre la toma de decisiones pueden generarse de las diferencias en
intereses o en objetivos, y de las limitaciones cognoscitivas. La negociación es
uno de los mejores acercamientos a la solución del conflicto, sobre todo en el
ambiente de los GDSS (Sistemas de Apoyo para Decisiones de Grupo).
La necesidad de las negociaciones surge por dos diferentes tipos de disputas:
Los intereses de los negociadores son fundamentalmente opuestos (tal como en
las negociaciones de contrato o en las disputas laborales).
Los negociadores comparten objetivos básicos, pero difieren en su valoración de
las prioridades que tienen los objetivos (tal como en la asignación de los recursos
y problemas del presupuesto, la planeación de eventos catastróficos; y el análisis,
diseño, y aplicación de sistemas).
10.10 EL PROCESO DE REUNIÓN
DE LOS GDSS
Encuentros cara a cara, a mismo tiempo y
mismo lugar.
Reuniones a diferente tiempo y diferente
lugar.
10.11 CONSTRUCCIÓN DE UN GDSS Y
LOS DETERMINANTES DE SU ÉXITO
Actividad
Generación de ideas
¿cuáles son los
problemas con el
negocio?
Generación de ideas
Comentarios de la generación
de ideas son organizados en
una lista de problemas claves
Ordenación de ideas
¿cuáles son las más
importantes?
Generación de ideas
Para cada uno de los 5-10
principales problemas ¿Quién
puede hacer ____?
Herramientas de
Sistema de Grupo
Lluvia de ideas
electrónica
Salida
1,000 líneas
de ideas
30-45 minutos
Organización
de ideas
10-50 ideas claves
con detalles
de apoyo
45-90 minutos
Votación
Lista ordenada
De ideas y detalles
10-20 minutos
Comentador
de puntos
30-45 minutos
1,000 líneas de
Ideas en posibles
soluciones
USANDO LOS GDSS PARA EXAMINAR EL FUTURO DE LA
INDUSTRIA AUTOMOTRIZ EUROPEA
La industria automotriz compite en un mercado global. Algunas compañías Europeas bien
establecidas como Fiat perciben una fuerte competencia de los fabricantes japoneses y
americanos. En 1990, la industria automotriz en Europa estableció grupos de expertos en
Ginebra, Suiza, y Frankfurt, Alemania, y apoyaron a estos grupos con un GDSS’s
denominado DELAWARE. DELAWARE incorpora el método Delphi con un Análisis de
Impacto Cruzado (AIC) en un intento por visualizar el ambiente de negocios de la
industria automotriz hacia el año 2000.
La tarea específica de los expertos fue reafinar sus estimaciones iniciales sobre la
probabilidad y conveniencia de 34 eventos comerciales y tendencias en Europa. El GDSS
les permite a los expertos lograr este refinamiento llegando a un consenso electrónicamente.
El proyecto fue dirigido por el Battelle Memorial Institute, el cual representa los intereses
de 35 países.
La comunicación entre los expertos se hizo en un modo asincrónico porque les fue
imposible encontrarse juntos en momentos específicos. La comunicación se realizó usando
software de GDSS que refuerza la implementación del Método Delphi y Procedimientos de
AIC’s. Los resultados mostraron una gran mejora en la comunicación entre los expertos que
rápidamente eran capaces de adquirir una comprensión del proyecto. La comunicación fue
reforzado por discusiones orales por teléfono. Como resultado, los expertos estaban de
acuerdo en los mayores eventos comerciales. La lista final es usada por la industria
automotriz en Europa con el propósito de planificación estratégica
Factores Críticos de Éxito para GDSS
Factores Críticos de Éxito para GDSS
Diseño

Refuerza la estructuración de decisiones no-estructuradas.

Preserva el anonimato de los participantes en tanto sea necesario.

Provee involucramiento organizacional.
Aplicación

Provee entrenamiento extenso y adecuado al usuario.

Asegura el apoyo de los altos directivos.

Provee un facilitador calificado.
Dirección

El sistema debe ser fiable.

El sistema debe ser mejorado de forma incrementada.

El equipo de los GDSS debe mantenerse al dia en tecnologia.
FACTORES CRÍTICO DE ÉXITO DE GDSS, MISMO
LUGAR Y MISMO TIEMPO
Compromiso organizacional (un imperativo)
Patrocinador Ejecutivo que este comprometido e informado.
Patrocinador Operativo para proveer rápida retroalimentación.
Facilidades dedicadas con atención a la estética y la comodidad del usuario.
Visitas reciprocas al sitio que reconozcan la necesidad de personal informado que comprendan el
ambiente EMS.
Comunicación y enlace que se extiendan más allá de las visitas al sitio.
Rápida iteración de cambios de software (crítica al cambio de las necesidades)
Entrenamiento de niveles para el personal técnico, el facilitador y el usuario final.
Transferencia de mando al personal del sitio.
Evaluación de Costo–Beneficio.
Flexibilidad de uso del software (esencial para llegar a las necesidades cambiantes de los grupos)
Planeación apropiada.
Llegar a las expectativas directivas (el último indicador de una aplicación exitosa de EMS).
Una seductora interfaz de usuario.
Anonimato (muy importante).
Facilitación (muy importante)
Selección de una tarea apropiada o problema (muy importante).
10.12 DESAFÍOS EN LA
INVESTIGACIÓN DE GDSS
Modelos de Investigacion
Variables de GDSS
Tema de Investigacion de GDSS
Problemas en la Investigación de GDSS
Diseño de GDSS
Propiedad de GDSS
Factores de éxito de GDSS
Impacto de GDSS
Administración de GDSS