Transcript função compras

Compras- organização e objetivos
Prof. Msc. Fabiano Pires de Oliveira
INTRODUÇÃO
A eficiência na produção e na realização
de serviços depende, essencialmente,
da presença de insumos e produtos no
momento exato, na quantidade certa e
na qualidade desejada.
A falta de um produto ou insumo, no
exato momento em que ele se torna
necessário, é um custo que precisa ser
imediatamente banido.
GESTÃO DE COMPRAS
A Gestão de Compras assume um
papel estratégico nos negócios, face o
volume de recursos, principalmente,
financeiros envolvidos, deixando cada
vez mais para traz, a visão
preconceituosa de que era uma
atividade burocrática e repetitiva ou um
centro de despesas e não um centro de
lucros, pois, quaisquer ganhos de
produtividade na função compras tem
grande repercussão nos lucros.
GESTÃO DE COMPRAS
Com a reestruturação pela qual passaram as empresas nos
últimos anos, a evolução tecnológica e os novos
relacionamentos com os fornecedores, cresce cada vez
mais a importância das pessoas que trabalham nesta área,
que é também conhecida como suprimentos, compras ou
aquisições, por estarem bem informadas atualizadas e
terem habilidades interpessoais e dinamismo.
FUNÇÃO COMPRAS
A função compras é parte do processo logístico das
empresas, ou seja, parte integrante da cadeia de
suprimentos (supply chain).
Muitas empresas passaram a adotar a denominação de
gerenciamento
da
cadeia
de
suprimentos
ou
simplesmente, gerenciamento de suprimentos, com
foco no todo.
FUNÇÃO COMPRAS
Cabe a compras, também, o cuidado com os níveis de
estoque da empresa, pois, embora altos níveis de estoque
passam a significar poucos problemas para a produção,
acarretam um custo exagerado para a sua manutenção ,
tais como: despesas com o espaço ocupado, custo do
capital empregado, pessoal de almoxarifado, transportes e
custo de estoques.
FUNÇÃO COMPRAS
Baixos níveis de estoque podem, por outro lado, fazer
com que a empresa trabalhe num limiar arriscado,
onde qualquer detalhe, por menor que seja, acabe
prejudicando a produção.
FUNÇÃO COMPRAS
A necessidade de adequações aos sistemas just in time (JIT),
de muitas empresas, levou a modificações importantes no
que tange a custos e a criação da nova função de
suprimentos.
O chamado “negociador” (procurement) envolve, além do
relacionamento puramente comercial com os fornecedores,
também a pesquisa e o desenvolvimento dos mesmos, sua
qualificação e o suporte técnico durante o relacionamento
entre as partes, e que leva à necessidade de um
aperfeiçoamento dos sistemas de informação.
FUNÇÃO COMPRAS
Áreas de interação ou de interface:
a) Qualidade;
b) Engenharia de Produto e de Processo;
c) Fabricação ou produção.
COMPRAS : FORMAS E TIPOS
Hoje se fala em mercado global e, consequentemente,
em compras globalizadas (Global Sourcing).
Com o advento da abertura dos mercados mundiais, os
produtos, peças e componentes são comprados no
mundo inteiro.
COMPRAS : FORMAS E TIPOS
A) EDI (Electronic data Interchange).
Tecnologia para transmissão de um computador
acoplado a um modem e a uma linha telefônica e
com um software específico para comunicação e
tradução dos elementos eletrônicos.
O computador do cliente é ligado diretamente ao
computador do fornecedor, independentemente, dos
hardwares e softwares em utilização.
COMPRAS : FORMAS E TIPOS
B) Internet
Utilização do e-mail (correio
eletrônico) como um veículo de
transação comercial ou o ecommerce (comercio eletrônico).
Basta estar ligado a um provedor
e teremos toda a WWW (Word
Wide Web) ao nosso alcance 24
horas por dia, acessando o
mundo em comunicação bilateral.
ESTRATÉGIA DE AQUISIÇÃO DE
RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS.
A definição de uma estratégia correta de compras
pode dar à empresa uma grande vantagem
competitiva. A empresa então deve decidir o grau de
relacionamento com os seus parceiros, clientes e
fornecedores, para uma tomada de decisão: comprar
ou fabricar??
Se a empresa decidir produzir mais internamente,
ganha independência mas perde em flexibilidade, por
outro lado, se decidir comprar mais de terceiros, em
detrimento da fabricação própria, pode tornar-se
dependente.
ESTRATÉGIA DE AQUISIÇÃO DE
RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS.
VERTICALIZAÇÃO
A verticalização é a estratégia que prevê que a
empresa produzirá internamente, tudo o que puder, ou
pelo menos, tentará produzir.
Foi predominante no início do século passado,
quando
as
grandes
empresas
praticamente,
produziam tudo que usavam nos produtos finais ou
detinham o controle acionário de outras empresas que
produziam os seus insumos.
VERTICALIZAÇÃO - Fordilândia
A Fordilândia foi um exemplo de verticalização. Foi o nome dado a uma gleba de
terra adquirida pelo empresário norte-americano Henry Ford, através de sua
empresa Companhia Ford Industrial do Brasil, no Estado do Pará, em setembro
de 1927.
A intenção era abastecer sua empresa de látex necessário a confecção
de pneus para seus automóveis, então dependentes da borracha produzida
na Malásia, na época colônia britânica.
VERTICALIZAÇÃO - Fordilândia
ESTRATÉGIA DE AQUISIÇÃO DE
RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS.
HORIZONTALIZAÇÃO
Estratégia de comprar de terceiros o máximo possível de
itens que compõem o produto final ou os serviços de que
necessita. É tão grande a preferência da empresa
moderna por serviços de terceiros que hoje em dia, um
dos setores de maior expansão é o da terceirização,
quarteirização e parcerias.
De um modo geral não se terceiriza os processos
fundamentais (core process), por questões de detenção
de tecnologia, qualidade do produto e responsabilidade
final sobre o mesmo.
ÉTICA DE COMPRAS
O problema da conduta ética é comum em todas as
profissões, por isso, procura-se abordar a questão mais na
sua forma operacional, entendendo que o assunto deva ser
resolvido através do estabelecimento de regras de conduta
devidamente divulgadas, conhecidas e praticadas por
todos os envolvidos, buscando fixar limites claros entre o
“legal” e o “moral”.
A empresa deve estabelecer um código de ética não só
para a gestão de compras e de vendas, mas, também para
todo o pessoal da área técnica.
RECURSOS MATERIAIS
Recursos materiais são os itens ou componentes que
uma empresa utiliza nas suas operações do dia a dia, na
elaboração do seu produto final ou na consecução do seu
objetivo social.
Podem ser classificados em:
- materiais auxiliares;
- matéria prima;
- produtos em processo e produtos acabados.
RECURSOS MATERIAIS
MATERIAIS AUXILIARES
Também chamados de materiais indiretos ou não
produtivos, pois, são materiais que não se incorporam
no produto final, como por exemplo: óleos de corte,
materiais de escritório e de manutenção.
RECURSOS MATERIAIS
MATÉRIA PRIMA
Os materiais que incorporam ao produto final,
incluindo os de embalagem, são classificados como
matéria-prima e que, também, são chamados de
materiais diretos ou produtivos.
RECURSOS MATERIAIS
PRODUTOS EM PROCESSO
São os materiais que estão em processo de
transformação ou de fabricação, ou seja, estão em fase
intermediária da seqüência da fabricação da fabricação
que vai desde a matéria prima até o produto final.
RECURSOS PATRIMONIAIS
São instalações utilizadas nas operações do dia a dia
da empresa, mas que são adquiridos esporadicamente,
como exemplo: prédios, equipamentos e veículo da
empresa.
SINAL DE DEMANDA
É a forma sob a qual a informação chega à área de
compras para desencadear o processo de aquisição de
um bem material ou patrimonial.
No caso de bens patrimoniais, o sinal de demanda pode
vir, por exemplo, de um estudo de viabilidade ou de uma
necessidade de expansão.
SINAL DE DEMANDA
Nos recursos materiais a forma mais comum do sinal de
demanda é a solicitação de compras de materiais
(matéria prima, insumos, peças para montagem, etc.)
através de um programa de compras e/ou de produção.
FUNÇÃO COMPRAS
Função responsável pelo :
a) estabelecimento do fluxo dos
materiais na empresa,
b) pelo seguimento
fornecedor, e
junto
c) pela agilização da entrega.
ao
OBJETIVOS DA FUNÇÃO COMPRAS
Os objetivos da função de compra podem ser subdivididos em
quatro categorias :
1) obter mercadorias e serviços na quantidade e com a
qualidade necessárias;
2) obter mercadorias e serviços ao menor custo
3) garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por
parte do fornecedor;
4) desenvolver e manter boas relações com os fornecedores
e desenvolver fornecedores potenciais.
FUNÇÃO COMPRAS
Para satisfazer a esses objetivos, devem ser desempenhadas
algumas funções básicas :
. Determinar as especificações de compra, qualidade,
quantidade e entrega (tempo e local) certas;
. Selecionar o fornecedor (fonte certa) ;
. Negociar os termos e condições de compra ;
. Emitir e administrar pedidos de compras.
FUNÇÃO COMPRAS
A função de compras pode ser dividida em dois tipos de
atividades :
a) Procurement *: inclui as funções de estabelecer
especificações, selecionar fornecedores, determinar
preços e negociar.
* abrange várias funções da área de compras
FUNÇÃO COMPRAS
b) Programação e acompanhamento do fornecedor: e
relacionam-se com a liberação de pedidos para os
fornecedores para programar a entrega.
CICLO DE COMPRAS
1 - Receber e analisar as
requisições de compra.
2 - Selecionar
fornecedores.
(solicitação de
cotações)
3 - Determinar o
preço correto.
4 - Emitir pedidos de compra.
CICLO DE COMPRAS
5 - Fazer um
acompanhamento
para garantir que
os prazos sejam
cumpridos.
6 - Receber e aceitar
mercadorias.
7 - Aprovar a fatura para
pagamento do fornecedor.
CICLO DE COMPRAS
1) Receber e analisar as requisições de compra
As requisições de compra têm início com o departamento
ou a pessoa que será o usuário final. No ambiente do
MRP (planejamento das necessidades de materiais), o
planejador libera um pedido planejado autorizando o
departamento de compras a processar o pedido.
CICLO DE COMPRAS
1) Receber e analisar as requisições de compra
No mínimo, as requisições de compra contêm as seguintes
informações :
•Identidade do requisitante, aprovação assinada e conta em que
será debitado o custo.
•Especificação do material.
• Quantidade e unidade de medida.
• Data e local de entrega exigidos.
• Qualquer outra informação complementar .
CICLO DE COMPRAS
1) Receber e analisar as requisições de compra
Na compra de um item ou serviço de um fornecedor, vários
fatores estão incluídos. Por isso, as empresas além de
desenvolverem especificações para o produto, tem suas
exigências, conforme sua situação no momento da compra.
Essas exigências são divididas em três categorias amplas:
a) exigências de quantidade,
b) exigências de preço, e
c) exigências funcionais.
CICLO DE COMPRAS
1) Receber e analisar as requisições de compra
Exigências de Quantidade
A demanda de mercado determina as quantidades
necessárias. A quantidade influencia o modo como o produto
será projetado, especificado e fabricado :
- se a demanda for apenas de um item ele será projetado
para ser fabricado a um custo mínimo ; ou um item
padronizado adequado será selecionado ;
- se a demanda for por milhares de itens, o item seria
projetado para tirar proveito das economias de escala.
CICLO DE COMPRAS
1) Receber e analisar as requisições de compra
Exigências de Preço
Representa o valor econômico que o comprador atribui ao
item, ou seja, a quantia que ele está disposto a pagar.
Se o produto final do comprador deve ser vendido a um
preço baixo ele não estará disposto a pagar um preço
muito alto por uma peça componente.
CICLO DE COMPRAS
1) Receber e analisar as requisições de compra
Exigências Funcionais
São as mais importantes, influem diretamente nas
anteriores, e estão intimamente ligadas à qualidade de um
produto ou serviço, pois estão relacionadas com a
utilização final do item e com seu desempenho esperado.
São as mais difíceis de definir. Elas devem satisfazer a
necessidade ou o propósito real do item (aspectos práticos
e estéticos).
CICLO DE COMPRAS
1) Receber e analisar as requisições de compra
Especificações Finais
A especificação final é um equilíbrio das exigências,
resultado da combinação entre elas. Quanto melhor esta
combinação, mais bem-sucedida será a especificação.
A especificação final pode ser descrita dos seguintes
modos :
-Descrição por marca;
-Descrição por especificação.
CICLO DE COMPRAS
1) Receber e analisar as requisições de compra
Especificações Finais : Descrição por Marca
Na compra por marca, o cliente deposita sua confiança na
reputação e na integridade do fornecedor.
Pressupõe-se que o fornecedor quer manter a reputação
da marca e manterá e garantirá a qualidade do produto.
CICLO DE COMPRAS
1) Receber e analisar as requisições de compra
Especificações Finais : Descrição por Especificação
Neste tipo de descrição o comprador descrever
detalhadamente o que deseja, mas ela geralmente incluem
um ou mais elementos a seguir :
Características físicas ou químicas: O comprador define
as propriedades químicas e físicas dos materiais
desejados.
- Derivados de petróleo, produtos farmacêuticos e tinta são
especificados dessa forma.
CICLO DE COMPRAS
1) Receber e analisar as requisições de compra
Especificações Finais : Descrição por Especificação
Material e método de produção. O método de produção
determina o desempenho e a utilização de um produto. Por
exemplo, o aço laminado a quente e o aço laminado a frio
são produzidos de formas diferentes e têm características
diversas.
CICLO DE COMPRAS
1) Receber e analisar as requisições de compra
Especificações Finais : Descrição por Especificação
Desempenho. É utilizado quando o comprador está
principalmente interessado no desempenho que se exige
do produto.
- Por exemplo, uma bomba de água pode ter a
especificação de capacidade de bombear muitos litros por
minuto. As especificações de desempenho são geralmente
fáceis de preparar e tiram vantagem do conhecimento
específico do fornecedor.
CICLO DE COMPRAS
2) Selecionar fornecedores/ Solicitar cotações
Identificar e selecionar fornecedores são
responsabilidades do departamento de compras.
importantes
-Para itens rotineiros deve-se manter uma lista de fornecedores
aprovados.
-Se o item não foi comprado antes ou se não houver um
fornecedor aceitável em arquivo, deve-se fazer uma pesquisa.
- Se o pedido é de pequeno valor ou para itens padronizados,
um fornecedor provavelmente poderá ser encontrado em um
catálogo, em um jornal especializado ou em uma lista telefônica.
CICLO DE COMPRAS
2) Selecionar fornecedores/ Solicitar cotações
Para itens maiores, é desejável emitir uma solicitação de
cotação, requerimento por escrito que é enviado a um número
suficiente de fornecedores para garantir que cotações
competitivas e confiáveis sejam recebidas.
Os fornecedores completam e devolvem as cotações ao
comprador, que as analisa quanto a preço, especificações,
termos e condições de venda, entrega e termos de pagamento.
CICLO DE COMPRAS
2) Selecionar fornecedores/ Solicitar cotações
Para itens cujas especificações podem ser descritas
precisamente, a escolha é geralmente feita com base no preço,
entrega e termos de venda. Para os itens cuja especificações
não podem ser descritas com precisão, os itens cotados irão
variar.
As cotações devem ser avaliadas quanto a sua adequação
técnica.
- A escolha final baseia-se em um equilíbrio entre os fatores
técnicos e o preço. Geralmente, tanto o departamento
requisitante quanto o departamento de compras estão
envolvidos na decisão.
CICLO DE COMPRAS
3) Negociação de preços/Determinar o preço correto
Os preços podem ser negociados se o comprador tem
conhecimento e influência para fazê-lo.
-Um grande comprador tem mais influência do que o pequeno.
-Por meio da negociação, o comprador e o vendedor tentam
resolver as condições de compras para o benefício de ambas as
partes. Habilidade e um planejamento bem feito são
necessários para o sucesso da negociação.
Um fator importante na abordagem de negociações ‘‘e o tipo do
produto. Há quatro categorias :
CICLO DE COMPRAS
3) Negociação de preços/Determinar o preço correto
Commodities. São produtos cujo preço é fixado pela
demanda e pelo suprimento do mercado, e pode flutuar
muito. A negociação relaciona-se a contratos para preços
futuros. Ex.: cobre, carvão, trigo, carne e metais.
CICLO DE COMPRAS
3) Negociação de preços/Determinar o preço correto
Produtos Padronizados. São itens fornecidos por muitos
fornecedores. A escolha é ampla e os preços determinados
pelos catálogos de preços. Não existe muito espaço para
negociação, exceto em caso de grandes compras.
CICLO DE COMPRAS
3) Negociação de preços/Determinar o preço correto
Itens de pequeno valor. São itens como produtos de
manutenção e limpeza, que representam compras de valor
tão baixo que não há muito propósito na negociação de
preços.
O objetivo principal é manter baixo o custo dos pedidos. As
empresas negociam um contrato com um fornecedor que
pode oferecer muitos itens, e fixam um sistema simples de
pedidos que reduz o custo dos mesmos.
CICLO DE COMPRAS
3) Negociação de preços/Determinar o preço correto
Itens feitos por encomenda. São itens produzidos
segundo especificações ou aqueles para os quais a
empresa recebe cotações de várias fontes. Os preços
podem ser negociados.
CICLO DE COMPRAS
4) Emissão da ordem de compra
Ordem de compra é uma oferta legal de compra.
-Aceita pelo fornecedor, torna-se um contrato legal para entrega
das mercadorias de acordo com os termos e condições
especificados no contrato de compra.
- O pedido de compra é preparado com base na requisição de
compra ou nas cotações.
- Envia-se uma cópia ao fornecedor, o departamento de compras
retém uma cópia e outras são enviadas para outros
departamentos, tais como:o requisitante,
contabilidade,
financeiro e recepção.
CICLO DE COMPRAS
5) Seguimento e entrega
-O fornecedor é responsável pela entrega pontual dos itens
pedidos.
- O departamento de compras deve garantir
fornecedores realmente entreguem no prazo.
que
os
-Se houver dúvidas quanto ao cumprimento dos prazos, o
departamento deve descobrir isso a tempo de tomar medidas
corretivas.
-Isso pode envolver a agilização do transporte, fontes
alternativas de suprimentos, atuação junto ao fornecedor ou
reprogramação da produção.
CICLO DE COMPRAS
6) Recepção e aceitação das mercadorias
Quando entregues as mercadorias, o departamento de
recepção as inspeciona para garantir que foram enviados os
itens corretos, na quantidade certa e que não foram danificados
no transporte.
Com sua cópia do pedido de compra e a bill of
lading (conhecimento de embarque) fornecida pelo
transportador, o departamento de recepção
aceita as mercadorias e escreve um recibo,
observando
qualquer
variação.
Se
as
mercadorias estiverem em ordem, elas serão
enviadas para o departamento solicitante ou para
o estoque.
CICLO DE COMPRAS
6) Recepção e aceitação das mercadorias
Uma cópia do recibo é enviada para o departamento de
compras, observando qualquer variação ou discrepância em
relação ao pedido de compra.
Se o pedido é considerado completo, o departamento de
recepção fecha sua cópia do pedido de compras e avisa ao
departamento de compras.
Se o pedido não estiver completo, o pedido é mantido em
aberto, esperando a complementação.
CICLO DE COMPRAS
7) Aprovação da fatura para pagamento
Quando é recebida a fatura do fornecedor, há três informações
que devem concordar: o pedido de compra, o relatório de
recebimento e a fatura.
Os itens e as quantidades devem ser os mesmos em todos os
documentos. Todos os descontos e termos do pedido original
devem ser comparados com a fatura.
É função do departamento de compras
verificar esses aspectos e resolver
quaisquer diferenças. Uma vez aprovada,
a fatura é enviada ao departamentos de
contas a pagar.