Transcript Assistente Administrativo

Assistente Administrativo
Assistente Administrativo
A profissão de assistente administrativo é focada em realizar atividades
fundamentais em empresas públicas e privadas.
Suas principais funções estão relacionadas com o trabalho de escritório,
sendo estas:
Tramitar entrada e saída de correspondência.
Recepção de documentos.
Atender chamadas telefônicas.
Atender ao público.
Arquivar documentos.
Manter atualizada a agenda, tanto telefônica como de pendências.
Ter conhecimento de uso de máquinas de escritório, de calculadoras a
fotocopiadoras, computadores e os programas usados.
Um assistente administrativo pode trabalhar em qualquer lugar que necessite
de uma pessoa que tenha a capacidade suficiente, podendo ser uma
empresa privada, uma administração pública ou qualquer outro lugar que
precise de alguém para fazer as funções descritas.
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Profissional ideal para o mercado atual
• Você tem conhecimentos avançados de internet,
informática, possui inglês fluente, é um expert em
todas as ferramentas e teorias específicas da sua
área, é flexível para negociar remuneração?
• Então, parabéns! Você é um forte candidato ao
prêmio de “queridinho do mercado de trabalho”.
Mas, de acordo com análises de especialistas em
carreira e recursos humanos, você só será um
profissional completo e requisitado por empresas de
grande porte se apresentar também competências
comportamentais.
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• A cada ano, as empresas estão descobrindo que não
basta ser excelente tecnicamente, é preciso também
que o profissional seja maduro emocionalmente e que
tenha flexibilidade de se adaptar às mudanças;
capacidade de trabalhar em equipe e manter um bom
relacionamento com os colegas; comprometer-se de fato
com os objetivos; ser um empreendedor mesmo dentro
da empresa; gerar resultados efetivos; ser assertivo; ser
um líder eficaz; ser ético; entre outras coisas.
•
E isso vale para todas as áreas.
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Aparência:
Muitos trabalhadores não têm conhecimento, mas a
aparência transmite todo o perfil de sua conduta de
trabalho, além de representar a empresa para quem
trabalha.
Isso não quer dizer que o funcionário deva trabalhar de
salto alto ou com penteado no cabelo, mas sim de forma
adequada, em que ele seja aceito pela sociedade.
Hábitos como tomar banho, cuidar dos cabelos, unhas e
ter sua vestimenta sempre limpa são atos que irão
favorecer a boa imagem do trabalhador e da empresa
para qual trabalha.
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• Pense bem e responda: o que é, afinal, Valorização Profissional?
• Quantas vezes você já participou, aí na sua entidade de classe, de
alguma palestra, seminário,
• curso ou um outro evento qualquer em que o tema central era a
Valorização Profissional?
• E sabe onde está o "X" da questão? No termo "Valor", embutido na
palavra "Valorização".
• Infelizmente, para a maioria das pessoas, valorização significa
"ganhar mais". Ter mais "valor“
• significa "valer mais (em dinheiro)".
• É o famoso "Ter" e "Parecer" sobrepujando o "Ser“ e o "Saber".
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• A Realização Profissional se dá quando você consegue ver
materializado as suas idéias sem intervenções, sem mutilações, sem
comprometimentos. A sensação maravilhosa de ver que o
• seu trabalho teve princípio, meio e fim.
• Aí vem o Reconhecimento Profissional aquela impagável
manifestação do mercado (não apenas do cliente) de que o seu
trabalho é diferenciado e valioso.
• Nenhum profissional poderá se sentir valorizado se estiver se
sentindo inseguro na relação com o mercado.
• A Segurança, portanto, é uma condição absolutamente
indispensável para determinar que você tem Valorização
Profissional. Se você não se sentir seguro, nunca irá fazer bons
negócios.
• O problema com a segurança é que esse é um sentimento que você
precisa conquistar. Não é dado pelos outros.
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• Comunicação com superiores:
•
Falar com os chefes é importante. Não digo bater-lhe à porta a cada 10
minutos a mostrar mais uma frase que se rabiscou num texto... mas
também não se pode evitar contacto com o chefe.
No processo de comunicação com o chefe eu acrescentaria um "C" à
regra dos 3 C's e daria a seguinte fórmula:
•
- Claro
•
- Conciso
•
- Concreto
•
- Cordial!
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• Comunicação com colegas:
•
As relações com colegas de trabalho são importantes, você pode se
beneficiar com o processo de aprendizagem.
•
Comunicação interna:
•
A comunicação interna da empresa tem um papel fundamental na
criação da cultura colaborativa. A interação entre todos os
componentes que fazem o cotidiano das organizações é a própria
essência do fluxo que deve ter essas informações que levam ao saber
coletivo.
•
Pesquisas demonstram que as empresas que buscaram a feição
humana motivaram e deram ferramentas para seus funcionários
criarem e administrarem a própria comunicação, foram as que mais
disseminaram seus valores para a sociedade e colheram resultados.
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• Comunicação com Clientes:
•
Enquanto as pessoas estiverem apenas interessadas em falar, falar, falar, sem ouvir
ou abrir canais para perceber o que o cliente quer ou precisa, estarão perdendo bons
negócios e bons clientes.
•
Sugerimos considerar passos simples que as empresas podem adotar para facilitar
uma efetiva comunicação com o seu cliente (atual e futuro):
•
•
1) Cultive sempre a empatia, ou seja, a capacidade de se colocar no lugar do outro;
2) Ouça com atenção. Pergunte para não haver dúvidas no entendimento do que foi
transmitido;
3) Evite interpretar. Normalmente interpretamos com base no nosso ponto de vista e
não no ponto de vista do outro. Novamente é melhor perguntar do que interpretar
errado;
4) Ao falar com a pessoa, dê-lhe a devida atenção, olhe nos olhos, trate-a com
distinção, respeito, simpatia, gentileza e consideração. Chame-a pelo nome, use
pronomes de tratamento adequados;
5) Procure ouvir mais e falar menos. Muitas vendas são perdidas e negócios são
comprometidos por excesso de argumentação;
6) Prepare-se para falar bem, com elegância, fluidez e naturalidade. Prepare
também os representantes de sua empresa para falar.
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• Comunicação por telefone:
FALE PARA QUE EU TE VEJA”. Esse pensamento é atribuído a
Sócrates, filósofo grego, que tinha uma aguçada percepção sobre a
natureza humana.
• Sua voz transmite as suas emoções?
Se está irritado, nervoso, impaciente ou chateado com alguma coisa, talvez não seja a
melhor hora para tratar com um cliente sobre algo importante.
• Boa dicção é fundamental
Pronunciar com clareza e naturalidade todos os sons de todas as sílabas das palavras é
fundamental.
• Administrar a velocidade – Um grande desafio
Há pessoas que falam depressa demais e os que falam muito devagar. Em ambos os
casos o resultado é negativo.
• Sorria ao falar, inclusive, ao telefone
O bom humor, o espírito alegre e o prazer de falar com as pessoas é ato nobre e
desenvolvido por pessoas que gostam de lidar com gente.