Transcript EL MICROFILM - Archivo General de la Nación

II
JORNADA
INTERNACIONAL
DE ARCHIVOS
PIURA – PERÚ
1
INTRODUCCIÓN
En una sociedad como la peruana, donde el
elemento probatorio es fundamentalmente el
escrito, donde la cultura del “papelito manda”
y “a la prueba me remito”, en donde siempre
nos estamos refiriendo al documento tangible
y verificable, se debe hacer todos los
esfuerzos por dotar a éste, al documento, de
los elementos que le den el carácter de
indiscutible y no repudiable.
2
INTRODUCCIÓN
En este orden de cosas, creemos que
una acción a considerarse como
fundamental, que contribuye
decididamente a preservar la integridad
y transparencia de los documentos, es la
oportuna y debida numeración de sus
hojas.
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ANTECEDENTES
Hace aproximadamente un año, entidades
integrantes del SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS (SNA), fuimos invitados a conformar
un grupo de trabajo cuyo objetivo sería elaborar
una propuesta de directiva que regule el proceso
de foliación de los documentos de archivo de la
administración pública.
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ENTIDADES PARTICIPANTES





Instituto Nacional de Defensa
de la Competencia y de la
Protección de la Propiedad
Privada INDECOPI
Oficina de Normalización
Previsional ONP
Registro Nacional de Identidad
y Estado Civil RENIEC
Servicio Nacional de
Meteorología SENAMHI
Superintendencia Nacional de
Aduanas y Administración
Tributaria SUNAT
ENTIDADES PARTICIPANTES






Banco de la Nación BN
Superintendencia del Mercado
de Valores SMV
Organismo Supervisor de las
Contrataciones del Estado
OSCE
Poder Judicial PJ
Banco Central de Reserva del
Perú BCRP.
Oficina Nacional de Procesos
Electorales ONPE
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GRUPO DE TRABAJO
Durante este tiempo y mediante la discusión
enriquecedora, el grupo ha elaborado un
documento que, sin pretender ser perfecto,
es una propuesta aterrizada desde la
experiencia de sus integrantes, con el objeto
de dotar a los funcionarios de la
administración pública, responsables de la
gestión documental, de un instrumento que
regule el procedimiento de foliación de los
documentos de archivo.
6
EL PROYECTO DE REGLAMENTO
EN RESUMEN PROPONE LO SIGUIENTE
7
FINALIDAD

Lograr que las entidades públicas cuenten
con un instrumento de gestión que regule el
procedimiento de foliación de sus
documentos de archivo
8
OBJETIVO
Controlar la existencia de los documentos de
archivo.
 Mantener el orden y la correlatividad de los
documentos emitidos y recibidos.
 Evidenciar la transparencia de la actividad
pública.
 Contribuir con la política de acceso a la
información y transparencia.

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BASE LEGAL
Ley No 25323 Sistema Nacional de Archivos
 Ley No 27444 Ley del Procedimiento
Administrativo General.
 Ley No 27658 Ley Marco de la
Modernización de la Gestión del Estado.
 Ley No 27806 Ley de transparencia y
Acceso a la Información Pública
 Ley No 28296 Ley General del Patrimonio
Cultural de la Nación.

10
LA FOLIACIÓN






La foliación es el acto físico de numerar, cada hoja que conforma la
pieza documental, de forma correlativa.
Se inicia con el primer documento presentado o generado
Se realiza en el sentido de la acumulación (de forma ascendente o
descendente)
Se puede emplear lapicero de tinta azul o negra, pero también
cualquier medio mecánico o electrónico que asegure el número de
hojas.
El folio se registra en la parte superior derecha de la hoja.
En números arábigos occidentales:





Legibles
Sin enmendaduras
Sobre un espacio en blanco
Sin alterar los textos
Y evitando escribir con trazos fuertes
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ANEXO N° 2
-
Para el caso de que se use el sello estandarizado para la foliación de los
documento, se tendrá como referencia el siguiente modelo.
AGN
DNDAAI
-
FOLIO
El registro del folio se realizará en el mismo sentido en que han sido
acumulados los documentos respetando el orden cronológico.
Para el caso de registro del folio, se debe lograr la siguiente legibilidad
de la muestra: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10. Debiendo tener mayor
cuidado entre los números 1 y 7 , 3 y 5 , a fin de evitar errores.
12
SE FOLIAN


Todo documento de archivo
Las constancias (hojas
testigo) de documentos
retirados.




Fotografías
DVD(s)
Planos,
Las hojas que contengan
documentos adheridos.
NO SE FOLIAN




Las hojas que no contengan
información en recto no
vuelto
Las unidades documentales
que tengan paginación de
fábrica.
El reverso de las hojas ya
foliadas
Las hojas de trámite, salvo
parecer contrario de la
entidad.
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ANEXO N° 1
FOLIO
HOJA TESTIGO O REFERENCIA CRUZADA
SERIE:
……………………………………………………………………………………………………..…
…
UNIDAD DOCUMENTAL:
……………………………………………………………………………………………………..…
…
FOLIO:
………………………………………………………………………..…………………………..…
….
DESCRIPCIÓN:
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
……………
DATOS DE LA UBICACIÓN ACTUAL DEL FOLIO EXTRAÍDO:
………………………………………………………………………………………………………
…
FECHA DE RETIRO DEL FOLIO:
………………………………………………………………………………………………………
…
NOMBRE DEL RESPONSABLE:
………………………………………………………………………………………………………
…
……………………………………………………………………………
FIRMA DEL RESPONSABLE
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ERRORES EN LA FOLIACIÓN
Para los casos en los que se detecten errores en
la foliación de documentos generados por la
entidad o recibidos, tales como repeticiones en
los números, ilegibilidades u omisiones, se
procederá a recoger estas ocurrencias en el
formato CONSTANCIA DE REGISTRO DE ERRORES
(anexo 3).
15
AGN
DNDAAI
FOLIO
ANEXO N° 3
CONSTANCIA DE REGISTRO DE ERRORES
El que suscribe
HACE CONSTAR
El ……………………….(documento) de fecha …………………………, de asunto
……………….. ha sido OBSERVADO, por presentar ……………………………..
(Repetición, ilegibilidad u omisión de folio). Detectándose el error en el folio/ desde el
……….al…………..
Fecha,
Nombres y Apellidos:
Cargo:
Firma:
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ACUMULACIÓN
INCORPORACIÓN
Es el proceso de acopio de documentos
o expedientes producto de la unión de
un o más procedimientos decididos por
la autoridad responsable.
Es el proceso de integrar, anexar o
insertar documentos a solicitud de
la entidad o autoridad competente
a fin de resolver un asunto.

Para el caso de las acumulaciones,
los expedientes serán re foliados
tachándose la foliación anterior con
una línea oblicua y registrándose la
foliación correspondiente, dejando
una constancia que indique
“Documento o Expediente
Acumulado” el cual también se
foliará.

En el caso de las
incorporaciones, deberá
mantenerse la foliación original
de los expedientes que se
incorporen, dejándose
constancia de dicha
incorporación y del número de
folios. Esta constancia se folia.
17
AGN
DNDAAI
FOLIO
ANEXO N° 4
DOCUMENTO O EXPEDIENTE ACUMULADO
DOCUMENTO:
CANTIDAD DE FOJAS ACUMULADAS:
DEL FOLIO:
AL FOLIO:
NOMBRES Y APELLIDOS:
CARGO:
FIRMA:
Ejemplo:
18
AGN
DNDAAI
FOLIO
ANEXO N° 5
CONSTANCIA DE INCORPORACIÓN
PROCEDENCIA DEL DOCUMENTO:
DOCUMENTO:
CANTIDAD DE FOJAS INCORPORADAS:
DEL FOLIO:
AL FOLIO:
NOMBRES Y APELLIDOS:
CARGO:
FIRMA:
Ejemplo:
19
EL DESGLOSE

El desglose de hojas o partes de un documento
u expediente, solo procederá para aquellos
casos en los que la autoridad competente así
lo determine. Para estos casos será obligatorio
dejar copias autenticadas de los documentos
retirados, agregando, además, al final del
expediente la “constancia de desglose”. La
misma que continuará con foliatura del
expediente.
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ANEXO N° 6
CONSTANCIA DE DESGLOCE DE DOCUMENTOS
AGN
DNDAAI
FOLIO
SOLICITUD DE DESGLOSAMIENTO
Sr. …
Jefe de……..
(Nombres y Apellidos), con DNI N° …….., domiciliado en ……………. Trabajador de
…….., solicito a usted el desglosamiento de la ……(documento)…………. De fecha ……..,
la cual resuelve la apertura de mi proceso administrativo por …………………..
Siendo el motivo de dicho desglose la presentación de dicho documento a la ……… Sala
Penal del Poder Judicial de ……………… ; cuyas fojas son del N° ……. Al ……..,
pertenecientes a la Oficina de ………………
V° B°
………..
Nombres y Apellidos
Autorizado por
Sr./. Sra. ………..
Jefe de
Firma
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DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
La foliación es requisito para el inicio de un
trámite.
 La entidad determina quien folia el documento
(ella o el administrado)
 Es un requisito para la transferencia documental
 Se recomienda que los documentos históricos
sean foliados con lápices blandos (HB o B)
 Los documentos que pasan por un proceso de
conversión, de papel a digital, serán procesados
tal como lo establece los dispositivos técnicos
legales vigentes.

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COMENTARIOS FINALES
Lo expuesto, vuelvo a repetir, no es un documento
final, es una propuesta que será revisada por las
instancias pertinentes de AGN
 La propuesta presentada no alcanza a los
documentos virtuales.El grupo de trabajo ha
considerado que dada la complejidad y
particularidad de estos documentos, por la
diversidad de normas técnicas y legales que los
reglamentan, deben tener una suerte de directiva
propia.

23
Para terminar, me parece pertinente y correcto hacer una
mención especial a quien, en representación del Archivo
General, ha sabido liderar el grupo desde su rol de
coordinadora. Digo rol sin creer en él, porque en realidad Marlyn
Rivera Huamán ha sabido ser la presidenta del grupo, la
coordinadora, motivadora y secretaria técnica.
A TODOS USTEDES GRACIAS POR SU TIEMPO