VREDNOVANJE GRADIVA

POJMOVI: REGISTRATURNO GRADIVO ARHIVSKO GRADIVO

Što je odabiranje a što izlučivanje?

 ODABIRANJE GRADIVA TRAJNO ČUVATI – IZABIRANJE DIJELOVA GRADIVA KOJI ĆE SE  IZLUČIVANJE GRADIVA-ODVAJANJE I UNIŠTAVANJE DIJELOVA KOJI SE ČUVAJU OGRANIČENO VRIJEME

POSTUPAK ODABIRANJA JE VAŽAN:  ZBOG LAKŠE OBRADE GRADIVA U ARHIVU  OLAKŠAVA KORIŠTENJE I ZNANSTVENA ISTRAŽIVANJA  RIJEŠAVA PROBLEM SMJEŠTAJA  OMOGUĆUJE BOLJE ČUVANJE ARHIVSKOG GRADIVA  SPRIJEČAVA NESTRUČNO UNIŠTAVANJE GRADIVA  SMANJUJE TROŠKOVE ČUVANJA GRADIVA

CILJ POSTUPKA ODABIRANJA  UTVRDITI KOJI DIO GRADIVA SE ČUVA TRAJNO, A  KOJI IMA SAMO PRIVREMENU, VREMENSKI OGRANIČENU VAŽNOST

PREMA ARHIVSKOJ TEORIJI GRADIVO IMA DVIJE VRSTEVRIJEDNOSTI:  PRIMARNU VRIJEDNOST-UPORABNU VRIJEDNOST ZA STVARATELJA GRADIVA  SEKUNDARNU VRIJEDNOST-KOJU GRADIVO IMA ZA ARHIV (ISTRAŽIVAČE)

ZA POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA TREBAMO IMATI:  IZRAĐENI POPIS KATEGORIJA GRADIVA S ROKOVIMA ČUVANJA  PROPISANI POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA

IZRADA POPISA S ROKOVIMA ČUVANJA JE VREDNOVANJE GRADIVA U POSTUPKU VREDNOVANJA PRIMJENJUJEMO KRITERIJE VREDNOVANJA

OSNOVNI KRITERIJI

 VREDNOVANJE GRADIVA  ZNAČENJE STVARATELJA GRADIVA

KRITERIJ SADRŽAJA

GRADIVO OD TRAJNOG ZNAČENJA ZA KULTURU, POVIJEST I DRUGE ZNANOSTI JE ARHIVSKO GRADIVO TRAJNO SE ČUVA (ZAKONSKA DEFINICIJA)

KRITERIJ ZNAČENJA STVARATELJA GRADIVA VAŽNIJI STVARATELJI STVARAJU VRIJEDNIJE GRADIVO

POMOĆNI KRITERIJI

 KRITERIJ VREMENA NASTANKA  REPREZENTATIVNOST GRADIVA  PONOVLJIVOST PODATAKA  IZVORNOST, VJERODOSTOJNOST  ADMINISTRATIVNA OBLIKOVANOST

PRAVILNIK O VREDNOVANJU TE POSTUPKU ODABIRANJA I IZLUČIVANJA GRADIVA NN 90/2002 NAVODI DEVET KRITERIJA VREDNOVANJA:

KRITERIJI PREMA PRAVILNIKU:          ZNAČENJE STVARATELJA PRAVNI PROPISI KOJI OBVEZUJU NA ČUVANJE GRADIVA POTREBE POSLOVANJA ZAŠTITA PRAVA I INTERESA OSOBA NA KOJE SE GRADIVO ODNOSI INTERES JAVNOSTI ZA UVID U PODATKE EVIDENCIJSKA VRIJEDNOST ZA OMOGUĆAVANJE UVIDA U DJELATNOSTI STVARATELJA INFORMACIJSKA VRIJEDNOST GRADIVA ZNAČENJE ZA KULTURU, POVIJEST I DRUGE ZNANOSTI VRIJEDNOST GRADIVA KAO KULTURNOG DOBRA

PREMA SVOM ZNAČENJU STVARATELJI SU KATEGORIZIRANI:  U PRVU,  DRUGU I  TREĆU KATEGORIJU ARHIVI OVOM KATEGORIZACIJOM VREDNUJU CJELINU GRADIVA KOJA NASTAJE KOD POJEDINIH STVARATELJA

POPISI KATEGORIJA GRADIVA S ROKOVIMA ČUVANJA  PRIMJENOM KRITERIJA VREDNOVANJA IZRAĐUJU SE POPISI GRADIVA S ROKOVIMA ČUVANJA

VRSTE POPISA

 OPĆI POPISI - DOKUMENTI ZAJEDNIČKI SVIM STVARATELJIMA  GRANSKIPOPISI - DOKUMENTI KOJI NASTAJU U ODREĐENOJ GRANI DJELATNOSI  POSEBNI POPISI - SVI DOKUMENTI JEDNOG, ODREĐENOG STVARATELJA

SADRŽAJ POPISA:

 RAZREDBENA OZNAKA  NAZIV ILI SADRŽAJ  ROK ČUVANJA  VRSTA NOSAČA NA KOJEMU SE ČUVA ZAPIS  NAZNAKU POSTUPKA S GRADIVOM NAKON ISTEKA TOGA ROKA

POSTUPAK IZRADE POPISA

 UTVRDITI PODATKE O STVARATELJU GRADIVA  UTVRDITI PODATKE O SAMOM GRADIVU  UPOZNATI SE S OPĆIM PROPISIMA I INTERNIM NORMATIVNIM AKTIMA  UTVRDITI SVE FUNKCIJE I KATEGORIJE GRADIVA KOJE NASTAJU KOD STVARATELJA  UTVRDITI ROKOVE ČUVANJA ZA SVE KATEGORIJE

POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA  POSTUPAK MORA BITI PROPISAN PRAVILNIKOM STVARATELJA  PRIJEDLOG ZA IZLUČIVANJE TREBA DOSTAVITI ARHIVU NA ODOBRENJE

PRIJEDLOG ZA IZLUČIVANJE SADRŽI:  NAVODE O NAČINU,  VREMENU,  MJESTU IZLUČIVANJA I UNIŠTAVANJA IZLUČENOGA GRADIVA,  OBRAZLOŽENJE S PRAVNOM OSNOVOM POSTUPKA.

PRIJEDLOGU SE OBVEZNO PRILAŽE POPIS GRADIVA ZA IZLUČIVANJE KOJI SADRŽI:  PODATKE IZ POSEBNOG POPISA  PODATKE O KOLIČINI I  PODATKE O VREMENU NASTANKA GRADIVA

POPIS ZA IZLUČIVANJE

 VRSTA GRADIVA  REDNI BROJ IZ POSEBNOG POPISA  KLASIFIKACIJSKA OZNAKA  GODINA ILI RAZDOBLJE NASTANKA  KOLIČINA  RAZLOG IZLUČIVANJA  KRAJNJI RASPON GODINA I UKUPNA KOLIČINA GRADIVA

POSTUPAK IZLUČIVANJA KORACI

 ODLUKA O POČETKU POSTUPKA  PRETHODNO ODOBRENJE ARHIVA  IZRADA POPISA I PRIJEDLOGA  ODOBRENJE ARHIVA  ODLUKA O IZLUČIVANJU  PREDAJA NA UNIŠTENJE  ZAPISNIK O UNIŠTENJU  DOSTAVA ZAPISNIKA o uništenju ARHIVU

JAVNOPRAVNE OSOBE OBVEZNE SU ARHIVU PREDATI GRADIVO:  U IZVORNIKU    SREĐENO TEHNIČKI OPREMLJENO OZNAČENO  POPISANO  CJELOVITO ZA ODREĐENO VREMENSKO RAZDOBLJE

ZAPISNIK O PREDAJI AHIVSKOGA GRADIVA ARHIVU SADRŽI:           DATUM I MJESTO PREDAJE NAZIV PREDAVATELJA GRADIVA I NAZIV ARHIVA KOJI PREUZIMA GRADIVO IMENA OSOBA KOJE SU OBAVILE PRIMOPREDAJU ZAKONSKU OSNOVU PREDAJE NAZIV, SJEDIŠTE I VRIJEME DJELOVANJA STVARATELJA NAZIV,ODNOSNO SADRŽAJ GRADIVA VRIJEME NASTANKA GRADIVA KOLIČINA GRADIVA KOJE SE PREDAJE NAPOMENU O SAČUVANOSTI GRADIVA NAPOMENU O UVJETIMA KORIŠTENJA GRADIVA

UVJETI KORIŠTENJA GRADIVA ROKOVI DOSTUPNOSTI  JAVNO GRADIVO JE DOSTUPNO ZA KORIŠTENJE 30 GODINA NAKON NASTANKA  GRADIVO KOJE SE ODNOSI NA OBRANU, MEĐUNARODNE ODNOSE, NACIONALNU SIGURNOST, GOSPODARSKE INTERESE DRŽAVE, DOSTUPNO JE 50 GODINA OD NASTANKA  GRADIVO KOJE SE ODNOSI NA OSOBNE PODATKE, DOSTUPNO JE 70 GODINA OD NASTANKA ILI 100 GODINA OD ROĐENJA OSOBE NA KOJU SE ODNOSI