Transcript Efectivo de depósitos.

ESTUDIO
Y EVALUACIÓN
DE LA ESTRUCTURA
DE CONTROL INTERNO
AREA DE EFECTIVO
Es indudable que el manejo del
efectivo en una empresa es un
aspecto de suma importancia por
los riesgos que tiene implícitos,
riesgos que se ven atenuados
mediante la observancia rigurosa
de los elementos de control
interno.
Las diferencias en las operaciones y los
sistemas contables de los diversos
negocios hacen que la evaluación del
control interno contable sea uno de los
criterios más difíciles que se les pide a
los auditores, aunque las similitudes en
los buenos procedimientos de control
permiten un estudio general de esta
área.
ALGUNOS PROCEDIMIENTOS
ESPECÍFICOS, INDICATIVOS DE
UN BUEN CONTROL INTERNO
CONTABLE SOBRE EL EFECTIVO
SON LOS SIGUIENTES:
SEPARACIÓN DE FUNCIONES
Un principio fundamental en el control
interno contable es que la función de
custodia de activos debe estar separada
de la función de llevar registros.
SEPARACIÓN DE DEBERES
Se deben distribuir los deberes de los
empleados de modo tal que ninguno
realice una operación completa desde el
principio hasta el final. Si se separan los
deberes entre varios empleados se
disminuye la probabilidad de desfalco.
DEPÓSITOS DIARIOS
INTACTOS.
El depósito diario obliga a una contabilización
adicional de los cobros y tiende a reducir el
monto del efectivo en caja en cualquier
momento. Además, en caso de que sea
necesario reconstruir las operaciones en
efectivo o cuando se audita el efectivo, es
valiosa esta relación directa entre los
depósitos y los cobros diarios.
USO DE LOS FONDOS DE
CAJA CHICA.
Los fondos fijos de la caja chica
establecen responsabilidades y
permiten a la compañía evitar que
cualquier operación accidental sea
hecha con los cobros diarios.
PROCEDIMIENTOS DE PAGO
BIEN DEFINIDOS.
Los cheques para pagos deben ser
respaldados por una solicitud formal de
cheque, originada y aprobada por
personas a quienes se les haya
delegado esa autoridad.
PROCEDIMIENTOS DE PAGO
BIEN DEFINIDOS.
PROCEDIMENTOS PARA EL PAGO DE
CHEQUES:
 La solicitud de cheques debe estar en general
acompañada por los documentos de respaldo.
 La factura debe estar cancelada de algún modo para
evitar pagos duplicados.
 Los cheques sólo deben ser firmados después de que
se han revisado los documentos de respaldo.
 Si la firma autorizada se imprime en el cheque
mediante algún sistema mecánico, se debe mantener un
control sobre el aparato.
 Los cheques firmados no se deben regresar a las
personas que originaron o autorizaron la solicitud.
CONCILIACIONES
BANCARIAS.
Las conciliaciones periódicas de los
registros contables del efectivo en
bancos con las cantidades que aparecen
en los estados de cuentas del banco
son controles básicos importantes de
los depósitos y de los pagos con
cheques.
CONCILIACIONES BANCARIAS.
Para fines de control interno contable,
no solo se debe conciliar el saldo que
aparece en el estado de cuenta del
banco con el que aparece en las
cuentas en la misma fecha , sino que
las partidas detalladas indicadas en el
estado de cuenta del banco deben ser
conciliadas con las partidas detalladas
registradas en las cuentas durante el
periodo que abarca el estado de cuenta.
Fianzas de Fidelidad
Una protección adicional a los activos
de una empresa la constituyen los
seguros y fianzas que los cubren contra
posibles riesgos. En el caso del efectivo,
esta protección es prácticamente
indispensable en virtud de que su
característica de fácil disponibilidad,
hace que los riesgos de sufrir pérdidas
sean mayores.
PRUEBAS DE
SUSTANCIA
PROCEDIMIENTOS DE
AUDITORÍA
Efectivo disponible
El efectivo disponible usualmente esta
integrado por fondos fijos de efectivo y
cobros no depositados de clientes. Los
principales procedimientos de auditoría
utilizados para ambos tipos de efectivo
disponible son:
EFECTIVO DISPONIBLE.
1 Conteo por el auditor.
2 Subsecuente comprobación del total contado
contra los registros contables.
3 Inspección de partidas tales como cheques de
los clientes y comprobantes de caja.
4 Cotejo del depósito de los cobros de los
clientes en el estado de cuenta del banco de
la empresa auditada.
Recuento
Al contar el efectivo disponible el
auditor debe controlar todo el efectivo y
los demás activos negociables para
evitar sustituciones.
El auditor tiene que mantener el
control sobre el efectivo haciendo una
verificación simultánea o mediante otros
medios para evitar la sustitución de
fondos.
Concordancia de los totales y
examen de las partidas
Después de haber contado el efectivo
disponible se deben comparar los totales
de la caja chica con el mayor general y el
total de los cobros no depositados debe
ser verificado con los registros de cobros.
Mientras se estén realizando los arqueos
se debe anotar en los papeles de trabajo
los detalles de cualquier cheque, giro,
comprobante de egresos o cualquier otra
partida que parezca dudosa.
El elemento de sorpresa
Este elemento debe ser tomado en cuenta en
todas las auditorías del efectivo. Al emplear esta
herramienta el auditor se enfrenta a metas
conflictivas.
Si el auditor cree que es necesario verificar el
efectivo a la fecha de balance general se pierde
el elemento sorpresa.Lo más indicado es realizar
dos verificaciones:
1 Con base a la sorpresa.
2 Al finalizar el año.
En algunos casos se logra la sorpresa haciendo
dos conteos del mismo fondo durante el período
de la auditoría.
Efectivo de depósitos.
Al verificar el efectivo en depósitos el
auditor utiliza procedimientos diferentes
de los usados al auditar el efectivo
disponible. En lugar de relacionarse con
efectivo en el sentido físico, el auditor
trabaja con con documentación que
respalda la existencia de efectivo.
Efectivo de depósitos.
PROCEDIMIENTOS PRELIMINARES:
En la fecha de verificación se debe llevar a
cabo la recolección de información de corte
de efectivo.
El auditor debe registrar en los papeles de
trabajo los totales de los cobros de los
últimos días del periodo y la fecha, número e
importe de los últimos cheques extendidos
antes de la fecha de verificación.
Efectivo de depósitos.
 Cualquier falta de concordancia entre
la información de corte y la información
que respalda la conciliación del banco
significará que se ha presentado
información falsa del efectivo en la
fecha de verificación.
 Se debe solicitar el estado de cuenta
de corte del banco que sirve para
respaldar la verificación del auditor
sobre los saldos del efectivo.
Efectivo de depósitos.
PROCEDIMIENTOS FINALES:
Los procedimientos finales de auditoría
para el efectivo en depósito, se centran
en la conciliación bancaria. El auditor
debe obtener del cliente una conciliación
bancaria a la fecha de la verificación o si
es necesario, preparar una.
Recuento del efectivo y
valores negociables.
El efectivo en caja que normalmente
constituye uno o más fondos de caja
chica, raramente es de importancia en
relación con el saldo general de caja y
bancos, por lo que los auditores no
acostumbran hacer pruebas de
sustancia del saldo de fin de año del
efectivo en caja.
Recuento del efectivo y
valores negociables.
Los auditores prefieren aplicar pruebas de
cumplimiento de los controles de las
operaciones diarias con efectivo, a fin de
obtener evidencia suficiente de que los
movimientos de fondos se registran en
forma precisa y válida. Los procedimientos
y controles inadecuados podrían dar lugar
a gastos clasificados incorrectamente en el
estado de resultados.