Transcript Clase 3 - Plan de acción

Planes de Acción
MBA Caniggia, Norberto
Presentador: Errecalde, Esteban
Cátedra: Vazquez
Sistemas Administrativos – 2do Cuatrimestre 2013
Plan de Acción
DIAGNÓSTICO
ESTRATEGIA
PLAN DE ACCIÓN
EJECUCIÓN
CONTROLES
Sistemas Administrativos – 2do Cuatrimestre 2013
Plan de Acción
DIAGNÓSTICO
ESTRATEGIA
PLAN DE ACCIÓN
EJECUCIÓN
CONTROLES
Sistemas Administrativos – 2do Cuatrimestre 2013
Índice
 Planes de Acción: Conceptos básicos.
 Estructura de un Plan de Acción.
 Etapas de un Plan de Acción.
 Ejecución y Control de un Plan de Acción.
 ¿Por qué puede fallar un Plan de Acción?
 Trabajo Práctico: Llevando los conceptos a la realidad.
Sistemas Administrativos – 2do Cuatrimestre 2013
Plan de Acción
Conceptos Básicos
Programación anticipada de actividades que deben llevarse
a cabo respondiendo a las estrategias definidas.
Permite una asignación de recursos eficiente de
acuerdo a la capacidad de la Organización.
Brinda una clara visualización de los objetivos a cumplir
por la Organización y de cómo van a cumplirse
Le brinda a la Organización la capacidad de reflexionar
sobre las tareas, tiempos y recursos con tiempo
suficiente para establecer cambios de rumbo
Sistemas Administrativos – 2do Cuatrimestre 2013
Índice
 Planes de Acción: Conceptos básicos.
 Estructura de un Plan de Acción.
 Etapas de un Plan de Acción.
 Ejecución y Control de un Plan de Acción.
 ¿Por qué puede fallar un Plan de Acción?
 Trabajo Práctico: Llevando los conceptos a la realidad.
Sistemas Administrativos – 2do Cuatrimestre 2013
Plan de Acción
Estructura
Un plan de Acción debe tener los siguientes elementos:
Descripción Sumaria – Resumen Ejecutivo.
Justificación
Objetivos y Metas a alcanzar.
Metodología.
Alcance – Localización.
Tareas a Realizar
Sistemas Administrativos – 2do Cuatrimestre 2013
Plan de Acción
Estructura
Un plan de Acción debe tener los siguientes elementos:
Responsables
Recursos Humanos involucrados
Recursos Materiales necesarios
Resultados Esperados.
Fechas y Calendarios.
Tiempo Estimado de Realización.
Sistemas Administrativos – 2do Cuatrimestre 2013
Plan de Acción
Estructura: Ejemplo
Proyecto: Tercerización de soporte a ATM y cajeros automáticos.
Objetivos: Tercerizar los servicios de mantenimiento de
cajeros automáticos y ATM en toda la zona de Buenos
Aires para reducir los costos de mantenimiento.
Metodología: Definir los requerimientos para la zona,
relevamiento de capacidad instalada y puntos críticos a
ser cumplidos por los potenciales proveedores.
Alcance: ATM y Cajeros Automáticos de Capital Federal y
Gran Buenos Aires.
Resultados Esperados: Reducir los costos actuales en un
30% en mantenimiento de ATM y Cajeros Automáticos.
Sistemas Administrativos – 2do Cuatrimestre 2013
Plan de Acción
Estructura: Ejemplo
Proyecto: Tercerización de soporte a ATM y cajeros automáticos.
Tarea
Status
Esperado
Descripción
1 Definición de Necesidades
1,1 Relevamiento de ATM
1,1,1
Análisis capacidad instalada
1,1,2
Estimación costos actual
1,1,3
Estimación de ahorro
1,2 Relevamiento de Cajeros
1,2,1
Análisis capacidad instalada
1,2,2
Estimación costos actual
1,2,3
Estimación de ahorro
1,3 Relevamiento de Proveedores
1,3,1
Armado de Propuesta a proveedores
1,3,2
Presentación de Propuesta
2 Análisis Ofertas Proveedores
2,1 Recepción de Ofertas
2,1,1 Análisis Financiero de Proveedores
2,1,2 Primer reunión con proveedores
2,1,3 Selección 5 mejores ofertas
2,1,4 Selección 2 mejores ofertas
3 Elección de Proveedor
3,1 Definición de Niveles acordados
3,2 Firma de contrato
Status
Real
Fecha Fecha
Inicio Cierre
Responsable
100,00% 100,00% Ago, 15 Ago, 20 Jorge Perez
100,00% 100,00% Ago, 21 Ago, 23 Jorge Perez
80,00% 40,00% Ago, 24 Ago, 28 Jorge Perez
Recursos
50% Rogelio Funes Mori, 50% Ortega
50% Rogelio Funes Mori, 50% Ortega
50% Rogelio Funes Mori, 50% Ortega
100,00% 100,00% Ago, 15 Ago, 20 Esteban Errecalde 50% Riquelme, 25% Palermo, 25% Schelotto
100,00% 100,00% Ago, 21 Ago, 23 Esteban Errecalde 50% Riquelme, 25% Palermo, 25% Schelotto
80,00% 90,00% Ago, 24 Ago, 28 Esteban Errecalde 50% Riquelme, 25% Palermo, 25% Schelotto
0,00%
0,00%
15,00% Ago, 30 Sep, 15 Rodriguez, Celeste 100% Analista Funcional
0,00% Sep, 16 Sep, 16 Rodriguez, Celeste 100% Analista Funcional
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00% Sep, 30
0,00% Oct, 1
0,00% Oct, 4
0,00% Oct, 5
0,00% Oct, 8
Sep, 30 Esteban Errecalde
Oct, 3 Esteban Errecalde
Oct, 4 Esteban Errecalde
Oct, 7 Esteban Errecalde
Oct, 11 Esteban Errecalde
NA
100% Analista Funcional 1, 2 y 3
100% Esteban Errecalde
100% Esteban Errecalde
100% Esteban Errecalde
0,00%
0,00%
0,00% Oct, 11 Oct, 15 Norberto Caniggia 100% Norberto Caniggia
0,00% Oct, 16 Oct, 16 Norberto Caniggia 100% Norberto Caniggia
Sistemas Administrativos – 2do Cuatrimestre 2013
Índice
 Planes de Acción: Conceptos básicos.
 Estructura de un Plan de Acción.
 Etapas de un Plan de Acción.
 Ejecución y Control de un Plan de Acción.
 ¿Por qué puede fallar un Plan de Acción?
 Trabajo Práctico: Llevando los conceptos a la realidad.
Sistemas Administrativos – 2do Cuatrimestre 2013
Plan de Acción
Etapas de un Plan de Acción:
El proceso de elaboración y ejecución de un plan de Acción cuenta con las
siguientes etapas:
Planificación: Durante esta etapa se define la metodología, los
objetivos, los recursos, los resultados esperados y demás
secciones que todo plan de acción debe contemplar para
llevarse a cabo.
Revisión y Aprobación: Una vez elaborado una versión
“borrador” del plan de acción, se procede a analizarlo
detenidamente
contemplando
posibles
escenarios
y
disponibilidad de los recursos. En esta etapa es donde las
fechas son revisadas al mínimo detalle.
Ejecución y Control: Una vez aprobado por los responsables,
se procede a la ejecución de las tareas definidas y al
seguimiento de las mismas en base a reuniones de status.
Sistemas Administrativos – 2do Cuatrimestre 2013
Índice
 Planes de Acción: Conceptos básicos.
 Estructura de un Plan de Acción.
 Etapas de un Plan de Acción.
 Ejecución y Control de un Plan de Acción.
 ¿Por qué puede fallar un Plan de Acción?
 Trabajo Práctico: Llevando los conceptos a la realidad.
Sistemas Administrativos – 2do Cuatrimestre 2013
Plan de Acción
Ejecución y Control de un Plan de Acción
Ejecución de Tareas diarias de acuerdo a los recursos
definidos.
Definición de reuniones y frecuencias
Indicadores a utilizar para medir avances y puntos de control.
Planes de Mitigación en caso de retrasos
Sistemas Administrativos – 2do Cuatrimestre 2013
Plan de Acción
Control: Ejemplo
Proyecto: Tercerización de soporte a ATM y cajeros automáticos.
Tarea
Status
Esperado
Descripción
1 Definición de Necesidades
1,1 Relevamiento de ATM
1,1,1
Análisis capacidad instalada
1,1,2
Estimación costos actual
1,1,3
Estimación de ahorro
1,2 Relevamiento de Cajeros
1,2,1
Análisis capacidad instalada
1,2,2
Estimación costos actual
1,2,3
Estimación de ahorro
1,3 Relevamiento de Proveedores
1,3,1
Armado de Propuesta a proveedores
1,3,2
Presentación de Propuesta
2 Análisis Ofertas Proveedores
2,1 Recepción de Ofertas
2,1,1 Análisis Financiero de Proveedores
2,1,2 Primer reunión con proveedores
2,1,3 Selección 5 mejores ofertas
2,1,4 Selección 2 mejores ofertas
3 Elección de Proveedor
3,1 Definición de Niveles acordados
3,2 Firma de contrato
Status
Real
Fecha Fecha
Inicio Cierre
Responsable
100,00% 100,00% Ago, 15 Ago, 20 Jorge Perez
100,00% 100,00% Ago, 21 Ago, 23 Jorge Perez
80,00% 40,00% Ago, 24 Ago, 28 Jorge Perez
Recursos
50% Rogelio Funes Mori, 50% Ortega
50% Rogelio Funes Mori, 50% Ortega
50% Rogelio Funes Mori, 50% Ortega
100,00% 100,00% Ago, 15 Ago, 20 Esteban Errecalde 50% Riquelme, 25% Palermo, 25% Schelotto
100,00% 100,00% Ago, 21 Ago, 23 Esteban Errecalde 50% Riquelme, 25% Palermo, 25% Schelotto
80,00% 90,00% Ago, 24 Ago, 28 Esteban Errecalde 50% Riquelme, 25% Palermo, 25% Schelotto
0,00%
0,00%
15,00% Ago, 30 Sep, 15 Rodriguez, Celeste 100% Analista Funcional
0,00% Sep, 16 Sep, 16 Rodriguez, Celeste 100% Analista Funcional
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00% Sep, 30
0,00% Oct, 1
0,00% Oct, 4
0,00% Oct, 5
0,00% Oct, 8
Sep, 30 Esteban Errecalde
Oct, 3 Esteban Errecalde
Oct, 4 Esteban Errecalde
Oct, 7 Esteban Errecalde
Oct, 11 Esteban Errecalde
NA
100% Analista Funcional 1, 2 y 3
100% Esteban Errecalde
100% Esteban Errecalde
100% Esteban Errecalde
0,00%
0,00%
0,00% Oct, 11 Oct, 15 Norberto Caniggia 100% Norberto Caniggia
0,00% Oct, 16 Oct, 16 Norberto Caniggia 100% Norberto Caniggia
Sistemas Administrativos – 2do Cuatrimestre 2013
Plan de Acción
Control: Ejemplo
Proyecto: Tercerización de soporte a ATM y cajeros automáticos.
Tarea
Status
Esperado
Descripción
1 Definición de Necesidades
1,1 Relevamiento de ATM
1,1,1
Análisis capacidad instalada
1,1,2
Estimación costos actual
1,1,3
Estimación de ahorro
1,2 Relevamiento de Cajeros
1,2,1
Análisis capacidad instalada
1,2,2
Estimación costos actual
1,2,3
Estimación de ahorro
1,3 Relevamiento de Proveedores
1,3,1
Armado de Propuesta a proveedores
1,3,2
Presentación de Propuesta
2 Análisis Ofertas Proveedores
2,1 Recepción de Ofertas
2,1,1 Análisis Financiero de Proveedores
2,1,2 Primer reunión con proveedores
2,1,3 Selección 5 mejores ofertas
2,1,4 Selección 2 mejores ofertas
3 Elección de Proveedor
3,1 Definición de Niveles acordados
3,2 Firma de contrato
Status
Real
Fecha Fecha
Inicio Cierre
Responsable
100,00% 100,00% Ago, 15 Ago, 20 Jorge Perez
100,00% 100,00% Ago, 21 Ago, 23 Jorge Perez
80,00% 40,00% Ago, 24 Ago, 28 Jorge Perez
Recursos
50% Rogelio Funes Mori, 50% Ortega
50% Rogelio Funes Mori, 50% Ortega
50% Rogelio Funes Mori, 50% Ortega
100,00% 100,00% Ago, 15 Ago, 20 Esteban Errecalde 50% Riquelme, 25% Palermo, 25% Schelotto
100,00% 100,00% Ago, 21 Ago, 23 Esteban Errecalde 50% Riquelme, 25% Palermo, 25% Schelotto
80,00% 90,00% Ago, 24 Ago, 28 Esteban Errecalde 50% Riquelme, 25% Palermo, 25% Schelotto
0,00%
0,00%
15,00% Ago, 30 Sep, 15 Rodriguez, Celeste 100% Analista Funcional
0,00% Sep, 16 Sep, 16 Rodriguez, Celeste 100% Analista Funcional
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00% Sep, 30
0,00% Oct, 1
0,00% Oct, 4
0,00% Oct, 5
0,00% Oct, 8
Sep, 30 Esteban Errecalde
Oct, 3 Esteban Errecalde
Oct, 4 Esteban Errecalde
Oct, 7 Esteban Errecalde
Oct, 11 Esteban Errecalde
NA
100% Analista Funcional 1, 2 y 3
100% Esteban Errecalde
100% Esteban Errecalde
100% Esteban Errecalde
0,00%
0,00%
0,00% Oct, 11 Oct, 15 Norberto Caniggia 100% Norberto Caniggia
0,00% Oct, 16 Oct, 16 Norberto Caniggia 100% Norberto Caniggia
Sistemas Administrativos – 2do Cuatrimestre 2013
Índice
 Planes de Acción: Conceptos básicos.
 Estructura de un Plan de Acción.
 Etapas de un Plan de Acción.
 Ejecución y Control de un Plan de Acción.
 ¿Por qué puede fallar un Plan de Acción?
 Trabajo Práctico: Llevando los conceptos a la realidad.
Sistemas Administrativos – 2do Cuatrimestre 2013
Índice
Razones por las que un Plan de Acción puede fallar.
Falta de Comunicación entre las partes involucradas. Metas
poco claras.
Inexistencia de compromiso por parte de las personas.
Planes de Mitigación poco claros o efectivos.
Falta de delegación.
Falta de un liderazgo firme.
Falta de información y técnicas de control
Sistemas Administrativos – 2do Cuatrimestre 2013
Índice
 Planes de Acción: Conceptos básicos.
 Estructura de un Plan de Acción.
 Etapas de un Plan de Acción.
 Ejecución y Control de un Plan de Acción.
 ¿Por qué puede fallar un Plan de Acción?
 Trabajo Práctico: Llevando los conceptos a la realidad.
Sistemas Administrativos – 2do Cuatrimestre 2013
Índice
TAREA PARA LA CASA:
TRABAJO PRÁCTICO
N° 1
Sistemas Administrativos – 2do Cuatrimestre 2013
Finalización
MUCHAS GRACIAS
Sistemas Administrativos – 2do Cuatrimestre 2013